Addieren Sie zwölf Monate Ihrer Handyrechnung und zwölf Monate Ihres Heiminternets – die meisten Selbstständigen blicken auf 2.000 bis 4.000 Dollar pro Jahr. Wenn Sie Ihr Geschäft über dieses Telefon und diese Verbindung führen – Kundenanrufe, Angebote, Rechnungsstellung, E-Mails, Video-Meetings, Cloud-Software – dann ist ein echter Teil dieses Geldes eine gewöhnliche Betriebsausgabe, und das Steuerrecht erlaubt Ihnen den Abzug. Der Haken liegt im Wort Teil: Sie können nur den geschäftlichen Nutzungsanteil absetzen, Sie müssen dies belegen können, und die häufigste Art, wie Inhaber diesen Abzug handhaben, ist auch der schnellste Weg, ihn bei einer Prüfung zu verlieren. Hier erfahren Sie, wie Sie es richtig machen.
Die eine Regel, die beide Abzüge bestimmt
Ihr Handy und Ihr Heiminternet unterliegen demselben grundlegenden Test wie jede andere Betriebsausgabe: Die Kosten müssen gewöhnlich und notwendig für Ihr Gewerbe oder Ihre Geschäftstätigkeit sein. Ein Telefon, das Sie für Kundengespräche nutzen, und eine Internetverbindung, über die Sie Rechnungen verschicken und Video-Meetings abhalten, erfüllen diese Hürde problemlos.
Beide sind jedoch klassische gemischt genutzte Ausgaben – teils geschäftlich, teils privat – und gemischt genutzte Ausgaben müssen aufgeteilt werden. Wenn 60 Prozent Ihrer Telefonnutzung geschäftlich sind, ziehen Sie 60 Prozent der Rechnung ab. Die privaten 40 Prozent sind niemals absetzbar, egal wie Sie sie bezeichnen. Alles in diesem Leitfaden folgt aus dieser einen Idee: Ermitteln Sie den geschäftlichen Prozentsatz ehrlich, dokumentieren Sie, wie Sie darauf gekommen sind, und ziehen Sie diesen Betrag ab.
Ihr Handy: Absetzbar, aber fast nie zu 100 %
Beginnen wir mit den guten Nachrichten zur Belegführung. Handys waren früher „gelistetes Eigentum“, eine Kategorie mit strengen, aufwendigen Aufzeichnungspflichten. Der Kongress entfernte Handys 2010 im Small Business Jobs Act aus dieser Kategorie (die IRS folgte mit Notice 2011-72), was bedeutet, dass Sie nicht mehr die Art von zeitgleichen Fahrtenbuch-ähnlichen Nachweisen benötigen, die die alten Regeln verlangten. Standardmäßige Geschäftsunterlagen – Rechnungen plus eine vernünftige Grundlage für Ihren Prozentsatz – genügen.
Nun die wichtigeren Warnung: Ein einzelnes Telefon, das Sie überallhin mitnehmen, ist kein 100-prozentiges Geschäftstelefon. Der Abzug ist auf den geschäftlichen Anteil begrenzt, und eine pauschale 100-%-Angabe für ein Telefon, auf dem auch Familienfotos, private Nachrichten und Social-Media-Apps liegen, ist genau die Art von Eintrag, der Fragen aufwirft. Es gibt nur zwei saubere Wege zu einem vollständigen Abzug:
- Ein zweites Telefon, das ausschließlich geschäftlich genutzt wird. Eine eigene Geschäftsleitung ohne private Nutzung ist vollständig absetzbar – sowohl Dienst als auch Gerät.
- Eine arbeitgeberähnliche Regelung, die auf Sie nicht zutrifft. Wenn ein Arbeitgeber ein Telefon hauptsächlich aus geschäftlichen Gründen bereitstellt, kann der Wert als Arbeitsbedingungs-Fringe-Benefit vom Einkommen des Arbeitnehmers ausgenommen werden. Als Inhaber ist Ihr Weg der unten beschriebene Anlage-C-Abzug, nicht diese Regel.
Wenn Sie ein Telefon für alles haben, wählen Sie einen vertretbaren Prozentsatz und ziehen Sie diesen ab. Ein Freiberufler, der den ganzen Tag Kundenanrufe entgegennimmt, könnte bei 70 oder 80 Prozent landen; ein Berater, dessen Telefon hauptsächlich privat genutzt wird mit etwas geschäftlicher E-Mail, könnte bei 30 Prozent landen. Die Zahl selbst ist weniger wichtig als die Tatsache, dass Sie sie erklären können.
Eine damit verbundene Falle: Der erste Festnetzanschluss in Ihrem Zuhause ist nie absetzbar. Das Steuerrecht verbietet ausdrücklich den Abzug der Grundgebühr für den ersten kabelgebundenen Anschluss in Ihrem Wohnsitz, selbst wenn Sie ihn intensiv geschäftlich nutzen. Geschäftliche Ferngesprächsgebühren auf dieser Leitung sind absetzbar, und ein zweiter Anschluss, der für geschäftliche Zwecke eingerichtet wurde, ist vollständig absetzbar – aber die Grundgebühr für Leitung Nummer eins bleibt privat.
Ihr Heiminternet: Dieselbe Aufteilung, ohne den Ausschließlichkeits-Test
Heiminternet folgt derselben Logik von Aufteilen und Abziehen, mit einem wichtigen Unterschied zum Homeoffice-Abzug: Es gibt keine Anforderung der ausschließlichen Nutzung für die Verbindung selbst. Die Homeoffice-Regeln verlangen, dass ein Raum regelmäßig und ausschließlich geschäftlich genutzt wird, bevor ein Cent für Miete oder Nebenkosten über dieses Formular fließt. Ihre Internetrechnung unterliegt einem solchen Test nicht. Sie benötigen keine eigene, nur geschäftlich genutzte Verbindung, um den geschäftlichen Anteil Ihrer vorhandenen Verbindung abzusetzen.
Das macht Internet einfacher als das Büro, aber die Aufteilung muss trotzdem vernünftig sein. Denken Sie darüber nach, wie die Verbindung tatsächlich in Ihrem Haushalt genutzt wird: Stunden von Video-Meetings und Cloud-Arbeit versus abendliches Streaming und Gaming, oder der Anteil der Geräte, die für das Geschäft existieren. Ein Alleininhaber, der ganze Tage von zu Hause arbeitet, kann oft einen höheren Prozentsatz rechtfertigen als jemand, der nach einem Tag auf der Baustelle vom Sofa aus E-Mails checkt. Notieren Sie in jedem Fall die Begründung, wenn Sie die Zahl festlegen – ein Ein-Satz-Vermerk jetzt ist besser als eine rekonstruierte Erinnerung in zwei Jahren.
Wenn Sie den Homeoffice-Abzug auf Formular 8829 geltend machen, halten Sie die Internet-Behandlung konsistent: Viele Inhaber ziehen den geschäftlichen Prozentsatz des Internets direkt als Versorgungskosten ab und lassen ihn aus der Homeoffice-Berechnung heraus, damit dieselben Dollar nie doppelt gezählt werden.
Drei Möglichkeiten, einen Prozentsatz festzulegen, den Sie verteidigen können
Sie müssen nicht jede Minute jedes Tages messen. Sie brauchen eine Methode, die vernünftig ist, konsequent angewandt und schriftlich festgehalten wird. Jede der folgenden funktioniert:
1. Die Stichprobe repräsentativer Monate
Wählen Sie einen typischen Monat pro Quartal. Gehen Sie für diesen Monat die aufgeschlüsselte Telefonrechnung durch und markieren Sie geschäftliche versus private Anrufe, oder ermitteln Sie den geschäftlichen Datenverbrauch im Vergleich zum Gesamtverbrauch. Mitteln Sie die vier Stichproben zu einem jährlichen Prozentsatz. Bewahren Sie die markierten Rechnungen oder eine kurze Zusammenfassung jeder Stichprobe auf. Dies ist die stärkste Methode, weil sie auf den eigenen Aufzeichnungen Ihres Anbieters basiert.
2. Die Überprüfung der Anruf- und Datenprotokolle
Wenn Ihre Nutzung Monat für Monat konstant ist, führen Sie die Übung einmal für einen repräsentativen Monat durch und überprüfen Sie sie einmal im Jahr oder immer dann, wenn sich Ihr Geschäft wesentlich ändert – eine neue Tätigkeit, Kinder, die im Sommer zu Hause sind und das Haushalts-Streaming verändern, ein zweiter Anschluss, der hinzukommt. Notieren Sie das Überprüfungsdatum in Ihren Unterlagen, damit der Prozentsatz nie veraltet wirkt.
3. Die dokumentierte zeitbasierte Schätzung
Wenn aufgeschlüsselte Protokolle unpraktisch sind (z. B. Pauschaltarife mit wenig Details), schätzen Sie auf der Grundlage dokumentierter Realität: geschäftliche Anrufstunden aus Ihrem Kalender und Ihrer Anrufhistorie, Arbeitstage im Vergleich zu Gesamttagen oder den Anteil des Datenverbrauchs durch Geschäfts-Apps während einer Testwoche. „Ungefähr 60 %, weil die meisten Tage“ ist eine Vermutung; „60 % basierend auf der Überprüfung der Anrufhistorie für März, die 58 von 96 ausgehenden Anrufen als kundenbezogen zeigte, gerundet“ ist eine Methode. Schreiben Sie den einen Satz, der Ihre Schätzung in die zweite Art verwandelt.
Welche Methode Sie auch wählen, bewahren Sie jedes Jahr drei Dinge bei Ihren Steuerunterlagen auf: die Jahresrechnungen (oder die Jahresendzusammenfassung), das Arbeitsblatt mit der Prozentberechnung und die Notiz von einem Absatz, die die Methode beschreibt. Dieser Ordner ist der gesamte Unterschied zwischen einem Abzug, der Fragen übersteht, und einem, der das nicht tut.
Vergessen Sie die Hardware nicht
Der monatliche Dienst ist nur die Hälfte des Abzugs. Auch die Geräte und die Ausrüstung, die Sie verbinden, zählen:
- Handgerät, Router, Modem, Verstärker, Headset, Ladegeräte, Hüllen. Der geschäftliche Nutzungsanteil gilt für Ausrüstung genauso wie für den Dienst.
- Kleine Kosten können in der Regel sofort abgeschrieben werden. Die meisten Selbstständigen können die De-minimis-Sicherheitshafen-Wahl (bis zu 2.500 Dollar pro Gegenstand für Unternehmen ohne geprüfte Jahresabschlüsse) nutzen, um den geschäftlichen Teil eines Telefons oder Routers im Jahr des Kaufs abzuschreiben, statt ihn abzuschreiben. Sie nehmen die Wahl mit einer Erklärung in Anspruch, die einer fristgerecht eingereichten Steuererklärung beigefügt wird – Ihre Steuersoftware oder Ihr Steuerberater übernimmt die Formalitäten.
- Teurere Einrichtungen werden abgeschrieben. Wenn die Ausrüstung den Sicherheitshafen überschreitet oder Sie es vorziehen, schreiben Sie den geschäftlichen Anteil über den Abschreibungszeitraum ab. In jedem Fall darf der private Nutzungsanteil nie durch die Hintertür der Ausrüstung zurückkommen.
Wohin der Abzug in Ihrer Steuererklärung geht
Für einen Einzelunternehmer oder eine Ein-Personen-LLC, die Anlage C einreicht, landen Telefon- und Internetdienst in der Regel auf Zeile 25 (Versorgungskosten) mit dem geschäftlichen Nutzungsbetrag – so wird aus einer 1.800-Dollar-Jahresrechnung bei 60 % geschäftlicher Nutzung ein Eintrag von 1.080 Dollar. Ausrüstung, die Sie im Rahmen des Sicherheitshafens abschreiben, geht in der Regel an Zeile 27a (Sonstige Ausgaben) als „De-minimis-Sicherheitshafen“ oder an die Abschreibungszeilen, wenn Sie abschreiben; folgen Sie den Anweisungen Ihrer Software oder Ihrem Steuerberater. Personengesellschaften, S-Corporations und C-Corporations melden dieselben Arten von Kosten in ihren eigenen Steuererklärungen, und Inhaber, die bei ihrer eigenen Gesellschaft angestellt sind, benötigen in der Regel eine Erstattung über einen „Accountable Plan“ anstelle eines persönlichen Abzugs – ein Gespräch mit Ihrem Steuerberater wert, bevor Sie Annahmen treffen.
Zwei Abgrenzungshinweise, damit Sie hier nichts in die Irre führt. Erstens: W-2-Arbeitnehmer: Der Kongress hat den Abzug für nicht erstattete Arbeitnehmerausgaben ab 2018 ausgesetzt. Wenn Ihr einziges Einkommen ein Gehaltsscheck ist, können Sie Telefon- und Internetkosten in der Regel nicht selbst absetzen – dieser Leitfaden richtet sich an Selbstständige, und Arbeitnehmer sollten stattdessen eine Erstattung vom Arbeitgeber verlangen. Zweitens: Erstattungen wirken in beide Richtungen: Jeder Teil, den Ihr Geschäft Ihnen bereits steuerfrei erstattet hat, kann nicht zusätzlich abgesetzt werden. Ziehen Sie nur ab, was tatsächlich aus Ihrer eigenen Tasche kam.
Fünf Fehler, die Inhabern diesen Abzug kosten
100 % bei einem gemischt genutzten Telefon beanspruchen. Der mit Abstand häufigste Fehler und am schwersten zu verteidigen. Es sei denn, das Gerät ist wirklich geschäftsexklusiv – nehmen Sie einen Prozentsatz.
Den ersten Festnetzanschluss zu Hause absetzen. Die Grundgebühr für Leitung eins ist gesetzlich nicht absetzbar. Ziehen Sie stattdessen die geschäftlichen Ferngesprächsgebühren und jede zweite Geschäftsleitung ab.
Überhaupt keine Aufzeichnungen führen. Die gelockerten Belegführungsregeln haben das alte Regime des gelisteten Eigentums abgeschafft; sie haben nicht die Notwendigkeit von Nachweisen beseitigt. Rechnungen plus ein Prozentarbeitsblatt plus eine Methodennotiz sind die gesamte Aufgabe – das Überspringen verwandelt einen legitimen Abzug in einen unbeweisbaren.
Die Rechnung läuft auf den Namen einer anderen Person, ohne Papierpfad. Ein Telefon im Familienplan des Ehepartners oder Internet, das auf einen Partner abgerechnet wird, kann trotzdem Ihren Abzug für den Anteil stützen, den Sie tatsächlich zahlen – aber nur, wenn Sie die Zahlung und die geschäftliche Nutzung nachweisen können. Bewahren Sie Konto- oder Kartenauszüge auf, die zeigen, dass Sie bezahlt haben, zusammen mit den Nutzungsunterlagen.
Einen Prozentsatz einmal festlegen und für immer einfrieren. Eine 70-%-Aufteilung aus dem Jahr, in dem Sie den ganzen Tag telefonisch akquiriert haben, kann im Jahr, in dem Sie eine Verkaufsperson eingestellt haben und kaum noch jemanden anrufen, Fiktion sein. Überprüfen Sie die Zahl jährlich; ein veralteter Prozentsatz, der nicht mehr zu Ihrem Leben passt, untergräbt auch die glaubwürdigen Jahre.
Eine 30-Minuten-Jahresroutine
Setzen Sie das jeden Januar in den Kalender, und der Abzug erledigt sich weitgehend von selbst: Laden Sie die Rechnungen des Jahres in einen Ordner herunter, führen Sie eine Stichprobe eines repräsentativen Monats durch (oder bestätigen Sie, dass die des letzten Jahres noch passt), aktualisieren Sie das Prozentarbeitsblatt, notieren Sie gekaufte oder ausgemusterte Ausrüstung und legen Sie das Paket mit der Steuererklärung ab. Dreißig Minuten, einmal im Jahr, schützen einen Abzug im Wert von Hunderten von Dollar – und es ist genau die Art von kleiner Disziplin, die sich über jede Zeile Ihrer Steuererklärung hinweg auszahlt.
Vereinfachen Sie Ihre Finanzverwaltung
Die korrekte Aufteilung wie bei Telefon und Internet ist einfacher, wenn jede Rechnung bereits in einem durchsuchbaren Hauptbuch lebt, statt verstreut über Posteingänge und Anbieterportale. Beancount.io bietet Ihnen Textdatei-Buchhaltung, die transparent, versionskontrolliert und KI-bereit ist, sodass ein Arbeitsblatt zur geschäftlichen Nutzung nie mehr als eine Abfrage entfernt ist. Starten Sie kostenlos und halten Sie Abzüge wie diesen von Tag eins an dokumentiert.
