Pagos EFT explicados: Cómo registrar transferencias electrónicas en Beancount

Las transferencias electrónicas de fondos (EFT) mueven silenciosamente la mayor parte del dinero en un negocio moderno. La renta, la nómina, los pagos a clientes e incluso los reembolsos se enrutan cada vez más por redes digitales en lugar de cheques en papel. Esa velocidad y conveniencia traen nuevas expectativas contables: hay que seguir el dinero antes, durante y después de que salga del banco.

Esta guía desglosa cómo operan las principales redes EFT, qué observar en el calendario de liquidación y cómo modelar todo el flujo en Beancount para que su libro mayor siempre cuente la historia real de su efectivo.

¿Qué es un pago EFT?

Una transferencia electrónica de fondos es cualquier movimiento de dinero entre cuentas bancarias que ocurre mediante mensajería digital en lugar de efectivo o instrumentos en papel. El paraguas incluye débitos y créditos ACH, transferencias bancarias, transacciones con tarjeta de débito, pagos entre pares, productos de pago instantáneo y más. En lugar de portar una autorización física, el emisor instruye a su banco a enviar o recibir fondos a través de una red compartida.

La implicación contable clave: la hora en que inicia una EFT, la fecha en que aparece en su estado bancario y la fecha en que la contraparte reconoce el efectivo suelen ser diferentes. Debe registrar la intención, el saldo en tránsito y la liquidación final para mantener sus saldos fiables.

Redes EFT populares para pequeñas empresas

• ACH (Automated Clearing House). Transferencias por lotes que se liquidan en uno a tres días hábiles. Comunes para nómina, facturas de proveedores y cobros recurrentes por sus comisiones previsibles.
• Same Day ACH. Una variante acelerada que sigue liquidando vía NACHA, pero acredita la cuenta de destino el mismo día si se envía antes de los horarios límite. Útil para correcciones urgentes de nómina o pagos exprés a proveedores.
• Transferencias bancarias (wire). Liquidación bruta en tiempo real con comisiones más altas, típica para transacciones grandes o sensibles al tiempo, o acuerdos internacionales.
• Redes de tarjetas débito y virtuales. Las ventas sin presencia de la tarjeta y los pagos de plataformas (Stripe, PayPal, marketplaces) finalmente se liquidan por EFT, aunque un procesador de tarjetas actúe como intermediario.
• Servicios de pago instantáneo. Ofrecen movimiento inmediato a una tarjeta débito o cuenta utilizando RTP o redes push-to-card. Las comisiones son más altas, pero valiosas para pagos a trabajadores por encargo o desembolsos de emergencia.
• Enlaces de pago banco a banco. Las API de open banking y RTP permiten que los clientes autoricen un cargo puntual directamente desde sus cuentas con confirmación y finalidad instantáneas.

Cómo avanza una EFT desde el inicio hasta la liquidación

1. Autorización. Usted (o su plataforma) captura el consentimiento del cliente o proveedor y guarda los datos bancarios o credenciales tokenizadas.
2. Envío. Su banco o procesador de pagos agrupa las instrucciones y las envía a la red correspondiente (ACH, RTP, SWIFT, etc.).
3. Procesamiento en la red. La red valida la transacción, revisa sanciones o errores y programa la liquidación.
4. Liquidación. Los fondos se mueven entre las instituciones financieras participantes. Su banco refleja el monto pendiente y luego el saldo contabilizado cuando se compensa.
5. Notificación y conciliación. Los estados de cuenta, webhooks o exportaciones CSV confirman las cifras finales y cualquier comisión o contracargo asociado.

Su libro debe reflejar ese cronograma. Use cuentas auxiliares (como clearing o fondos no depositados) cuando el dinero esté en tránsito, de modo que el efectivo disponible nunca parezca más alto o más bajo que la realidad.

Cómo registrar actividad EFT en Beancount

Cobros de clientes mediante ACH

Cuando una plataforma deposita pagos con tarjeta o ACH, las comisiones suelen retenerse antes de que el depósito llegue a su banco. Registre la venta bruta, las comisiones y el efectivo neto en una sola transacción:

2025-09-03 * "Stripe Payout" "Ventas con tarjeta de agosto"
  Assets:Bank:Operating                4,850.00 USD
  Expenses:Fees:PaymentProcessors        150.00 USD
  Income:Sales                        -5,000.00 USD

Si el depósito queda marcado como pendiente un día antes de contabilizarse, agregue una cuenta intermedia:

2025-09-03 * "Stripe Payout" "Ventas con tarjeta de agosto"
  Assets:Clearing:Stripe               4,850.00 USD
  Expenses:Fees:PaymentProcessors        150.00 USD
  Income:Sales                        -5,000.00 USD

2025-09-04 * "Stripe Payout Settlement"
  Assets:Bank:Operating               -4,850.00 USD
  Assets:Clearing:Stripe               4,850.00 USD

Pagos a proveedores vía ACH o transferencia bancaria

Separe la fecha de aprobación de la fecha de registro bancario para monitorear los compromisos de efectivo:

2025-09-05 * "ACH Payment" "Pago a Greenline Supplies"
  Expenses:CostOfGoodsSold             1,920.00 USD
  Assets:Clearing:OutboundACH         -1,920.00 USD

2025-09-06 * "ACH Settlement" "Greenline Supplies"
  Assets:Clearing:OutboundACH          1,920.00 USD
  Assets:Bank:Operating               -1,920.00 USD

Para transferencias bancarias, utilice una cuenta de clearing dedicada para registrar la comisión por separado:

2025-09-07 * "Wire Fee"
  Expenses:Fees:Bank                     25.00 USD
  Assets:Bank:Operating                 -25.00 USD

Depósitos directos de nómina

Los procesadores de nómina suelen retirar una suma global por el neto pagado más los impuestos. Divida el asiento para que los pasivos se anulen cuando se contabilice la EFT:

2025-09-10 * "Payroll Funding" "Ciclo de septiembre"
  Expenses:Payroll:Wages             18,500.00 USD
  Expenses:Payroll:Taxes              4,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:TaxesPayable   -4,200.00 USD
  Assets:Clearing:Payroll           -18,500.00 USD

2025-09-11 * "Payroll Settlement"
  Assets:Clearing:Payroll            18,500.00 USD
  Assets:Bank:Operating            -18,500.00 USD

Lista de comprobación para conciliar EFT

• Haga coincidir cada depósito o débito con la fecha del estado bancario, no solo con el informe del procesador.
• Confirme que las cuentas de clearing regresen a cero; los saldos persistentes señalan transacciones atascadas.
• Registre comisiones de gateway, contracargos y reversos en el mismo período en que ocurren.
• Guarde el número de confirmación del procesador como metadatos (txn_id o eft_id) para auditorías.
• Programe revisiones periódicas de devoluciones ACH (códigos R01–R85) para poder reintentar los pagos rápidamente.

Controles e ideas de automatización

• Configure las importaciones de feeds bancarios para marcar transacciones EFT por encima de un umbral y exigir una revisión secundaria.
• Use las directivas balance de Beancount para imponer los saldos esperados de las cuentas de clearing al cierre del mes.
• Adjunte metadatos YAML para anotar los tiempos de procesamiento (settlement_days: 2) y modelar escenarios de flujo de caja en Fava o en analítica posterior.
• Exporte registros NACHA o eventos del procesador a control de versiones para mantener un historial inmutable fuera del portal bancario.

Preguntas frecuentes

¿Los pagos EFT son seguros? Se apoyan en mensajería encriptada banco a banco y redes reguladas. Sus controles internos, como la aprobación dual para nuevos beneficiarios, son la salvaguarda más importante.

¿Qué tan rápido se liquidan las EFT? ACH suele ser T+1 o T+2, las transferencias bancarias se liquidan el mismo día y los productos de pago instantáneo se compensan en segundos si ambos bancos admiten la red. Registre la fecha exacta de contabilización para evitar desajustes temporales.

¿Necesito cuentas especiales en Beancount para las EFT? No es obligatorio, pero las cuentas de clearing facilitan detectar retrasos y conciliar pagos complejos. Piénselas como un área de espera que refleja la red de procesamiento.

Mantener transparente la actividad EFT en Beancount le da visibilidad en tiempo real de su capital de trabajo. Con registros precisos, puede pronosticar efectivo, responder más rápido a las consultas de clientes y cerrar los libros sin buscar en los portales bancarios.