Ihr geschäftliches Mobiltelefon kann zu 100 % steuerfrei sein: Was das IRS tatsächlich verlangt

Sie übergeben Ihrem neuen Mitarbeiter ein Firmenhandy, oder Sie erstatten ihm 85 $ pro Monat für den privaten Tarif, den er bereits hat. In beiden Fällen nutzt jemand dieses Telefon, um Kunden anzurufen – und um mit Freunden zu schreiben, Karten zu scrollen und auf dem Arbeitsweg Musik zu streamen. Hier ist die Frage, die stillschweigend darüber entscheidet, ob dieses Geld als steuerpflichtiger Lohn auf der W-2 erscheint: Wurde das Telefon in erster Linie aus nicht-vergütungsbezogenen geschäftlichen Gründen bereitgestellt?

Wenn dieser Satz nach Steuergesetz-Jargon klingt, ist er dennoch das Scharnier, an dem alles hängt. Wenn Sie es richtig machen, kann die gesamte Vereinbarung – geschäftliche und private Nutzung gleichermaßen – ohne Anrufprotokolle steuerfrei sein. Wenn Sie es falsch machen, ist Ihr „Telefonzuschuss“ nur Lohn mit einem freundlicheren Namen, der der Lohnsteuer, Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosensteuer unterliegt. Erstattungen für Heiminternet unterliegen noch strengeren Regeln. Dieser Leitfaden führt Sie durch den IRS-Rahmen, die drei gängigen Arten, wie kleine Unternehmen Telefone bereitstellen, wo sich Internet unterscheidet, und den Papierkram, der alles steuerfrei hält.

Die Vorgeschichte: Warum Telefone früher ein Aufzeichnungs-Albtraum waren​

Vor 2010 galten Mobiltelefone gemäß Section 280F des Steuergesetzes als „gelistetes Eigentum“ – dieselbe Kategorie, die früher für Personenkraftwagen und Computer galt. Gelistetes Eigentum brachte eine unangenehme Vermutung mit sich: Die private Nutzung war steuerpflichtig, es sei denn, der Arbeitnehmer wies die geschäftliche Nutzung durch angemessene Aufzeichnungen nach. Theoretisch sollte jeder Arbeitnehmer mit einem Firmenhandy ein Protokoll führen, das geschäftliche von privaten Anrufen trennt, und der private Anteil war Lohn.

Natürlich hat das niemand getan. Der Kongress räumte die Realität schließlich im Small Business Jobs Act von 2010 ein, das Mobiltelefone für Steuerjahre, die nach dem 31. Dezember 2009 beginnen, aus der Definition des gelisteten Eigentums entfernte. Das IRS folgte mit Notice 2011-72, der Richtlinie, die noch heute gilt:

• Geschäftliche Nutzung eines vom Arbeitgeber bereitgestellten Mobiltelefons ist ein Arbeitsbedingungs-Vorteil, der vom Einkommen des Arbeitnehmers ausgenommen ist – dieselbe Kategorie wie ein Firmenlaptop, den der Arbeitnehmer für die Arbeit benötigt.
• Private Nutzung desselben Telefons ist ein de-minimis-Vorteil, ebenfalls ausgenommen.
• Keine Aufzeichnungspflicht. Das IRS sagt ausdrücklich, dass es keine Protokolle über geschäftliche versus private Nutzung verlangen wird, um diese Behandlung zu gewähren.

Diese Erleichterung ist großzügig, aber sie ist an Bedingungen geknüpft. Alles hängt davon ab, dass das Telefon in erster Linie aus nicht-vergütungsbezogenen geschäftlichen Gründen bereitgestellt wird. Wenn Sie diesen Test verfehlen, sind Sie wieder im steuerpflichtigen Bereich.

Der Zauberausdruck: „In erster Linie aus nicht-vergütungsbezogenen geschäftlichen Gründen“​

Das IRS betrachtet diesen Test als erfüllt, wenn es wesentliche geschäftliche Gründe für das Telefon gibt, die über die Bezahlung des Arbeitnehmers hinausgehen. Klassische Beispiele aus der Richtlinie sind:

• Der Arbeitgeber benötigt den Arbeitnehmer, der jederzeit für arbeitsbezogene Notfälle erreichbar sein muss.
• Der Arbeitnehmer muss mit Kunden oder Klienten sprechen, wenn er nicht im Büro ist.
• Der Arbeitnehmer muss auf Reisen, auf Baustellen oder anderweitig abseits eines Schreibtischtelefons erreichbar sein.

Und die Richtlinie ist ebenso klar darüber, was den Test nicht besteht. Ein Telefon wird nicht in erster Linie aus nicht-vergütungsbezogenen Gründen bereitgestellt, wenn es zur Förderung der Moral oder des Wohlwollens gegeben wird, um einen potenziellen Arbeitnehmer anzuziehen oder um zusätzliche Vergütung zu gewähren – oder wenn es einen Teil des Lohns ersetzt, den der Arbeitnehmer andernfalls erhalten würde.

Für die meisten kleinen Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern, Rufbereitschaftspersonal, Verkäufern oder jedem, der abseits eines Schreibtischs arbeitet, ist der Test leicht zu erfüllen. Die Gefahrenzone ist das Büro, in dem alle bereits neben einem Festnetzanschluss sitzen und das „Geschäftstelefon“ eigentlich ein Vergnügen ist, das in Politiksprache verpackt wurde. Seien Sie ehrlich, in welcher Situation Sie sich befinden, denn der Rest der steuerlichen Behandlung ergibt sich daraus.

Drei Möglichkeiten, Telefone bereitzustellen, nach Steuer-Einfachheit geordnet​

1. Firmeneigenes Telefon: Die sauberste Option​

Wenn Sie das Telefon kaufen, die Mobilfunkrechnung direkt bezahlen und das Gerät einem Mitarbeiter übergeben, der es wirklich für die Arbeit benötigt, profitieren Sie in vollem Umfang von Notice 2011-72. Die geschäftliche Nutzung ist ein steuerfreier arbeitsbedingter Vorteil, die unvermeidliche private Nutzung wird als de-minimis-Vorteil steuerfrei mitgeführt, und niemand führt ein Anrufprotokoll. Nichts erscheint auf der W-2.

Dies ist die Vereinbarung, für die die Richtlinie geschrieben wurde, und sie ist diejenige, die man wählen sollte, wenn die Zahlen passen. Ihre einzigen echten Kosten sind administrativer Natur – die Verwaltung einer Flotte von Geräten und Tarifen –, weshalb sehr kleine Unternehmen oft Option zwei bevorzugen.

2. Erstattung eines privaten Telefons: Steuerfrei, wenn Sie das Kleinunternehmens-Memo befolgen​

Die meisten kleinen Unternehmen möchten keine Geräteflotte verwalten. Sie lassen Mitarbeiter ihre privaten Telefone nutzen und erstatten die Kosten. Das IRS hat genau das vorhergesehen: Zusammen mit Notice 2011-72 hat seine Abteilung für kleine Unternehmen/Selbstständige eine Prüfungsrichtlinie herausgegeben, die die Prüfer anweist, einen ähnlichen Ansatz auf Barerstattungen für privat besessene Telefone anzuwenden.

Nach diesem Ansatz können Sie, wenn Sie Mitarbeiter verpflichten, ihre privaten Telefone für die Arbeit zu nutzen – und die Anforderung in erster Linie aus nicht-vergütungsbezogenen geschäftlichen Gründen erfolgt – Erstattungen angemessener Mobilfunkkosten als nicht steuerpflichtig behandeln. Drei Grenzen sind wichtig:

• Nur angemessen. Die Erstattung der Kosten für einen vernünftigen Tarif ist in Ordnung; die Erstattung ungewöhnlicher oder übermäßiger Ausgaben nicht. Die Übernahme des gesamten $220-Familientarifs eines Mitarbeiters, wenn seine berufliche Nutzung nur aus ein paar Anrufen pro Woche besteht, lädt zu Fragen ein. Eine gängige, verteidigungsfähige Praxis ist die Erstattung eines festen Prozentsatzes der Rechnung oder eines Pauschalbetrags, der an die Kosten eines grundlegenden, geschäftstauglichen Tarifs gekoppelt ist.
• Verpflichtend, nicht optional. Die Logik des Memos beruht darauf, dass der Mitarbeiter verpflichtet ist, ein privates Telefon für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Eine schriftliche Richtlinie, die festlegt, wer ein Telefon tragen muss und warum, verwandelt eine informelle Gewohnheit in eine dokumentierte Anforderung.
• Kein Lohnersatz. Wenn die „Erstattung“ wirklich Teil des Vergütungspakets ist – jeden Monat dieselben Beträge, unabhängig von tatsächlichen Telefonkosten, angeboten statt einer Gehaltserhöhung –, werden Prüfer sie als Lohn behandeln.

3. Pauschaler Monatszuschuss ohne Papierkram: Meistens nur Lohn​

Der pauschale $75-„Konnektivitätszuschuss“, der mit jedem Gehaltsscheck ausgezahlt und nie mit einer tatsächlichen Rechnung abgeglichen wird, ist der häufigste Fehler in diesem Bereich. Ohne Nachweis – den Beleg, dass der Mitarbeiter die Ausgabe tatsächlich getätigt hat – scheitert die Zahlung an den unten beschriebenen Regeln für accountable plans, und der gesamte Betrag ist steuerpflichtiger Lohn, der auf Formular W-2 anzugeben ist.

Das bedeutet nicht, dass Pauschalbeträge verboten sind. Eine feste monatliche Erstattung kann dennoch steuerfrei sein, wenn Mitarbeiter die zugrunde liegende Ausgabe regelmäßig nachweisen (z. B. durch Einreichung der Mobilfunkrechnung vierteljährlich) und der Betrag nicht über dem liegt, was sie tatsächlich ausgeben. Was Sie nicht tun können, ist, sie blind zu zahlen und es Erstattung zu nennen. Form folgt Papierkram: keine Belege, keine Steuerfreiheit.

Heiminternet unterliegt strengeren Regeln​

Hier ist die Falle: Arbeitgeber nehmen an, dass die großzügigen Mobilfunkregeln auch für Heiminternet gelten. Das tun sie nicht. Notice 2011-72 deckt Mobiltelefone und ähnliche Telekommunikationsgeräte ab – nicht die Breitbandrechnung für das Haus eines Mitarbeiters.

Interneterstattungen leben vollständig unter den Regeln des accountable plan. Das bedeutet, dass nur der geschäftliche Anteil der Rechnung steuerfrei sein kann, und nur, wenn der Mitarbeiter ihn nachweist. In der Praxis:

• Belegbasierte Erstattung des Geschäftsanteils funktioniert. Der Mitarbeiter reicht die Internetrechnung ein, Sie erstatten einen dokumentierten Geschäftsprozentsatz, und die Zahlung ist unter einem accountable plan steuerfrei.
• Pauschale Internetzuschüsse ohne Nachweis sind Lohn. Ein monatlicher $60-„Homeoffice-Zuschuss“, den niemand mit einer tatsächlichen Rechnung verknüpft, ist Vergütung, Punkt.
• Wählen Sie eine angemessene Aufteilung und bleiben Sie dabei. Es gibt keinen vom IRS veröffentlichten Prozentsatz. Ein Remote-Mitarbeiter, der Vollzeit von zu Hause arbeitet, könnte 50 Prozent rechtfertigen; ein Hybrid-Mitarbeiter, der drei Tage pro Woche im Büro ist, rechtfertigt weniger. Dokumentieren Sie die Methode – Arbeitstage von zu Hause, Stunden der geschäftlichen Nutzung – und wenden Sie sie konsistent an.

Eine weitere Grenze: Die günstige Behandlung, die einige Arbeitgeber für Remote-Arbeitsausrüstung während der Pandemiejahre in Erinnerung haben, schafft keinen allgemeinen Internetausschluss. Jeder Dollar braucht immer noch eine geschäftliche Verbindung und einen Beleg dahinter.

Der Accountable Plan: Ihr Drei-Regel-Schild​

Für alles außerhalb des sicheren Hafens für firmeneigene Telefone – Erstattungen für private Telefone, Internet, Homeoffice-Kosten – ist der accountable plan gemäß Section 62(c) das, was Erstattungen von der W-2 fernhält. Er hat genau drei Anforderungen:

1. Geschäftsverbindung. Die Erstattung muss für Ausgaben erfolgen, die der Mitarbeiter bei der Erbringung von Dienstleistungen für Sie getätigt hat. Sie können keine Kosten aus einer früheren Beschäftigung oder private Kosten ohne Arbeitsbezug erstatten.
2. Nachweis innerhalb angemessener Zeit. Der Mitarbeiter muss über Betrag, Datum, Ort und geschäftlichen Zweck jeder Ausgabe Rechenschaft ablegen. Die Vorschriften segnen 60 Tage nach der Ausgabe als angemessen ab. Mobilfunkrechnungen, Belege und ein kurzer Spesenbericht erfüllen dies leicht.
3. Rückgabe von Überschüssen. Jeder Vorschuss, der über die tatsächlich ausgegebenen Beträge hinausgeht, muss innerhalb angemessener Zeit zurückgezahlt werden – 120 Tage sind der regulatorische sichere Hafen.

Wenn Sie eine der drei Anforderungen nicht erfüllen, ist der Plan nicht rechenschaftspflichtig: Jede Erstattung darunter wird zu steuerpflichtigem Lohn, der der Quellensteuer unterliegt. Das ist eine Alles-oder-nichts-Klippe, weshalb der schriftliche Plan wichtig ist. Halten Sie die Richtlinie schriftlich fest, benennen Sie, was erstattungsfähig ist und in welchen Grenzen, verlangen Sie Spesenberichte mit Belegen und setzen Sie die Fristen durch. Der Rat des Journal of Accountancy an kleine Firmen ist seit jeher, den Plan zu erstellen oder zu überprüfen, bevor Probleme auftreten, statt ihn während einer Prüfung zu rekonstruieren – ein Rat, den man beherzigen sollte, denn ein Plan, der in der Woche geschrieben wird, in der der Prüfer anruft, täuscht niemanden.

Selbstständig? Sie spielen ein anderes Spiel​

Wenn Sie Einzelunternehmer, Freiberufler oder Eigentümer einer Ein-Personen-LLC sind, gelten accountable plans nicht für Sie – Sie können sich nicht selbst als Arbeitnehmer erstatten. Stattdessen ziehen Sie den Geschäftsanteil Ihrer Telefon- und Internetkosten direkt auf Schedule C als gewöhnliche und notwendige Geschäftsausgaben ab.

Die Mechanik ist unkompliziert, liegt aber vollständig bei Ihnen:

• Trennen Sie den Geschäftsanteil. Wenn Ihre monatliche Telefonrechnung von $100 ungefähr zu 70 Prozent aus Kundenanrufen, Baustellenkoordination und Geschäfts-Apps besteht, sind $70 absetzbar und $30 privat. Schätzungen müssen angemessen und fundiert sein – eine zeitnahe Notiz darüber, wie Sie den Prozentsatz abgeleitet haben, schlägt eine Zahl, die zur Steuerzeit erfunden wurde.
• Heben Sie die zugrunde liegenden Rechnungen auf. Bei einer Prüfung beweist die Rechnung den Gesamtbetrag und Ihre Aufzeichnungen die Aufteilung. Bewahren Sie beides mindestens drei Jahre ab dem Einreichungsdatum auf.
• Internet folgt derselben Logik. Teilen Sie nach geschäftlicher Nutzung auf – ein Heim-Entwickler, der den ganzen Tag in Videoanrufen steckt, rechtfertigt einen weitaus größeren Anteil als jemand, der zweimal pro Woche von zu Hause E-Mails checkt.
• Eine zweite Leitung vereinfacht alles. Eine dedizierte Geschäftsnummer oder eine separate geschäftliche Internetverbindung verwandelt eine Aufteilungsübung in einen sauberen 100-Prozent-Abzug. Für viele Eigentümer ist diese Einfachheit die zusätzlichen monatlichen Kosten wert.

Partner und S-Corporation-Eigentümer mit mehr als 2 Prozent Beteiligung sollten die Details mit ihrem Steuerberater klären, da die Regeln für Nebenleistungen für Eigentümer anders gelten als für normale Mitarbeiter – aber das Kernprinzip bleibt: Dokumentieren Sie die Geschäftsverbindung und ziehen Sie nur den Geschäftsanteil ab.

Ihr Bundesstaat könnte Sie unabhängig davon zum Handeln zwingen​

Das Bundessteuerrecht sagt Ihnen, wann eine Erstattung steuerfrei ist. Das Arbeitsrecht des Bundesstaats kann Ihnen sagen, dass Sie überhaupt erstatten müssen. Der California Labor Code Section 2802 verpflichtet Arbeitgeber, Arbeitnehmer für alle notwendigen Geschäftsausgaben zu entschädigen, und kalifornische Gerichte haben dies so ausgelegt, dass es einen angemessenen Prozentsatz einer privaten Mobilfunkrechnung bedeutet, wann immer der Mitarbeiter ein privates Telefon für die Arbeit nutzen muss – selbst bei einem unbegrenzten Tarif, bei dem die geschäftlichen Anrufe den Mitarbeiter nichts extra kosten. Illinois hat sein Spesenersatzgesetz nach kalifornischem Vorbild gestaltet, und eine wachsende Liste von Bundesstaaten, einschließlich des District of Columbia, erlegt ähnliche Pflichten auf.

Die praktische Konsequenz: In diesen Bundesstaaten ist „wir erstatten keine Telefone“ keine Politik; es ist eine Haftung. Und Illinois erlaubt Arbeitgebern ausdrücklich, die Pflicht durch eine schriftliche Erstattungsrichtlinie mit definierten Beträgen und Verfahren zu erfüllen – ein weiterer Grund, die Richtlinie schriftlich festzuhalten. Selbst wo kein Gesetz gilt, löst eine klare schriftliche Richtlinie, die festlegt, wer abgedeckt ist, was erstattungsfähig ist, welche Dokumentation erforderlich ist und wie man sie einreicht, 90 Prozent der Streitigkeiten, bevor sie beginnen.

Fünf Fehler, die Steuerfrei in Steuerpflichtig verwandeln​

Einen pauschalen Zuschuss zahlen, den niemand nachweist. Der häufigste Fehler. Ohne Belege und einen accountable plan ist Ihr Zuschuss Lohn. Beheben Sie es, indem Sie Mobilfunk- oder ISP-Rechnungen nach einem Zeitplan einsammeln und die Zahlungen abgleichen.

Den gesamten Familientarif erstatten. Wenn die Erstattung offensichtlich jede plausible Geschäftskosten übersteigt, sieht der Überschuss wie Vergütung aus. Begrenzen Sie Erstattungen auf ein angemessenes Niveau, das an die tatsächliche geschäftliche Nutzung gekoppelt ist.

Den Telefonvorteil als Vergütung versprechen. Wenn das Angebotsschreiben das Telefon oder den Zuschuss als Teil des Vergütungspakets oder anstelle von Gehalt darstellt, haben Sie die „nicht-vergütungsbezogene“ Anforderung in Ihrer eigenen Handschrift untergraben. Rahmen Sie es als Geschäftswerkzeug für einen geschäftlichen Bedarf.

Annehmen, dass Internet die Mobilfunkbehandlung bekommt. Das tut es nicht. Internet benötigt jedes Mal einen accountable plan, eine Geschäftsanteilsaufteilung und Belege.

Keine Bücher führen. Erstattungen, die aus dem Gedächtnis gezahlt, aus der Erinnerung gerundet und nirgendwo aufgezeichnet werden, sind bei einer Prüfung nicht verteidigungsfähig und in Ihren eigenen Finanzdaten unsichtbar. Jede Zahlung sollte auf einen Spesenbericht, einen Beleg und einen Buchungseintrag zurückzuführen sein.

Verfolgen Sie Erstattungen wie die Steuerunterlagen, die sie sind​

Jede Erstattung in diesem Artikel ist gleichzeitig eine Steuerposition und ein Buchhaltungseintrag. Wenn Telefon- und Internetzahlungen über ein dediziertes Telekommunikations- oder Mitarbeitererstattungskonto fließen – jede mit einem Spesenbericht und einem Beleg verknüpft – passieren zwei gute Dinge gleichzeitig: Ihre Gewinn- und Verlustrechnung zeigt echte Betriebskosten statt eines Nebels aus diversen Überweisungen, und ein Prüfer sieht einen dokumentierten accountable plan statt unerklärlicher Abflüsse. Wenn Sie jemals die Geschäftsverbindung hinter einem Jahr voller Zahlungen nachweisen müssen, sind das Hauptbuch plus die angehängten Berichte die gesamte Verteidigung. Für Teams, die diese Spur in einem durchsuchbaren, diffbaren und wie Code sicherbaren Format möchten, hält die Textbuchhaltung mit einem Tool wie Beancount.io jede Erstattung, jedes Konto und jede unterstützende Notiz an einem versionierten Ort, und Dashboards wie Fava machen die Summen pro Mitarbeiter und pro Kategorie auf einen Blick sichtbar.

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