Maryland FAMLI: Der Leitfaden für Kleinunternehmen zu Lohnabgaben 2027 und bezahlten Freistellungsleistungen 2028

Am 1. Januar 2027 erscheint eine neue Position auf jeder Gehaltsabrechnung in Maryland in Ihrem Unternehmen — und kein einziger Mitarbeiter kann ein ganzes weiteres Jahr lang auch nur einen Dollar an Leistungen beanspruchen. Das ist die Vereinbarung, auf die sich Marylands Programm für Familien- und Medizinurlaubsversicherung, bekannt als FAMLI, nach drei Runden von Verzögerungen geeinigt hat: Arbeitgeber und Beschäftigte finanzieren den Fonds während des gesamten Jahres 2027, und die bezahlten Freistellungsleistungen beginnen im Januar 2028.

Wenn Sie jemanden in Maryland beschäftigen, ist jetzt die Zeit, sich vorzubereiten. Die Registrierung ist offen, die Lohnsysteme benötigen den neuen Einbehalt bis Januar, und die Entscheidung, ob Sie im staatlichen Plan bleiben oder einen genehmigten privaten Plan verfolgen, hat ihre eigene Frist. Dieser Leitfaden behandelt, was FAMLI kostet, wer zahlt, wer anspruchsberechtigt ist, was Mitarbeiter erhalten und die Compliance-Checkliste, die vor Jahresende abzuarbeiten ist.

Was FAMLI ist​

Marylands Time to Care Act, 2022 verabschiedet, als die Generalversammlung das Veto des Gouverneurs überstimmte, schuf ein landesweites Versicherungsprogramm für bezahlten Familien- und Medizinurlaub. Es funktioniert ähnlich wie die Arbeitslosenversicherung: Lohnbeiträge fließen in einen staatlich verwalteten Fonds, der Staat prüft Ansprüche, und der Staat zahlt Lohnersatzleistungen direkt an anspruchsberechtigte Arbeitnehmer aus.

Sobald die Leistungen beginnen, können anspruchsberechtigte Mitarbeiter bis zu 12 Wochen arbeitsplatzgeschützten bezahlten Urlaub in einem 12-Monats-Zeitraum aus qualifizierenden Gründen nehmen, mit möglichen zusätzlichen 12 Wochen für die Eltern-Kind-Bindung in bestimmten Fällen. Arbeitgeber mit Mitarbeitern in Maryland sind unabhängig von ihrer Größe erfasst — allerdings erhalten, wie unten erläutert, die kleinsten Arbeitgeber eine Entlastung beim Arbeitgeberanteil der Beiträge.

Der Zeitplan änderte sich dreimal — hier ist der endgültige​

FAMLI's Startdatum hat sich wiederholt verschoben, weshalb so vieles, was Sie online darüber lesen, veraltet ist. Das ursprüngliche Gesetz sah vor, dass die Beiträge am 1. Oktober 2023 beginnen. Ein Gesetz von 2023 verschob dies auf den 1. Oktober 2024, und ein Gesetz von 2024 verschob es erneut auf den 1. Juli 2025, mit Leistungen ab dem 1. Juli 2026.

Dann setzte House Bill 102, 2025 auf Ersuchen des Maryland Department of Labor verabschiedet, den Zeitplan noch einmal zurück. Der aktuelle, endgültige Zeitplan:

• Arbeitgeberregistrierung: jetzt offen über die FAMLI Division.
• Beiträge beginnen: 1. Januar 2027, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer.
• Erste Abführung fällig: 30. April 2027.
• Beitragssatz für 2027: 0,9 % der anrechenbaren Löhne, anwendbar auf Löhne, die vom 1. Januar bis 31. Dezember 2027 gezahlt werden.
• Leistungen beginnen: Januar 2028.
• Anträge für private Pläne: Arbeitgeber, die einen genehmigten privaten Plan verfolgen, haben bis zum 1. Oktober 2027 Zeit, den Antrag einzureichen.

Die praktische Konsequenz: 2027 ist ein Finanzierungsjahr. Sie werden zwölf Monate lang Beiträge einziehen und abführen, bevor irgendein Anspruch ausgezahlt werden kann. Budgetieren Sie die Kosten ab Ihrer ersten Januar-Lohnabrechnung, nicht ab Ihrem ersten Freistellungsantrag.

Was Sie zahlen werden​

Der Beitragssatz des staatlichen Plans für 2027 beträgt 0,9 % der anrechenbaren Löhne, bis zur Sozialversicherungs-Bemessungsgrenze. Die Kosten teilen sich gleichmäßig auf:

• Arbeitgeberanteil: 0,45 % der anrechenbaren Löhne jedes Mitarbeiters.
• Arbeitnehmeranteil: 0,45 %, einbehalten vom Lohn wie jeder andere Lohnabzug.

„Löhne" im Sinne von FAMLI entspricht Marylands Definition der Löhne für die Arbeitslosenversicherung, sodass alles, was Ihr Lohnsystem bereits als UI-steuerpflichtige Löhne behandelt, der Ausgangspunkt ist. Die Sozialversicherungs-Bemessungsgrenze begrenzt den Anteil: Die Bemessungsgrenze 2026 beträgt $184.500, und der von der Social Security Administration jeden Herbst bekannt gegebene Wert für 2027 wird die FAMLI-Beiträge 2027 begrenzen.

In Dollar ausgedrückt ist der Arbeitnehmeranteil bescheiden, aber sichtbar. Ein Arbeitnehmer mit einem Einkommen von $60.000 zahlt etwa $270 pro Jahr; bei $100.000 anrechenbarer Löhne beträgt der jährliche Arbeitnehmerabzug etwa $450. Der Arbeitgeber gleicht diese Beträge aus — es sei denn, eine der unten aufgeführten Ausnahmen greift.

Die Entlastung für Kleinunternehmen​

Arbeitgeber mit weniger als 15 Mitarbeitern sind nicht verpflichtet, den Arbeitgeberanteil zu zahlen. Dies ist jedoch keine vollständige Befreiung: Diese Mitarbeiter schulden ihren Anteil von 0,45 % weiterhin über den Lohnabzug, und der Arbeitgeber muss ihn weiterhin einziehen und abführen. Wenn Sie einen Betrieb mit 10 Personen führen, sind Ihre Kosten aus eigener Tasche null, aber Ihre Pflichten zum Einbehalt, zur Abführung, zur Benachrichtigung und zur Aufzeichnung sind dieselben wie die eines Unternehmens mit 500 Personen.

Zwei weitere Finanzierungsregeln, die es zu kennen gilt​

Erstens kann ein Arbeitgeber wählen, den Arbeitnehmeranteil zusätzlich zu seinem eigenen zu zahlen — ein einfacher Weg, die vollen 0,9 % als Benefit zu übernehmen. Das Umgekehrte ist verboten: Zu keinem Zeitpunkt darf der Arbeitnehmer gezwungen werden, mehr als 50 % des staatlichen Satzes beizutragen.

Zweitens wird der Satz jährlich neu festgesetzt. Der Arbeitsminister legt den jährlichen Satz fest, und das Gesetz begrenzt die Gesamtbelastung auf 1,2 % der anrechenbaren Löhne. Der Wert von 0,9 % gilt nur für 2027; legen Sie eine Position in Ihrer jährlichen Budgetüberprüfung an, um den jeweils angekündigten Satz aufzunehmen.

Wer Anspruch auf Freistellung hat​

Ein Mitarbeiter ist nach mindestens 680 Arbeitsstunden in Maryland in den 12 Monaten vor Beginn der Freistellung für FAMLI-Leistungen anspruchsberechtigt — etwa 13 Stunden pro Woche im Jahresdurchschnitt. Teilzeitkräfte, die diese Hürde überschreiten, sind dabei; kurz beschäftigte und sehr unregelmäßig Beschäftigte nicht.

Qualifizierende Gründe decken das bekannte Terrain der bezahlten Freistellung ab:

• Die eigene schwere gesundheitliche Beeinträchtigung des Mitarbeiters.
• Pflege eines Familienmitglieds mit einer schweren gesundheitlichen Beeinträchtigung.
• Eltern-Kind-Bindung, einschließlich Verwandtschaftspflege-Platzierungen.
• Pflege eines verletzten oder erkrankten Militärangehörigen, der nächster Angehöriger ist.
• Qualifizierende Notlagen im Zusammenhang mit dem aktiven Militärdienst eines Familienmitglieds.

Maryland definiert „Familienmitglied" weit: Kinder und Eltern des Mitarbeiters oder des Ehepartners des Mitarbeiters, Ehepartner und Lebenspartner sowie die Großeltern, Enkelkinder und Geschwister des Mitarbeiters — über biologische, adoptierte, Pflege-, Stief-, Vormundschafts- und In-loco-parentis-Beziehungen hinweg.

12 Wochen, plus 12 weitere in einer Situation​

Der Grundanspruch beträgt 12 Wochen bezahlte Freistellung in einem 12-Monats-Zeitraum, genommen in Mindestabständen von vier Stunden — intermittierende Freistellung und reduzierte Arbeitszeiten sind erlaubt. Die Besonderheit: Ein Mitarbeiter, der FAMLI-Freistellung für seine eigene schwere gesundheitliche Beeinträchtigung nimmt, kann zusätzliche 12 Wochen für die Eltern-Kind-Bindung erhalten (und umgekehrt). Diese Stapelungsregel ist bei der Erstellung von Richtlinien leicht zu übersehen und sollte Ihren Führungskräften jetzt mitgeteilt werden.

FAMLI-Freistellung läuft parallel zur bundesstaatlichen FMLA-Freistellung, wo beide gelten. Und zwei Schutzmechanismen schützen die Mitarbeiter: Sie dürfen Arbeitnehmer nicht verpflichten, Urlaub, Krankheitsurlaub oder anderes PTO vor oder während der FAMLI-Freistellung aufzubrauchen (obwohl Sie ihnen erlauben können, PTO zur Aufstockung auf das volle Gehalt zu nutzen), und Mitarbeiter, die Arbeitslosen- oder Arbeitnehmerentschädigungsleistungen beziehen, können im Allgemeinen nicht gleichzeitig FAMLI beziehen.

Was Mitarbeiter erhalten​

Die wöchentliche Leistung ersetzt bis zu 90 % des Lohns nach einer zweistufigen Formel: 90 % des durchschnittlichen Wochenlohns des Mitarbeiters bis zu 65 % des landesweiten durchschnittlichen Wochenlohns, plus 50 % des darüber liegenden Anteils. Das Ergebnis ist begrenzt durch ein Maximum von $1.000 pro Woche (in Kraft bis zum 31. Dezember 2028, danach jährlich angepasst ab dem 1. Januar 2029) und ein Minimum von $50 pro Woche.

Drei arbeitnehmerfreundliche Merkmale stechen hervor. Es gibt keine Wartezeit, sodass die Leistungen mit der Freistellung selbst beginnen und nicht nach einer unbezahlten Woche. Die FAMLI Division hat 10 Tage, um über einen vollständigen Anspruch zu entscheiden. Und Arbeitgeber können freiwillig die staatliche Leistung durch eigene Pläne aufstocken — eine mitarbeiterbindungsfreundliche Option für Schlüsselpositionen.

Die Mechanik der Anspruchsbearbeitung setzt beiden Seiten Fristen. Mitarbeiter können bis zu 60 Tage vor oder 60 Tage nach dem voraussichtlichen Beginn der Freistellung einen Antrag stellen. Arbeitgeber haben fünf Tage, um auf einen Antrag zu antworten — eine wirklich kurze Zündschnur, die dafür spricht, eine Person (oder Ihren Lohnabrechnungsdienstleister) zu benennen, die vor dem ersten Anspruch für die FAMLI-Korrespondenz zuständig ist.

Die Option des privaten Plans​

Maryland erlaubt es Arbeitgebern, den staatlichen Plan zugunsten eines arbeitgeberäquivalenten privaten Versicherungsplans zu verlassen — entweder selbst verwaltet oder von einem zertifizierten Versicherer erworben — vorausgesetzt, der Plan erfüllt oder übertrifft die Rechte, Schutzmaßnahmen und Leistungen des staatlichen Programms und erhält die Genehmigung des Maryland Department of Labor. Wenn das Einheitsverfahren des staatlichen Wegs für die Bearbeitung von Ansprüchen nicht zu Ihnen passt oder Sie bereits umfassende Kurzzeit-Erwerbsunfähigkeits- und Elternzeit-Leistungen anbieten, die einen qualifizierenden Plan stützen könnten, ist dies die Tür, durch die Sie gehen sollten.

Drei Einschränkungen prägen die Entscheidung. Erstens ist die Genehmigung zwingend erforderlich — ein privater Plan, den das Ministerium nicht gebilligt hat, befreit Sie nicht von staatlichen Beiträgen. Zweitens sind Anträge bis zum 1. Oktober 2027 einzureichen, sodass die Bewertungs-, Versicherer-Angebots- und Einreichungsarbeiten spätestens in Ihrem Kalender für die erste Jahreshälfte 2027 stehen sollten. Drittens kann ein privater Plan einen höheren Gesamtsatz als der staatliche Plan verlangen, aber er darf den Mitarbeitern nicht mehr berechnen als der staatliche Plan — die Mehrkosten, falls vorhanden, trägt der Arbeitgeber.

Für die meisten Kleinunternehmer gewinnt der staatliche Plan ehrlich gerechnet bei der Einfachheit: keine versicherungsmathematische Anmeldung, kein Genehmigungsrisiko, keine separate Anspruchsverwaltung. Kalkulieren Sie den privaten Weg nur, wenn Ihr Personalprofil oder Ihre bestehenden Benefits ihn tatsächlich günstiger oder besser machen.

Ihre Compliance-Checkliste vor dem 1. Januar 2027​

Arbeiten Sie diese Punkte in diesem Herbst ab, ungefähr in dieser Reihenfolge:

1. Registrieren Sie sich bei der FAMLI Division. Die Arbeitgeberregistrierung ist offen. Bestätigen Sie Ihr Konto, Ihre erfasste Mitarbeiterzahl und ob Sie über oder unter der 15-Mitarbeiter-Grenze liegen.
2. Konfigurieren Sie den Lohnabzug. Der Arbeitnehmerabzug von 0,45 % muss ab der ersten Gehaltsabrechnung 2027 fließen, begrenzt auf die Sozialversicherungs-Bemessungsgrenze. Bestätigen Sie dies jetzt mit Ihrem Lohnabrechnungsdienstleister — Januar-Implementierungen, die im Dezember gebucht werden, kosten mehr und laufen schlechter.
3. Budgetieren Sie den Arbeitgeberanteil. Bei 0,45 % der anrechenbaren Lohnsumme kostet eine Lohnsumme von $1 Million $4.500 pro Jahr. Trivial zu modellieren, peinlich, es im Februar zu entdecken.
4. Entscheiden Sie sich für den privaten Plan. Wenn Sie ihn auch nur in Betracht ziehen, beginnen Sie früh im Jahr 2027 mit Gesprächen mit Versicherern; die Antragsfrist am 1. Oktober kommt schnell.
5. Entwerfen Sie Ihre Mitteilungen. Erfasste Arbeitgeber müssen bei Einstellung, jährlich und innerhalb von fünf Tagen, wenn Freistellung beantragt wird oder der Arbeitgeber erfährt, dass eine Freistellung qualifizieren könnte, eine schriftliche Mitteilung über FAMLI-Rechte und -Pflichten machen. Erstellen Sie die Vorlage einmal und integrieren Sie sie in das Onboarding.
6. Legen Sie die 30-Tage-/5-Tage-Fristen fest. Mitarbeiter schulden 30 Tage schriftliche Mitteilung für vorhersehbare Freistellung (andernfalls so bald wie praktikabel, plus angemessene Planungsbemühungen für intermittierende Freistellung). Sie schulden eine Bearbeitung von fünf Tagen für Leistungsanträge. Nehmen Sie beides in das Handbuch auf.
7. Koordinieren Sie bestehende Freistellungsrichtlinien. Sie können keine PTO-zuerst-Reihenfolge erzwingen, aber Sie können die Koordination verlangen, wo Sie bereits bezahlte Eltern-, Familienpflege-, Militär- oder Erwerbsunfähigkeitsfreistellung anbieten. Überprüfen Sie diese Richtlinien jetzt auf Konflikte.
8. Planen Sie Arbeitsplatzschutz und Gesundheitsleistungen ein. Während der FAMLI-Freistellung dürfen Sie nur aus wichtigem Grund kündigen, müssen danach wieder einstellen (außer bei erheblichem und schwerwiegendem wirtschaftlichem Schaden, mit Mitteilung an den Mitarbeiter) und müssen die Gesundheitsleistungen durchgehend aufrechterhalten. Weisen Sie jeden ein, der Kündigungen bearbeitet.
9. Verfolgen Sie die Maryland-Stunden. Der 680-Stunden-Anspruchstest läuft speziell auf Maryland-Stunden. Wenn Sie Remote- oder Multi-State-Mitarbeiter haben, muss Ihre Zeiterfassung den Arbeitsort kennzeichnen — siehe die Payroll-Dokumentationsrichtlinie für Aufzeichnungsmuster, die einer Prüfung standhalten.

Fehler, die es zu vermeiden gilt​

• Annehmen, dass Leistungen beginnen, wenn die Beiträge beginnen. Tun sie nicht. Bis Januar 2028 ist nichts zahlbar. Setzen Sie die Erwartungen der Mitarbeiter ausdrücklich, sonst wird Ihr erstes Gespräch „Wo ist mein Scheck" unangenehm.
• Weniger als 15 Mitarbeiter als vollständige Befreiung behandeln. Der Arbeitgeberanteil entfällt; der Arbeitnehmerabzug, die Abführung, die Mitteilungen und die Frist von fünf Tagen für die Antwort nicht.
• PTO vor FAMLI verlangen. Das Gesetz verbietet es. „Verbrauchen Sie zuerst Ihren Urlaub" ist der schnellste Weg zu einem Verstoß.
• Die Frist von fünf Tagen für die Antragsantwort verpassen. Kalendern Sie sie so streng wie eine Steuerfrist — benennen Sie einen Verantwortlichen und einen Vertreter.
• Vergessen, dass der Satz jährlich neu festgesetzt wird. 0,9 % ist der Satz für 2027. Überprüfen Sie jedes Jahr die Ankündigung des Ministers; die Obergrenze erlaubt 1,2 %.

Halten Sie Ihre Lohnaufzeichnungen prüfungsbereit​

FAMLI fügt einer Reihe, die bereits Arbeitslosenversicherung, Arbeitnehmerentschädigung und Einkommensteuereinbehalt umfasst, eine weitere Lohnverpflichtung hinzu — jede mit ihrer eigenen Bemessungsgrundlage, ihrem eigenen Satz und ihrem eigenen Meldekalender. Die Arbeitgeber, die durch neue Programme wie dieses problemlos kommen, sind diejenigen, deren Lohnaufzeichnungen bereits jeden Abzug einem Mitarbeiter, einem Zahltag und einer Bemessungsgrundlage zuordnen, ohne eine Rettungsmission in der Tabellenkalkulation. Saubere Bücher machen den 1. Januar 2027 zu einer Konfigurationsänderung statt zu einem Gerangel.

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