Vermont Saves und New York Secure Choice: Die Auto-IRA-Regeln 2026 für kleine Arbeitgeber

Wenn Sie Mitarbeiter in Vermont oder New York haben und derzeit keinen Rentenplan anbieten, erwartet der Staat nun, dass Sie etwas dagegen tun – und die Frist ist für viele Arbeitgeber bereits abgelaufen.

In der ersten Hälfte des Jahres 2026 erreichten zwei staatliche Auto-IRA-Programme ihre wichtigsten Durchsetzungstermine im Abstand von nur wenigen Wochen. Vermont Saves weitete die Abdeckung bis zum 1. Juli 2026 auf Arbeitgeber mit nur fünf Beschäftigten aus, während New Yorks Secure Choice Savings Program in drei Wellen ausgerollt wurde, die am 15. Juli 2026 endeten. Wenn Sie die Mitteilung in Ihrem Gehaltsposteingang verpasst haben, sind Sie nicht allein: Umfragen zeigen durchweg, dass mehr als die Hälfte der Kleinunternehmer nicht einmal wissen, dass ihr Staat ein Mandat hat – bis eine Strafmitteilung eintrifft.

Dieser Leitfaden erläutert, was Vermont Saves und New York Secure Choice tatsächlich verlangen, was „kostenlos für den Arbeitgeber" wirklich für Ihren Gehaltsabrechnungsprozess bedeutet und wie Sie konform bleiben, ohne Ihre Bücher durcheinanderzubringen.

Was staatliche Auto-IRAs sind und warum es sie jetzt gibt​

Etwa 56 Millionen Beschäftigte des privaten Sektors in den USA haben keine Möglichkeit, am Arbeitsplatz für den Ruhestand zu sparen. Um diese Lücke zu schließen, haben die Bundesstaaten Auto-IRA-Programme aufgebaut – staatlich betriebene Roth-IRA-Vereinbarungen, bei denen der Arbeitgeber nur verpflichtet ist, Gehaltsabzüge zu ermöglichen. Sie sponsern keinen Plan, Sie leisten keine Arbeitgeberbeiträge und Sie agieren nicht als Treuhänder.

So funktioniert es in der Praxis:

• Sie registrieren sich auf dem staatlichen Portal oder bestätigen, dass Sie bereits einen qualifizierten Plan anbieten (401(k), 403(b), SEP IRA, SIMPLE IRA).
• Berechtigte Mitarbeiter werden automatisch mit einem Standardbeitragssatz angemeldet. Sie können jederzeit abwählen, den Satz ändern oder wieder beitreten.
• Sie behalten den gewählten Prozentsatz von ihrem Gehaltsscheck ein und überweisen ihn an den Programmadministrator des Staates. Das ist Ihre zentrale laufende Pflicht.

Bis Ende 2026 werden 19 Bundesstaaten plus New York City, Seattle und Philadelphia ähnliche Regeln in Kraft haben. Vermont und New York sind lediglich die beiden, die kleine Arbeitgeber in der Welle vom Juli 2026 am härtesten treffen.

Vermont Saves: Wer ist abgedeckt und wann​

Vermont Saves – vermarktet als VTSaves – wurde mit dem Senatsgesetz 135 verabschiedet und wird vom Büro des Staatsschatzmeisters von Vermont verwaltet. Vestwell führt die täglichen Konten. Das Programm startete im Oktober 2024 mit einem Pilotprojekt und öffnete sich am 1. Dezember 2024 für alle berechtigten Arbeitgeber.

Arbeitgeberschwelle​

Jeder Arbeitgeber in Vermont, der zu irgendeinem Zeitpunkt im Kalenderjahr fünf oder mehr Mitarbeiter hatte und keinen qualifizierten Rentenplan anbietet, muss sich registrieren. Im Jahr 2026 wird das Programm weiter ausgebaut: Änderungen, die Anfang 2026 verabschiedet wurden, erweitern das Mandat später im Jahr auf Arbeitgeber mit nur zwei Beschäftigten, sodass auch Kleinstunternehmen ihre Mitarbeiterzahl im Blick behalten sollten.

Wenn Sie Ihren Vermont-Mitarbeitern bereits einen 401(k), SEP, SIMPLE oder einen anderen qualifizierten Plan anbieten, sind Sie befreit – müssen diese Befreiung jedoch weiterhin auf dem VTSaves-Portal bestätigen.

Gestaffelte Fristen​

Der Staat staffelte die Fristen nach Unternehmensgröße:

• 25 oder mehr Mitarbeiter: 1. Januar 2026
• 5 bis 14 Mitarbeiter: 1. Juli 2026
• Kleinere Arbeitgeber: gestaffelte Termine bis Ende 2026, wenn die Zwei-Mitarbeiter-Erweiterung in Kraft tritt

Mehr als 1.000 Arbeitgeber in Vermont hatten sich laut dem Büro des Schatzmeisters bis Anfang 2025 angemeldet, aber viele Unternehmen mit 5 bis 14 Mitarbeitern erreichten ihre erste Frist in diesem Juli.

So funktionieren die Beiträge​

• Kontotyp: Standardmäßig Roth IRA. Mitarbeiter können stattdessen eine traditionelle IRA wählen, sind jedoch dafür verantwortlich, ihre eigene IRA-Berechtigung und Beitragsgrenzen mit dem IRS zu bestätigen.
• Standardsatz: 5 % des Bruttolohns, abziehbar nach Berechnung der Lohnsteuern.
• Automatische Erhöhung: Der Satz steigt jeden Januar um 1 Prozentpunkt, bis zu 8 %, es sei denn, der Mitarbeiter lehnt die Erhöhung ab oder wählt einen anderen Satz.
• Investitionen: Wenn der Mitarbeiter keine Wahl trifft, fließt das Geld in einen altersbasierten Zielfonds. Eine Auswahl anderer Optionen ist verfügbar.
• Zugriff: Da es sich um eine Roth IRA handelt, können Mitarbeiter ihre Kapitaleinlagen jederzeit ohne Steuern oder Strafen gemäß den Roth-Regeln abheben. Erträge unterliegen den üblichen Roth-Abhebungsregeln.

Arbeitgeber leisten keine Beiträge. Es gibt keinen Arbeitgeber-Match und keine Arbeitgebergebühr für die Teilnahme.

Strafen in Vermont​

Vermont setzte zunächst eine moderate Strafe fest, um Arbeitgeber zur Registrierung zu bewegen, und plante dann eine Erhöhung. Bis zum 30. September 2026 beträgt die Höchststrafe 20 $pro berechtigtem Mitarbeiter. Ab dem 1. Oktober 2026 steigt sie auf 75$ pro berechtigtem Mitarbeiter. Strafen fallen für die Nichtregistrierung oder die Nichtermöglichung von Abzügen an, nicht dafür, ob Ihre Mitarbeiter sich für das Sparen entscheiden.

New York Secure Choice: Drei Wellen, die im Juli 2026 enden​

New York Secure Choice, geschaffen durch Artikel 43 des General Business Law und 2021 von freiwillig zu verpflichtend geändert, ist die Version des Staates für Beschäftigte des privaten Sektors ohne Arbeitsplatzplan. Nach mehreren Jahren der Verzögerungen wurde das Programm Anfang 2026 vollständig betriebsbereit.

Wer muss teilnehmen​

Sie sind abgedeckt, wenn Sie ein Arbeitgeber des privaten Sektors sind – einschließlich gemeinnütziger Organisationen – der:

• Im vorangegangenen Kalenderjahr zu jeder Zeit 10 oder mehr Mitarbeiter in New York hatte,
• Seit mindestens zwei Jahren im Geschäft ist und
• Keinen qualifizierten Rentenplan anbietet.

Weniger als 10 Mitarbeiter oder weniger als zwei Jahre im Geschäft? Sie sind vorerst befreit, müssen aber dennoch auf das Secure-Choice-Portal gehen und Ihre Befreiung mit Ihrem Zugangscode und Ihrer EIN bestätigen. Die Mitteilung zu ignorieren, lässt sie nicht verschwinden – der Staat verfolgt Nicht-Antworter getrennt von Nicht-Anmeldern.

Fristen nach Größe​

New Yorks Einführung war ausdrücklich gestaffelt:

• 30 oder mehr Mitarbeiter: Registrieren oder bestätigen bis 18. März 2026
• 15 bis 29 Mitarbeiter: 15. Mai 2026
• 10 bis 14 Mitarbeiter: 15. Juli 2026

Dieses Julidatum ist dasjenige, das gerade die kleinsten abgedeckten Arbeitgeber erfasst hat. Wenn Sie in dieser Gruppe sind und sich nicht registriert haben, sind Sie bereits im Verzug.

So funktionieren die Beiträge​

• Kontotyp: Roth IRA mit automatischer Anmeldung. Mitarbeiter können jederzeit abwählen oder anpassen.
• Standardsatz: 3 % des Bruttolohns. Mitarbeiter können ihn erhöhen, senken oder auf null setzen, vorbehaltlich der bundesstaatlichen IRA-Grenzen (7.000 $für 2026, 8.000$ ab 50 Jahren).
• Anmeldezeitpunkt: Neue Mitarbeiter müssen innerhalb von 30 Tagen nach der Einstellung angemeldet werden, wenn sie berechtigt sind und nicht abgewählt haben.
• Rolle des Arbeitgebers: Gehaltsabzüge ermöglichen, sie an das Programm überweisen, die Programminformationen des Staates an Mitarbeiter verteilen und Aufzeichnungen führen. Sie wählen keine Investitionen aus und geben keine Ratschläge.

Strafen in New York​

Die Strafstruktur war ein bewegliches Ziel, was teilweise erklärt, warum einige Eigentümer annahmen, die Durchsetzung sei nicht real. Aktuelle Leitlinien von Programmadministratoren und Compliance-Beratern sind klar: Nach Warnungen betragen die Strafen 250 $pro berechtigtem Mitarbeiter und Jahr bei Nichteinhaltung, die in einigen vorgeschlagenen Zeitplänen bei anhaltendem Versagen in Folgejahren auf über 1.000$ pro Mitarbeiter steigen. Selbst wenn Sie mit den endgültigen Zahlen nicht einverstanden sind, ist der Durchsetzungsmechanismus aktiv – das Portal gleicht zertifiziert befreite und registrierte Arbeitgeber mit den staatlichen Lohnsteuerunterlagen ab.

Zum Vergleich: Kaliforniens ähnliches Programm verwendet gestaffelte Geldstrafen, die bei 250 $pro Mitarbeiter beginnen und nach 90 Tagen anhaltender Nichteinhaltung auf 500$ steigen, und Illinois spiegelt diesen Ansatz wider. Erwarten Sie, dass New Yorks endgültiger Rahmen in denselben Bereich fällt.

Was „kostenlos für den Arbeitgeber" wirklich bedeutet​

„Kostenlos" gilt für Plangebühren, aber nicht für Ihre Zeit. Hier ist, womit Sie rechnen sollten:

Einmalige Einrichtung:

• Registrieren Sie sich bei VTSaves.vermont.gov oder NYSecureChoice.com oder bestätigen Sie Ihre Befreiung, wenn Sie bereits einen Plan anbieten.
• Geben Sie grundlegende Gehaltsinformationen an: EIN, Mitarbeiterliste, Zahlungshäufigkeit. Beide Programme bieten direkte Integrationen mit Gusto, QuickBooks Payroll, ADP und anderen Anbietern – die Nutzung der Integration vermeidet manuelle Upload-Fehler.
• Verteilen Sie das Informationspaket des Staates an Mitarbeiter. Sie können es ausdrucken oder per E-Mail senden; schreiben Sie es nicht neu.

Laufende Gehaltsabrechnungsarbeit:

• Fügen Sie Ihrem Gehaltsabrechnungssystem einen Nachsteuer-Roth-Abzugscode hinzu. Dies ist kein Vorsteuer-401(k)-Abzug – er sollte die bundesstaatlichen oder staatlichen steuerpflichtigen Löhne nicht reduzieren.
• Behalten Sie den Standard- oder gewählten Prozentsatz jeden Lohnzeitraum ein und überweisen Sie ihn nach dem Zeitplan des Staates, typischerweise zusammen mit Ihrem regulären Lohnzyklus. Verspätete Überweisungen werden wie verspätete Einzahlungen von Mitarbeitergeldern behandelt, daher ist Pünktlichkeit wichtig, auch wenn es nicht ERISA ist.
• Bearbeiten Sie Abwahlen, Satzänderungen und Anmeldungen neuer Mitarbeiter innerhalb des erforderlichen Zeitfensters. Mitarbeiter können ihren Satz jederzeit über das staatliche Portal ändern; Sie wenden an, was das Portal Ihnen zum Einbehalten mitteilt.

Was Sie nicht tun sollten:

• Bieten Sie keine Anlageberatung an und lenken Sie Mitarbeiter nicht dazu, drinzubleiben oder abzuwählen. Geben Sie ihnen die offiziellen Materialien und lassen Sie sie entscheiden.
• Behandeln Sie die einbehaltenen Beträge nicht als Ihr Geld. Es handelt sich um Mitarbeiterlöhne, die an eine IRA geleitet werden. Halten Sie sie nur so lange, wie Ihr Gehaltsabrechnungsanbieter es vor der Übermittlung verlangt.

Die Buchhaltung: So halten Sie Ihre Bücher sauber​

Hier stolpern viele kleine Arbeitgeber, weil Gehaltsabrechnungssoftware den Abzug wie jeden anderen Einbehalt aussehen lässt, aber Ihr Hauptbuch muss die Geschichte korrekt erzählen.

1. Es ist eine Verbindlichkeit, kein Aufwand​

Wenn Sie 5 % für Vermont Saves oder 3 % für New York Secure Choice einbehalten, entstehen Ihnen keine neuen Kosten. Sie haben den Lohnaufwand bereits bei der Gehaltsabrechnung getragen.

• Bei der Gehaltsabrechnung: Soll Lohnaufwand für den vollen Bruttobetrag, Haben Kasse für den Nettoscheck, Haben Gehaltsverbindlichkeiten: Staatliche Auto-IRA-Verbindlichkeit für den einbehaltenen Betrag (neben Ihren anderen Einbehalten).
• Bei der Überweisung: Soll Gehaltsverbindlichkeiten: Staatliche Auto-IRA-Verbindlichkeit, Haben Kasse, wenn Sie an Vestwell oder den New Yorker Programmadministrator übermitteln.

Wenn Sie die Überweisung als Aufwand verbuchen, zählen Sie Löhne doppelt und weisen einen zu niedrigen Gewinn aus.

2. Halten Sie es aus Ihren Rentenaufwandskonten heraus​

Buchen Sie diese Abzüge nicht auf „Rentenplanaufwand" oder „Arbeitgeber-401(k)-Match". Diese Konten sollten nur Geld widerspiegeln, das Sie tatsächlich als Arbeitgeber beitragen. Auto-IRA-Einbehalte sind per Definition mitarbeiterfinanziert. Ein separates Verbindlichkeitskonto – zum Beispiel Liabilities:Payroll:VTSaves und Liabilities:Payroll:NYSecureChoice – hält den Abgleich einfach und Ihre Gewinn- und Verlustrechnung ehrlich.

3. Gleichen Sie ab wie jeden anderen Einbehalt​

Ihr Gehaltsabrechnungsanbieter sollte den Abzug auf jedem Gehaltszettel und im Gehaltsjournal zeigen. Gleichen Sie das Verbindlichkeitskonto monatlich ab: Anfangsbestand plus gesamte Einbehalte minus gesamte Überweisungen sollte dem Endbestand entsprechen, der null oder eine kleine zeitliche Differenz sein sollte, wenn ein Zahltag über das Monatsende hinausgeht. Wenn der Bestand wächst, behalten Sie ein, überweisen aber nicht.

In der Klartext-Buchhaltung ist dieses Muster befriedigend zu erfassen – ein einziges Verbindlichkeitskonto, das Ihnen sofort sagt, ob die Abzüge jedes Lohnzeitraums tatsächlich das Unternehmen verlassen haben.

4. Achten Sie auf die IRA-Berechtigungs-Sonderfälle​

Da es sich um IRAs und nicht um Arbeitgeberpläne handelt, gelten weiterhin Einkommensgrenzen und Beitragsobergrenzen. Ein Mitarbeiter, der über der Roth-IRA-Phasengrenze verdient oder bereits IRA-Beiträge anderswo maximiert hat, könnte durch die Auto-IRA einen übermäßigen Beitrag leisten, ohne es zu merken. Sie sind nicht verpflichtet, die Berechtigung zu überwachen, aber das Hervorheben der staatlichen Offenlegungssprache zu IRA-Grenzen während der Einarbeitung ist eine Freundlichkeit, die einen Korrektur-Kopfschmerz im Frühjahr verhindert.

5. Getrennte Verfolgung, wenn Sie in beiden Bundesstaaten tätig sind​

Wenn Sie Mitarbeiter in Vermont und New York haben, führen Sie zwei Verbindlichkeitskonten. Die Beitragssätze unterscheiden sich, die Portale unterscheiden sich, und Überweisungsbestätigungen kommen von verschiedenen Administratoren. Die Vermischung garantiert ein Abgleichsrätsel am Jahresende.

Sollten Sie stattdessen einfach einen 401(k) starten?​

Ein Auto-IRA-Mandat hat eine bewusste Hintertür: Bieten Sie einen qualifizierten Plan an, und Sie sind befreit. Für viele kleine Arbeitgeber hängt die Entscheidung von Kosten, Rekrutierung und davon ab, ob Sie selbst beitragen möchten.

Bleiben Sie bei der staatlichen Auto-IRA, wenn:

• Sie dünne Margen, hohe Fluktuation oder eine Belegschaft haben, die einen 401(k) noch nicht schätzt, und Sie wollen null Arbeitgeberkosten und minimale Treuhandrisiken.
• Sie wollen den geringsten administrativen Aufwand, während Sie das Geschäft noch stabilisieren.

Ziehen Sie einen privaten Plan in Betracht, wenn:

• Sie Mitarbeiter mit einem Match anziehen oder halten möchten oder Sie als Eigentümer Ihre eigenen steuerbegünstigten Ersparnisse maximieren möchten. Ein Solo-401(k), SEP oder SIMPLE IRA kann Ihnen ermöglichen, weit mehr als die IRA-Grenze von 7.000 $/8.000$ beizutragen.
• Sie die Kontrolle über die Anlageauswahl, die Sperrfristen oder die Berechtigungsregeln möchten.
• Sie einen einzigen Plan bevorzugen, der Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten abdeckt, anstatt Befreiungen Staat für Staat zu bestätigen.

Eine SIMPLE IRA ist der häufigste Übergangsschritt für Arbeitgeber in Main-Street-Größe, die die Auto-IRA entwachsen: niedrige Startkosten, überschaubarer Papierkram, und Sie können sie über die meisten Gehaltsabrechnungsanbieter einrichten. Wenn Sie diesen Weg vor Ihrer staatlichen Frist gehen, registrieren Sie Ihre Befreiung, sobald der Plan aktiv ist – die Befreiung ist nicht rückwirkend auf den Tag, an dem Sie mit dem Einkaufen begonnen haben.

Beachten Sie, dass sich auch die damit verbundenen bundesstaatlichen Anreize verschoben haben: SECURE 2.0 bietet Steuergutschriften für kleine Arbeitgeber, die einen neuen qualifizierten Plan starten, was einen Großteil der Erstjahreskosten ausgleichen kann. Rechnen Sie mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie annehmen, dass „kostenlose IRA" besser ist als „subventionierter 401(k)".

Eine Compliance-Checkliste, die Sie diese Woche durchgehen können​

Ob Sie ein Vermont-Betrieb mit sechs Mitarbeitern oder ein Brooklyn-Studio mit zwölf sind, dieselben fünf Schritte gelten:

1. Bestätigen Sie, ob Sie abgedeckt sind. Haben Sie genügend Mitarbeiter im Staat, sind Sie lange genug im Geschäft, und bieten Sie einen qualifizierten Plan an? Wenn Sie sich über die Mitarbeiterzahl unsicher sind, zählen Sie jeden, der im Kalenderjahr Löhne im Staat erhalten hat – Teilzeit- und Saisonarbeiter zählen in beiden Bundesstaaten.
2. Registrieren oder bestätigen Sie bis zu Ihrer Frist. Bereits überschritten? Registrieren Sie sich jetzt. Verspätete Compliance ist immer noch Compliance und stoppt die Strafuhr schneller, als auf eine Mitteilung zu warten.
3. Konfigurieren Sie Ihren Gehaltsabzugs korrekt. Verwenden Sie einen Nachsteuer-Roth-Code mit 5 % für Vermont oder 3 % für New York als Startstandard, aktivieren Sie die automatische Erhöhung für Vermont, wenn Ihr Anbieter dies unterstützt, und testen Sie einen Gehaltsscheck vor dem nächsten vollständigen Lauf.
4. Liefern Sie die Mitarbeitermitteilung und respektieren Sie Entscheidungen. Mitarbeiter haben 30 Tage nach Erhalt der Programminformationen Zeit, abzuwählen, bevor Abzüge beginnen. Wenden Sie Abwahlen und Satzänderungen genau so an, wie das staatliche Portal sie widerspiegelt – überschreiben Sie sie nicht in der Gehaltsabrechnung.
5. Bauen Sie die Gewohnheit von Überweisung und Abgleich auf. Übermitteln Sie Abzüge planmäßig, bewahren Sie Bestätigungen auf und gleichen Sie das Verbindlichkeitskonto monatlich ab. Behandeln Sie nicht überwiesene Einbehalte mit derselben Dringlichkeit wie nicht überwiesene Steuereinbehalte.

Warten Sie nicht auf die Strafmitteilung, um Ihre Post zu öffnen​

Vermont und New York hatten beide langsame, dann plötzliche Einführungen. Die Pilotjahre und verzögerten Fristen trainierten Arbeitgeber darauf, zu denken „das erledigen wir später", und dann machte der Juli 2026 „später" für die kleinsten Unternehmen überfällig – genau die Gruppe mit der geringsten Reservekapazität, um eine Pro-Mitarbeiter-Strafe zu absorbieren.

Die gute Nachricht ist, dass die Lösung eng begrenzt ist: Registrieren oder bestätigen, einen Abzugscode in der Gehaltsabrechnung einrichten und sauber überweisen. Setzen Sie es auf dieselbe monatliche Abschluss-Checkliste wie Bankabgleich und Umsatzsteuer – nicht als separates Projekt, das Sie „nächstes Quartal" erledigen.

Kleine Mandate haben die Angewohnheit, genau deshalb teuer zu werden, weil sie sich klein genug anfühlen, um sie zu ignorieren.

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