Die Strategie Ihrer Non-Profit-Organisation für Bundesfördergelder wird gerade komplizierter. Am 29. Mai 2026 veröffentlichte das Office of Management and Budget (OMB) die vorgeschlagenen Überarbeitungen der Uniform Guidance – des Regelwerks unter 2 CFR Part 200, das bestimmt, wie Non-Profit-Organisationen, Universitäten, Forschungseinrichtungen und Regierungsbehörden Bundesfördermittel ausgeben. Die Kommentierungsfrist endet am 13. Juli 2026, und falls genehmigt, treten die Änderungen am 1. Oktober 2026, zu Beginn des Bundeshaushaltsjahres 2027, in Kraft.
Dies ist keine kleine technische Aktualisierung. Über 40.000 öffentliche Kommentare sind bereits eingegangen, was die Ernsthaftigkeit widerspiegelt, mit der der Non-Profit-Sektor diese Änderungen betrachtet. Die Überarbeitungen werden verändern, wie Ihre Organisation Fördermittel verbucht, Zahlungen verifiziert, Subawards meldet und Compliance-Risiken managt. Wenn Sie Bundesfördergelder erhalten, gehört das Verständnis der Vorschläge – und die Entscheidung, ob Sie einen Kommentar abgeben – nun zu Ihrer treuhänderischen Verantwortung.
Warum dieser Moment wichtig ist
Die Uniform Guidance ist das wichtigste Regelwerk für die Buchhaltung von Fördermitteln im Non-Profit-Bereich. Sie legt fest, welche Kosten im Rahmen einer Bundesförderung "anerkennungsfähig" sind, wie Sie indirekte Kosten berechnen, wann Sie eine Förderung abwickeln müssen, welche Dokumentation erforderlich ist und was eine Prüfung auslöst. Jede Non-Profit-Organisation, die Bundesfördergelder erhält, lebt nach diesem Regelwerk.
Die letzte große Überarbeitung des OMB war im Jahr 2013. Seitdem hat sich das Umfeld für Non-Profits verändert – Remote-Arbeit ist heute normal, Subawards sind komplexer, Zahlungsbetrug und -missbrauch sind raffinierter geworden, und das OMB hat seinen Appetit auf Transparenz und Rechenschaftspflicht vergrößert. Der Vorschlag von 2026 spiegelt all dies wider.
Die drei vom OMB genannten Ziele sind klar:
- Verbesserung von Transparenz, Rechenschaftspflicht und Aufsicht – OMB möchte eine bessere Sichtbarkeit darüber, wie Bundesgelder tatsächlich ausgegeben werden
- Klarstellung des regulatorischen Status des 2 CFR-Textes – Die alte Leitlinie war manchmal mehrdeutig; OMB schärft die Sprache
- Verringerung der Belastung der Zuwendungsempfänger – Paradoxerweise werden einige Regeln die Compliance tatsächlich vereinfachen (andere erhöhen jedoch die Belastung)
Die wichtigsten Änderungen, die Ihr Finanzteam kennen muss
Indirekter Kostensatz: Der De-Minimis-Satz bleibt bei 15 %
Zuerst die gute Nachricht: Der De-Minimis-Satz für indirekte Kosten (der 15-%-Pauschalbetrag für Non-Profits ohne ausgehandelten Satz) wird in diesem Vorschlag NICHT geändert. Der Kongress hat dem OMB durch einen Haushaltszusatz für das Haushaltsjahr 2026 tatsächlich verboten, indirekte Kosten anzutasten, daher ist diese Debatte vorerst eingefroren. Ihr 15-%-De-Minimis-Satz (2024 eingeführt, zuvor 10 %) bleibt bestehen.
Warum dies wichtig ist: Wenn Ihre Non-Profit-Organisation klein ist und den De-Minimis-Satz anstelle einer vollständigen Vereinbarung über den indirekten Kostensatz mit einer zuständigen Bundesbehörde verwendet, sind Sie auf der sicheren Seite. Ihre Gemeinkostenerstattung ändert sich am 1. Oktober nicht.
Kostenanerkennungsfähigkeit: Strengere Regeln für abrechenbare Kosten
Das OMB verschärft mehrere Bestimmungen zur Kostenanerkennungsfähigkeit, was bedeutet, dass einige Kosten, die Ihre Non-Profit-Organisation derzeit auf Bundesfördergelder umlegt, möglicherweise nicht mehr zulässig sind – oder einer umfangreicheren Dokumentation zur Rechtfertigung bedürfen.
Erwartete Einschränkungsbereiche:
- Vorstandsvergütung und Boni – Erwarten Sie eine strengere Prüfung dessen, was als angemessene Vergütung für Führungskräfte gilt. Die derzeitigen Regeln erlauben eine "angemessene und zurechenbare" Vergütung von Führungskräften, aber das OMB wird "angemessen" wahrscheinlich enger definieren (möglicherweise mit Gehaltsobergrenzen oder spezifischen Überprüfungsprozessen).
- Mahlzeiten und Bewirtung – Nachdem der OBBBA 2026 den Abzug für Arbeitgebermahlzeiten abgeschafft hat, könnte das OMB auch die Kosten verschärfen, die Non-Profits für Mahlzeiten aus Bundesfördergeldern (Kundenmahlzeiten, Besprechungsmahlzeiten usw.) abrechnen können.
- Reisekosten und Tagegelder – Strengere Definitionen, welche Reisen förderrelevant sind und welche Tagessätze erstattungsfähig sind.
- Lobbyarbeit und politische Aktivitäten – Strengere Verbote und Prüfpfade für jegliche Organisationsausgaben, die als politisch eingestuft werden könnten.
Was Sie jetzt tun sollten: Prüfen Sie Ihre aktuellen förderfinanzierten Ausgaben anhand der alten Regeln. Identifizieren Sie risikoreiche Kostenkategorien (Führungskräfteboni, Vorstandsbesprechungsmahlzeiten, Konferenzen, Reisen). Dokumentieren Sie den Geschäftszweck jeder Ausgabe und stellen Sie sicher, dass Ihre Methode zur Kostenverteilung stichhaltig ist.
Zahlungsprüfung und Vorab-Kontrollen: Neue Hürden
Das OMB führt neue Anforderungen zur Vorab-Zahlungsprüfung ein, die den Zugang zu Bundesfördergeldern verlangsamen werden. Dies ist eine direkte Reaktion auf Betrug und Missbrauch.
Erwartete Änderungen:
- Zuständige Bundesbehörden werden wahrscheinlich verpflichtet sein, Eignungs- und Compliance-Stichproben vor der Auszahlung durchzuführen, nicht erst danach.
- Non-Profit-Organisationen müssen mehr Dokumentation im Voraus einreichen: Statusnachweis, Vorstandsbeschluss für die Förderung, Offenlegung von Interessenkonflikten, Erklärungen zur Nicht-Sperrung.
- Zeitplan: Was früher 10–15 Werktage von der Rechnung bis zur Zahlung dauerte, könnte sich auf 20–30 Tage ausdehnen, während die Behörden den Status Ihrer Non-Profit-Organisation in Echtzeit überprüfen.
Was Sie jetzt tun sollten: Stellen Sie sicher, dass die Registrierung Ihrer Non-Profit-Organisation in allen Systemen aktuell ist: SAM.gov (System for Award Management), e-BACS (Electronic Billings and Accounting Collection System) und die Wohltätigkeitsregistrierung Ihres Bundesstaates. Wenn Sie ausstehende Compliance-Probleme oder Sperrungsbedenken haben, klären Sie diese vor dem 1. Oktober.
Subaward-Berichterstattung: Erweiterte Transparenz durch SAM.gov
Wenn Ihre Non-Profit-Organisation Unterförderungen oder Unteraufträge an andere Anbieter oder Unterförderungsempfänger (einen "Subaward") vergibt, verschärft das OMB die Meldeanforderungen für Subawards. Sie werden verpflichtet sein, Subawards detaillierter über SAM.gov zu melden, einschließlich:
- Name und Art des Empfängers
- Betrag und Finanzierungsquelle
- Leistungszeitraum
- Klare Beschreibung des Zwecks des Subawards
Das Ziel ist "dem Geld folgen" – das OMB möchte die gesamte Kette der Bundesfinanzierung sehen, von der obersten Förderstufe bis hinunter zu jedem Unterförderungsempfänger, um Betrug zu verhindern und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.
Was Sie jetzt tun sollten: Wenn Sie Subawards verwalten, prüfen Sie Ihr Subaward-Portfolio. Stellen Sie sicher, dass Sie mit jedem Unterförderungsempfänger klare Vereinbarungen haben. Dokumentieren Sie den Geschäftszweck und die Leistungen für jeden Subaward. Planen Sie Zeit in Ihren Compliance-Kalender für die erweiterte Berichterstattung ein (Sie müssen mehr Daten für SAM.gov sammeln und eingeben).
Beschränkungen für Nichtdiskriminierung und internationale Zusammenarbeit
Das OMB verschärft auch die Anforderungen an die Nichtdiskriminierung und führt neue Beschränkungen für die internationale Zusammenarbeit ein, insbesondere für die Forschungskooperation mit China und anderen Ländern von Interesse. Dies betrifft am direktesten Forschungs-Non-Profits, Universitäten und internationale Entwicklungsorganisationen.
- Nichtdiskriminierung: Sie müssen bescheinigen, dass Ihre Non-Profit-Organisation in keinem durch die Bundesförderung finanzierten Programm oder Aktivität aufgrund einer geschützten Klasse diskriminiert. Das OMB könnte zusätzlich zu den bereits bestehenden nachträglichen Zusicherungen auch Vorab-Bescheinigungen einführen.
- Internationale Zusammenarbeit: Forschungs-Non-Profits werden neuen Beschränkungen unterliegen, mit wem sie international zusammenarbeiten können. Das OMB ist besorgt über Diebstahl geistigen Eigentums und nationale Sicherheit.
Was Sie jetzt tun sollten: Wenn Ihre Non-Profit-Organisation Forschung oder internationale Arbeit durchführt, überprüfen Sie Ihre Partnerschaften und die Governance des Vorstands. Stellen Sie sicher, dass alle ausländischen Förderungen, Partnerschaften oder Vorstandsmitglieder klar offengelegt werden. Lassen Sie Ihre Richtlinien zur Nichtdiskriminierung von einem Rechtsberater prüfen und stellen Sie sicher, dass sie sowohl umfassend als auch verteidigungsfähig sind.
Die Frist zum 13. Juli: Sollte Ihre Non-Profit-Organisation einen Kommentar abgeben?
Das OMB nimmt bis zum 13. Juli 2026 Kommentare zu den vorgeschlagenen Regeln entgegen. Sollte Ihre Non-Profit-Organisation einen Kommentar einreichen?
Ja, wenn:
- Die vorgeschlagenen Änderungen sich direkt darauf auswirken, wie Sie Bundesfördergelder erhalten und ausgeben
- Sie konkrete Beispiele dafür haben, wie die neuen Regeln eine Belastung darstellen (nicht nur abstrakte Bedenken)
- Sie eine breite Interessengruppe vertreten (Geldgeber, Forscher, Dienstleister usw.)
So kommentieren Sie:
- Gehen Sie zu Regulations.gov und suchen Sie nach "OMB Uniform Guidance"
- Sie können Ihren Kommentar über die Website, per E-Mail oder schriftlich einreichen
- Halten Sie Ihren Kommentar fokussiert: eine Seite oder weniger ist besser
- Verwenden Sie konkrete Beispiele: "Wir rechnen derzeit Kosten X auf Fördergelder ab; die neue Regel würde dies abschaffen, was unsere Organisation Y $ pro Jahr kostet"
- Beziehen Sie sich auf den spezifischen Abschnitt der vorgeschlagenen Regel, den Sie ansprechen
Wer sollte kommentieren:
- Ihr Finanzdirektor oder CFO (wenn die Organisationspolitik betroffen ist)
- Ihr Fördermittelmanager (falls vorhanden)
- Ihr Non-Profit-Verband oder Ihre Peer-Gruppe (Branchenverbände koordinieren oft Kommentare)
Der Wirksamkeitstermin zum 1. Oktober: Zeitplan zur Compliance
Wenn die Regeln wie vorgeschlagen verabschiedet werden (und das OMB sie wie geplant umsetzt), sieht Ihr Compliance-Zeitplan wie folgt aus:
Jetzt bis 13. Juli: Überprüfen Sie die vorgeschlagenen Regeln. Konsultieren Sie Ihren Buchhalter oder Ihren Förderberater. Entscheiden Sie, ob Sie einen Kommentar abgeben.
13. Juli bis 30. September: Das OMB nimmt Kommentare entgegen, bewertet das Feedback und erlässt (hoffentlich) eine endgültige Regelung. Ihr Finanzteam sollte:
- Ihre Fördervereinbarungen überprüfen, um zu identifizieren, welche betroffen sind
- Ihre Kostenverteilungs- und Methodik für den indirekten Kostensatz prüfen
- Ihre Vorab-Zahlungskontrollen und Dokumentationscheckliste aktualisieren
- Ihr Förder- und Buchhaltungspersonal zu den neuen Anforderungen schulen
- Ihren Vorstand über die Änderungen und den Compliance-Zeitplan informieren
1. Oktober 2026: Die neuen Regeln treten in Kraft. Alle neuen Förderungen und Förderänderungen, die an oder nach diesem Datum erlassen werden, müssen der neuen Uniform Guidance entsprechen.
1. Oktober 2027: Für bestehende Förderungen gelten in der Regel die alten Regeln bis zum Ende der Förderung, aber das OMB könnte Non-Profits dazu verpflichten, das neue Compliance-Rahmenwerk früher für jährliche Verhandlungen über den indirekten Kostensatz oder Prüfungen zu übernehmen.
Was sich nicht ändert: Das Rahmenwerk für indirekte Kostensätze
Hier ist, was sich nicht ändert – und es ist wichtig, dies zu wissen: Das OMB überarbeitet NICHT das Kernsystem zur Aushandlung indirekter Kostensätze. Der Kongress hat dem OMB durch einen Haushaltszusatz für das Haushaltsjahr 2026 untersagt, indirekte Kosten anzutasten, und diese Sperre gilt auch für den Vorschlag von 2026.
Was dies bedeutet:
- Wenn Sie eine ausgehandelte Vereinbarung über den indirekten Kostensatz mit einer zuständigen Bundesbehörde haben, bleibt Ihr Satz bis zu Ihrer nächsten Verhandlung (in der Regel alle 2–3 Jahre) festgeschrieben.
- Wenn Sie den De-Minimis-Satz (15 %) verwenden, bleibt dieser Satz unverändert.
- Der Prozess zur Aushandlung eines neuen Satzes, zur Prüfung indirekter Kosten und zur Anfechtung von Satzablehnungen bleibt gleich.
Das OMB hat signalisiert, dass es die indirekten Kosten in einer zukünftigen Regelung möglicherweise 2027 oder 2028 erneut aufgreifen wird. Bleiben Sie also wachsam.
Risikobereiche, die vor dem 1. Oktober angegangen werden sollten
Finanzteams von Non-Profit-Organisationen sollten diese fünf Bereiche des Compliance-Risikos priorisieren:
-
Dokumentation der Kostenanerkennungsfähigkeit – Sammeln und organisieren Sie den Nachweis, dass Ihre aktuellen förderfinanzierten Ausgaben den OMB-Regeln entsprechen. Erstellen Sie für jede Förderung eine "Datei zur Kostenanerkennungsfähigkeit", die den Geschäftszweck und die Verteilungsmethodik zeigt.
-
Workflows zur Zahlungsprüfung – Planen Sie, wie Sie den strengeren Vorab-Zahlungsprüfungen nachkommen werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre SAM.gov- und e-BACS-Registrierungen aktuell sind und Ihre Bescheinigungen über Interessenkonflikte unterzeichnet sind.
-
Subaward-Vereinbarungen und Berichterstattung – Überprüfen Sie jeden Subaward. Stellen Sie sicher, dass die Vereinbarungen alle erforderlichen Klauseln enthalten (Bundes-Compliance-Bescheinigungen, Nichtdiskriminierungserklärungen, Prüfungsrechte usw.). Erstellen Sie ein Subaward-Inventar.
-
Prüfungsbereitschaft – Ihre nächste Bundesprüfung (Single Audit für Non-Profits, die jährlich mehr als 750.000 $ an Bundesmitteln ausgeben) wird die Einhaltung der neuen Regeln testen, auch wenn Ihre Förderung vor dem 1. Oktober begann. Bereiten Sie jetzt die Prüfungsunterlagen vor.
-
Schulung von Vorstand und Mitarbeitern – Informieren Sie Ihren Vorstand über die Änderungen. Schulen Sie Ihr Förderpersonal, Ihr Buchhaltungsteam und alle Abteilungsleiter für Fördermittel in den neuen Regeln, damit sie diese nicht versehentlich verletzen.
Halten Sie Ihre Finanzunterlagen klar und organisiert
Während Ihre Non-Profit-Organisation die neue Uniform Guidance bewältigt, ist die Führung klarer Finanzunterlagen unerlässlich. Genaue Buchführung – Trennung von förderfinanzierten Ausgaben und nicht zweckgebundenen Einnahmen, Dokumentation von Kostenverteilungen, Nachverfolgung von Subaward-Auszahlungen – ist der Weg, wie Sie Compliance während einer Prüfung nachweisen.
Viele Non-Profit-Organisationen verlassen sich auf Tabellenkalkulationen oder veraltete Buchhaltungssoftware zur Verwaltung von Fördermitteln, was ein Risiko darstellt: Dokumentation geht verloren, Kostenverteilungen werden inkonsistent, und Prüfungen fördern versteckte Compliance-Probleme zu Tage. Die textbasierte Buchführung (mit Tools wie Beancount) gibt Ihrer Non-Profit-Organisation ein versionskontrolliertes, prüfbares Hauptbuch jeder Transaktion, bei dem jede Ausgabe klar nach Finanzierungsquelle und Kostenkategorie gekennzeichnet ist.
Beancount.io wurde für Non-Profit-Organisationen entwickelt, die komplexe Fördermittel und zweckgebundene Mittel verwalten. Sie können Ihren Kontenrahmen so modellieren, dass er Ihrer Förderstruktur entspricht, jede Ausgabe mit der dazugehörigen Förderung versehen und saubere Finanzberichte exportieren, die Prüfer lieben – und dabei Ihre Bücher transparent und unter Versionskontrolle halten.
Fazit
Der Vorschlag zur OMB Uniform Guidance 2026 ist real, die Kommentierungsfrist endet am 13. Juli, und der Wirksamkeitstermin ist der 1. Oktober. Wenn Ihre Non-Profit-Organisation Bundesfördergelder erhält, investieren Sie die nächsten 30 Tage, um zu verstehen, was vorgeschlagen wird, zu entscheiden, ob Sie einen Kommentar abgeben, und mit der internen Vorbereitung für die Compliance im Oktober zu beginnen.
Warten Sie nicht bis zum 30. September, um die neue Regelung zu lesen und sich hektisch um die Einhaltung zu bemühen. Die Non-Profit-Organisationen, die erfolgreich sein werden, sind diejenigen, die vorausschauend geplant haben.