Bingo, Tombolas und Pull-Tabs: Wann gemeinnütziges Glücksspiel UBIT schuldet

Ihre jährliche Gala-Tombola hat gerade 20.000 $ eingebracht, jeder Dollar für Programme vorgesehen. Hier ist die unangenehme Frage, die niemand im Planungstreffen gestellt hat: Bekommt der IRS einen Anteil? Für viele gemeinnützige Organisationen lautet die Antwort ja — und „aber wir haben alles für unsere Mission ausgegeben" ist keine Verteidigung. Glücksspiel ist eines der am häufigsten genutzten Fundraising-Instrumente steuerbefreiter Organisationen und zugleich einer der schnellsten Wege zu einer unerwarteten Steuerrechnung, einem Stapel Gewinner-Papierkram oder einem Stilllegungsschreiben Ihres staatlichen Attorney General. Die gute Nachricht: Zwei gesetzliche Ausnahmen retten die meisten gut geführten Spiele — aber nur, wenn Sie sie korrekt einrichten, bevor das erste Los verkauft wird.

Warum der IRS Ihren Fundraiser als Geschäft behandelt​

Steuerbefreiung bedeutet nicht Steuerfreiheit auf alles. Einkünfte aus einer Tätigkeit, die ein Gewerbe oder Geschäft ist, regelmäßig ausgeübt wird und nicht wesentlich mit Ihrem steuerbefreiten Zweck zusammenhängt, sind Unrelated Business Income (UBI) — steuerpflichtig mit dem Körperschaftsteuersatz von 21 % auf Form 990-T.

Glücksspiel erfüllt zwei dieser drei Kriterien fast automatisch:

• Gewerbe oder Geschäft. Der Verkauf von Tombola-Losen, das Betreiben von Bingo-Karten oder das Anbieten von Pull-Tabs gegen Geld ist eine kommerzielle Tätigkeit. Der IRS hat dies in seiner Glücksspiel-Anleitung für steuerbefreite Organisationen ausdrücklich festgestellt: Glücksspiel ist im Allgemeinen eine geschäftliche Tätigkeit, keine gemeinnützige.
• Nicht wesentlich zusammenhängend. Der maßgebliche Zweck ist die Tätigkeit selbst, nicht das, was Sie mit dem Geld tun. Stipendien mit Bingo-Erlösen zu finanzieren macht das Nummernansagen nicht zu einer Bildungsaktivität.

Damit bleibt das dritte Kriterium — regelmäßig ausgeübt — als wichtigster Ausweg für gelegentliche Fundraiser. Ob Ihr Glücksspiel „regelmäßig ausgeübt" wird, ist ein Tatsachen- und Umständetest, der abwägt, wie oft Sie Spiele veranstalten, wie lange jede Veranstaltung dauert, wie Sie sie bewerben und wie gewinnorientierte Unternehmen ähnliche Aktivitäten betreiben. Eine einmal jährliche Gala-Tombola sieht ganz anders aus als wöchentliche Bingo-Abende, die das ganze Jahr über der breiten Öffentlichkeit beworben werden. Doch allein die Häufigkeit ist eine fragile Verteidigung, weshalb der Kongress zwei deutlich stärkere Ausnahmen geschaffen hat.

Die zwei Ausnahmen, die Ihre Spiele retten können​

1. Traditionelles Bingo ist gesetzlich ausgenommen​

Section 513(f) des Internal Revenue Code bestimmt, dass bestimmte Bingo-Spiele schlicht kein unabhängiges Gewerbe oder Geschäft sind — egal wie oft Sie sie veranstalten. Um sich zu qualifizieren, muss Ihr Spiel alle diese Bedingungen erfüllen:

• In Anwesenheit aller Wettenden gespielt. Einsätze werden platziert, Gewinner werden ermittelt und Preise werden in Anwesenheit aller Spieler verteilt. Die Verordnungen beschreiben das klassische Spiel: Karten mit fünf Reihen zu fünf Feldern, Marker, die über zufällig aufgerufene Zahlen gelegt werden.
• Nicht kommerziell in Ihrer Region. Bingo darf an Ihrem Spielort nicht regelmäßig von gewinnorientierten Organisationen betrieben werden.
• Legal am Spielort. Das Spiel darf gegen kein Staats- oder lokales Recht verstoßen.

Verfehlen Sie eine Bedingung, bricht die Ausnahme zusammen. Und die Ausnahme deckt nur traditionelles Bingo ab. Sogenanntes „Instant Bingo", „Mini Bingo", Pull-Tabs und Rubbellose qualifizieren sich nicht — ihre Gewinner werden faktisch bei der Herstellung des Decks bestimmt, nicht in Anwesenheit der Spieler — sodass ihre Erlöse UBI sind, es sei denn, eine andere Ausnahme greift.

2. Überwiegend ehrenamtliche Arbeit schließt jedes Spiel aus​

Section 513(a)(1) bietet den breiteren Schutzschild: Wenn im Wesentlichen die gesamte Arbeit zur Ausübung der Tätigkeit unentgeltlich erbracht wird, stammen die Einkünfte überhaupt nicht aus einem Gewerbe oder Geschäft. Diese Ausnahme kümmert sich nicht um die Spielart — sie deckt Tombolas, Casino-Nächte, Pull-Tabs, Pokerturniere und alles andere ab.

Die inoffizielle Faustregel, die Praktiker anwenden, ist 85 % oder mehr der gesamten Arbeitsstunden, die von echten Ehrenamtlichen geleistet werden. Dieser Standard ist strenger, als er klingt:

• Bezahlte Personalstunden zählen schnell gegen Sie. Eine bezahlte Koordination in Vollzeit für einen Glücksspielbetrieb, der von einer Handvoll Wochenend-Ehrenamtlicher bestückt wird, kann das Verhältnis kippen.
• Trinkgelder und Vergünstigungen können Entgelt sein. Ehrenamtliche, die Trinkgelder einstecken oder für ihre Schichten etwas von Wert erhalten, beginnen wie bezahlte Arbeitskräfte auszusehen.
• Dokumentieren Sie die Stunden. Wenn der IRS fragt, ist „alle waren Ehrenamtliche" eine Behauptung, aber ein Anwesenheitsprotokoll mit Namen, Daten und Stunden ist ein Beweis. Führen Sie eines.

Führen Sie Ihre Tombola oder Casino-Nacht mit einem wirklich rein ehrenamtlichen Team und sorgfältigen Stundenprotokollen durch, und UBIT fällt meist völlig aus dem Bild — unabhängig von der Häufigkeit.

Ein Hinweis zum dritten Weg: Gelegentliches Glücksspiel​

Auch ohne Ausnahme kann ein wirklich einmaliges Spiel den Test „regelmäßig ausgeübt" nicht bestehen. Eine einzelne jährliche Tombola, die nicht über Ihren Spenderkreis hinaus beworben wird, ist das klassische Beispiel. Aber dehnen Sie das nicht: monatliche Ziehungen, saisonale Bingo-Serien und ganzjährige Pull-Tab-Automaten in Ihrem Vereinsheim wirken auf einen Prüfer alle „regelmäßig". Behandeln Sie die Seltenheit als Rückhalt, nicht als Plan.

Wenn Sie tatsächlich Steuern schulden: Form 990-T​

Wenn Ihr Glücksspiel UBI ist und keine Ausnahme greift, löst ein Brutto-Glücksspieleinkommen von 1.000 $ oder mehr eine Abgabepflicht mit Form 990-T aus, mit Steuern zum Körperschaftsteuersatz von 21 %. Direkt damit verbundene Ausgaben — Preise, Druck, Miete für den Saal, Genehmigungsgebühren — sind gegen diese Einkünfte abziehbar, sodass eine akribische Ausgabenverfolgung die Rechnung direkt senkt. Die Nichtabgabe zieht dieselben Säumnis- und Nichtzahlungsstrafen nach sich wie jede andere Steuererklärung, plus Zinsen. Beachten Sie, dass zu viel UBI im Verhältnis zu Ihrer Gesamttätigkeit auch die Frage aufwerfen kann, ob der Betrieb des Geschäfts zu einem wesentlichen nicht steuerbefreiten Zweck geworden ist — eine Bedrohung für die Befreiung selbst, nicht nur eine Steuerrechnung.

Gewinner bedeuten Papierkram: W-2G-Meldung und Quellensteuer​

Unabhängig von UBIT schuldet jeder, der Glücksspielgewinne auszahlt — auch gemeinnützige Organisationen — den Gewinnern (und dem IRS) Informationsmeldungen. Die Regeln richten sich nach Spielart und Preisgröße:

Tombolas, Lotterien und ähnliche Ziehungen​

• Meldung auf Form W-2G, wenn der Gewinn abzüglich des Einsatzes 600 $ oder mehr BETRÄGT UND mindestens das 300-Fache des Einsatzes. Ein 2-$-Los, das einen 2.000-$-Fernseher gewinnt, erfüllt beide Tests; melden Sie es.
• 24 % einbehalten (reguläre Glücksspiel-Quellensteuer), wenn der Gewinn abzüglich des Einsatzes 5.000 $ übersteigt. Sie führen die Quellensteuer ab und weisen sie in Box 4 der W-2G des Gewinners aus.
• Bei Mehrfach-Los-Einsätzen wie „fünf Lose für 1 $" ist der Einsatz der volle Betrag, der für alle Lose dieser Ziehung gezahlt wurde.

Bingo, Keno und Spielautomaten​

• Meldung auf Form W-2G, wenn Gewinne 1.200 $ oder mehr erreichen (nicht um den Einsatz gemindert).
• Keine reguläre Quellensteuer ist auf Bingo-Preise erforderlich — aber Sie reichen die W-2G dennoch ein.

Sachpreise und fehlende TINs​

• Der Preiswert ist der Fair Market Value, nicht das, was Sie gezahlt haben. Ein gespendeter Fernseher im Wert von 2.000 $ ist ein 2.000-$-Preis, auch wenn er Sie nichts gekostet hat.
• Wenn ein Gewinner meldepflichtiger Gewinne keine Steueridentifikationsnummer angibt, müssen Sie Backup-Quellensteuer im selben Satz einbehalten.
• Erfassen Sie Name, Adresse und TIN jedes großen Gewinners, bevor Sie den Preis übergeben. Einem Fremden hinterherzujagen für eine Sozialversicherungsnummer, nachdem er mit dem Jet Ski nach Hause gefahren ist, ist ein aussichtsloses Unterfangen — und die Quellensteuerverbindlichkeit liegt bei Ihnen, ob Sie sie vom Gewinner eingezogen haben oder nicht.

IRS Publication 3079, die Gaming Publication for Tax-Exempt Organizations, führt mit durchgerechneten Beispielen durch diese Schwellenwerte und ist es wert, vor dem Veranstaltungsabend als Lesezeichen gespeichert zu werden.

Der Form-990-Teil: Schedule G​

Glücksspiel versteckt sich nicht in Ihren Fundraising-Summen. Melden Sie alle Glücksspieleinnahmen in Form 990, Part VIII, Zeile 9a — getrennt von Fundraising-Event-Einnahmen gehalten — und wenn das Brutto-Glücksspieleinkommen 15.000 $ übersteigt, müssen Sie Schedule G, Part III ausfüllen. Dieser Schedule unterteilt Ihr Glücksspiel in drei Spalten, die genau widerspiegeln, was dieser Artikel behandelt hat:

• (a) Bingo — Ihre traditionellen Bingo-Abende.
• (b) Pull-Tabs / Instant Bingo / Progressive Bingo — die Spiele, die die Bingo-Ausnahme nicht abdeckt.
• (c) Sonstiges Glücksspiel — Tombolas, Casino-Nächte, Pokerturniere und der Rest.

Das Formular fragt auch nach den Staaten, in denen Sie Glücksspiel betreiben, ob Sie externe Manager einsetzen und welcher Anteil der Arbeit ehrenamtlich ist — der IRS prüft Ihre Ausnahmen direkt in der Steuererklärung. Organisationen, die Form 990-EZ einreichen, unterliegen demselben 15.000-$-Auslöser, gemessen in Zeile 6a. Und wenn Glücksspiel innerhalb einer größeren Fundraising-Veranstaltung stattfindet, müssen Sie Einnahmen und Ausgaben zwischen dem Glücksspiel und der Veranstaltung aufteilen, statt alles zusammenzuwerfen.

Staatsrecht kann Sie schneller stilllegen als der IRS​

Die Bundessteuerbehandlung ist nur die Hälfte des Compliance-Bildes. Wohltätiges Glücksspiel wird von Staat zu Staat reguliert — manchmal von County zu County — und die staatlichen Regeln greifen zuerst: keine Lizenz, kein Spiel. Häufige Anforderungen sind die Registrierung beim Attorney General oder einer Glücksspielkommission vor der Bewerbung, die Verwendung nur genehmigter Spielarten, Obergrenzen für Preise oder Auszahlungen, Beschränkungen, wer Spiele betreiben darf, und die Einreichung einer Nachveranstaltungs-Abrechnung.

Kalifornien zeigt, wie streng das wird. Nach Penal Code Section 320.5 dürfen berechtigte gemeinnützige Organisationen Tombolas nur durchführen, wenn sie sich zuerst beim Attorney General registrieren, Lose mit abtrennbaren Abschnitten verkaufen, Gewinner durch eine in Kalifornien unter Aufsicht von Erwachsenen durchgeführte Ziehung ermitteln, mindestens 90 % der Bruttoeinnahmen für wohltätige Zwecke in Kalifornien verwenden und niemals Lose online oder an Glücksspielorten verkaufen. Die berühmte 50/50-Tombola ist für gewöhnliche kalifornische Wohltätigkeitsorganisationen illegal — nur gemeinnützige Organisationen, die mit Major-League-Sportteams verbunden sind, dürfen sie bei Heimspielen durchführen, aufgrund einer engen Ausnahmeregelung von 2015. Andere Staaten sind liberaler, aber fast alle verlangen irgendeine Lizenz oder Registrierung, und einige verbieten Tombolas oder Online-Losverkäufe faktisch ganz.

Die praktische Regel: Prüfen Sie das karitative Glücksspielgesetz Ihres Staates, bevor Sie das erste Los drucken, und prüfen Sie es jedes Jahr erneut. Ein Spiel, das unter der Ehrenamtlichen-Ausnahme vollkommen von UBIT befreit ist, braucht dennoch eine staatliche Lizenz, um zu existieren.

Buchhaltung, die Ihr Glücksspiel sauber hält​

Jede Ausnahme und jede Meldung in diesem Artikel beruht auf Aufzeichnungen. Führen Sie ein Glücksspiel-Journal, das ein Audit übersteht:

• Trennen Sie Glücksspiel von allem anderen. Verfolgen Sie jede Spielart — Bingo, Tombolas, Pull-Tabs — in eigenen Einnahmen- und Ausgabenzeilen, damit Schedule G sich praktisch von selbst ausfüllt.
• Führen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung pro Veranstaltung. Bruttoeinnahmen, Preiskosten zum Fair Market Value, Druck, Saalmiete, Genehmigungsgebühren und Nettoerlöse, nach jeder Veranstaltung abgeschlossen.
• Protokollieren Sie ehrenamtliche Stunden. Namen, Daten, Schichten und Aufgaben für jeden Mitarbeiter, bezahlt oder unbezahlt. Dieses Protokoll ist Ihr Section-513(a)(1)-Beweis.
• Führen Sie ein Gewinnerregister. Preisbeschreibungen, Fair Market Values, gezahlte Einsätze, ausgestellte W-2Gs und abgeführte Quellensteuer — abgestimmt auf Ihre Bankeinzahlungen.
• Stimmen Sie mit den Steuererklärungen ab. Glücksspieleinnahmen in Ihren Büchern sollten zu Form 990, Part VIII, Zeile 9a passen, und Ihre Ehrenamtlichen-Prozentsätze sollten zu dem passen, was Sie auf Schedule G bestätigen.

Wenn Ihr Hauptbuch bereits Programme, Zuschüsse und Fundraising trennt, fügen Sie Glücksspiel als eigene Dimension hinzu, statt es in „Sonderveranstaltungen" zu vergraben. Prüfer — und Ihr eigener Schatzmeister — sollten jede Schedule-G-Zahl in Minuten auf Details auf Veranstaltungsebene zurückverfolgen können.

Häufige Fehler, die gemeinnützige Organisationen echtes Geld kosten​

• Den Bingo-Ansager bezahlen. Eine entlohnte Arbeitskraft kann harmlos wirken, bis ihre Stunden das Ehrenamtlichen-Arbeitsverhältnis für den gesamten Betrieb sprengen.
• Annehmen, dass Missionsausgaben die Einkünfte befreien. Das tun sie nie. Getestet wird die Tätigkeit, nicht die Verwendung der Erlöse.
• W-2Gs bei „kleinen" Tombolas auslassen. Ein gespendeter Preis im Wert von 2.000 $ bei einem 2-$-Los ist meldepflichtig. Der Preiswert, nicht der Los-Preis, bestimmt den Schwellenwert.
• Staatliche Registrierung vergessen. Die häufigste Durchsetzungsmaßnahme im karitativen Glücksspiel ist kein IRS-Audit — es ist ein staatlicher Regulator, der ein nicht lizenziertes Spiel stilllegt.
• Glücksspiel mit Gala-Erlösen vermischen. Wenn Bingo-Geld und Losverkäufe sich eine Zeile teilen, können Sie Ausgaben nicht gegen UBI nachweisen oder Schedule G korrekt ausfüllen.

Halten Sie Ihre Glücksspielbücher vom ersten Los an prüfungsbereit​

Bingo-Abende, Tombolas und Pull-Tabs können großartige Fundraiser sein — der Steuercode gibt traditionellem Bingo und rein ehrenamtlichen Spielen sogar ausdrückliche Safe Harbors. Die gemeinnützigen Organisationen, die Schaden nehmen, sind diejenigen, die Glücksspiel als lockeren Spaß behandeln statt als regulierte Geschäftstätigkeit, die der IRS und die Staaten darin sehen. Getrennte Bücher, Ehrenamtlichen-Protokolle, Gewinner-Papierkram und eine vor dem Eröffnungsabend eingereichte staatliche Lizenz verwandeln ein Compliance-Minenfeld in einen routinemäßigen Fundraiser.

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