Eine lokale Lebensmittelbank erhält eine Lkw-Ladung Konserven von einer Supermarktkette. Eine Anwaltskanzlei übernimmt kostenlos die Vertragsprüfung für eine gemeinnützige Organisation. Ein Bauunternehmen spendet die Arbeitsleistung für den Bau eines Spielplatzes. Keine dieser Organisationen hat einen Scheck ausgestellt, und dennoch hat jede von ihnen gerade eine Spende erhalten, die im Jahresabschluss der gemeinnützigen Organisation ausgewiesen werden muss – zum beizulegenden Zeitwert (Fair Value), in der richtigen Kategorie und mit den entsprechenden Angaben im Anhang.
Die meisten gemeinnützigen Organisationen machen hierbei Fehler in die eine oder andere Richtung. Einige verzichten ganz auf die Erfassung von Sachspenden, weil „kein Bargeld geflossen ist“. Andere erfassen sie zwar, vergraben den Betrag jedoch in einem einzigen, vagen Posten oder schätzen den Wert ohne jegliche Belege zur Untermauerung. Beide Fehler führen zu echten Problemen: zu niedrig ausgewiesene Finanzdaten, die den tatsächlichen Umfang der Aktivitäten einer Organisation verschleiern, oder überhöhte Zahlen, die einer Prüfung nicht standhalten.
Seit 2020 sind die Regeln für den Umgang damit erheblich spezifischer geworden. Hier ist, was jede gemeinnützige Organisation – von der rein ehrenamtlich geführten Suppenküche bis hin zur regionalen Wohlfahrtsorganisation mit mehreren Programmen – über die korrekte Erfassung von Sachspenden wissen muss.
Was als Sachspende zählt
Eine Sachspende (auch als eingebrachtes nicht-finanzielles Gut bezeichnet) ist jede Spende, bei der es sich nicht um Bargeld oder marktgängige Wertpapiere handelt. Das ist ein weit gefasster Begriff. Typische Beispiele sind:
- Waren: Lebensmittel, Kleidung, medizinische Hilfsgüter, Ausrüstung, Fahrzeuge, Vorräte
- Räumlichkeiten: kostenlose oder unter dem Marktpreis liegende Nutzung von Büroräumen, Veranstaltungsorten, Lagerflächen
- Professionelle Dienstleistungen: Rechtsberatung, Buchhaltung, architektonische Gestaltung, IT-Beratung, Marketing
- Materialien: Baumaterialien, Softwarelizenzen, Werbeflächen
- Spezialisierte ehrenamtliche Arbeit: handwerkliche oder fachliche Arbeiten, die einen Vermögenswert schaffen oder verbessern, wie z. B. ein Elektriker, der ein neues Gebäude verkabelt
Allerdings zählt nicht alles, was ein Freiwilliger tut. Dies ist der Unterschied, über den die meisten Organisationen stolpern: Nur Dienstleistungen, die spezielle Fachkenntnisse erfordern, werden als Sachspenden erfasst. Wenn ein Wirtschaftsprüfer ehrenamtlich den Jahresabschluss Ihrer Organisation erstellt, ist das eine erfassungspflichtige Sachspende – er verfügt über eine berufliche Qualifikation, die Sie andernfalls Geld kosten würde. Wenn derselbe Wirtschaftsprüfer an einem Samstag Essen in Ihrer Notunterkunft ausgibt, handelt es sich um allgemeine ehrenamtliche Arbeit, die nach US-GAAP nicht als Ertrag erfasst wird, unabhängig davon, wie viele Stunden er leistet. Die Regelung (zu finden in ASC 958-605) bezieht sich ausdrücklich auf Dienstleistungen, die entweder spezielle Kenntnisse erfordern, über die der Spender verfügt und die normalerweise erworben werden müssten, wenn sie nicht gespendet würden, oder die einen nicht-finanziellen Vermögenswert schaffen oder verbessern.
Der Standard, der alles verändert hat: ASU 2020-07
Jahrelang hatten gemeinnützige Organisationen großen Spielraum bei der Darstellung von Sachspenden, was es für Spender, Geldgeber und Aufsichtsbehörden schwierig machte, Organisationen zu vergleichen oder überhöhte Bewertungen zu erkennen. Das Financial Accounting Standards Board hat diese Lücke mit dem Accounting Standards Update 2020-07 geschlossen, das für Geschäftsjahre gilt, die nach dem 15. Juni 2021 beginnen. Es ist somit nun schon seit mehreren vollen Prüfungszyklen geltendes Recht, und Wirtschaftsprüfer haben wenig Geduld mit Organisationen, die sich noch nicht angepasst haben.
ASU 2020-07 verpflichtet gemeinnützige Organisationen zu Folgendem:
- Eingebrachte nicht-finanzielle Vermögenswerte als separaten Posten in der Aktivitätsrechnung (Statement of Activities) darzustellen, getrennt von Geldspenden und Zuschüssen.
- Diesen Posten im Anhang nach Kategorien aufzuschlüsseln – Lebensmittel, medizinische Hilfsgüter, professionelle Dienstleistungen, Raumnutzung usw. –, anstatt alles in einer einzigen Zahl zusammenzufassen.
- Die Bewertungsmethoden und -parameter offenzulegen, die zur Ermittlung des beizulegenden Zeitwerts (Fair Value) für jede Kategorie verwendet wurden, einschließlich des zugrunde gelegten Hauptmarktes.
- Offenzulegen, ob die Organisation die Spende zu Geld gemacht oder verwendet hat, und im Falle einer Verwendung zu beschreiben, wie. Wenn der Spender die Spende mit Auflagen versehen hat, müssen diese ebenfalls offengelegt werden.
Die Absicht dahinter ist eindeutig: Ein Posten „Sachspendenerträge“ in Höhe von 500.000 und Pro-Bono-Rechtsdienstleistungen im Wert von 20.000 , die gleichmäßig auf zehn Kategorien verteilt sind. Geldgeber lesen diese Anhangsangaben zunehmend genauer, insbesondere bei Organisationen wie Lebensmittelbanken, Katastrophenhilfen oder Gesundheitsorganisationen, bei denen Sachspenden einen großen Teil der Gesamtunterstützung ausmachen.
Wie man diese Spenden tatsächlich bewertet
Der Bewertungsmaßstab ist der beizulegende Zeitwert (Fair Value) gemäß ASC 958-605: der Preis, der in einem geordneten Geschäftsvorfall zwischen Marktteilnehmern am Bewertungstag für den Verkauf eines Vermögenswerts erzielt (oder für die Übertragung einer Dienstleistung gezahlt) würde. In der Praxis stellt sich dies je nach Erhalt unterschiedlich dar.
Bei Waren ist nach einem vergleichbaren Einzel- oder Großhandelspreis auf dem Markt zu suchen, den der Spender normalerweise für die Veräußerung des Vermögenswerts nutzen würde – nicht unbedingt dem Preis, den Ihre Organisation zahlen würde, wenn sie den Artikel im Einzelhandel erwerben würde. Eine Palette bald ablaufender Konserven eines Herstellers wird nicht genauso bewertet wie frische Ware aus dem Supermarktregal.
Bei professionellen Dienstleistungen fragen Sie den Spender, welchen Betrag er zu seinem Standardsatz in Rechnung gestellt hätte, und multiplizieren Sie diesen mit den geleisteten Arbeitsstunden. Dokumentieren Sie den Stundensatz und die Stunden – ein Wirtschaftsprüfer wird nach beidem fragen.
Bei der Nutzung von Räumlichkeiten legen Sie eine ortsübliche Vergleichsmiete für ähnliche Flächen in derselben Gegend zugrunde, zeitanteilig berechnet für den tatsächlichen Nutzungszeitraum.
Bei spezialisierter ehrenamtlicher Arbeit, die einen Vermögenswert schafft oder verbessert (z. B. wenn ein Bauunternehmer die Rohbauarbeiten für eine neue Unterkunft spendet), bewerten Sie diese mit dem Betrag, den Sie einem Fachmann für dieselbe Arbeit gezahlt hätten.
Bei hochwertigen oder ungewöhnlichen Gegenständen – Kunst, Fahrzeuge, Immobilien, alles über 5.000 geltend machen zu können.
Unabhängig von der Kategorie sollten Sie Ihre Methodik zum Zeitpunkt der Erfassung der Spende schriftlich festhalten, nicht erst Monate später, wenn Ihr Wirtschaftsprüfer danach fragt. Eine Notiz wie „Spender nannte seinen Standardsatz von 200 $/Std. für 25 Stunden Beratung zur Fördermittelbeantragung, gemäß E-Mail vom [Datum]“ ist die Art von Dokumentation, die eine fünfminütige Diskussion bei der Prüfung im Keim erstickt.
Erfassung der Buchung
Sobald Sie einen Wert ermittelt haben, ist die Buchführung symmetrisch: Erfassen Sie denselben Betrag in derselben Periode sowohl als Ertrag als auch als entsprechenden Aufwand (oder Vermögenswert), sodass sich die Buchungen gegenseitig aufheben und Ihr Nettoergebnis nicht verfälschen, während der gesamte Umfang der Aktivitäten dennoch vollständig erfasst wird.
Für ein unentgeltliches (Pro-bono-)Rechtsberatungsmandat im Wert von 10.000 $ sieht das wie folgt aus:
- Soll: Rechtsberatungsaufwand (funktionales Aufwandskonto) — 10.000 $
- Haben: Ertrag aus Sachspenden — Professionelle Dienstleistungen — 10.000 $
Bei gespendeten Vorräten, die Sie verteilen statt weiterverkaufen möchten, erfolgt die Soll-Buchung in der Regel auf einem Programmaufwandskonto (wie „Verteilte Lebensmittel“) und nicht als Bestand in der Bilanz, es sei denn, Sie lagern sie für eine spätere Verwendung ein – in diesem Fall werden sie zunächst als Vermögenswert aktiviert und bei tatsächlicher Verwendung in den Aufwand umgebucht.
Da es sich hierbei im Grunde um ein Problem der doppelten Buchführung handelt – eine Spende auf der einen Seite, ein entsprechender Aufwand oder Vermögenswert auf der anderen, gekennzeichnet nach Kategorie und Fonds (falls Sie zweckgebundene versus freie Mittel nachverfolgen) –, lässt sich dies mit textbasierten, versionskontrollierten Buchhaltungstools elegant lösen. Jede Sachspende wird zu einer prüfbaren Transaktion mit lückenlosem Belegpfad, statt zu einer Tabellenkalkulationsanpassung, an die am Jahresende jemand denken muss.
Fehler, die bei Prüfungen auffallen
Eine Handvoll typischer Fehler macht den Großteil der Feststellungen aus, die Wirtschaftsprüfer bei Sachspenden melden:
- Sachspenden überhaupt nicht zu erfassen, nach der Theorie „es wurde nichts bezahlt, also gibt es nichts zu buchen“. Dies führt zu einer Untererfassung sowohl der Erträge als auch der Aufwendungen und kann den tatsächlichen Umfang Ihrer Programme wesentlich verfälschen – ein echtes Problem, wenn Sie sich um Fördergelder bewerben, bei denen nach der Programmgröße gefragt wird.
- Fehlender Dokumentationspfad zur Wertermittlung. Eine Buchung mit einem Dollarbetrag ohne Beleg oder Erläuterung ist eines der ersten Dinge, die ein Prüfer beanstandet, da sie nicht als beizulegender Zeitwert (Fair Value) im Rahmen einer ordnungsgemäßen Transaktion verifiziert werden kann.
- Die Erfassung allgemeiner ehrenamtlicher Tätigkeit als Sachspende. Selbst eine hohe Anzahl an ehrenamtlich geleisteten Arbeitsstunden von Personen ohne spezialisierte, anderweitig abrechenbare Qualifikationen gehört nach GAAP nicht in die Gewinn- und Verlustrechnung (Statement of Activities) – Sie können diese für Förderzwecke zwar separat erfassen und ausweisen, jedoch nicht als Ertrag.
- Das Auslassen der Aufschlüsselung (Disaggregation), die nach ASU 2020-07 erforderlich ist – also die Angabe eines einzigen pauschalen „Sachspenden“-Betrags, anstatt diesen nach Kategorien aufzuschlüsseln und die erforderlichen qualitativen Angaben zu machen.
- Fehlendes Formular 990 (Schedule M). Wenn Ihre gesamten unbaren Spenden im Laufe des Jahres 25.000 $ übersteigen oder Sie Kunstwerke, historische Schätze oder Naturschutzgrundstücke in beliebigem Wert erhalten haben, ist Schedule M zwingend erforderlich. Die dortigen 28 Vermögenskategorien spiegeln in etwa die Aufschlüsselung wider, die GAAP ohnehin verlangt. Wenn Sie die Buchhaltung also richtig aufgesetzt haben, ist das Steuerformular größtenteils nur noch eine reine Abschreibübung.
Warum dies über die reine Compliance hinaus wichtig ist
Eine präzise Berichterstattung über Sachspenden dient nicht nur dem fehlerfreien Bestehen einer Prüfung. Geldgeber und Großspender nutzen diese Angaben zunehmend, um zu beurteilen, wie effizient eine Organisation arbeitet und wie diversifiziert ihre finanzielle Unterstützung ist. Ein gut dokumentierter, ordnungsgemäß kategorisierter Anhang zu Sachspenden signalisiert finanzielle Disziplin – genau das gleiche Signal, das eine korrekte Buchführung ganz allgemein über die Abläufe eines Unternehmens aussendet. Gemeinnützige Organisationen, die die Bewertung von Sachspenden als echte Buchhaltungsfunktion und nicht als Nebensache betrachten, weisen meist auch in allen anderen Bereichen sauberere Finanzdaten auf, was die jährlichen Prüfungen schneller und kostengünstiger macht.
Halten Sie die Finanzdaten Ihrer gemeinnützigen Organisation klar und prüfbar
Ganz gleich, ob Sie Geldspenden, zweckgebundene Zuschüsse oder Sachspenden über mehrere Programmkategorien hinweg nachverfolgen – das zugrunde liegende Bedürfnis ist dasselbe: eine klare, überprüfbare Erfassung jeder Transaktion. Beancount.io bietet eine textbasierte Buchführung (Plain-Text Accounting), die gemeinnützigen Organisationen vollständige Transparenz und einen prüfungssicheren Belegpfad für jede Buchung bietet – ohne Blackboxen, ohne Anbieterbindung. Starten Sie kostenlos und sehen Sie selbst, warum immer mehr Organisationen für ihre Buchhaltung auf Plain-Text Accounting umsteigen.