Sie haben einen Handelsvertreter auf Provisionsbasis eingestellt. Keine Bürozeiten, keine Aufsicht, rein erfolgsbasiert bezahlt— klar ein unabhängiger Auftragnehmer, denken Sie, also senden Sie ihm am Jahresende eine 1099-NEC und ziehen weiter. Dann trifft eine Mitteilung ein: Lohnsteuern waren auf diese Zahlungen die ganze Zeit geschuldet, plus Strafen, weil der Arbeitnehmer zu einer Kategorie gehörte, von der Sie nie gehört hatten. Der IRS nennt diese Arbeitnehmer gesetzliche Angestellte,und wenn Sie Fahrer, Versicherungsvertreter, Heimarbeiter auf Stücklohnbasis oder reisende Handelsvertreter beschäftigen, kann diese Hybridklassifizierung bereits auf Ihr Unternehmen zutreffen.
Gesetzliche Angestellte sitzen genau zwischen Auftragnehmern und regulären Angestellten. Sie einbehalten Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern von deren Lohn, aber keine bundesstaatliche Einkommensteuer. Sie geben ihnen eine W-2 mit einem speziellen angekreuzten Kästchen— und dann drehen sie sich um und ziehen ihre Geschäftsausgaben auf Schedule C ab, genau wie ein Selbstständiger. Wenn Sie die Klassifizierung richtig machen, können beide Seiten Geld sparen. Wenn Sie sie falsch machen, stehen Sie vor der klassischen Fehlklassifizierungsrechnung: Nachzahlungen von Lohnsteuern, Zinsenund Strafen.
Was ein gesetzlicher Angestellter tatsächlich ist
Nach den Common-Law-Regeln des IRS ist ein Arbeitnehmer jemand, bei dem Sie kontrollieren, was getan wirdund wie es getan wird,und ein unabhängiger Auftragnehmer, wenn Sie nur das Ergebnis kontrollieren. Gesetzliche Angestellte sind die Ausnahme, die gesetzlich herausgearbeitet wurde: Arbeitnehmer, die unter diesen Kontrolltests wie unabhängige Auftragnehmer aussehen, die das Steuergesetz aber für bestimmte Lohnsteuerzwecke trotzdem als Angestellte behandelt. Die Befugnis liegt in Abschnitt 3121(d)(3) des Internal Revenue Code, mit den praktischen Details in Publikation 15-A, dem ergänzenden Steuerleitfaden für Arbeitgeber.
Der entscheidende Punkt für Ihre Bücher: Das Etikett ändert, welche Steuern Sie einbehaltenund welches Formular Sie einreichen, aber es ändert nicht die wirtschaftliche Realität der Beziehung. Diese Arbeitnehmer bringen in der Regel ihren eigenen Antrieb mit, legen ihre eigenen Zeitpläne festund arbeiten im Wesentlichen auf Provisionsbasis— was genau der Grund ist, warum die Regeln ihnen erlauben, Ausgaben wie ein Unternehmen abzuziehen.
Die vier Kategorien, die qualifizieren— und nur diese vier
Ein Arbeitnehmer kann nur dann ein gesetzlicher Angestellter sein, wenn er in eine von vier Berufsgruppen passt. Wenn der Job keiner dieser Beschreibungen entspricht, ist die Kategorie vom Tisch, egal wie auftragnehmerähnlich die Vereinbarung sich anfühlt.
́1. Bestimmte Vertreter oder Provisionsfahrer
Ein Fahrer, der andere Getränke als Milch, oder Fleisch, Gemüse, Obst, oder Bäckereiprodukte vertreibt— oder der Wäsche oder chemische Reinigung abholt und liefert— qualifiziert sich, wenn der Fahrer Ihr Vertreter ist oder auf Provisionsbasis bezahlt wird. Denken Sie an den Routenfahrer, der Bäckereiregale in Lebensmittelgeschäften in einem gesamten Gebiet auffüllt, bezahlt pro gelieferter Kiste. Ein Fahrer, den Sie stündlich mit festem Zeitplan bezahlen, ist im Gegensatz dazu in der Regel ein regulärer Common-Law-Angestellter, kein gesetzlicher.
́2. Vollzeit-Lebensversicherungsvertreter
Ein Vertreter, dessen hauptsächliche Geschäftstätigkeit der Verkauf von Lebensversicherungs- oder Rentenverträgen, oder beidem, hauptsächlich für eine Lebensversicherungsgesellschaft ist. Der Test "hauptsächlich für eine Gesellschaft" ist wichtig: Ein unabhängiger Makler, der Policen bei Dutzenden von Versicherern platziert, passt in der Regelnicht, während ein Karrierevertreter, dessen Bestand bei einem einzelnen Versicherer konzentriert ist, dies kann.
́3. Heimarbeiter
Eine Person, die zu Hause an Materialien oder Gütern arbeitet, die Sie liefern, wobei die Arbeit an Sie oder an jemanden, den Sie bestimmen, zurückgegeben werden muss,und Sie die Spezifikationen für die Arbeit liefern. Klassische Beispiele sind Kleidungsmontage, Elektronikmontage, oder Kunsthandwerks-Endbearbeitung, die am Küchentisch des Arbeitnehmers aus Kits, die Sie bereitstellen, erledigt werden. Alle drei Elemente müssen vorhanden sein: Ihr Material, Ihre Spezifikationenund die Rückgabe der fertigen Güter.
́4. Vollzeit-reisende oder Stadt-Handelsvertreter
Ein Handelsvertreter, der Vollzeit in Ihrem Namen arbeitetund Bestellungen an Sie von Großhändlern, Einzelhändlern, Auftragnehmern, oder Betreibern von Hotels, Restaurants, oder ähnlichen Einrichtungen weitergibt. Die Ware muss zum Wiederverkauf oder zur Verwendung im Geschäft des Käufers bestimmt sein— der Verkauf an die allgemeine Öffentlichkeit zählt nicht— und die Verkaufstätigkeit muss die hauptsächliche Geschäftstätigkeit der Person sein. Publikation 15-A führt durch die detaillierten Tests für diese Kategorie, die diejenige ist, die Unternehmen am häufigsten falsch machen.
Die drei Bedingungen, die alle erfüllt sein müssen
In eine Kategorie zu passen, ist notwendig, aber nicht ausreichend. Damit Sie Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einbehalten— die definierende Arbeitgeberpflicht— müssen auch alle drei dieser Bedingungen gelten:
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Die Dienstleistungen werden persönlich erbracht. Der Vertrag besagt oder impliziert, dass im Wesentlichen alle Dienstleistungen persönlich vom Arbeitnehmer erbracht werden müssen. Wenn der Fahrer frei einen Ersatz an seiner Stelle schicken kann, scheitert diese Bedingung.
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Keine wesentliche Investition in Ausrüstung. Der Arbeitnehmer hat keine wesentliche Investition in die Ausrüstungund das Eigentum, das zur Erbringung der Dienstleistungen verwendet wird, abgesehen von einer Investition in Transportmittel. Das Auto eines Handelsvertreters disqualifiziert ihn nicht; ein Heimarbeiter, der industrielle Maschinen gekauft hat, könnte es.
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Ein fortbestehendes Verhältnis. Die Dienstleistungen werden auf fortlaufender Basis für denselben Zahlenden erbracht— Teil einer laufenden Arbeitsvereinbarung, nicht einer einzelnen Transaktion.
Wenn eine der drei Bedingungen fehlt, ist der Arbeitnehmer für FICA-Zwecke kein gesetzlicher Angestellter. Dokumentieren Sie, wie jede Bedingung erfüllt ist, wenn Sie die Beziehung einrichten; diese Notiz ist Ihre erste Verteidigungslinie, wenn die Klassifizierung jemals in Frage gestellt wird.
Wie die Steuern tatsächlich funktionieren
Hier zeigt sich die Hybridnatur in Ihrer Lohnabrechnungund in der Steuererklärung des Arbeitnehmers.
Was Sie einbehalten: Sozialversicherung und Medicare, aber keine Einkommensteuer. Von den Löhnen eines gesetzlichen Angestellten einbehalten Sie den Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuernund zahlen den passenden Arbeitgeberanteil, genau wie bei einem regulären Angestellten. Einbehalten Sie keine bundesstaatliche Einkommensteuer— der Arbeitnehmer regelt die Einkommensteuer durch geschätzte Zahlungenoder Einbehaltung von anderem Einkommen. Die Behandlung der bundesstaatlichen Arbeitslosensteuerund die feineren Meldeaspekte sind in Publikation 15-A abgedeckt, also bestätigen Sie die Details für Ihre Kategorie dort, anstatt anzunehmen, dass die Standard-FUTA-Regeln gelten.
Das Formular, das Sie einreichen: W-2 mit angekreuzter Box 13. Sie stellen ein Formular W-2 aus, keine 1099-NEC,und Sie kreuzen das Kästchen "Gesetzlicher Angestellter" in Box 13 an. Dieses Kontrollkästchen ist das gesamte Signal an den IRS(und an die Steuersoftware des Arbeitnehmers), dass Sonderregeln gelten. Es zu vergessen, ist einer der häufigsten und folgenreichsten Fehler: ohne es wird die Steuererklärung als gewöhnliche W-2 verarbeitet,und der Arbeitnehmer verliert die Schedule-C-Behandlung, die als Nächstes beschrieben wird.
Wie der Arbeitnehmer abrechnet: Schedule C, keine Selbstständigensteuer. Der Arbeitnehmer meldet die Box-1-W-2-Löhneund zieht damit verbundene Geschäftsausgaben auf Schedule C, Gewinn oder Verlust aus Geschäftstätigkeit, ab— Meilen,Homeoffice-Kosten, Betriebsmittel, Telefonund ähnliche gewöhnliche und notwendige Ausgaben reduzieren das Einkommen direkt. Und weil Sozialversicherungund Medicare bereits durch den Quellensteuerabzug geregelt wurden, zahlt der Arbeitnehmer keine Selbstständigensteuer auf dieses Einkommen. Diese Kombination— arbeitnehmerseitige FICA mit Arbeitgeberanteil, plus Geschäftsabzüge nach Art der oberhalb der Linie— ist, was die Kategorie finanziell attraktiv für den Arbeitnehmer machen kann, verglichen mit reinem Auftragnehmerstatus, wo die volle Selbstständigensteuer auf ihn fällt.
Verwechseln Sie sie nicht mit gesetzlichen Nichtangestellten. Direktvertriebler, lizenzierte Immobilienmaklerund bestimmte Begleitpersonen fallen in eine separate Kategorie namens gesetzliche Nichtangestellte: sie erhalten eine 1099-NEC, es werden überhaupt keine Steuern einbehalten,und andere Regeln gelten. Die beiden Etiketten zu verwechseln, erzeugt genau umgekehrte Quellensteuerabzüge.
Fehler, die echtes Geld kosten
Die meisten Fehler bei gesetzlichen Angestellten entstehen, weil nie erkannt wird, dass die Kategorie existiert. Achten Sie auf diese Muster:
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Standardmäßig eine 1099-NEC verwenden. Einen qualifizierenden Routenfahrer oder reisenden Handelsvertreter als Auftragnehmer zu bezahlen, bedeutet, dass keine FICA einbehalten oder gematcht wurde. Wenn der IRS die Beziehung umklassifiziert, schulden Sie den Arbeitgeberanteil, möglicherweise einen Teil des Arbeitnehmeranteils, plus Zinsenund Strafen.
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Trotzdem bundesstaatliche Einkommensteuer einbehalten. Den Arbeitnehmer wie einen gewöhnlichen Angestellten zu behandeln, bedeutet Über-Einbehaltungund widerspricht der W-2, die Sie einreichen. Es beraubt auch die Vereinbarung ihrer Einfachheit— der Arbeitnehmer erwartete, die Einkommensteuer selbst zu verwalten.
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Box 13 leer lassen. Die Steuererklärung kann ihre Aufgabe ohne das Kontrollkästchen nicht erfüllen. Richten Sie eine Lohnabrechnungssystem-Flagge ein, sodass die W-2 jedes gesetzlichen Angestellten automatisch markiert wird, anstatt sich auf das Jahresendegedächtnis zu verlassen.
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Der Arbeitnehmer zieht Ausgaben an der falschen Stelle ab. Nicht erstattete Arbeitnehmer-Geschäftsausgaben sind unter aktuellem Recht im Allgemeinen nicht als Einzelabzüge abziehbar, also lässt ein gesetzlicher Angestellter, der auf Schedule A(oder gar nicht) anstatt auf Schedule C meldet, Geld auf dem Tisch. Wenn Sie diese Arbeitnehmer beschäftigen, ist eine einseitige Onboarding-Notiz, diedie Schedule-C-Behandlung erklärt, billiger Goodwill.
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Annehmen, dass Sozialleistungen dem Etikett folgen. Gesetzliche Angestellte sind für Lohnsteuerzwecke Angestellte, aber das macht sie nicht automatisch zu Teilnehmern an Ihrem Rentenplan, Krankenversicherungsplanoder anderen Sozialleistungen. Überprüfen Sie jedes Plandokument auf seine Definition des förderungsfähigen Angestellten, bevor Sie sie einbeziehen oder ausschließen.
Es in Ihren Büchern richtig einrichten
Ein bisschen Lohnabrechnungshygiene verhindert den größten Teil des Schmerzes. Erstellen Sie einen eigenen Arbeitnehmertyp in Ihrem Lohnabrechnungssystem für gesetzliche Angestellte, sodass FICA berechnet wird, der Einkommensteuerabzug bei null bleibt,und Box 13 auf der W-2 ohne manuellen Eingriff ausgefüllt wird. Bewahren Sie die Kategorieanalyse in den Akten auf: in welche der vier Gruppen der Arbeitnehmer passt, wie jede der drei Bedingungen erfüllt ist,und die Vertragssprache, die beides unterstützt. Verfolgen Sie Spesenerstattungen unter einem verantwortlichen Plan getrennt von der Vergütung,und bewahren Sie die eigenen Spesenaufzeichnungen des Arbeitnehmers(Meilentagebücher, Belege) außerhalb Ihrer Hauptbücher, erinnern Sie sie aber daran, dass Schedule-C-Abzüge von der Dokumentation leben oder sterben. Wenn sich eine Beziehung weiterentwickelt— der Heimarbeiter kauft seine eigene Ausrüstung, der Handelsvertreter nimmt eine zweite Vollzeitbeschäftigung an— überprüfen Sie die Klassifizierung in diesem Jahr neu, anstatt sie treiben zu lassen.
Vereinfachen Sie Ihre Finanzverwaltung
Die Arbeitnehmerklassifizierung richtig zu bekommen, ist eines dieser Details, das saubere Bücher von teuren Überraschungen trennt— dieselbe Disziplin, die Lohnabrechnung, Ausgabenund Steuererklärungen das ganze Jahr über konsistent hält. Beancount.io bietet Klartext-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenzund Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt, sodass jede Einbehaltungswahlund Spesenpolitik prüfbar, versionskontrolliert,und bereit für die Überprüfung durch Ihren Steuerberater ist. Starten Sie kostenlosund sehen Sie, warum Entwicklerund Finanzfachleute zur Klartext-Buchhaltung wechseln.