Formular SS-8: Den IRS um Klärung des Status als Arbeitnehmer oder Auftragnehmer bitten – Wann es hilft und welche Risiken es birgt

Jeder, den Sie jemals als Auftragnehmer bezahlt haben, kann den IRS einladen, diese Entscheidung zu überprüfen – ohne Ihre Erlaubnis, ohne einen Anwalt zu beauftragen und ohne Gebühr. Die Einladung ist ein einziges staatliches Formular, und sobald es eingereicht ist, erhalten Sie einen Brief, in dem Sie aufgefordert werden, Ihre Klassifizierung schriftlich zu rechtfertigen, während ein Bundesangestellter beide Seiten prüft. Dieses Formular ist das Formular SS-8, und ob Sie nun das Unternehmen oder der Arbeitnehmer sind, sollten Sie genau verstehen, was es in Gang setzt, bevor es in Ihrem Briefkasten auftaucht.

Was Formular SS-8 tatsächlich bewirkt​

Formular SS-8, „Feststellung des Arbeitnehmerstatus für Zwecke der Bundesarbeitssteuern und des Lohnsteuerabzugs", ist eine Anfrage an den IRS, offiziell zu entscheiden, ob ein Arbeitnehmer ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist. Beide Seiten des Verhältnisses können es einreichen: das Unternehmen oder der Arbeitnehmer. Es fällt keine Bearbeitungsgebühr an.

Die Entscheidung wendet eine einzige Rechtsgrundlage an: den Common-Law-Kontrolltest für Bundesarbeitssteuern und Lohnsteuerabzug. Einfach ausgedrückt ist ein Arbeitnehmer in der Regel ein Angestellter, wenn das Unternehmen das Recht hat zu kontrollieren, was getan wird und wie es getan wird. Der IRS wägt drei Kategorien von Beweisen ab:

• Verhaltenskontrolle – Leitet das Unternehmen an, wie die Arbeit ausgeführt wird, durch Anweisungen, Schulungen oder Aufsicht?
• Finanzielle Kontrolle – Wer kontrolliert die geschäftlichen Aspekte: wie der Arbeitnehmer bezahlt wird, ob Ausgaben erstattet werden, wer Werkzeuge und Materialien bereitstellt, ob der Arbeitnehmer einen Gewinn oder Verlust erzielen kann?
• Art der Beziehung – Gibt es einen schriftlichen Vertrag, werden arbeitnehmertypische Leistungen wie Versicherung oder bezahlter Urlaub gewährt, ist die Beziehung fortlaufend und ist die Arbeit ein Kernaspekt des Geschäfts?

Es gibt keine magische Anzahl von Faktoren und keinen einzelnen Faktor, der den Fall entscheidet. Der IRS betrachtet die gesamte Beziehung – genau deshalb sind sich vernünftige Menschen bei knappen Fällen uneinig und deshalb existiert das Formular.

Zwei Grenzen sind von Anfang an wichtig. Erstens deckt die Feststellung nur Bundesarbeitssteuern und den Lohnsteuerabzug ab. Sie klärt keine staatliche Klassifizierung, Lohn- und Arbeitszeitfragen oder Leistungsfragen, die nach separaten Tests beurteilt werden. Zweitens erlässt der IRS Feststellungen nur zur Lösung realer bundessteuerlicher Angelegenheiten – nicht für hypothetische Fälle.

Wann eine Einreichung sinnvoll ist​

Die eigene Anleitung des IRS setzt die Messlatte: Reichen Sie Formular SS-8 ein, wenn Sie nach Prüfung der Common-Law-Regeln (beginnen Sie mit Steuerthema 762 und Publikation 15-A, dem Ergänzenden Steuerleitfaden für Arbeitgeber) immer noch aufrichtig nicht wissen, in welche Kategorie ein Arbeitnehmer fällt. Unternehmen, die wiederholt dieselben Arten von Arbeitnehmern für dieselben Dienstleistungen einstellen, werden ausdrücklich ermutigt, dies in Betracht zu ziehen – eine Feststellung kann das Muster klären und nicht nur einen einzelnen Auftrag.

Bevor Sie etwas einreichen, erledigen Sie die kostenlose Hausaufgabe, die der IRS bereits veröffentlicht hat. Die Behörde unterhält eine durchsuchbare Datenbank mit geschwärzten SS-8-Feststellungen, geordnet nach Branche, Beruf und Ergebnis. Wenn Techniker bereits über Arbeitnehmer entschieden haben, die das tun, was Ihre Arbeitnehmer tun – Einzelhandelspersonal, Recruiter, Lieferfahrer, Redakteure – können Sie die Analyse und das Ergebnis lesen, bevor Sie entscheiden, ob Sie Ihre eigenen Fakten der Behörde vorlegen. Das kostet nichts und erzeugt keinen Eintrag über Ihr Unternehmen.

Wann der IRS Ihren Fall nicht annimmt​

Nicht jede Anfrage erhält eine Entscheidung. Der IRS lehnt Formular SS-8 ab, wenn:

• Es nicht korrekt signiert und datiert ist. Der Steuerpflichtige muss unterschreiben – eine handschriftliche oder elektronische Originalunterschrift. Stempelunterschriften und Unterschriften eines Bevollmächtigten werden abgelehnt, und unsignierte Formulare werden unbearbeitet zurückgegeben.
• Ihm genügend Informationen für eine Entscheidung fehlen. Alle Fragen in Teil I bis IV sind erforderlich (plus Teil V, wenn der Arbeitnehmer direkt Kunden bedient oder Verkäufer ist). „Unbekannt" oder „Nicht zutreffend" sind akzeptable Antworten; leere Fragen nicht.
• Arbeitnehmer und Unternehmen sich wegen der Klassifizierung gegenseitig verklagen. Ein laufendes Gerichtsverfahren zur Arbeitnehmerklassifizierung disqualifiziert die Anfrage. Wenn Sie glauben, dass das Verfahren unabhängig oder beigelegt ist, müssen Sie dies dokumentieren.
• Es sich um Themen zusätzlicher Vergütung handelt, wie Nachzahlungen, Prämien, Provisionen, Zuschüsse, Unterschriftsprämien oder Abfindungen – die SS-8-Abteilung bearbeitet diese nicht.
• Die betroffenen Jahre verjährt sind. Eine Feststellung kann nur Jahre mit offenen Verjährungsfristen abdecken.
• Es sich um eine Geschäfts-zu-Geschäfts-Frage handelt, wie eine Großhändler-Einzelhändler-Beziehung, oder um staatliche und lokale Regierungsbeschäftigte, die möglicherweise unter ein Abschnitt-218-Abkommen zur Sozialversicherung fallen (nur die Social Security Administration entscheidet darüber).

Auch geplante Transaktionen und hypothetische Situationen sind ausgeschlossen. Das Formular klärt, was bereits passiert ist, nicht, was Sie im nächsten Quartal tun könnten.

Was nach der Einreichung passiert​

Das Verständnis der Reihenfolge ist wichtig, denn zwei ihrer Schritte überraschen fast jeden.

1. Die andere Seite erhält eine Kopie der Hausaufgaben. Da eine Feststellung beide Parteien betrifft, sendet der IRS leere Formulare SS-8 an alle Beteiligten, damit jede Seite ihre eigenen Fakten darlegen kann. Die Anweisungen enthalten eine ausdrückliche Warnung: Einige oder alle Informationen, die Sie einreichen, können mit den anderen Parteien geteilt werden. Wenn Sie nicht möchten, dass die Details der Beziehung der anderen Seite offengelegt werden, reichen Sie nicht ein.

2. Ein Techniker entscheidet langsam. Ein Falltechniker prüft die Fakten, wendet das Gesetz an und kann vor der Entscheidung weitere Informationen von beiden Seiten oder von Dritten anfordern. Der IRS sagt, Sie sollten mit mindestens sechs Monaten rechnen; Praktiker berichten regelmäßig von sechs Monaten bis weit über ein Jahr, je nach Komplexität und Rückstau. Während Sie warten, geht das Leben weiter: Reichen Sie Ihre Steuererklärungen zu den normalen Fristen ein, verzögern Sie nicht die Antwort auf Zahlungsbescheide und heften Sie das SS-8 niemals an eine Steuererklärung (das verlangsamt nur die Bearbeitung).

3. Die Entscheidung trifft ein – in der Regel bindend, manchmal nicht. Der IRS erlässt in der Regel ein formelles Feststellungsschreiben an das Unternehmen (mit einer Kopie an den Arbeitnehmer), das den antragstellenden Arbeitnehmer oder die Gruppe von Arbeitnehmern abdeckt. Dieses Schreiben ist für den IRS bindend, es sei denn, die Fakten oder das Gesetz ändern sich. In einigen Fällen erlässt die Behörde stattdessen ein Informationsschreiben, das nur beratend ist – nützlich für die korrekte Einreichung Ihrer eigenen Steuererklärung, aber nicht bindend für die Regierung.

4. Es ist keine Prüfung und es gibt kein Einspruchsrecht. Das Feststellungsverfahren ist ausdrücklich keine Prüfung einer Steuererklärung, daher greifen keine Prüfungseinspruchsrechte. Wenn Sie nicht einverstanden sind, besteht Ihr Rechtsbehelf darin, das Büro um Wiedererwägung zu bitten: Weisen Sie auf Fakten in der ursprünglichen Einreichung hin, die Ihrer Meinung nach unterbewertet wurden, oder reichen Sie wirklich neue Informationen über die Beziehung ein.

Ein weiterer struktureller Punkt, den Unternehmen oft übersehen: Abschnitt-530-Entlastung kann in einem SS-8-Fall nicht geltend gemacht werden. Der „vernünftige Grundlagen"-Sicherheitshafen, der rückständige Lohnsteuern nach dem Revenue Act von 1978 erlassen kann, ist nur in einer Prüfung verfügbar – und da SS-8 keine ist, wird der Techniker ihn nicht berücksichtigen. Das Formular beantwortet „Arbeitnehmer oder Auftragnehmer", Punkt.

Wenn Sie das Unternehmen sind​

Die meisten Unternehmen begegnen Formular SS-8 als Empfänger: Ein Arbeitnehmer reicht ein, und der IRS schickt Ihnen einen Brief, der den Arbeitnehmer identifiziert, mit einem leeren Formular. Nehmen Sie es ernst und antworten Sie vollständig. Wenn Sie schweigen, kann der IRS sein Schreiben allein auf der Grundlage der Fakten des Arbeitnehmers erlassen – und Praktiker warnen weithin, dass Techniker zu Arbeitnehmerfeststellungen tendieren und dass eine Einreichung breitere Aufmerksamkeit auf Ihre Klassifizierungspraktiken lenken kann.

Einige praktische Regeln für Unternehmen:

• Eine Klasse, ein Formular. Sie beantragen eine Feststellung für eine Gruppe ähnlicher Arbeitnehmer? Füllen Sie das Formular für einen repräsentativen Arbeitnehmer aus und fügen Sie eine Liste mit Name, Adresse und, falls verfügbar, Sozialversicherungsnummer jedes betroffenen Arbeitnehmers bei. Lassen Sie die Liste weg und die Anfrage wird als unvollständig zurückgegeben. Mehr als eine Klasse – oder mehr als ein Unternehmen – bedeutet separate Formulare.
• Eine Arbeitnehmerfeststellung hat einen Preis. Wenn Sie einen Angestellten ohne vernünftige Grundlage als Auftragnehmer behandelt haben, können Sie nach Abschnitt 3509 des Internal Revenue Code für die Lohnsteuern haftbar gemacht werden, die Sie hätten einbehalten und zahlen müssen – plus Strafen und Zinsen. Das Feststellungsschreiben gibt den Status an; die Berechnung und Zahlung des Geschuldeten durch korrigierte Einreichungen ist Ihr nächster Schritt.
• Ziehen Sie den Seiteneingang in Betracht. Wenn Sie vermuten, dass Arbeitnehmer falsch klassifiziert sind, und dies prospektiv beheben möchten, ermöglicht das Voluntary Classification Settlement Program (VCSP) berechtigten Unternehmen, Arbeitnehmer für zukünftige Zeiträume als Angestellte neu zu klassifizieren, mit teilweiser Entlastung von den Bundesarbeitssteuern. Sie beantragen es mit Formular 8952 und unterzeichnen eine Schlussvereinbarung – kein SS-8 erforderlich und keine rückwirkende Feststellung, um die man kämpfen müsste.
• Bewahren Sie dennoch Nachweise für eine vernünftige Grundlage auf. Abschnitt-530-Entlastung erfordert konsequente Einreichung von Informationserklärungen und eine Historie, ähnliche Arbeitnehmer niemals als Angestellte behandelt zu haben. Selbst wenn Sie sie nie in Anspruch nehmen, ist diese Papierspur das Erste, was ein CPA oder Arbeitssteueranwalt verlangen wird.

Wenn Sie der Arbeitnehmer sind​

Arbeitnehmer reichen SS-8 normalerweise aus einem von zwei Gründen ein: Sie glauben, dass sie Angestellte sind, und möchten, dass die lohnsteuerliche Behandlung (und Argumente für Leistungsansprüche) dazu passt, oder sie möchten eine offizielle Antwort, bevor sie eine Position in ihrer Steuererklärung einnehmen. In jedem Fall sollten Sie diese Mechanismen kennen:

• SS-8 ist kein Erstattungsantrag. Die Einreichung startet keine Erstattung und – entscheidend – sie stoppt die Erstattungsfrist nicht. Sie haben in der Regel drei Jahre ab Einreichung (oder zwei Jahre ab Zahlung, je nachdem, was später ist), um eine Erstattung zu beantragen, und die monatelange Laufzeit des SS-8 verlängert dieses Fenster nicht. Der vorgeschriebene Schutzmechanismus des IRS ist ein Schutzanspruch: Reichen Sie Formular 1040-X mit der Kennzeichnung „Schutzanspruch" und einer Erklärung ein, die auf Ihr laufendes SS-8 verweist, und lassen Sie den Rest leer. Tun Sie das, bevor die Frist abläuft.
• Eine Arbeitnehmerfeststellung bedeutet Änderungen. Wenn der IRS zustimmt, dass Sie ein Angestellter sind, sind Sie dafür verantwortlich, geänderte Erklärungen für die betroffenen Jahre einzureichen – und die Anweisungen warnen, dass der neue Status Ihre Steuerlast nicht unbedingt senkt.
• Es gibt eine schnellere Spur für das laufende Jahr. Arbeitnehmer, die glauben, falsch klassifiziert zu sein, können Formular 8919 ihrer Einkommensteuererklärung beifügen, um den Arbeitnehmeranteil der nicht eingezogenen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer auf das, was das Unternehmen als Auftragnehmervergütung bezeichnete, zu melden – nur die Arbeitnehmerhälfte statt der vollen Selbstständigensteuer zu zahlen – ohne auf eine SS-8-Feststellung zu warten.

So reichen Sie es korrekt ein​

Die Mechanik ist einfach, aber unerbittlich:

• Füllen Sie alles aus. Teile I bis IV, plus Teil V für Dienstleister und Verkäufer. Listen Sie jedes Jahr, in dem Dienstleistungen erbracht wurden, fügen Sie die für diese Jahre ausgestellten Formulare 1099-NEC, 1099-MISC oder W-2 bei (oder eine jährliche Verdienstaufstellung mit Gehaltsunterlagen, wenn Sie diese nicht haben) und offenbaren Sie jedes Gerichtsverfahren mit der anderen Partei.
• Unterschreiben Sie selbst. Leitende Angestellte von Kapitalgesellschaften, Treuhänder, persönlich haftende Gesellschafter und LLC-Geschäftsführer unterschreiben für ihre Einheiten – jemand mit persönlicher Kenntnis der Fakten. Ein Vertreter kann Sie beraten, aber die eigene Unterschrift des Steuerpflichtigen muss auf dem Formular stehen. Um die Vertretung vor dem IRS zu autorisieren, verwenden Sie Formular 2848 und listen Sie Lohnsteuer, Formular SS-8 und die Steuerjahre auf.
• Senden Sie es an den richtigen Ort und nur dorthin. Mailen Sie an IRS Form SS-8 Determinations, P.O. Box 630, Stop 631, Holtsville, NY 11742-0630, oder faxen Sie an 855-242-4481. Folgeinformationen gehen an Fax 855-234-2604. Fügen Sie es keiner Steuererklärung bei.
• Behalten Sie Ihre eigene Frist im Blick. Notieren Sie das Einreichungsdatum, bewahren Sie eine vollständige Kopie auf und tragen Sie die Erstattungsfrist separat in den Kalender ein – die Feststellung schützt sie nicht für Sie.

Halten Sie Ihre Klassifizierungsunterlagen organisiert​

Auf welcher Seite des SS-8 Sie auch stehen, die Fälle entscheiden sich anhand zeitnaher Aufzeichnungen: Verträge, Rechnungen, Zahlungshistorien, wer die Werkzeuge gekauft hat, wer den Zeitplan festgelegt hat, wie jeder Arbeitnehmer bezahlt und gemeldet wurde. Unternehmen, die diese Akte an einem Nachmittag vorlegen können, beantworten den Brief des IRS mit Zuversicht; Unternehmen, die sie aus dem Gedächtnis rekonstruieren, antworten mit Angst. Die Verfolgung von Auftragnehmerzahlungen, Einbehaltungsentscheidungen und der Begründung hinter jeder Klassifizierung in einem konsistenten Hauptbuch verwandelt einen gefürchteten Umschlag aus Holtsville in eine routinemäßige Papierübung.

Vereinfachen Sie Ihre Finanzverwaltung​

Die Klassifizierung von Arbeitnehmern ist einer dieser Bereiche, in denen sich saubere Bücher selbst bezahlt machen – jede Zahlung, jedes Formular und jede Entscheidung an einem Ort dokumentiert. Beancount.io bietet Textdatei-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt, sodass Ihre Auftragnehmerzahlungen und Gehaltsaufzeichnungen immer organisiert und prüfbar sind. Starten Sie kostenlos und sehen Sie, warum Entwickler und Finanzprofis auf Textdatei-Buchhaltung umsteigen.