Wer entscheidet Angestellter vs. Auftragnehmer? Wie Form SS-8-Feststellungen funktionieren und warum Arbeitnehmer Form 8919 einreichen

Wenn Sie jemanden als unabhängigen Auftragnehmer bezahlen und die IRS später entscheidet, dass dieser Arbeitnehmer Ihr Angestellter war, ist die Rechnung nicht nur die Lohnsteuer, die Sie übersprungen haben. Sie schulden den Arbeitgeberanteil an Social-Security- und Medicare-Steuern für jedes offene Jahr, plus Strafen und Zinsen — und der Arbeitnehmer, den Sie brutto ohne Einbehalt bezahlt haben, kann ein Formular einreichen, das die IRS dazu bringt, Ihre Klassifizierungspraktiken zu prüfen. Dieses Formular ist Form SS-8, und beide Seiten der Beziehung können es einreichen.

Hier erfahren Sie, wie der Feststellungsprozess funktioniert, was die IRS beide Seiten fragt, was während der Wartezeit passiert und warum Arbeitnehmer, die glauben, fehlklassifiziert worden zu sein, zur Steuerzeit zu einem zweiten Formular greifen — Form 8919.

Die kurze Antwort: Die IRS entscheidet, basierend auf Common-Law-Control​

Weder Ihr Vertrag noch die Präferenz des Arbeitnehmers bestimmen das Ergebnis. Was zählt, ist der Common-Law-Test: ob Ihr Unternehmen das Recht hat, nicht nur das Ergebnis der Arbeit zu leiten und zu kontrollieren, sondern auch wie, wann und wo sie erledigt wird. Die IRS gruppiert die Beweise in drei Kategorien, und Form SS-8 ist im Wesentlichen ein langer Fragebogen, der um sie herum organisiert ist:

• Verhaltenskontrolle. Weisen Sie den Arbeitnehmer an, wann, wo und wie er arbeiten soll? Bieten Sie Schulungen an, verlangen Sie Ihre Methoden und Werkzeuge, legen Sie Arbeitszeiten fest oder beaufsichtigen Sie die Details? Je mehr Sie den Prozess steuern, desto mehr ähnelt die Beziehung einem Arbeitsverhältnis.
• Finanzielle Kontrolle. Wie wird der Arbeitnehmer bezahlt — stündlich oder Gehalt versus Pauschalvergütung oder pro Projekt? Wer stellt die Ausrüstung und Räumlichkeiten bereit? Kann der Arbeitnehmer einen Gewinn erzielen oder einen Verlust erleiden, gleichzeitig für andere arbeiten und Dienstleistungen für den allgemeinen Markt anbieten? Ein Arbeitnehmer mit echtem Geschäftsrisiko und mehreren Kunden ähnelt einem Auftragnehmer.
• Art der Beziehung. Gibt es einen schriftlichen Vertrag, und was steht darin? Bieten Sie arbeitnehmertypische Leistungen wie bezahlten Urlaub oder Versicherung? Ist die Zusammenarbeit fortlaufend und unbefristet oder an ein definiertes Projekt mit Enddatum gebunden? Sind die Dienstleistungen des Arbeitnehmers eine Schlüsselaktivität Ihres Unternehmens und nicht eine Randaufgabe?

Kein einzelner Faktor entscheidet etwas. Die IRS wägt die gesamte Beziehung ab, was genau der Grund ist, warum vernünftige Menschen unterschiedlicher Meinung sind — und warum die Behörde einen formellen Weg anbietet, die Frage zu klären.

Form SS-8: Die IRS um eine Feststellung bitten​

Form SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding, ist ein kostenloser Antrag auf eine offizielle IRS-Feststellung zu einer bestimmten Arbeitsbeziehung. Entweder das Unternehmen oder der Arbeitnehmer kann sie einreichen, und jede Einreichung betrifft einen Arbeitnehmer oder eine Gruppe von Arbeitnehmern, die dieselbe Tätigkeit unter derselben Vereinbarung ausüben.

Was das Formular fragt​

Das SS-8 umfasst mehrere Seiten und liest sich wie eine Vernehmung über den täglichen Arbeitsalltag. Beide Seiten sollten Fragen dieser Art erwarten:

• Wer weist die Arbeit zu, legt den Zeitplan fest und entscheidet, wo sie ausgeführt wird?
• Wer hat den Arbeitnehmer geschult, und wer stellt Werkzeuge, Ausrüstung und Materialien bereit?
• Wird der Arbeitnehmer stündlich, per Gehalt, per Provision oder pro Auftrag bezahlt — und wer trägt die Geschäftskosten?
• Gibt es eine schriftliche Vereinbarung, und bezeichnet sie den Arbeitnehmer als Angestellten oder als Auftragnehmer?
• Erbringt der Arbeitnehmer ähnliche Dienstleistungen für andere Unternehmen, wirbt er öffentlich oder unterhält er einen separaten Geschäftssitz?
• Erhält der Arbeitnehmer Leistungen, und kann eine der beiden Seiten die Beziehung jederzeit beenden?
• Wie zentral sind diese Dienstleistungen für das, was das Unternehmen verkauft?

Da die Fragen sachlich und detailliert sind, ist die beste Zeit, Ihre Antworten durchzudenken, bevor jemand einreicht — wenn Sie die Beziehung zum ersten Mal einrichten. Zeitnahe Notizen darüber, warum Sie einen Arbeitnehmer als Auftragnehmer klassifiziert haben, zugeordnet zu den drei Faktorkategorien, sind weit überzeugender als eine Rekonstruktion zwei Jahre später.

Was nach der Einreichung passiert​

Sobald die IRS ein vollständiges SS-8 erhält, sendet sie eine Kopie an die andere Partei — die Firma, wenn der Arbeitnehmer eingereicht hat — zusammen mit einem leeren Fragebogen und einer Frist zur Antwort. Die Antworten beider Seiten fließen in die Akte ein, und ein IRS-Techniker prüft die Fakten und erlässt ein schriftliches Feststellungsschreiben, das angibt, ob der Arbeitnehmer für Zwecke der Bundesbeschäftigungssteuern und des Einbehalts ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist.

Drei praktische Realitäten prägen die Planung rund um diesen Prozess:

1. Es dauert lange. Die IRS selbst empfiehlt, mindestens sechs Monate einzuplanen, und Feststellungen dauern üblicherweise sechs bis zwölf Monate. Ein SS-8 ist ein Weg, eine laufende oder wiederkehrende Vereinbarung zu klären, nicht die Lohnabrechnung der nächsten Woche.
2. Die Einreichung pausiert Ihre Pflichten nicht. Wenn Sie das Unternehmen sind, behalten Sie weiterhin Steuern ein und zahlen Sie Beschäftigungssteuern gemäß Ihrer aktuellen Klassifizierung, während der Antrag anhängig ist. Ein anhängiges SS-8 ist keine Erlaubnis, damit aufzuhören.
3. Ein vom Arbeitnehmer eingereichtes SS-8 lädt zur Prüfung ein. Die Feststellung beantwortet eine Beziehung, aber die Akte, die sie eröffnet, kann Aufmerksamkeit darauf lenken, wie Sie alle anderen mit ähnlicher Tätigkeit klassifizieren. Behandeln Sie eine Mitteilung, dass ein Arbeitnehmer SS-8 eingereicht hat, als Anlass zur Überprüfung — gemeinsam mit Ihrem Steuerberater — jeder Auftragnehmervereinbarung, die ihr ähnelt.

Das Feststellungsschreiben bindet die IRS-Position für diese Beziehung in der Zukunft. Wenn es als Unternehmen gegen Sie ausgeht, klassifizieren Sie den Arbeitnehmer neu, beginnen mit dem Einbehalt und befassen sich mit den unten beschriebenen Steuernachzahlungsfolgen. Wenn es den Auftragnehmerstatus bestätigt, bewahren Sie das Schreiben bei Ihren Unterlagen auf: Es ist die dokumentierte Antwort, die Sie vorzeigen können, wenn die Frage das nächste Mal auftaucht.

Warum Arbeitnehmer Form 8919 einreichen​

Hier ist die Rechnung aus Sicht des Arbeitnehmers. Ein Angestellter zahlt 7,65 Prozent des Lohns an Social-Security- und Medicare-Steuer (6,2 Prozent Social Security bis zur jährlichen Lohnbemessungsgrenze, plus 1,45 Prozent Medicare), wobei der Arbeitgeber den gleichen Betrag beisteuert. Ein wirklich selbstständiger Auftragnehmer zahlt beide Hälften — 15,3 Prozent Selbstständigkeitssteuer — auf den Nettogewinn.

Ein fehlklassifizierter Arbeitnehmer bekommt das Schlechteste aus beidem: Es wurde kein Einbehalt vorgenommen, kein Arbeitgeberanteil gezahlt, und zur Steuerzeit trifft ihn die volle Selbstständigkeitssteuer. Form 8919, Uncollected Social Security and Medicare Tax on Wages, ist das Heilmittel. Der Arbeitnehmer meldet den Lohn als Lohn, zahlt nur den 7,65-Prozent-Anteil des Arbeitnehmers und lässt die IRS den Rest vom Arbeitgeber einfordern. Außerdem werden die Einkünfte dem Social-Security-Konto des Arbeitnehmers gutgeschrieben, was künftige Leistungen schützt.

Die Reason Codes verbinden 8919 mit SS-8​

Form 8919 verlangt einen Reason Code pro Firma, und die Codes setzen voraus, dass der SS-8-Prozess in Gang ist:

• Code A — Sie haben Form SS-8 eingereicht und ein Feststellungsschreiben erhalten, das besagt, dass Sie Angestellter der Firma sind.
• Code C — Sie haben andere Korrespondenz von der IRS erhalten, die besagt, dass Sie Angestellter sind.
• Code G — Sie haben Form SS-8 eingereicht und keine Antwort erhalten. Wenn kein anderer Code passt, Sie aber glauben, Angestellter gewesen zu sein, verwenden Sie Code G und müssen Form SS-8 am oder vor dem Datum einreichen, an dem Sie die Steuererklärung einreichen.

Mit anderen Worten: Ein Arbeitnehmer kann in der Regel nicht einfach auf Form 8919 den Angestelltenstatus erklären und weitermachen — Code G führt ihn zuerst durch die SS-8-Feststellung. Unternehmer sollten verstehen, was das umgekehrt bedeutet: Ein gegen Ihre Firma eingereichtes Form 8919 kommt normalerweise zusammen mit oder kurz nach einem SS-8, das Sie nennt. Die beiden Formulare sind der Doppelschlag des Arbeitnehmers, und das zweite legt Ihre Klassifizierungsakte auf den Schreibtisch eines IRS-Technikers.

Was Fehlklassifizierung das Unternehmen kostet​

Wenn Arbeitnehmer hätten Angestellte sein sollen, schuldet der Arbeitgeber die Beschäftigungssteuern, die er nie gezahlt hat — den Arbeitgeberanteil an der FICA plus Einkommensteuer, die hätte einbehalten werden müssen — für jedes Jahr, das noch der Festsetzung offensteht, wobei Zinsen ab jedem versäumten Einzahlungstermin laufen. Hinzu kommen Strafen für versäumte Einzahlung, versäumte Abgabe und Genauigkeitszuschläge, die sich über mehrere Arbeitnehmer und mehrere Jahre schnell summieren können.

Es gibt zwei Entlastungsventile, und beide belohnen Unternehmen, die in gutem Glauben gehandelt und saubere Aufzeichnungen geführt haben:

• Section 530 Relief (aus dem Revenue Act von 1978, nicht der Tax-Code-Section 530 zu Bildungsaccounts) kann einen Arbeitgeber vollständig von der Beschäftigungssteuerhaftung befreien, wenn drei Bedingungen erfüllt sind: Das Unternehmen behandelte die Arbeitnehmer durchgängig als Auftragnehmer, reichte alle erforderlichen Informationsmeldungen (Forms 1099-NEC) im Einklang mit dieser Behandlung ein und hatte eine vernünftige Grundlage für die Klassifizierung — etwa die Berufung auf einen Gerichtsfall, eine frühere Prüfung oder eine langjährige Branchenpraxis. Verfehlen Sie einen der drei Pfeiler, insbesondere die 1099-Einreichung, und der Schutz fällt weg.
• Das Voluntary Classification Settlement Program (VCSP) ermöglicht es berechtigten Arbeitgebern, Arbeitnehmer prospektiv zu einem starken Rabatt neu zu klassifizieren: 10 Prozent der Beschäftigungssteuerhaftung des jüngsten Jahres (berechnet zu reduzierten Sätzen), ohne Zinsen, ohne Strafen und ohne Beschäftigungssteuerprüfung der neu klassifizierten Arbeitnehmer für frühere Jahre. Der Preis des Eintritts ist die Einreichung von Form 8952, die Zustimmung zur Verlängerung der Festsetzungsverjährung um drei Jahre und die Tatsache, nicht unter Prüfung zu stehen. Für ein Unternehmen, das seinen eigenen Fehler entdeckt, kostet die Selbstmeldung über das VCSP dramatisch weniger als erwischt zu werden.

Beachten Sie das gemeinsame Thema beider Programme: Eingereichte Informationsmeldungen und konsistente Behandlung sind Voraussetzungen für Nachsicht. Ein Unternehmen, das Auftragnehmer in bar ohne 1099s bezahlt hat, hat keinen der beiden Schutzschilde zur Verfügung.

Was zu tun ist, bevor jemand etwas einreicht​

Ob Sie Auftragnehmer beauftragen oder selbst einer sind — das günstigste SS-8 ist das, das niemand einreichen muss.

Wenn Sie das Unternehmen führen:

• Dokumentieren Sie die Analyse zum Zeitpunkt der Einstellung. Schreiben Sie für jeden Auftragnehmer ein kurzes Memo, das Verhaltenskontrolle, finanzielle Kontrolle und Beziehungsfaktoren durchgeht, und bewahren Sie es beim Vertrag auf. Datieren Sie es. Dies ist der Papierpfad, auf dem der Pfeiler „vernünftige Grundlage" von Section 530 aufbaut.
• Lassen Sie den Vertrag mit der Realität übereinstimmen. Ein Vertrag, der jemanden als Auftragnehmer bezeichnet, während Sie seine Arbeitszeiten festlegen, Ihren Laptop verlangen und andere Kunden verbieten, ist schlimmer als kein Vertrag — er beweist, dass Sie wussten, dass das Etikett zählte, und es trotzdem gewählt haben.
• Reichen Sie jedes 1099-NEC ein, pünktlich, jedes Jahr. Die Konsistenz der Einreichung ist eine harte Voraussetzung für Entlastung. Verfolgen Sie Auftragnehmerzahlungen in Ihren Büchern fortlaufend, damit der Januar ein Berichtslauf ist und keine Ausgrabung.
• Überprüfen Sie laufende Engagements jährlich. Ein dreiwöchiges Projekt, das still und leise zu einer dreijährigen Vollzeit-Vor-Ort-Rolle wurde, hat wahrscheinlich die Grenze überschritten, selbst wenn nie etwas neu unterzeichnet wurde.
• Reagieren Sie schnell, wenn ein Arbeitnehmer SS-8 einreicht. Sie bekommen eine formelle Gelegenheit, Ihre Fakten darzulegen. Antworten Sie vollständig, fügen Sie den Vertrag und Zahlungsbelege bei und beziehen Sie Ihren Steuerberater vor der Frist ein.

Wenn Sie der Arbeitnehmer sind:

• Führen Sie Ihre eigenen Aufzeichnungen. Zeitpläne, die Sie einhalten mussten, Schulungsmaterialien, E-Mails, die anweisen, wie die Arbeit zu erledigen ist, Exklusivitätsforderungen — all das speist den SS-8-Fragebogen.
• Reichen Sie SS-8 vor oder mit der Steuererklärung ein, die Form 8919 enthält. Code G verlangt es, und die IRS sendet Ihrer Firma eine Kopie mit einem Antwortfenster, also rechnen Sie damit, dass die Beziehung unangenehm wird, wenn Sie noch dort arbeiten.
• Verstehen Sie den Zeitablauf. Ihr 8919 ermöglicht es Ihnen, jetzt korrekt einzureichen; die SS-8-Feststellung, die es bestätigt, kann Monate später eintreffen.

Vereinfachen Sie Ihre Aufzeichnungen zu Arbeitnehmerzahlungen​

Streitigkeiten über die Arbeitnehmerklassifizierung werden durch Aufzeichnungen gewonnen oder verloren: wer was bezahlt bekam, wann, unter welcher Vereinbarung, mit welcher eingereichten Informationsmeldung. Das ist grundsätzlich eine Buchhaltungsdisziplin — trennen Sie Auftragnehmerzahlungen von der Lohnabrechnung in Ihrem Kontenplan, stimmen Sie sie monatlich ab und halten Sie jedes 1099-NEC mit dem Hauptbuch abstimmbar, damit ein SS-8-Fragebogen oder ein VCSP-Antrag, der drei Jahre Zahlungshistorie verlangt, eine Nachmittagsarbeit ist statt ein Rekonstruktionsprojekt.

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