EFT-Zahlungen erklärt: Elektronische Überweisungen in Beancount erfassen

Elektronische Geldtransfers (Electronic Funds Transfers, EFT) bewegen leise den Großteil des Geldes in modernen Unternehmen. Mieten, Löhne, Kundenauszahlungen und selbst Erstattungen laufen zunehmend über digitale Netze statt über Papierchecks. Diese Geschwindigkeit und Bequemlichkeit bringen neue buchhalterische Anforderungen mit sich: Sie müssen Geldbewegungen vor, während und nach dem Verlassen Ihres Bankkontos nachvollziehen.

Dieser Leitfaden erklärt, wie die wichtigsten EFT-Netze funktionieren, worauf Sie im Settlement-Zeitplan achten sollten und wie Sie den gesamten Ablauf in Beancount modellieren, damit Ihr Hauptbuch immer die tatsächliche Liquidität widerspiegelt.

Was ist eine EFT-Zahlung?

Eine elektronische Geldüberweisung ist jede Bewegung von Geld zwischen Bankkonten, die über digitale Nachrichten statt über Bargeld oder Papierinstrumente erfolgt. Dazu gehören ACH-Belastungen und -Gutschriften, Auslands- und Inlandsüberweisungen, Debitkartentransaktionen, Peer-to-Peer-Zahlungen, Sofortauszahlungen und vieles mehr. Anstatt ein physisches Mandat zu übergeben, weist der Absender seine Bank an, Geld über ein gemeinsames Netzwerk zu senden oder einzuziehen.

Die wichtigste buchhalterische Erkenntnis: Der Zeitpunkt der Auslösung, das Buchungsdatum auf Ihrem Kontoauszug und das Datum, an dem die Gegenpartei den Zahlungseingang verbucht, unterscheiden sich häufig. Sie müssen Absicht, Geld in Transit und finale Verbuchung dokumentieren, um verlässliche Salden zu behalten.

Beliebte EFT-Netze für kleine Unternehmen

• ACH (Automated Clearing House). Stapelverarbeitete Überweisungen, die in ein bis drei Geschäftstagen abgewickelt werden. Ideal für Löhne, Lieferantenrechnungen und wiederkehrende Zahlungen wegen der kalkulierbaren Gebühren.
• Same Day ACH. Eine beschleunigte Variante, die weiterhin über NACHA läuft, aber Gutschriften noch am selben Tag bereitstellt, sofern die Einreichungsfristen eingehalten werden. Geeignet für dringende Lohnkorrekturen oder eilige Lieferantenzahlungen.
• Banküberweisungen (Wire). Echtzeit-Bruttoabrechnung mit höheren Gebühren, typischerweise für große, zeitkritische oder internationale Transaktionen.
• Debit- und virtuelle Kartennetze. Kartentransaktionen ohne physische Karte und Auszahlungen von Plattformen (Stripe, PayPal, Marktplätze) landen letztlich im EFT-Settlement, auch wenn ein Kartenprozessor zwischengeschaltet ist.
• Sofortauszahlungsdienste. Stellen Mittel sofort auf einer Debitkarte oder einem Konto bereit, oft über RTP oder Push-to-Card-Rails. Gebühren sind höher, lohnen sich jedoch für Gig-Zahlungen oder Notauszahlungen.
• Bank-zu-Bank-Zahlungslinks. Open-Banking-APIs und RTP erlauben Kunden, einen einmaligen Einzug direkt von ihrem Konto mit sofortiger Bestätigung und Finalität freizugeben.

Ablauf einer EFT vom Start bis zur Verbuchung

1. Autorisierung. Sie (oder Ihre Plattform) holen die Zustimmung des Kunden oder Lieferanten ein und speichern Bankdaten oder tokenisierte Zugangsdaten.
2. Einreichung. Ihre Bank oder Ihr Zahlungsdienstleister bündelt die Instruktionen und sendet sie an das passende Netzwerk (ACH, RTP, SWIFT usw.).
3. Netzwerkverarbeitung. Das Netzwerk prüft die Transaktion, kontrolliert Sanktionen oder Fehler und plant das Settlement.
4. Settlement. Gelder bewegen sich zwischen den beteiligten Finanzinstituten. Ihre Bank zeigt den Betrag zunächst als vorgemerkt und anschließend als gebucht, sobald er ausgeglichen ist.
5. Benachrichtigung und Abstimmung. Kontoauszüge, Webhooks oder CSV-Exporte bestätigen die finalen Beträge sowie Gebühren oder Rücklastschriften.

Ihr Hauptbuch sollte diese Zeitleiste spiegeln. Nutzen Sie Hilfskonten (z. B. Clearing- oder „nicht eingezahlte Gelder“-Konten), solange Geld unterwegs ist, damit der Kassenbestand nie zu hoch oder zu niedrig erscheint.

EFT-Aktivitäten in Beancount verbuchen

Kundenzahlungen per ACH

Wenn eine Plattform Kartenzahlungen oder ACH-Auszahlungen überweist, werden Gebühren meist einbehalten, bevor der Nettobetrag Ihr Bankkonto erreicht. Erfassen Sie Bruttoumsatz, Gebühren und Nettoliquidität in einer Buchung:

2025-09-03 * "Stripe Payout" "Kartenumsatz August"
  Assets:Bank:Operating                4,850.00 USD
  Expenses:Fees:PaymentProcessors        150.00 USD
  Income:Sales                        -5,000.00 USD

Wird die Auszahlung einen Tag lang als „pending“ geführt, bevor sie gebucht wird, legen Sie ein Zwischenkonto an:

2025-09-03 * "Stripe Payout" "Kartenumsatz August"
  Assets:Clearing:Stripe               4,850.00 USD
  Expenses:Fees:PaymentProcessors        150.00 USD
  Income:Sales                        -5,000.00 USD

2025-09-04 * "Stripe Payout Settlement"
  Assets:Bank:Operating               -4,850.00 USD
  Assets:Clearing:Stripe               4,850.00 USD

Lieferantenzahlungen per ACH oder Überweisung

Trennen Sie das Freigabedatum vom Buchungsdatum, um Cash-Commitments sichtbar zu halten:

2025-09-05 * "ACH Payment" "Greenline Supplies bezahlen"
  Expenses:CostOfGoodsSold             1,920.00 USD
  Assets:Clearing:OutboundACH         -1,920.00 USD

2025-09-06 * "ACH Settlement" "Greenline Supplies"
  Assets:Clearing:OutboundACH          1,920.00 USD
  Assets:Bank:Operating               -1,920.00 USD

Bei Überweisungen nutzen Sie ein separates Clearing-Konto, um die Gebühr getrennt abzubilden:

2025-09-07 * "Wire Fee"
  Expenses:Fees:Bank                     25.00 USD
  Assets:Bank:Operating                 -25.00 USD

Lohnzahlungen per Direktüberweisung

Lohnabrechnungsdienste ziehen häufig einen Gesamtbetrag für Nettolöhne plus Steuern ein. Teilen Sie den Buchungssatz, damit Verbindlichkeiten beim Settlement ausgeglichen werden:

2025-09-10 * "Payroll Funding" "Septemberlauf"
  Expenses:Payroll:Wages             18,500.00 USD
  Expenses:Payroll:Taxes              4,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:TaxesPayable   -4,200.00 USD
  Assets:Clearing:Payroll           -18,500.00 USD

2025-09-11 * "Payroll Settlement"
  Assets:Clearing:Payroll            18,500.00 USD
  Assets:Bank:Operating            -18,500.00 USD

Checkliste für die EFT-Abstimmung

• Stimmen Sie jede Auszahlung oder Belastung mit dem Kontoauszugsdatum ab, nicht nur mit dem Prozessorbericht.
• Prüfen Sie, dass Clearing-Konten wieder auf null stehen – Restbeträge weisen auf hängende Transaktionen hin.
• Erfassen Sie Gateway-Gebühren, Chargebacks und Rücklastschriften im Zeitraum ihres Auftretens.
• Speichern Sie die Bestätigungsnummer des Prozessors als Metadaten (txn_id oder eft_id) für Audit Trails.
• Planen Sie regelmäßige Reviews von ACH-Rückgaben (Codes R01–R85), um Zahlungen schnell erneut einzureichen.

Kontrollen und Automatisierungsideen

• Richten Sie Bankfeed-Importe so ein, dass EFT-Transaktionen über einem Schwellenwert markiert und zur Zweitprüfung vorgelegt werden.
• Nutzen Sie Beancount-balance-Direktiven, um erwartete Clearing-Kontensalden zum Monatsende durchzusetzen.
• Ergänzen Sie YAML-Metadaten zu Durchlaufzeiten (settlement_days: 2) und simulieren Sie Liquiditätsszenarien in Fava oder nachgelagerten Analysen.
• Exportieren Sie NACHA- oder Prozessordaten in die Versionskontrolle, um außerhalb des Bankportals eine unveränderliche Historie aufzubauen.

Häufig gestellte Fragen

Sind EFT-Zahlungen sicher? Sie basieren auf verschlüsselter Bank-zu-Bank-Kommunikation und regulierten Netzwerken. Ihre internen Kontrollen – etwa das Vier-Augen-Prinzip für neue Zahlungsempfänger – sind die wichtigste Schutzmaßnahme.

Wie schnell werden EFTs abgewickelt? ACH benötigt üblicherweise T+1 oder T+2, Überweisungen werden am selben Tag ausgeführt, und Sofortprodukte gleichen in Sekunden aus, sofern beide Banken den Rail unterstützen. Erfassen Sie das genaue Buchungsdatum, um Timing-Differenzen zu vermeiden.

Brauche ich spezielle Beancount-Konten für EFT? Nicht zwingend, aber Clearing-Konten erleichtern das Erkennen von Verzögerungen und die Abstimmung komplexer Auszahlungen. Betrachten Sie sie als Puffer, der das Zahlungsnetzwerk spiegelt.

Transparente EFT-Buchungen in Beancount verschaffen Ihnen Echtzeit-Einblick in Ihr Working Capital. Mit präzisen Buchungen können Sie Liquidität prognostizieren, Kundenanfragen schneller beantworten und den Monatsabschluss erledigen, ohne Bankportale durchforsten zu müssen.