Обяснение на EFT плащанията: как да записваме електронни преводи в Beancount

Електронните преводи на средства (EFT) незабележимо прехвърлят по-голямата част от парите в съвременния бизнес. Наемът, заплатите, плащанията към клиенти и дори възстановяванията все по-често минават през дигитални мрежи вместо чрез хартиени чекове. Тази скорост и удобство водят до нови счетоводни очаквания: трябва да проследявате парите преди, по време и след като напуснат банката ви.

Това ръководство обяснява как работят основните EFT мрежи, кои моменти в графика на сетълмента са важни и как да моделирате целия поток в Beancount, така че главната ви книга винаги да показва реалното състояние на паричните средства.

Какво е EFT плащане?

Електронният превод на средства е всяко движение на пари между банкови сметки, което се случва чрез дигитални съобщения, а не с кеш или хартиени инструменти. Под този чадър влизат ACH дебити и кредити, банкови преводи (wire), транзакции с дебитни карти, peer-to-peer плащания, продукти за моментални преводи и други. Вместо физическо разрешение, подателят инструктира своята банка да изпрати или получи средства през споделена мрежа.

Ключовата счетоводна последица: моментът, в който инициирате EFT, датата, на която се появява в банковото извлечение, и датата, на която насрещната страна признава парите, често се различават. Трябва да записвате намерението, сумата „в движение“ и окончателния сетълмент, за да поддържате надеждни салда.

Популярни EFT мрежи за малкия бизнес

• ACH (Automated Clearing House). Парични преводи на партиди, които се уреждат за един до три работни дни. Популярни са за заплати, фактури на доставчици и абонаментни плащания заради предвидимите такси.
• Same Day ACH. Ускорена версия, която пак минава през NACHA, но кредитира сметката на получателя в същия ден, ако се подаде преди крайните срокове. Полезна е при спешни корекции на заплати или експресни плащания към доставчици.
• Банкови преводи (wire). Брутно сетълмент в реално време с по-високи такси, използван за големи или чувствителни във времето транзакции, както и за международни сделки.
• Мрежи за дебитни и виртуални карти. Продажбите без физическо представяне на картата и изплащанията от платформи (Stripe, PayPal, пазари) в крайна сметка се уреждат чрез EFT, макар между тях да стои картов процесор.
• Услуги за моментални изплащания. Осигуряват незабавно прехвърляне към дебитна карта или сметка чрез RTP или push-to-card мрежи. Таксите са по-високи, но ценни за gig плащания или спешни разходи.
• Платежни връзки банка-към-банка. Open banking API и RTP позволяват на клиентите да разрешат еднократно теглене директно от сметките си с незабавно потвърждение и финалност.

Как протича EFT от иницииране до сетълмент

1. Упълномощаване. Вие (или вашата платформа) получавате съгласие от клиента или доставчика и съхранявате банковите данни или токенизирани идентификатори.
2. Подаване. Вашата банка или платежен процесор групира инструкциите и ги изпраща към съответната мрежа (ACH, RTP, SWIFT и т.н.).
3. Обработка в мрежата. Мрежата валидира транзакцията, проверява за санкции или грешки и планира сетълмента.
4. Сетълмент. Средствата се прехвърлят между участващите финансови институции. Вашата банка първо показва сумата като чакаща, а после като осчетоводена, когато се изчисти.
5. Уведомяване и съгласуване. Извлечения, уебхукове или CSV експорти потвърждават окончателните суми и всички свързани такси или чарджбекове.

Главната книга трябва да следва този график. Използвайте помощни сметки (clearing или „недепозирани средства“), когато парите са в движение, за да не изглежда, че наличният кеш е по-висок или по-нисък от реалното.

Как да записвате EFT дейност в Beancount

Клиентски плащания чрез ACH

Когато платформа превежда постъпления от карти или ACH, таксите обикновено се удържат преди средствата да стигнат до банката ви. Запишете брутната продажба, таксите и нетния кеш в една транзакция:

2025-09-03 * "Stripe Payout" "Продажби с карти за август"
  Assets:Bank:Operating                4,850.00 USD
  Expenses:Fees:PaymentProcessors        150.00 USD
  Income:Sales                        -5,000.00 USD

Ако преводът стои като „в изчакване“ ден преди да се осчетоводи, добавете междинна сметка:

2025-09-03 * "Stripe Payout" "Продажби с карти за август"
  Assets:Clearing:Stripe               4,850.00 USD
  Expenses:Fees:PaymentProcessors        150.00 USD
  Income:Sales                        -5,000.00 USD

2025-09-04 * "Stripe Payout Settlement"
  Assets:Bank:Operating               -4,850.00 USD
  Assets:Clearing:Stripe               4,850.00 USD

Плащания към доставчици чрез ACH или wire

Отделете датата на одобрение от датата на банковото осчетоводяване, за да следите поетите ангажименти:

2025-09-05 * "ACH Payment" "Плащане към Greenline Supplies"
  Expenses:CostOfGoodsSold             1,920.00 USD
  Assets:Clearing:OutboundACH         -1,920.00 USD

2025-09-06 * "ACH Settlement" "Greenline Supplies"
  Assets:Clearing:OutboundACH          1,920.00 USD
  Assets:Bank:Operating               -1,920.00 USD

За банкови преводи използвайте отделна clearing сметка, за да отделите таксата:

2025-09-07 * "Wire Fee"
  Expenses:Fees:Bank                     25.00 USD
  Assets:Bank:Operating                 -25.00 USD

Банкови преводи за заплати

Платежните оператори често изтеглят обща сума за нетните заплати плюс данъците. Разделете записа, за да се занулят пасивите, когато EFT се осчетоводи:

2025-09-10 * "Payroll Funding" "Септемврийски цикъл"
  Expenses:Payroll:Wages             18,500.00 USD
  Expenses:Payroll:Taxes              4,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:TaxesPayable   -4,200.00 USD
  Assets:Clearing:Payroll           -18,500.00 USD

2025-09-11 * "Payroll Settlement"
  Assets:Clearing:Payroll            18,500.00 USD
  Assets:Bank:Operating            -18,500.00 USD

Контролен списък за съгласуване на EFT

• Съпоставяйте всяко постъпление или дебит с датата в банковото извлечение, а не само с отчета от процесора.
• Уверете се, че clearing сметките се връщат на нула; оставащи салда подсказват забити транзакции.
• Осчетоводявайте такси, чарджбекове и сторнирания в периода, в който се случват.
• Записвайте номера за потвърждение от процесора като метаданни (txn_id или eft_id) за одитна следа.
• Планирайте периодични прегледи на върнатите ACH плащания (кодове R01–R85), за да възобновявате бързо трансферите.

Контроли и идеи за автоматизация

• Настройте импорти от банкови фийдове да маркират EFT транзакции над определен праг и да изискват втори преглед.
• Използвайте директивите balance в Beancount, за да наложите очакваните салда на clearing сметките в края на месеца.
• Добавяйте YAML метаданни за време на обработка (settlement_days: 2) и моделирайте сценарии за парични потоци във Fava или други анализи.
• Експортирайте NACHA логове или събития от процесора в система за контрол на версиите, за да поддържате неизменяема история извън банковия портал.

Често задавани въпроси

Сигурни ли са EFT плащанията? Те разчитат на криптирана банкова комуникация и регулирани мрежи. Вашите вътрешни контроли – например двойно одобрение за нови получатели – са най-важната защита.

Колко бързо се уреждат EFT? ACH обикновено е T+1 или T+2, банковите преводи се уреждат в същия ден, а моменталните продукти за плащане се изчистват за секунди, ако и двете банки поддържат съответната мрежа. Записвайте точната дата на осчетоводяване, за да избегнете времеви разминавания.

Нужни ли са специални сметки в Beancount за EFT? Не е задължително, но clearing сметките улесняват откриването на забавяния и съгласуването на сложни изплащания. Разглеждайте ги като буферна зона, която отразява процесинговата мрежа.

Поддържането на прозрачност за EFT дейността в Beancount ви дава актуална видимост върху оборотния капитал. С точни записи можете да прогнозирате паричните средства, да отговаряте по-бързо на клиентски запитвания и да приключвате отчетите без да се ровите в банкови портали.