Wenn Sie Direktor einer britischen Limited sind, könnten die Einreichungsregeln, auf die Sie sich letztes Jahr verlassen haben, in diesem Jahr nicht mehr gelten. Companies House befindet sich mitten in der größten Reform seit Jahrzehnten, und bis Ende 2026 werden Sie keine Papierabschlüsse mehr einreichen, keine verkürzten Micro-Entity-Abschlüsse abzeichnen oder Ihren Buchhalter mit der Einreichung von Dokumenten in Ihrem Namen beauftragen können, sofern Identitäten nicht verifiziert wurden. Die Änderungen sind nicht kosmetischer Natur – sie verändern, wer einreichen darf, wie Abschlüsse erstellt werden müssen und was passiert, wenn die Identität eines Direktors nicht bestätigt wird.
Die Reformen gehen auf den Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 (ECCTA) zurück. Das erklärte Ziel ist es, das britische Unternehmensregister zuverlässiger zu machen und Schlupflöcher zu schließen, die es leicht machten, Unternehmen mit undurchsichtigen Eigentumsverhältnissen zu gründen. Für seriöse Inhaber kleiner Unternehmen bedeutet das mehr Compliance-Aufwand im Vorfeld, aber theoretisch auch mehr Vertrauen in das Register und weniger Spielraum für Betrüger, Unternehmensidentitäten zu missbrauchen. Wenn Sie den Zeitplan jetzt verstehen, vermeiden Sie Hektik, wenn eine Einreichung abgelehnt wird oder eine Direktorenposition als nicht konform markiert wird.
Warum sich Companies House verändert
Jahrelang war Companies House ein weitgehend passives Register. Es akzeptierte Einreichungen zum Nennwert und hatte nur begrenzte Befugnisse, diese zu hinterfragen. ECCTA dreht dieses Modell um. Companies House wird zu einem aktiven Gatekeeper mit Befugnissen, Identitäten zu verifizieren, Einreichungen zu hinterfragen und weitere Informationen zu verlangen.
Der Übergangsplan wird seit 2024 phasenweise umgesetzt. Die sichtbarsten Änderungen für kleine Unternehmen treten zwischen November 2025 und Ende 2027 in Kraft. Die Identitätsprüfung ist für Direktoren und Personen mit maßgeblichem Einfluss (PSCs) bereits aktiv, und die Einreichungsreformen befinden sich noch in einer Ankündigungsphase.
Betrachten Sie die Reform in vier Bereichen: Wer muss die Identität verifizieren, wer darf einreichen, wie werden Abschlüsse eingereicht und wie werden Unternehmensstrukturen eingeschränkt. Jeder Bereich hat seine eigene Frist und praktische Konsequenzen für die Buchhaltung.
Verpflichtende Identitätsprüfung: Wer braucht sie und wann
Die Identitätsprüfung ist das Herzstück. Wenn Ihr Name als Entscheidungsträger oder Eigentümer im öffentlichen Register steht, möchte Companies House bestätigen, dass Sie die Person sind, die Sie zu sein behaupten, und diese verifizierte Identität mit Ihren Unternehmensfunktionen verknüpfen.
Direktoren und PSCs – bereits aktiv seit November 2025
Jeder einzelne Direktor und jede einzelne Person mit maßgeblichem Einfluss (PSC) ist seit November 2025 verpflichtet, seine bzw. ihre Identität zu verifizieren. Sie können dies tun:
- direkt bei Companies House über GOV.UK One Login (mit biometrischem Reisepass, Führerschein oder der Companies House App), oder
- über einen autorisierten Unternehmensdienstleister (ACSP) – in der Regel ein Buchhalter, Anwalt oder Gründungsagent, der für Geldwäschebekämpfung registriert und überwacht wird.
Wenn Sie nach diesem Datum Direktor werden, müssen Sie sich verifizieren, bevor Ihre Ernennung voll wirksam wird. Bestehende Direktoren erhalten eine Übergangsfrist, die an ihre nächste Bestätigungserklärung (Confirmation Statement) gekoppelt ist. Wenn Sie die Verifizierung versäumen, drohen zivilrechtliche Strafen, eine Markierung als unverifiziert im öffentlichen Register und schließlich ein Verbot, als Direktor tätig zu sein.
Für PSCs – in der Regel alle, die mehr als 25 % der Aktien oder Stimmrechte halten oder maßgeblichen Einfluss haben – gilt dieselbe Pflicht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre PSCs ihre Identität zeitnah verifizieren lassen, und sollten den Verifizierungsstatus neben dem gesetzlichen Register dokumentieren.
Relevante juristische Personen und Unternehmens-PSCs
Die nächste Erweiterung betrifft relevante juristische Personen (RLEs), die als PSCs gelten. Eine RLE ist in der Regel ein anderes Unternehmen in der Kette oberhalb Ihres Unternehmens. Im Rahmen der Reform muss eine RLE, die eine PSC ist, eine „relevante Führungsperson" benennen – eine natürliche Person, deren Identität verifiziert ist – und diese Verbindung bei Companies House bestätigen.
Dieselbe Logik gilt für benannte Direktoren von Unternehmens-Generalpartnern in Limited Partnerships. Wenn eine Limited Partnership einen Unternehmens-Generalpartner nutzt und eine natürliche Person benennt, die als Direktor handelt, muss sich diese Person verifizieren lassen.
Unternehmensdirektoren selbst sollen zu gegebener Zeit in ein ähnliches Regime aufgenommen werden. Companies House hat die Richtung angedeutet, aber noch keinen bestätigten Zeitplan veröffentlicht. Die politische Absicht ist klar: Jede Ebene der Unternehmenskontrolle muss letztlich auf eine verifizierte natürliche Person zurückführbar sein.
Jeder, der Dokumente einreicht
Die umfassendste Verifizierungsregel gilt für alle, die Dokumente bei Companies House einreichen, ob für sich selbst oder im Namen eines Kunden oder Arbeitgebers. Sofern Sie nicht als Angestellter eines ACSP handeln, benötigen Sie eine verifizierte Identität, um irgendetwas einzureichen – Bestätigungserklärungen, Direktorenernennungen, Änderungen des eingetragenen Sitzes und Abschlüsse.
Dies ist relevant, wenn Sie Ihre Einreichungen intern selbst durchführen. Sie persönlich müssen verifiziert sein. Wenn Ihr Buchhalter oder Ihre Unternehmenssekretärin für Sie einreicht, müssen diese Sie entweder verifizieren oder selbst ein ACSP sein, das dies in Ihrem Namen tun kann.
Das ACSP-Regime: Warum sich Ihr Buchhalter möglicherweise neu registrieren muss
Im Rahmen von ECCTA können Drittvermittler Dokumente nur noch dann einreichen, wenn sie als ACSP registriert sind. Die Registrierung erfolgt nicht automatisch für bestehende Buchhalter oder Gründungsagenten; das Unternehmen muss einen Antrag bei Companies House stellen, nachweisen, dass es für Geldwäschebekämpfung überwacht wird, und diesen Status aufrechterhalten.
Für Inhaber kleiner Unternehmen ist die praktische Prüfung einfach: Fragen Sie Ihren Vermittler, ob er bereits ein ACSP ist oder es werden wird. Wenn nicht, kann er nach Inkrafttreten der Regel nicht mehr in Ihrem Namen einreichen.
Die ACSP-Einreichungspflicht war ursprünglich für Frühjahr 2026 erwartet worden, wurde aber auf frühestens November 2026 verschoben. Diese Verzögerung gibt Unternehmen mehr Zeit für die Registrierung, aber Sie sollten nicht davon ausgehen, dass sie auf unbestimmte Zeit verschoben wird. Die Verifizierungspflicht für Direktoren und PSCs ist bereits aktiv, sodass das Einreichungs-Gateway das verbleibende Puzzleteil ist.
Wenn Sie einen Boutique-Buchhalter nutzen, der nicht der Geldwäschebekämpfungsaufsicht unterliegt, beginnen Sie das Gespräch frühzeitig. Sie haben drei Optionen: Der Buchhalter unterzieht sich der Aufsicht und registriert sich, Sie wechseln für die Einreichung zu einem ACSP, oder Sie reichen direkt ein, nachdem Sie Ihre eigene Identität verifiziert haben.
Neue Beschränkungen für Unternehmensdirektoren
Eine zweite strukturelle Änderung zielt auf Unternehmensdirektoren selbst ab. In der Vergangenheit konnte ein britisches Unternehmen ein anderes Unternehmen als Direktor ernennen, was lange Undurchsichtigkeitsketten schuf. ECCTA wird diese Praxis deutlich einschränken.
Nach den neuen Regeln:
- Jeder Unternehmensdirektor muss ein Vorstandsgremium aus ausschließlich natürlichen Personen haben. Mit anderen Worten: Das als Direktor handelnde Unternehmen darf selbst keine Unternehmensdirektoren haben.
- Diese natürlichen Personen hinter dem Unternehmensdirektor müssen ihre Identität verifizieren lassen.
- Ausländische Unternehmen dürfen nicht mehr als Unternehmensdirektor eines britischen Unternehmens fungieren.
Für Konzerne, die eine Holdinggesellschaft oder eine Unternehmensdienstleistungsgesellschaft als Direktor für mehrere Tochtergesellschaften nutzen, wird dies Umstrukturierungen erfordern. Companies House hat noch kein Umsetzungsdatum für das Verbot von Unternehmensdirektoren bestätigt, aber der Übergangsplan deutet darauf hin, dass es kommen wird und dass frühzeitige Beratung ratsam ist. Wenn Sie derzeit einen Unternehmensdirektor haben, kartieren Sie die Kette jetzt: Wer sind die ultimativen natürlichen Personen, haben diese sich verifiziert, und muss eine ausländische Einheit ersetzt werden?
Software-basierte Einreichung und das Ende verkürzter Abschlüsse
Bei der Einreichung von Abschlüssen werden die Veränderungen in den Buchhaltungsabläufen am deutlichsten sichtbar. ECCTA wird eine Software-basierte Einreichung von Abschlüssen im iXBRL-Format vorschreiben und Einreichungsoptionen entfernen, auf die sich viele kleine Unternehmen verlassen haben, um Offenlegungen zu minimieren.
Software-basierte iXBRL-Abschlüsse
Heute können kleine Unternehmen Abschlüsse noch über Companies House WebFiling oder bei einigen Einreichungsarten sogar auf Papier einreichen. Im Rahmen der Reform müssen alle Abschlüsse über Software eingereicht werden, die vollständig getaggte iXBRL-Abschlüsse (Inline eXtensible Business Reporting Language) erzeugt. WebFiling für Abschlüsse wird geschlossen, und Papier einreichungen werden nicht mehr akzeptiert.
iXBRL ist kein neues Format – Unternehmen, die sowohl bei Companies House als auch bei HMRC im Rahmen der Körperschaftsteuer einreichen, kennen es bereits – aber die Pflicht wird auf alle Unternehmen ausgeweitet. Praktisch benötigen Sie:
- Buchhaltungssoftware, die iXBRL-getaggte Jahresabschlüsse erstellen kann, oder
- einen Buchhalter oder ACSP, dessen Software dies kann.
Wenn Sie Ihre Bücher in einer Tabellenkalkulation führen und für die Einreichung in ein PDF konvertieren, wird dieser Arbeitsablauf nicht mehr funktionieren. Die Tags sind wichtig, weil Companies House maschinenlesbare Daten für automatisierte Prüfungen und Quervergleiche von Einreichungen benötigt. Fehler bei der Tagging (z. B. falsches Tagging von Umsatzerlösen oder fehlerhafte Klassifizierung von Darlehen an Direktoren) können Rückfragen oder Ablehnungen auslösen.
Buchhaltungstipp: Gleichen Sie Ihre Companies-House-Abschlüsse vor dem Tagging mit Ihrer internen Buchhaltung ab. Die häufigsten Einreichungsfehler kleiner Unternehmen sind kein Betrug, sondern Inkonsistenz – ein Directors-Loan-Saldo in der Bilanz, der nicht mit dem Directors-Loan-Konto in der Buchhaltung übereinstimmt, oder eine Gewinnzahl, die von der Körperschaftsteuerberechnung abweicht, weil Jahresendanpassungen nur an einer Stelle verbucht wurden. Mit strukturierten iXBRL-Daten können diese Abweichungen von Companies House leichter erkannt werden.
Keine verkürzten oder gefilterten Abschlüsse mehr
Kleine Unternehmen und Micro-Entities können derzeit wählen, ob sie verkürzte Abschlüsse einreichen oder die Gewinn- und Verlustrechnung und den directors' report aus der öffentlichen Einreichung streichen („fillet"). ECCTA wird diese Option entfernen. Kleine und Micro-Unternehmen werden einen vollständigeren Satz von Abschlüssen ins öffentliche Register einreichen.
Das erhöht die Anforderungen an die Genauigkeit der Offenlegung. Wenn Sie zuvor gestrichen haben, um Gewinnmargen oder die Vergütung von Direktoren aus der öffentlichen Sicht zu halten, bedeutet die neue Anforderung, dass diese Informationen – im gesetzlichen Format – sichtbar sein werden. Es ändert nicht, was nach den Rechnungslegungsstandards erstellt werden muss, sondern was bei Companies House eingereicht werden muss.
Planen Sie eine strengere Disziplin beim Jahresabschluss ein. Bei einer vollständigen Einreichung sind kurzfristige Anpassungen sichtbarer und nach der Einreichung schwerer rückgängig zu machen. Entwickeln Sie eine Monatsendroutine, die die Bilanz sauber hält, sodass der Jahresabschluss eine Präsentationsübung und keine Rekonstruktion ist.
Einschränkungen bei der Verkürzung von Geschäftsjahren
Companies House plant außerdem, zu begrenzen, wie oft Sie ein Geschäftsjahr verkürzen können. Häufige Verkürzungen wurden genutzt, um Einreichungsfristen zu manipulieren oder kurze Zeiträume zu schaffen, die Trends verschleiern. Das neue Limit soll wiederholte Verkürzungen ohne legitimen geschäftlichen Grund verhindern. Wenn Sie Ihr Geschäftsjahr regelmäßig verschieben, dokumentieren Sie die kommerzielle Begründung und prüfen Sie die neue Häufigkeitsgrenze, bevor Sie die Änderung einreichen.
Zeitplan für die Abschlussreformen
Die Abschlussreformen waren ursprünglich für April 2027 geplant. Companies House hat bestätigt, dass sie weiterhin überprüft und verschoben werden und dass Unternehmen mindestens 21 Monate Vorlauf vor der Umsetzung erhalten. Behandeln Sie 2027 als indikativ, nicht als fix, aber nutzen Sie die Verzögerung, um Ihre Software und Ihren Abschlussprozess zu verbessern, anstatt die Vorbereitung aufzuschieben. Wenn die 21-Monats-Ankündigung kommt, wird das Zeitfenster länger erscheinen, als es ist, wenn Sie Ihre Buchhaltungssysteme migrieren müssen.
Reform der Limited Partnerships: Mehr Transparenz bis Ende 2026
Wenn Ihr Unternehmen eine Limited Partnership nutzt – üblich für Investmentvehikel, Immobiliensyndikate und einige Vermögensverwaltungsstrukturen – bringt ECCTA partnershipspezifische Reformen, die bis Ende 2026 erwartet werden.
Zu den erwarteten Anforderungen gehören:
- Unterhalten einer angemessenen Adresse in der britischen Gerichtsbarkeit, in der die Partnership registriert ist
- Benachrichtigung von Companies House über Änderungen der Partnerdetails innerhalb von 14 Tagen
- Einreichung einer jährlichen Bestätigungserklärung für die Partnership
Companies House wird erweiterte Befugnisse erhalten, detailliertere Informationen von Limited Partnerships zu verlangen, einschließlich der Möglichkeit, Einreichungen zu hinterfragen und Belege anzufordern. Für Generalpartner und Fondsverwalter bedeutet das strengere Datenerfassung und ein kürzeres Zeitfenster für die Meldung von Änderungen. Wenn Sie eine Partnership über einen Unternehmens-Generalpartner verwalten, gelten auch hier die Identitätsprüfungsregeln für benannte Direktoren und relevante Führungspersonen.
Was Inhaber kleiner Unternehmen jetzt tun sollten
Die Reformen erstrecken sich über mehrere Fristen, weshalb eine einzige Checkliste nützlicher ist, als jede Ankündigung einzeln zu verfolgen.
1. Verifizieren Sie jeden Direktor und jede PSC sofort
Warten Sie nicht auf das Fälligkeitsdatum Ihrer Bestätigungserklärung. Nutzen Sie die GOV.UK One Login Route oder Ihren ACSP. Stellen Sie sicher, dass der verifizierte Name exakt mit dem Register übereinstimmt – eine Abweichung bei einem zweiten Vornamen, einem früheren Namen oder einer Transliteration kann zu einer unverifizierten Markierung führen. Bewahren Sie einen Screenshot oder eine Bestätigung der Verifizierung auf und legen Sie ihn zu Ihren gesetzlichen Aufzeichnungen.
Wenn Sie PSCs haben, die natürliche Personen im Ausland sind, verifizieren Sie frühzeitig. Dokumentenprüfungen für Nicht-UK-Pässe können länger dauern, und diese Personen müssen sich dennoch verifizieren lassen, bevor sie tätig werden können.
2. Bestätigen Sie Ihren Einreichungsweg
Entscheiden Sie, wer nach November 2026 einreichen wird. Wenn Sie intern einreichen, stellen Sie sicher, dass jeder Einreicher verifiziert ist. Wenn Sie sich auf einen Vermittler verlassen, bestätigen Sie schriftlich, dass dieser ein ACSP sein wird oder eine Partnerschaft mit einem hat. Fragen Sie nach der iXBRL-Fähigkeit für Jahresabschlüsse – nicht alle Cloud-Buchhaltungsabonnements umfassen das Tagging von Jahresabschlüssen.
3. Prüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware
Kann Ihre aktuelle Software vollständig getaggte iXBRL-Jahresabschlüsse erstellen, die die für Ihre Unternehmensgröße erforderlichen Anhänge und Offenlegungen enthalten? Wenn nicht, planen Sie Budget für ein Upgrade oder für die Auslagerung der Jahresabschlusserstellung an Ihren Buchhalter ein. Testen Sie den Workflow mit Ihrem letzten eingereichten Abschluss, bevor er Pflicht wird: Erzeugen Sie die iXBRL-Datei, validieren Sie sie und vergleichen Sie sie mit dem zuvor eingereichten PDF, um Tagging- oder Offenlegungslücken zu erkennen.
Halten Sie Ihren Kontenrahmen an die gesetzliche Darstellung angepasst. Trennen Sie beispielsweise Directors-Loan-Konten, Konzernverbindlichkeiten und Mietkaufverpflichtungen sauber, anstatt sie in einem allgemeinen „Sonstige Verbindlichkeiten"-Konto zu saldieren. Saubere Sachkonten-Codierung macht das Tagging genauer und reduziert Rückfragen nach der Einreichung.
4. Überprüfen Sie Unternehmensdirektoren- und PSC-Strukturen
Listen Sie alle Unternehmensdirektoren und Unternehmens-PSCs oberhalb Ihres Unternehmens auf, einschließlich ausländischer Einheiten. Identifizieren Sie für jede die ultimativen natürlichen Personen und ob diese verifizierte Identitäten haben. Wenn ein Unternehmensdirektor ein ausländisches Unternehmen ist, planen Sie dessen Entfernung. Wenn ein Unternehmensdirektor ein britisches Unternehmen mit eigenen Unternehmensdirektoren ist, entwirren Sie die Kette, sodass der handelnde Direktor ein Gremium aus ausschließlich natürlichen Personen hat.
Wenn eine Umstrukturierung erforderlich ist, ist dies mehr als ein Formsache bei Companies House. Es kann Aktienübertragungen, Vorstandsbeschlüsse oder Änderungen der Satzung auslösen. Beginnen Sie früh genug, um zu vermeiden, dass eine Einreichungsfrist mit einer unvorbereiteten Umstrukturierung zusammenfällt.
5. Bereiten Sie sich auf umfassendere öffentliche Offenlegung vor
Gehen Sie davon aus, dass Ihre nächste Jahresabschlusseinreichung nach der Reform sichtbarer sein wird. Prüfen Sie, was öffentlich wird: Gewinn- und Verlustdetails, Transaktionen mit nahestehenden Unternehmen und Personen sowie das Niveau der Anhangsangaben. Besprechen Sie mit Ihrem Buchhalter, ob Darstellungsentscheidungen – z. B. wie Sie die Vergütung von Direktoren oder die durchschnittliche Mitarbeiterzahl offenlegen – überdacht werden müssen. Gute Buchhaltung über das Jahr macht die vollständige Offenlegung unauffällig, weil die Zahlen bereits übereinstimmen.
6. Verschärfen Sie die Disziplin bei Jahresabschluss und Bestätigungserklärung
Da Identitätsanforderungen an Bestätigungserklärungen gekoppelt sind und Abschlüsse validiertes iXBRL erfordern, werden Last-Minute-Einreichungen riskanter. Erstellen Sie einen Kalender, der Folgendes umfasst:
- Prüfung des Verifizierungsstatus 30 Tage vor Fälligkeit der Bestätigungserklärung
- Jahresabschluss-Checkliste, die Directors-Loans, Konzernverbindlichkeiten, Umsatzsteuer und Lohnabrechnung vor der Erstellung des Jahresabschlusses abgleicht
- iXBRL-Validierungslauf zwei Wochen vor der Einreichungsfrist, nicht in der Nacht davor
Versionsverwaltete, im Klartextformat gespeicherte Aufzeichnungen der Jahresendbuchungen – wer sie erfasst hat, warum und mit welchem Beleg – erleichtern die Beantwortung einer Rückfrage von Companies House, falls eine eintrifft. Ein gespeichertes PDF kann das nicht.
Wie die Buchhaltung zusammenhängt
Die Reformen sind als Anti-Betrugsmaßnahmen konzipiert, aber ihre operative Auswirkung betrifft die Qualität der Buchhaltung. Verifizierte Identitäten, ACSP-regulierte Einreichung und maschinenlesbare Abschlüsse setzen voraus, dass die zugrunde liegenden Finanzaufzeichnungen genau, konsistent und nachvollziehbar sind. Unternehmen, die bereits saubere, abgestimmte Bücher führen, werden die Reform als verfahrenstechnische Aktualisierung erleben: Identitäten verifizieren, auf Software-Einreichung umstellen, einen vollständigeren Abschluss veröffentlichen. Unternehmen, die den Jahresabschluss als Chaos behandeln – Aufzeichnungen aus Kontoauszügen rekonstruieren und Lücken mit Buchungen flicken – werden es als eine viel größere Störung empfinden.
Genau hier zahlt sich bessere Software aus. Die Führung eines einzigen Hauptbuchs, das sowohl mit HMRC-Meldungen als auch mit Companies-House-Abschlüssen übereinstimmt – mit getaggtem Jahresabschluss-Output und einer vollständigen Prüfpfadnachverfolgung von Anpassungen – verwandelt eine regulatorische Last in einen Routine-Export. Unternehmen, die früh umstellen, werden weniger Zeit damit verbringen, dem Register ihre eigenen Zahlen erneut zu erklären.
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Da Companies House auf verifizierte Identitäten und Software-basierte iXBRL-Einreichung umstellt, wird die Führung eines sauberen, konsistenten Hauptbuchs, das mit HMRC und Companies House übereinstimmt, unabdingbar. Beancount.io bietet Ihnen Buchhaltung im Klartextformat, die vollständig transparent, versionsverwaltet und KI-bereit ist – so sind Ihre Jahresendbuchungen, Directors-Loan-Bewegungen und Konzernverbindlichkeiten nachvollziehbar und Ihre Jahresabschlüsse eine Präsentation von Aufzeichnungen, denen Sie bereits vertrauen. Starten Sie kostenlos und bringen Sie dieselbe Sorgfalt in Ihre Bücher, die Companies House jetzt von Ihren Einreichungen erwartet.