8 publicacions etiquetades amb "petita empresa"

Esteu pensant en escollir l'estat fiscal S-corp? Fantàstic, però no perdeu el temps. L'elecció de S-corp pot ser una poderosa eina d'estalvi d'impostos per als propietaris de petites empreses, però els seus terminis són estrictes i no negociables. Perdre'n un pot complicar significativament la vostra situació fiscal.

Aquí teniu la versió pràctica, aprovada per comptables, del que heu de saber, a més de com fer-ne un seguiment net al vostre llibre major de Beancount.

La data límit, en poques paraules​

La data més crítica és per presentar el Formulari 2553, Elecció per una petita empresa. Aquest és el formulari que indica a l'IRS que voleu tributar com a S-corp.

• Per a empreses existents amb any natural: Heu de presentar el Formulari 2553 abans del 15è dia del 3r mes de l'any fiscal en què voleu que l'elecció tingui efecte. Per a una elecció del 2025 (efectiva l'1 de gener de 2025), la data límit és el dissabte 15 de març de 2025. Com que cau en cap de setmana, la regla de cap de setmana/festiu de l'IRS trasllada la data límit funcional al següent dia hàbil: dilluns 17 de març de 2025.
• Per a empreses noves: Si aquest és el primer any fiscal de la vostra empresa, teniu "2 mesos i 15 dies" des de l'inici del vostre any fiscal per presentar-lo. La data exacta depèn de quan comenci oficialment el vostre any fiscal. Per exemple, si la vostra empresa comença el 7 de gener, la vostra data límit seria el 21 de març.

Consell: Si la vostra empresa opera amb un any fiscal en lloc d'un any natural, s'aplica la mateixa lògica. Calculeu la vostra data límit com el 15è dia del 3r mes des de la data d'inici del vostre any fiscal.

Què passa si l'heu perdut?​

No us espanteu. L'IRS entén que els propietaris d'empreses poden perdre terminis. Si teníeu la intenció d'escollir l'estat de S-corp però no vau presentar a temps, podeu ser elegibles per a un alleujament d'elecció tardana.

L'IRS proporciona un procediment simplificat, el Procediment d'Ingressos 2013-30, que permet a moltes petites empreses sol·licitar l'estat de S-corp retroactiu. Generalment, qualifiqueu si podeu demostrar que teníeu una causa raonable per presentar-vos tard i complir els altres requisits del procediment.

Altres dates clau relacionades amb les S-Corps​

Un cop sou una S-corp, els terminis no s'aturen. Aquí teniu dues dates importants més per marcar al vostre calendari:

• Presentació 1120-S (La declaració d'impostos S-corp): La vostra declaració d'impostos anual S-corp, el Formulari 1120-S, s'ha de presentar abans del 15è dia del 3r mes després de la finalització del vostre any fiscal. Per a la majoria de les empreses (que presenten amb any natural), això és el mateix que la data límit d'elecció: 17 de març de 2025.
• Necessiteu més temps? Si no podeu presentar el vostre 1120-S a temps, podeu presentar el Formulari 7004 per obtenir una pròrroga automàtica de 6 mesos. Això amplia el termini per presentar la vostra declaració fins al 15 de setembre. Crucialment, aquesta és una pròrroga per presentar, no una pròrroga per pagar. Qualsevol impost que degui encara s'ha de pagar abans de la data límit original de març.

Qui hauria d'escollir S-Corp?​

L'estat de S-corp no és per a tothom. El seu principal benefici és la reducció dels impostos sobre els autònoms. Ho aconsegueix permetent-vos dividir els beneficis de la vostra empresa en dues categories:

1. Salaris W-2 raonables: Es tracta d'un salari que us pagueu a vosaltres mateixos, que està subjecte a impostos sobre la nòmina estàndard (Seguretat Social i Medicare).
2. Distribucions d'accionistes: Es tracta del benefici restant que obteniu de l'empresa, que no està subjecte a impostos sobre els autònoms.

Tanmateix, aquest avantatge comporta una major complexitat i costos. Les S-corps requereixen l'execució d'una nòmina formal, el compliment dels estàndards de "compensació raonable" establerts per l'IRS i la gestió de més tràmits de compliment, com la presentació dels Formularis 1120-S i l'emissió de K-1 als accionistes.

Abans de fer el salt, feu els càlculs. Un CPA us pot ajudar a modelar el punt d'equilibri on l'estalvi d'impostos supera els costos administratius addicionals.

Faciliteu el compliment del termini amb Beancount​

Un llibre major ben mantingut és el vostre millor amic per al compliment de S-corp. Podeu utilitzar Beancount per estar al dia dels terminis i distingir clarament entre salaris i distribucions.

Pla de comptes mínim (per començar)​

Aquí teniu un pla de comptes bàsic per començar:

• Actius:Banc:CompteCorrent
• Ingressos:Vendes
• Despeses:Nòmina:Salaris
• Despeses:Nòmina:ImpostosEmpresarial
• Patrimoni:Distribucions ← Per a retirades d'accionistes
• Patrimoni:SaldosInicials

Assentaments típics​

Les vostres entrades a Beancount crearan una clara separació entre les despeses de nòmina i les distribucions de patrimoni.

; La nòmina W-2 és una despesa empresarial
2025-02-28 * "Executar nòmina - Febrer"
  Actius:Banc:CompteCorrent                 -6200 USD
  Despeses:Nòmina:Salaris                5000 USD
  Despeses:Nòmina:ImpostosEmpresarial        1200 USD
  ; entitat: S-Corp  període: 2025-02

; La distribució d'accionistes és una retirada de patrimoni, no una despesa
2025-03-10 * "Distribució d'accionistes"
  Actius:Banc:CompteCorrent                 -3000 USD
  Patrimoni:Distribucions                  3000 USD
  ; entitat: S-Corp  període: 2025-T1

Baranes útils (consultes i etiquetes)​

Utilitzeu les funcions de Beancount per verificar les vostres finances i assegurar-vos que compliu els estàndards de compensació raonable.

• Etiqueteu cada retirada del propietari amb alguna cosa memorable, com distrib: "sí".
• Executeu periòdicament una consulta per comparar el total de salaris pagats amb el total de distribucions realitzades.

Podeu executar una comprovació ràpida des del vostre terminal amb bean-query:

SELECT compte, SUM(posició)
WHERE (compte ~ 'Despeses:Nòmina:Salaris' OR compte ~ 'Patrimoni:Distribucions')
AND any = 2025
GROUP BY compte;

Això us proporcionarà un resum net dels vostres salaris i distribucions per a l'any, ajudant-vos a vosaltres i al vostre CPA a avaluar si el vostre salari és "raonable".

Registre en paper per a l'elecció​

Manteniu la vostra documentació de S-corp organitzada i vinculada al vostre llibre major.

• Creeu una carpeta docs/ al vostre directori de Beancount per emmagatzemar els PDF del vostre Formulari 2553 signat, la carta d'acceptació de l'IRS, qualsevol declaració d'alleujament d'elecció tardana i els vostres documents de configuració de nòmina (EIN, identificadors estatals).
• Registreu una transacció nota al vostre llibre major el dia que presenteu l'elecció. Això crea un registre permanent i datat.

2025-01-22 nota "Formulari 2553 de l'IRS presentat per a l'elecció de S-corp (efectiva l'1 de gener de 2025)"

Casos especials a tenir en compte​

• La data d'inici del vostre "primer any fiscal" podria no ser la vostra data de constitució. El rellotge per al termini de "2 mesos i 15 dies" comença quan la vostra empresa té accionistes, adquireix actius o inicia operacions comercials, el que passi primer.
• Per a anys fiscals que no siguin naturals, sigueu precisos. La data límit del vostre Formulari 2553 es basa en la data d'inici del vostre any fiscal, mentre que la data límit del vostre Formulari 1120-S es basa en la seva data de finalització.

Llista de comprovació ràpida​

A punt per continuar? Aquí teniu una llista de comprovació final per guiar-vos.

✅ Decidiu si l'estructura S-corp s'adapta a la vostra empresa en funció del nivell de beneficis, la preparació de la nòmina i les normes específiques de l'estat. ✅ Marqueu al calendari el Formulari 2553 amb la data límit correcta (i configureu un recordatori d'una setmana per a vosaltres mateixos). Per al 2025, és el 17 de març de 2025. ✅ Si arribeu tard, avalueu immediatament si qualifiqueu per a un alleujament segons el Proc. Rev. 2013-30. ✅ Configureu el vostre sistema de nòmina i mapeu els nous comptes de despeses i patrimoni al vostre llibre major de Beancount. ✅ Prepareu-vos per presentar el Formulari 1120-S abans de la data límit o presenteu el Formulari 7004 per obtenir una pròrroga.

Aquesta guia proporciona informació general, no assessorament fiscal. Cada situació empresarial és única. Consulteu amb el vostre CPA per determinar el millor curs d'acció per a les vostres circumstàncies específiques.

Gestionar una petita empresa ja és un malabarisme constant de flux de caixa, proveïdors i clients; les sorpreses fiscals no haurien de ser una altra bola a l'aire. La bona notícia: amb un marc senzill i alguns trucs de Beancount, podeu traduir "Espero que la factura d'impostos no sigui enorme" en una transferència mensual previsible.

1. Saber què esteu pagant realment​

Abans de poder reservar diners, heu de saber on van. Per a la majoria de les petites empreses dels Estats Units (especialment les empreses individuals i les societats), el passiu fiscal total és una combinació de diverses obligacions diferents.

• Impost sobre la renda federal: Es tracta d'un impost progressiu, és a dir, el tipus augmenta a mesura que augmenten els vostres ingressos. Per al 2025, els trams arriben fins al 37,% per a ingressos individuals superiors a 626.350 $i ingressos conjunts de matrimoni (MFJ) superiors a 751.600$.
• Impost per compte propi (SE): Aquesta és la versió empresarial dels impostos FICA (Seguretat Social i Medicare) que paguen els empleats W-2. És un 15,3,% fix sobre la vostra primera part dels guanys nets. La part de la Seguretat Social del 12,4,% s'atura un cop el vostre benefici arriba a la base salarial anual, que es preveu que sigui de 176.100 $ el 2025. El 2,9,% restant per a Medicare continua sobre tots els beneficis.
• Impost sobre la renda estatal i local: Això varia molt segons la ubicació, des del 0,% en estats com Wyoming i Texas fins a més del 13,% al tram superior de Califòrnia.
• Sancions per pagament insuficient trimestral: L'IRS vol els seus diners durant tot l'any, no tots alhora. Per evitar sancions, generalment heu de prepagar almenys el 90,% del vostre passiu fiscal de l'any en curs o el 100,% de la factura fiscal de l'any anterior (aquest llindar puja al 110,% si la vostra renda bruta ajustada, o AGI, és superior a 150.000 $).

Heurística ràpida: La majoria dels emprenedors individuals dels Estats Units que viuen en un estat amb impostos mitjans acaben devent un 25% - 30% del benefici net un cop combinats els impostos federals, SE i estatals.

2. Una estimació en tres passos que podeu actualitzar mensualment​

No necessiteu programari complex per controlar-ho. Un procés senzill i repetible és tot el que cal.

1. Projectar el benefici anual: Mireu el vostre rendiment fins ara i feu una previsió raonable per a tot l'any. La fórmula bàsica és la vostra amiga: Ingressos projectats - Despeses deduïbles projectades = Benefici projectat.
2. Aplicar un tipus impositiu efectiu: Comenceu amb un percentatge raonable. Si teniu la declaració d'impostos de l'any passat, podeu calcular el vostre tipus efectiu a partir d'això. Si sou nou en això, l'heurística del 30% és un bon punt de partida.
3. Dividir per 12 (o 52): Agafeu el vostre impost anual total estimat i dividiu-lo pel nombre de períodes de pagament que voleu utilitzar. Recomanem mensualment. Transfereix aquesta quantitat a un compte bancari de reserva d'impostos dedicat cada mes. Si el vostre flux de caixa és més volàtil, una transferència setmanal pot semblar més manejable.

3. Implementar-ho a Beancount​

La comptabilitat de text pla fa que aquest procés sigui transparent i auditable. A continuació s'explica com gestionar els vostres estalvis fiscals a Beancount.

Primer, creeu una transacció rutinària per transferir els vostres estalvis mensuals del vostre compte corrent principal a un compte d'estalvi separat i dedicat per a impostos.

; Reserva els impostos de juliol
2025-07-31 * "Transferència de reserva d'impostos"
  Assets:Bank:Checking          -3000 USD
  Assets:Bank:TaxReserve         3000 USD
  Equity:Opening-Balances

Quan feu un pagament trimestral estimat al govern, registreu el passiu real. El pagament prové directament del vostre compte de reserva.

; Registra el passiu quan presentes el pagament trimestral
2025-09-15 * "Pagament d'impostos estimats del tercer trimestre"
  Assets:Bank:TaxReserve        -9000 USD
  Liabilities:Taxes:Federal      6000 USD
  Liabilities:Taxes:State        3000 USD

Aquest sistema senzill us ofereix tres avantatges poderosos:

• Visibilitat immediata: El saldo Assets:Bank:TaxReserve sempre mostra el que ja està "compromès". Sabeu d'un cop d'ull que aquest efectiu no està disponible per a altres despeses comercials.
• Benefici exacte: Com que la reserva es tracta com una transferència entre comptes d'actius, el vostre estat de guanys i pèrdues no està distorsionat. Només registreu el passiu fiscal quan realment el presenteu i el pagueu.
• Rastreig d'auditoria: Cada pagament a l'IRS o al vostre tresor estatal es vincula a un moviment clarament etiquetat des del vostre compte de reserva, creant un rastre de paper net.

4. Ajustar el vostre percentatge​

L'estimació inicial del 25% - 30% és un bon començament, però l'heu d'ajustar en funció del vostre model de negoci específic.

• Consultors / Agències d'alt marge: Si supereu amb escreix la base salarial de la Seguretat Social (176.100 $), el vostre tipus impositiu efectiu augmentarà. Un tipus del 30% - 35% és probablement més precís.
• Empreses de productes amb fortes deduccions: Si teniu costos de vendes (COGS), inventari o altres deduccions significatives, el vostre marge de benefici net és inferior. Un tipus del 20% - 25% pot ser suficient. Utilitzeu els fulls de càlcul del Formulari 1040-ES cada trimestre per confirmar-ho.
• Propietaris de S-Corp: La vostra situació és diferent. El "sou raonable" que us pagueu està subjecte a la retenció estàndard de la nòmina (FICA i impostos sobre la renda). Les vostres distribucions (beneficis pagats més enllà del salari) encara requereixen pagaments trimestrals estimats, però sovint a un tipus marginal inferior, ja que no estan subjectes a l'impost SE.
• Venedors multiestatals: Si teniu "nexus" (una presència comercial significativa) en diversos estats, és possible que hàgiu de pagar impostos sobre la renda a cadascun. Això pot apilar els vostres passius. Per obtenir més claredat, creeu comptes de passiu separats a Beancount, com ara Liabilities:Taxes:State:CA i Liabilities:Taxes:State:NY.

5. Automatitzar, revisar, repetir​

Un sistema només funciona si l'utilitzeu. Feu-ho sense esforç.

• Automatitzar: Vincula el vostre compte operatiu principal a un compte d'estalvi d'alt rendiment anomenat alguna cosa així com "TaxReserve". Programa una transferència automàtica perquè es produeixi just després de tancar els llibres cada mes.
• Revisar: Repreviseu el vostre benefici anual trimestralment. Si les vendes del segon trimestre van superar les expectatives, augmenteu la quantitat de reserva mensual immediatament. No espereu fins al gener per descobrir que heu estalviat poc.
• Repetir: Mantingueu els documents clau organitzats dins del vostre directori Beancount. Desar la declaració d'impostos final de l'any passat (document: "2024/Taxes/Form1040.pdf") us proporciona un context d'un clic quan parleu de números amb el vostre CPA o planifiqueu el proper any.

Reflexions finals​

Les factures d'impostos semblen aleatòries només quan el procés de reserva ho és. En incorporar una reserva basada en percentatges directament al vostre flux de comptabilitat de doble entrada, canvieu l'ansietat per l'àlgebra, i Beancount fa que els càlculs (i el rastreig d'auditoria) siguin trivials. Reviseu el vostre tipus cada trimestre, mantingueu Assets:Bank:TaxReserve finançat i el 15 d'abril tornarà a ser un altre dia d'activitat habitual.

Avís de responsabilitat: Aquest article és només amb finalitats educatives i no és un assessorament fiscal. Sempre confirmeu els números amb un professional qualificat per a la vostra jurisdicció i tipus d'entitat.

Mantenir el compliment és més senzill quan els terminis fiscals de l'any es troben en un sol lloc. A continuació es mostra una guia mes a mes de totes les dates límit federals importants del 2025 que afecten els propietaris únics, les LLC, les S-corp, les C-corp i les seves nòmines. Marqueu-lo com a favorit, copieu les vinyetes al vostre planificador o subscriviu-vos al feed .ICS gratuït de l'IRS perquè els recordatoris apareguin automàticament al vostre calendari digital.

Per què és important un calendari dedicat​

Integrar els terminis fiscals al vostre flux de treball habitual no només es tracta d'evitar el pànic d'última hora; és una decisió empresarial estratègica.

• Eviteu sancions i interessos: L'IRS no juga. Les sancions per pagament tardà i presentació tardana es poden acumular ràpidament, de vegades arribant fins al 25,% de l'impost total que deu.
• Sincronitzeu el vostre flux d'efectiu: Quan coneixeu les quatre dates trimestrals de retirada d'impostos estimats amb antelació, podeu protegir el vostre capital operatiu i assegurar-vos que els fons estiguin disponibles sense interrompre el funcionament habitual del negoci.
• Delegueu amb confiança: Tant si teniu un comptable intern com un CPA extern, un calendari compartit i precís garanteix la responsabilitat. Quan tothom coneix les dates exactes, res no s'escapa.
• Estigueu preparats per a auditories: La presentació puntual de declaracions informatives com els formularis W-2 i 1099 és una de les primeres coses que comproven els examinadors. Un historial de presentació net és la vostra primera línia de defensa.

De cop d'ull: Terminis federals clau del 2025​

Les dates següents s'ajusten per als caps de setmana i festius federals, reflectint el següent dia hàbil com a data límit oficial. Totes les hores es basen en la data del mata-segells o de la transmissió electrònica, tret que les normes de dipòsit específiques requereixin una transferència electrònica de fons (EFT) el mateix dia.

Gener​

• 15 de gener – El pagament final de l'impost estimat del 2024 (Formulari 1040-ES) és degut per a treballadors per compte propi i altres que no van retenir suficients impostos durant el 2024. Nota: Els agricultors i pescadors poden ometre aquest pagament si presenten i paguen la seva factura fiscal completa abans del 3 de març de 2025.
• 31 de gener – Les declaracions informatives clau de final d'any són degudes:
  • Proporcioneu els Formularis W-2 a tots els empleats i presenteu còpies a l'Administració de la Seguretat Social (SSA).
  • Proporcioneu i presenteu el Formulari 1099-NEC per declarar la compensació pagada a no empleats el 2024.
  • Proporcioneu la majoria dels altres formularis 1099 (com 1099-MISC, 1099-INT) als destinataris. La data límit per presentar-los a l'IRS és posterior.

Febrer​

• 18 de febrer – Últim dia perquè les empreses proporcionin els Formularis 1099-B (Ingressos de transaccions de corredors i intercanvis) i 1099-S (Ingressos de transaccions immobiliàries) als beneficiaris.
• 28 de febrer – Data límit per enviar còpies en paper dels Formularis 1097, 1098, 1099 (excloent 1099-NEC) i W-2G a l'IRS. (Els que presenten electrònicament tenen fins al 31 de març.)

Març​

• 17 de març – Les declaracions d'impostos de les societats i les S-corporations per al 2024 són degudes. (El 15 de març és dissabte.)
  • Presenteu el Formulari 1065 (Societats) o el Formulari 1120-S (S-Corps).
  • Alternativament, presenteu el Formulari 7004 per sol·licitar una pròrroga automàtica de sis mesos per presentar.
  • Proporcioneu els Annexos K-1 (i K-3, si escau) a tots els socis i accionistes.

Abril​

• 15 d'abril – El "Dia de l'Impost" presenta un triple encapçalament de terminis crucials:
  • Persones físiques: Presenteu el vostre Formulari 1040 del 2024. Podeu presentar el Formulari 4868 per obtenir una pròrroga automàtica de sis mesos, però encara heu de pagar qualsevol impost que estimeu que deu avui.
  • C-Corporations: Presenteu el vostre Formulari 1120 del 2024 o presenteu el Formulari 7004 per obtenir una pròrroga. El saldo de l'impost degut es paga amb la presentació de la pròrroga.
  • 1r trimestre de 2025 Impost estimat: El vostre primer pagament a terminis per a l'any fiscal 2025 (Formulari 1040-ES) és degut si espereu deure almenys 1.000 $ en impostos per a l'any.

Juny​

• 16 de juny – El pagament a terminis del 2n trimestre de 2025 de l'impost estimat és degut. (El 15 de juny cau en diumenge.)

Setembre​

• 15 de setembre – Un dia amb doble termini:
  • El pagament a terminis del 3r trimestre de 2025 de l'impost estimat és degut.
  • Finalitza el període de pròrroga de sis mesos per a les societats (Formulari 1065) i les S-corp (Formulari 1120-S) que van presentar el Formulari 7004.

Octubre​

• 15 d'octubre – Data límit final per a les declaracions prorrogades per a persones físiques (Formulari 1040) i C-corporations amb any natural (Formulari 1120).

Desembre​

• 15 de desembre – Les C-corporations han de pagar el seu 4t i últim pagament a terminis de l'impost estimat del 2025.

Mirant cap endavant: 15 de gener de 2026​

No deixeu que l'any nou us agafi per sorpresa. El vostre pagament de l'impost estimat del 4t trimestre de 2025 per a persones físiques i LLC unipersonals (gravades com a propietaris únics) és degut. Marqueu-ho al vostre calendari del 2026 ara.

Recordatoris del cicle de nòmines​

Per a les empreses amb empleats, aquests terminis són igualment importants:

• Formulari 941 (Declaració trimestral d'impostos federals de l'empresari): Es presenta el 30 d'abril, 31 de juliol, 31 d'octubre i 31 de gener (2026) per a la retenció d'impostos sobre la renda, la Seguretat Social i Medicare del trimestre anterior.
• Dipòsits d'impostos sobre les nòmines: S'han de dipositar electrònicament a través del Sistema de pagament electrònic d'impostos federals (EFTPS). El vostre calendari de dipòsits (setmanal o mensual) el determina l'IRS. Consulteu la Publicació 15 de l'IRS per obtenir més detalls.
• Formulari 940 (Impost FUTA): La Declaració anual d'impostos federals per desocupació (FUTA) de l'empresari s'ha de presentar abans del 31 de gener de 2026. Si vau fer tots els dipòsits d'impostos FUTA a temps, teniu fins al 10 de febrer de 2026 per presentar-la.

Advertiments estatals i locals​

Recordeu que aquest calendari és només per als terminis federals.

• Impost sobre la renda estatal: Els terminis als estats que tenen un impost sobre la renda sovint reflecteixen el calendari federal, però sempre verifiqueu-ho amb el Departament d'Ingressos del vostre estat.
• Impost sobre vendes i franquícies: Aquests calendaris varien molt segons l'estat i la localitat. Importeu aquestes dates específiques al vostre calendari mestre per crear una única font de veritat per a totes les obligacions fiscals.

Cinc maneres de mantenir-se al dia​

1. Subscriviu-vos i configureu alertes: Utilitzeu el feed .ICS de l'IRS o importeu manualment les dates anteriors al vostre Google Calendar o Outlook. Configureu alertes de recordatori de 14 dies i 2 dies per a cada termini.
2. Automatitzeu els pagaments: Planifiqueu els vostres pagaments trimestrals d'impostos estimats dins del vostre compte EFTPS per retirar automàticament del vostre compte bancari en cada termini.
3. Etiqueteu les vostres despeses: Utilitzeu el vostre programari de comptabilitat (com Beancount, QuickBooks, etc.) per etiquetar les despeses per trimestre. Això ajuda els vostres informes de flux d'efectiu a reflectir els propers impactes fiscals, de manera que no hi hagi sorpreses.
4. Planifiqueu una revisió a mitjans d'any: Reserveu una reunió amb el vostre CPA al juny o juliol per revisar el vostre benefici acumulat de l'any i ajustar els vostres pagaments estimats per evitar una factura gran i inesperada el proper gener.
5. Documenteu-ho tot: Després de presentar o pagar, guardeu les confirmacions de presentació electrònica i els rebuts de correu certificat en una carpeta dedicada. En qualsevol disputa, la càrrega de la prova recau en vosaltres, el contribuent.

Avís de responsabilitat: Aquest calendari cobreix els terminis federals dels EUA per a les petites empreses amb any natural. Sempre confirmeu els detalls que s'apliquen al vostre tipus d'entitat, any fiscal, freqüència de nòmines i obligacions estatals/locals amb un professional fiscal qualificat.

Conceptes Bàsics de Comptabilitat que Pots Entendre —i Dominar​

Gestionar els teus propis llibres no ha de significar fulls de càlcul, estrès o programari car. Beancount t'ofereix una manera minimalista, auditable i potent de fer la comptabilitat utilitzant només text pla i un sistema de comptabilitat de partida doble.

Aquesta guia és la teva introducció completa per posar en ordre els llibres de la teva petita empresa amb Beancount —amb exemples reals i instruccions pas a pas.

🧾 Què és Beancount?​

Beancount és un sistema de comptabilitat de text pla de codi obert construït al voltant de la comptabilitat de partida doble. Escrius les teves transaccions en fitxers .beancount i utilitzes eines com bean-doctor, bean-report o Fava per analitzar i visualitzar els teus llibres.

Aquí tens una transacció bàsica:

2025-06-01 * "Client Payment: Invoice #123"
  Assets:Bank:Business:Checking      1,200.00 USD
  Income:Consulting                 -1,200.00 USD

És llegible, programable i controlable per versions —perfecte per als propietaris d'empreses que volen transparència i control.

📌 Per què la Comptabilitat és Important (i Per què Beancount)​

• La necessites per als impostos
• La necessites per a la claredat
• La necessites per al finançament
• La necessites per detectar errors aviat

I amb Beancount, pots fer tot això amb només un editor de text i algunes eines.

🪜 8 Passos per Començar a Fer la Teva Pròpia Comptabilitat amb Beancount​

1. Separa les Finances Empresarials i Personals​

Obre un compte corrent i una targeta de crèdit empresarials separats. Reflecteix-ho a Beancount:

2025-06-01 open Assets:Bank:Business:Checking USD
2025-06-01 open Liabilities:CreditCard:Business USD

Això manté els teus llibres nets i et protegeix legalment (especialment si ets una LLC o corporació).

2. Utilitza la Comptabilitat de Partida Doble​

Cada esdeveniment financer afecta dos comptes. Beancount força aquest equilibri per disseny:

2025-06-05 * "Web hosting payment"
  Expenses:Hosting                  15.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking    -15.00 USD

Això garanteix la integritat matemàtica en el teu llibre major.

3. Tria la Base d'Efectiu o de Meritació​

• Base d'Efectiu: Només registra ingressos/despeses quan es rep/gasta diners.
• Base de Meritació: Fes un seguiment de les obligacions (Comptes a Pagar/Comptes a Cobrar).

Exemple de base d'efectiu:

2025-06-10 * "Client payment received"
  Assets:Bank:Business:Checking     800.00 USD
  Income:Sales                     -800.00 USD

Exemple de base de meritació (factura enviada, després pagament rebut):

2025-06-01 * "Invoice #2001 issued"
  Assets:AccountsReceivable         800.00 USD
  Income:Sales                     -800.00 USD

2025-06-15 * "Payment received for Invoice #2001"
  Assets:Bank:Business:Checking     800.00 USD
  Assets:AccountsReceivable        -800.00 USD

4. Configura el teu Pla de Comptes​

Defineix les teves categories clarament. Un exemple minimalista:

2025-01-01 open Income:Sales USD
2025-01-01 open Expenses:Software USD
2025-01-01 open Expenses:Meals USD
2025-01-01 open Equity:Owner USD

Adapta'ls al teu negoci. Mantén-los consistents i descriptius.

5. Categoritza les Transaccions (amb Metadades)​

Utilitza metadades per fer un seguiment del context. Això ajuda amb les deduccions, auditories i claredat.

2025-06-18 * "Team lunch after Q2 milestone"
  Expenses:Meals                    90.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking    -90.00 USD
  ; business_purpose: Q2 celebration
  ; attendees: Alice, Bob, Tian

Afegeix etiquetes o enllaços als rebuts:

  ; receipt: ./receipts/2025-06-18-lunch.jpg

6. Emmagatzema Documents de Suport​

Utilitza Dropbox, Google Drive o una carpeta receipts/. Després, enllaça'ls a Beancount així:

2025-06-02 * "Domain Renewal - GoDaddy"
  Expenses:Hosting                  20.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking    -20.00 USD
  ; receipt: ./receipts/domain-godaddy.pdf

Els auditors i professionals fiscals t'estimaran.

7. Organitza't per a les Deduccions​

Marca clarament les despeses deduïbles:

2025-06-03 * "Adobe Creative Cloud Subscription"
  Expenses:Software                60.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking   -60.00 USD
  ; deductible: true
  ; usage: 100% business

Utilitza metadades personalitzades o etiquetes com #deductible per fer un seguiment de les possibles deduccions.

8. Fes-ho un Hàbit​

Crea un flux de treball. Exemple:

# Weekly bookkeeping routine
git pull origin main
bean-extract transactions.csv >> ledger.beancount
bean-doctor ledger.beancount
bean-check ledger.beancount
fava ledger.beancount

O simplement compromet-te a un "Divendres Beancount" i concilia-ho tot setmanalment.

💼 Fes-ho Tu Mateix o Contracta Ajuda?​

Pots fer-ho tot tu mateix amb Beancount. Però fins i tot els usuaris avançats haurien de:

• Consultar un expert comptable durant la configuració
• Contractar un comptable en el moment dels impostos si cal
• Utilitzar Fava per als informes mensuals

Obtindràs tot el poder d'un sistema de comptabilitat sense dependència del proveïdor ni quotes de subscripció.

🛠️ Eines Recomanades per als Usuaris de Beancount​

• Fava – un bonic panell web per als fitxers de Beancount
• bean-doctor – comprovacions de salut per al teu llibre major
• bean-query – executa informes tipus SQL
• beancount-import / beanie – importació bancària automatitzada
• Control de versions – utilitza Git per fer un seguiment dels canvis als teus llibres

✅ Exemple Final: Flux Complet de Transaccions​

2025-06-20 * "Consulting payment from Acme Inc."
  Assets:Bank:Business:Checking        3,000.00 USD
  Income:Consulting                  -3,000.00 USD
  ; invoice: 2025-06-acme
  ; project: "Backend API redesign"

2025-06-21 * "Notion Pro Plan"
  Expenses:Software                     10.00 USD
  Assets:Bank:Business:Checking        -10.00 USD
  ; purpose: project documentation
  ; receipt: ./receipts/notion-june.pdf

🎯 Resum​

Beancount és perfecte per als propietaris de petites empreses que volen:

• Mantenir els costos baixos
• Mantenir el control total de les seves finances
• Evitar la inflor del programari heretat
• Adoptar la transparència i la simplicitat del text pla

T'agradaria una plantilla d'inici .bean descarregable per al teu negoci? Fes-me saber el tipus de negoci, i en crearé una a mida per a tu.

Els propietaris de petites empreses dediquen una mitjana d'11 hores al mes a classificar manualment les despeses, gairebé tres setmanes laborals completes a l'any dedicades a l'entrada de dades. Una enquesta de QuickBooks de 2023 revela que el 68% dels propietaris d'empreses classifiquen el seguiment de despeses com la seva tasca de tinença de llibres més frustrant, tot i que només el 15% ha adoptat solucions d'automatització.

La comptabilitat en text pla, impulsada per eines com Beancount, ofereix un enfocament nou per a la gestió financera. Combinant una arquitectura transparent i programable amb les capacitats modernes de la IA, les empreses poden aconseguir una classificació de despeses altament precisa mantenint un control total sobre les seves dades.

Aquesta guia us guiarà en la construcció d'un sistema d'automatització de despeses adaptat als patrons únics del vostre negoci. Aprendreu per què el programari tradicional es queda curt, com aprofitar la base de text pla de Beancount i els passos pràctics per implementar models d'aprenentatge automàtic adaptatius.

Els costos ocults de la gestió manual de despeses​

La classificació manual de despeses no només consumeix temps, sinó que també soscava el potencial empresarial. Considereu el cost d'oportunitat: aquelles hores dedicades a fer coincidir rebuts amb categories podrien, en canvi, impulsar el creixement del negoci, enfortir les relacions amb els clients o millorar les vostres ofertes.

Una enquesta recent d'Accounting Today va trobar que els propietaris de petites empreses dediquen 10 hores setmanals a tasques de tinença de llibres. Més enllà de la pèrdua de temps, els processos manuals introdueixen riscos. Prenguem el cas d'una agència de màrqueting digital que va descobrir que la seva classificació manual havia inflat les despeses de viatge en un 20%, distorsionant la seva planificació financera i la presa de decisions.

La mala gestió financera continua sent una de les principals causes de fallida de les petites empreses, segons la Small Business Administration. Les despeses mal classificades poden emmascarar problemes de rendibilitat, passar per alt oportunitats d'estalvi de costos i crear maldecaps durant la temporada d'impostos.

L'arquitectura de Beancount: on la simplicitat es troba amb el poder​

La base de text pla de Beancount transforma les dades financeres en codi, fent que cada transacció sigui rastrejable i preparada per a la IA. A diferència del programari tradicional atrapat en bases de dades propietàries, l'enfocament de Beancount permet el control de versions mitjançant eines com Git, creant una pista d'auditoria per a cada canvi.

Aquesta arquitectura oberta permet una integració perfecta amb llenguatges de programació i eines d'IA. Una agència de màrqueting digital va informar d'un estalvi de 12 hores mensuals gràcies a scripts personalitzats que classifiquen automàticament les transaccions segons les seves regles de negoci específiques.

El format de text pla garanteix que les dades romanguin accessibles i portàtils: l'absència de dependència del proveïdor significa que les empreses poden adaptar-se a mesura que la tecnologia evoluciona. Aquesta flexibilitat, combinada amb robustes capacitats d'automatització, crea una base per a una gestió financera sofisticada sense sacrificar la simplicitat.

Creació del vostre pipeline d'automatització​

La construcció d'un sistema d'automatització de despeses amb Beancount comença amb l'organització de les vostres dades financeres. Repassem una implementació pràctica utilitzant exemples reals.

1. Configuració de la vostra estructura Beancount​

Primer, establiu la vostra estructura de comptes i categories:

2025-01-01 open Assets:Business:Checking
2025-01-01 open Expenses:Office:Supplies
2025-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions
2025-01-01 open Expenses:Marketing:Advertising
2025-01-01 open Liabilities:CreditCard

2. Creació de regles d'automatització​

Aquí teniu un script de Python que demostra la classificació automàtica:

import pandas as pd
from datetime import datetime

def categorize_transaction(description, amount):
    rules = {
        'ADOBE': 'Expenses:Software:Subscriptions',
        'OFFICE DEPOT': 'Expenses:Office:Supplies',
        'FACEBOOK ADS': 'Expenses:Marketing:Advertising'
    }
    
    for vendor, category in rules.items():
        if vendor.lower() in description.lower():
            return category
    return 'Expenses:Uncategorized'

def generate_beancount_entry(row):
    date = row['date'].strftime('%Y-%m-%d')
    desc = row['description']
    amount = abs(float(row['amount']))
    category = categorize_transaction(desc, amount)
    
    return f'''
{date} * "{desc}"
    {category}                               {amount:.2f} USD
    Liabilities:CreditCard                  -{amount:.2f} USD
'''

3. Processament de transaccions​

Així és com es veuen les entrades automatitzades al vostre fitxer Beancount:

2025-05-01 * "ADOBE CREATIVE CLOUD"
    Expenses:Software:Subscriptions            52.99 USD
    Liabilities:CreditCard                   -52.99 USD

2025-05-02 * "OFFICE DEPOT #1234 - PRINTER PAPER"
    Expenses:Office:Supplies                  45.67 USD
    Liabilities:CreditCard                   -45.67 USD

2025-05-03 * "FACEBOOK ADS #FB12345"
    Expenses:Marketing:Advertising           250.00 USD
    Liabilities:CreditCard                  -250.00 USD

Les proves són crucials: comenceu amb un subconjunt de transaccions per verificar la precisió de la classificació. L'execució regular mitjançant planificadors de tasques pot estalviar més de 10 hores mensuals, alliberant-vos per centrar-vos en prioritats estratègiques.

Assoliment d'alta precisió mitjançant tècniques avançades​

Explorem com combinar l'aprenentatge automàtic amb la concordança de patrons per a una classificació precisa.

Concordança de patrons amb expressions regulars​

import re

patterns = {
    r'(?i)aws.*cloud': 'Expenses:Cloud:AWS',
    r'(?i)(zoom|slack|notion).*subscription': 'Expenses:Software:Subscriptions',
    r'(?i)(uber|lyft|taxi)': 'Expenses:Travel:Transport',
    r'(?i)(marriott|hilton|airbnb)': 'Expenses:Travel:Accommodation'
}

def regex_categorize(description):
    for pattern, category in patterns.items():
        if re.search(pattern, description):
            return category
    return None

Integració de l'aprenentatge automàtic​

from sklearn.feature_extraction.text import TfidfVectorizer
from sklearn.naive_bayes import MultinomialNB
import re
from typing import List, Tuple

class ExpenseClassifier:
    def __init__(self):
        self.vectorizer = TfidfVectorizer()
        self.classifier = MultinomialNB()
    
    def parse_beancount_entries(self, beancount_text: str) -> List[Tuple[str, str]]:
        """Parse Beancount entries into (description, category) pairs."""
        entries = []
        for line in beancount_text.split('\n'):
            # Look for transaction descriptions
            if '* "' in line:
                desc = re.search('"(.+)"', line)
                if desc:
                    description = desc.group(1)
                    # Get the next line which should contain the expense category
                    next_line = next(filter(None, beancount_text.split('\n')[beancount_text.split('\n').index(line)+1:]))
                    if 'Expenses:' in next_line:
                        category = next_line.split()[0].strip()
                        entries.append((description, category))
        return entries
        
    def train(self, beancount_text: str):
        """Train the classifier using Beancount entries."""
        entries = self.parse_beancount_entries(beancount_text)
        if not entries:
            raise ValueError("No valid entries found in training data")
            
        descriptions, categories = zip(*entries)
        X = self.vectorizer.fit_transform(descriptions)
        self.classifier.fit(X, categories)
        
    def predict(self, description: str) -> str:
        """Predict category for a new transaction description."""
        X = self.vectorizer.transform([description])
        return self.classifier.predict(X)[0]

# Example usage with training data:
classifier = ExpenseClassifier()

training_data = """
2025-04-01 * "AWS Cloud Services Monthly Bill" 
    Expenses:Cloud:AWS                         150.00 USD
    Liabilities:CreditCard                   -150.00 USD

2025-04-02 * "Zoom Monthly Subscription"
    Expenses:Software:Subscriptions            14.99 USD
    Liabilities:CreditCard                    -14.99 USD
    
2025-04-03 * "AWS EC2 Instances"
    Expenses:Cloud:AWS                         250.00 USD
    Liabilities:CreditCard                    -250.00 USD

2025-04-04 * "Slack Annual Plan"
    Expenses:Software:Subscriptions           120.00 USD
    Liabilities:CreditCard                   -120.00 USD
"""

# Train the classifier
classifier.train(training_data)

# Test predictions
test_descriptions = [
    "AWS Lambda Services",
    "Zoom Webinar Add-on",
    "Microsoft Teams Subscription"
]

for desc in test_descriptions:
    predicted_category = classifier.predict(desc)
    print(f"Description: {desc}")
    print(f"Predicted Category: {predicted_category}\

Imagina't això: Reps un avís d'auditoria de l'IRS. En lloc de pànic, executes amb calma una sola ordre que genera un rastre financer complet i organitzat. Mentre la majoria de propietaris de petites empreses passen setmanes recopilant documents per a les auditories fiscals, els usuaris de Beancount poden produir informes complets en minuts.

La comptabilitat de text pla transforma el manteniment de registres financers d'un desordre dispers en un procés simplificat i automatitzat. En tractar les teves finances com a codi, crees un registre immutable i amb control de versions que sempre està preparat per a l'auditoria.

El Cost Ocult dels Registres Financers Desorganitzats​

El manteniment de registres tradicional sovint deixa les dades financeres disperses en fulls de càlcul, correus electrònics i arxivadors. Durant una auditoria, aquesta fragmentació crea una tempesta perfecta d'estrès i ineficiència. Una startup tecnològica va aprendre aquesta lliçó per les males: els seus registres digitals i en paper barrejats van provocar inconsistències durant una auditoria, resultant en una investigació prolongada i multes substancials.

Més enllà de la pèrdua de temps òbvia, la desorganització introdueix riscos subtils. La documentació que falta, els errors d'entrada de dades i les llacunes de compliment poden provocar sancions o allargar la durada de les auditories. Les petites empreses s'enfronten a una mitjana de 30.000 dòlars en sancions anuals a causa d'errors fiscals prevenibles.

Construint un Sistema Financer a Prova d'Auditories amb Beancount​

La base de text pla de Beancount ofereix quelcom únic: una transparència completa. Cada transacció s'emmagatzema en un format llegible que és tant fàcil d'entendre per a humans com verificable per màquines. El sistema utilitza la comptabilitat de partida doble, on cada transacció es registra dues vegades, assegurant la precisió matemàtica i creant un rastre d'auditoria ininterrompible.

La naturalesa de codi obert de Beancount significa que s'adapta a mesura que les lleis fiscals evolucionen. Els usuaris poden personalitzar el sistema per a requisits reguladors específics o integrar-lo amb eines financeres existents. Aquesta flexibilitat resulta inestimable a mesura que els requisits de compliment es tornen més complexos.

Generació Automatitzada de Rastre d'Auditoria amb Python​

En lloc de compilar informes manualment, els usuaris de Beancount poden escriure scripts de Python que generen instantàniament documentació compatible amb l'IRS. Aquests scripts poden filtrar transaccions, calcular els ingressos imposables i organitzar les dades segons els requisits específics de l'auditoria.

Un desenvolupador va descriure la seva primera auditoria amb Beancount com a "sorprenentment agradable". El seu llibre major generat automàticament va impressionar l'inspector de l'IRS per la seva claredat i exhaustivitat. La capacitat del sistema per rastrejar modificacions i mantenir un historial complet de transaccions significa que sempre pots explicar quan i per què es van fer els canvis.

Més Enllà del Compliment Bàsic: Funcions Avançades​

Beancount destaca en la gestió d'escenaris complexos com les transaccions en diverses divises i els requisits fiscals internacionals. La seva programabilitat permet als usuaris crear informes personalitzats per a situacions fiscals o marcs reguladors específics.

El sistema es pot integrar amb eines d'IA per ajudar a predir les obligacions fiscals i assenyalar possibles problemes de compliment abans que esdevinguin problemes. Des de la nostra experiència de primera mà, la presentació d'informes fiscals automatitzada ofereix un estalvi de temps substancial.

Preparant les Teves Finances per al Futur amb el Control de Versions​

El control de versions transforma el manteniment de registres financers de captures periòdiques en un historial continu i traçable. Cada canvi es documenta, creant una línia de temps immutable de les teves activitats financeres. Aquest seguiment granular ajuda a resoldre ràpidament les discrepàncies i demostra pràctiques de manteniment de registres coherents.

Des de la nostra experiència de primera mà, l'adopció d'una preparació contínua per a l'auditoria redueix l'estrès durant les auditories i redueix el temps dedicat a les tasques de compliment. El sistema actua com una màquina del temps financera, permetent-te examinar qualsevol punt de la teva història financera amb una claredat perfecta.

Conclusió​

La comptabilitat de text pla amb Beancount transforma les auditories fiscals d'una font d'ansietat en un procés senzill. En combinar registres immutables, informes automatitzats i control de versions, crees un sistema financer que sempre està preparat per a l'auditoria.

El valor real no és només sobreviure a les auditories, sinó construir una base per a la claredat i la confiança financera. Tant si ets propietari d'una petita empresa com un professional financer, Beancount ofereix un camí cap al compliment fiscal sense estrès i una millor gestió financera.

Una bona teràpia per al teu negoci és un llibre major tranquil i equilibrat. Els següents consells resumeixen les darreres directrius per a petites empreses en una rutina compatible amb Beancount.

Mantenir un conjunt de llibres impecable no es tracta només de sobreviure a la temporada d'impostos; es tracta d'entendre la salut financera del teu negoci en temps real. Per als usuaris d'un sistema de comptabilitat de text pla com Beancount, els bons hàbits són el motor que transforma un simple llibre major en una eina poderosa per a la comprensió i el creixement. Els següents deu consells estan dissenyats per refinar el teu procés, estalviar-te temps i mantenir les teves dades financeres netes, auditables i llestes per a l'acció.

1. Separa els diners empresarials i personals​

Aquesta és la regla d'or de les finances empresarials per una raó. Mantenir un compte corrent i una targeta de crèdit dedicats a la teva pràctica és la manera més neta de traçar una línia entre la teva vida empresarial i personal. Simplifica dràsticament la preparació d'impostos, proporciona una pista d'auditoria clara i ajuda a protegir els teus actius personals de les responsabilitats empresarials. A Beancount, això significa que les teves transaccions estan ordenades des del principi: s'ha acabat intentar recordar si la compra d'aquell cafè va ser una reunió amb un client o una despesa personal.

2. Tria caixa o meritació aviat i mantén-t'hi​

El teu mètode comptable determina quan registres els ingressos i les despeses. L'IRS permet a la majoria de les petites empreses triar entre el mètode de caixa o el de meritació.

• Caixa: Registres els ingressos quan els diners arriben al teu compte i les despeses quan els diners en surten. És senzill i ideal per a empreses amb transaccions directes i immediates.
• Meritació: Registres els ingressos quan els guanyes (per exemple, quan proporciones un servei) i les despeses quan les incorres, independentment de quan es produeixi el canvi de diners. Això proporciona una imatge més precisa de la rendibilitat, especialment si gestiones factures o reclamacions d'assegurances amb pagaments endarrerits.

La clau és triar un mètode aviat i aplicar-lo de manera consistent. Fins i tot pots declarar la teva elecció al teu llibre major utilitzant el bloc options de Beancount per formalitzar la decisió.

3. Concilia amb una cadència​

La conciliació és el procés de fer coincidir les transaccions del teu llibre major de Beancount amb els teus extractes bancaris i de targetes de crèdit oficials. Realitzar aquesta comprovació amb una cadència regular, ja sigui setmanal o mensual, és un hàbit crucial. Et permet detectar comissions bancàries, detectar possibles fraus i identificar qualsevol error d'importació de dades abans que es converteixin en un maldecap important. Una ordre ràpida et pot mostrar el saldo per comprovar-lo amb el teu extracte.

bean-balance books.bean "Assets:Bank" -e 2025-07-31

4. Automatitza les importacions sempre que sigui possible​

El teu temps és millor dedicat a atendre clients que a introduir manualment dades de transaccions. L'ecosistema de Beancount brilla aquí. Utilitza eines com bean-extract per crear configuracions que llegeixin fitxers CSV del teu banc, processador de pagaments (com Stripe o Square) o sistema EHR. Un cop configurades, aquestes seqüències de comandaments poden convertir automàticament dades en brut en entrades de Beancount formatades, reduint dràsticament els errors tipogràfics i alliberant hores de treball administratiu.

5. Categoritza immediatament, no en el moment dels impostos​

Posposar la categorització és una recepta per a l'estrès i la inexactitud. Quan una transacció entra al teu llibre major, assigna-la al compte correcte immediatament (per exemple, Income:Therapy:SelfPay, Expenses:Software:EHR, Expenses:CEU). Fer-ho en temps real garanteix que recordis correctament el context de cada despesa. Un pla de comptes ben definit fa que aquest procés sigui ràpid i consistent, convertint el teu llibre major en un informe ric i en temps real sobre les operacions del teu negoci.

6. Desa còpies digitals de tots els rebuts i EOB​

Els rebuts en paper s'esvaeixen i es perden. Un enfocament digital primer és més resistent i eficient. Escaneja els rebuts en paper o desa les factures en PDF i les Explicacions de Beneficis (EOB) en una carpeta segura i organitzada a l'ordinador. Amb Beancount, pots enllaçar directament a aquests fitxers des del teu llibre major utilitzant metadades.

2025-07-15 * "Webinar de CEU"
  Expenses:CEU            79.00 USD
  Assets:Bank:Practice
  document: "docs/ceu/2025-07-15-trauma-webinar.pdf"

Això crea un registre impecable i autocontingut que és invaluable durant una auditoria fiscal.

7. Monitoritza les tendències del flux de caixa, no només els saldos​

Conèixer el saldo bancari actual és bo; entendre el flux de diners que entra i surt del teu negoci és millor. Utilitza el potent llenguatge de consultes de Beancount per analitzar les teves tendències financeres. Representa gràficament els teus ingressos mensuals enfront de les despeses, identifica els teus serveis més rendibles o preveu possibles crisis de liquiditat durant els mesos més lents. Aquest enfocament proactiu, recomanat per les principals guies de comptabilitat, et permet prendre decisions estratègiques en lloc de reaccionar a sorpreses financeres.

8. Fes còpies de seguretat i controla les versions del teu llibre major​

Com que el teu llibre major de Beancount és un fitxer de text senzill, pots utilitzar Git, un sistema de control de versions potent i gratuït, per gestionar-lo. Mantenint el teu llibre major en un repositori Git privat (en un servei com GitHub o GitLab), obtens dos beneficis crítics gratuïtament:

1. Un historial complet: Pots veure tots els canvis que s'han fet al teu llibre major.
2. Una còpia de seguretat fora del lloc: Les teves dades estan segures davant d'errors de maquinari local.

Fes un hàbit de "pujar" els teus canvis després de cada sessió de conciliació.

9. Revisa els estats financers mensualment​

No esperis que el teu comptable et digui com va el teu negoci. Al final de cada mes, utilitza les eines d'informes de Beancount per generar estats financers clau com un compte de resultats i un balanç. Compara'ls amb el mes anterior o el mateix mes de l'any passat. Aquesta revisió regular t'ajuda a detectar fuites de despeses, avaluar els teus preus i a construir l'alfabetització financera necessària per respondre preguntes de prestadors o inversors amb confiança.

bean-report books.bean income_statement -e 2025-07-31

10. Pressuposta els impostos durant tot l'any​

Per a un professional autònom, el dia dels impostos no hauria de ser mai una sorpresa. Tracta la teva futura factura d'impostos com una despesa recurrent. Crea comptes de passiu a Beancount (per exemple, Liabilities:Tax:Federal, Liabilities:Tax:State) i transfereix regularment un percentatge de cada pagament que rebis a aquests dipòsits virtuals. Quan arribi el moment de fer els teus pagaments d'impostos estimats trimestrals, els diners estaran reservats i esperant, fent que el procés sigui completament indolor.

Llista de comprovació d'inici ràpid​

• Obre comptes bancaris separats per a la teva pràctica.
• Tria caixa o meritació i registra-ho a les teves options.
• Automatitza les importacions de CSV del teu banc i EHR amb bean-extract.
• Etiqueta cada transacció amb una categoria a l'arribada.
• Concilia setmanalment; fes una còpia de seguretat al teu repositori Git privat després.
• Executa informes mensuals i consultes de flux de caixa.
• Transfereix un marge d'impostos a un compte d'estalvi d'alt rendiment separat.

A punt per calmar els teus llibres?

Instal·la Beancount, registra la teva primera entrada i deixa que aquests deu hàbits proporcionin l'estructura necessària per mantenir la teva pràctica de teràpia financerament sòlida i rica en informació. Feliç comptabilitat!

Els llibres de comptes cosits a mà superen els fulls de càlcul enredats, especialment quan cada cèntim compta.

Per als artistes, fabricants i conservadors d'Etsy, la passió impulsa el negoci. Però a mesura que la vostra botiga creix, la claredat financera esdevé tan important com la visió creativa. Fer malabars amb les comissions, fer un seguiment dels costos dels materials i preparar-se per als impostos pot ser aclaparador i allunyar-vos del banc de treball.

Què passaria si poguéssiu gestionar les finances de la vostra botiga amb la mateixa cura i precisió que poseu en els vostres productes? Aquesta guia presenta un flux de treball de comptabilitat de text pla mitjançant Beancount, un motor de codi obert dissenyat per a la precisió i el control. És un mètode que us ajuda a dominar els vostres números perquè pugueu centrar-vos en el vostre ofici.

Per què la comptabilitat d'Etsy és diferent​

Una botiga Etsy té una empremta financera única, amb complexitats que el programari de comptabilitat genèric sovint no detecta.

• Comissions de mercat a tot arreu: El vostre pagament final és el que queda després que Etsy prengui la seva part. Les comissions d'anunci, les comissions de transacció, les comissions de processament de pagaments i els costos de publicitat afecten cada venda. Sense fer-ne un seguiment individual, no podeu conèixer els vostres marges de benefici reals.
• Impost sobre les vendes controlat per la plataforma: En una gran victòria per als venedors, Etsy ara calcula, recapta i reemborsa automàticament l'impost sobre les vendes en nom vostre a la majoria dels estats. Tanmateix, si veneu en altres canals o teniu presència física en determinats estats, és possible que encara tingueu les vostres pròpies obligacions fiscals a causa de les regles de "nexus".
• Cadència de pagament flexible: Segons la vostra configuració i l'historial del compte, Etsy pot dipositar els vostres fons diàriament, setmanalment, quinzenalment o mensualment. Aquesta flexibilitat pot fer que el flux d'efectiu sembli impredictible, especialment quan els fons es mantenen en reserva o es retarden. (Ajuda d'Etsy)
• Llindars 1099-K més baixos: Els dies de volar per sota del radar fiscal s'han acabat. El llindar d'informació de l'IRS per al formulari 1099-K, que informa de les vostres vendes brutes, s'estableix en 5.000 dòlars per al 2024 i es preveu que baixi a només 600 dòlars el 2026. Això significa que gairebé totes les botigues rebran un formulari de l'IRS i els vostres llibres han de poder conciliar-s'hi perfectament. (IRS)

Pla de Beancount en set passos ràpids​

Aquest pla de text pla us ajudarà a construir un sistema de comptabilitat clar, precís i sense estrès.

1. Separeu els canals per endavant​

Si Etsy no és el vostre únic canal de vendes, creeu comptes d'ingressos i despeses separats per a cadascun. Aquesta simple separació al nivell superior del vostre pla de comptes manté les vostres anàlisis netes i facilita molt el moment dels impostos.

2025-07-22 open Income:Etsy               USD
2025-07-22 open Expenses:Etsy:ListingFee   USD
2025-07-22 open Assets:Etsy:Payout         USD

2. Explota cada pagament​

No registreu mai un dipòsit d'Etsy com una sola línia d'ingressos. En lloc d'això, descarregueu el vostre CSV del compte de pagament mensual del vostre Gestor de botiga. Utilitzeu aquest informe per crear una sola transacció Beancount que "exploti" cada dipòsit en les seves vendes brutes i els components de comissions individuals.

; pagament setmanal del CSV del compte de pagament d'Etsy
2025-07-15 * "Dipòsit d'Etsy #2025-28"
  Assets:Bank:Operating             1842.77 USD
  Income:Etsy:Sales               -2100.00 USD
  Expenses:Etsy:TransactionFee        136.50 USD  ; 6.5 %
  Expenses:Etsy:PaymentProcessing      66.00 USD  ; 3 % + 0.25 $ per comanda
  Expenses:Etsy:ListingFee             14.00 USD  ; 0.20 $ x 70 renovacions
  Assets:Etsy:Reserve                -75.73 USD

3. Feu un seguiment de l'inventari i el CMV amb lots​

Per als venedors de béns físics, la funció "lots" de Beancount és un canvi de joc per fer un seguiment del Cost de les Mercaderies Venudes (CMV). Quan compreu matèries primeres, les registreu com a inventari a un cost específic. Quan veneu un producte acabat, podeu descomptar el cost exacte dels materials utilitzats.

; Compra de materials a granel per a l'inventari
2025-07-01 * "Compra de fil a granel | Proveïdor XYZ"
  Assets:Inventory:ScarfBlue     500 ScarfBlue {@ 3.45 USD}
  Assets:Bank:Operating

; Registra el CMV quan es ven un article
2025-07-20 * "Bufanda blava venuda | Comanda #1234"
  Expenses:COGS                  1 ScarfBlue {3.45 USD}
  Assets:Inventory:ScarfBlue

4. Trieu el vostre mètode comptable aviat​

Teniu dues opcions principals:

• Base de caixa: Simple i fàcil. Registreu els ingressos quan els diners arriben al vostre banc i les despeses quan les pagueu. Això funciona bé per a botigues petites a escala d'afició.
• Base de meritació: Proporciona una imatge més real de la rendibilitat. Registreu els ingressos quan feu la venda (no quan us paguen) i les despeses quan les incorreu. Això és millor per a les botigues que compren subministraments a granel o venen articles fets a mida.

5. Automatitzeu les importacions​

Estalvieu temps automatitzant l'entrada de dades. L'ecosistema de text pla ofereix diverses opcions:

• Utilitzeu bean-extract amb regles personalitzades per analitzar els fitxers CSV d'Etsy.
• Configureu un importador CSV bancari per capturar càrrecs d'anuncis o etiquetes d'enviament pagades amb targeta de crèdit.
• Per a usuaris avançats, escriviu un script de Python per obtenir informes directament de l'API d'Etsy.

6. Concilieu setmanalment​

Reserveu uns minuts cada setmana per comprovar els vostres números. Utilitzeu les eines de línia d'ordres de Beancount per validar ràpidament els vostres saldos i detectar qualsevol problema com ara reserves alliberades, reemborsaments o ajustos de comissions abans que acabi el mes.

# Comproveu el saldo del vostre compte de reserva d'Etsy
bean-balance books.bean "Assets:Etsy:Payout" "2025-07-21"

# Genereu un compte de resultats per al darrer període
bean-report books.bean income_statement -e 2025-07-21

7. Adjunteu documents font​

Creeu un registre completament autònom i auditable enllaçant directament amb els documents font a les metadades de la transacció. Això és perfecte per a rebuts de proveïdors, PDF d'etiquetes d'enviament o comandes de compra.

2025-07-12 * "Etiqueta d'enviament d'Etsy per a la comanda #4321"
  Expenses:ShippingLabel         4.25 USD
  Assets:Bank:Operating
  document: "docs/labels/2025-07-12-order4321.pdf"

Conegueu les vostres comissions d'Etsy (EUA)​

Per obtenir una imatge real del vostre benefici, feu un seguiment de cada tipus de comissió al seu propi compte de despeses:

• Comissió d'anunci: 0.20 $ per article, que es renova automàticament cada 4 mesos o després d'una venda. (Etsy)
• Comissió de transacció: 6.5 % de l'import total de la comanda (inclòs el preu de l'article, l'enviament i l'embolcall de regal). (Etsy)
• Comissió de processament de pagaments: Varia segons el país, però per als EUA sol ser del 3 % + 0.25 $ per comanda processada a través d'Etsy Payments. (Ajuda d'Etsy)
• Subscripció (Etsy Plus): 10 $/mes opcional per a eines addicionals.

Consells sobre impostos sobre les vendes i compliment​

• Tot i que Etsy reemborsa l'impost sobre les vendes per a la majoria dels estats dels EUA, tingueu en compte que vendre en altres plataformes o tenir un taller físic pot crear obligacions fiscals addicionals ("nexus"). Feu un seguiment acurat dels vostres llindars de vendes.
• Un cop els llindars 1099-K s'apliquin a la vostra botiga, assegureu-vos que el total d'Income:Etsy:Sales a Beancount es conciliï amb l'import brut del formulari fins al cèntim. (IRS)

Errors comuns (i solucions)​

• Error: Comptabilitat de dipòsits nets.
  • Solució: Utilitzeu sempre el CSV de pagament per dividir els dipòsits en vendes brutes, comissions i reserves.
• Error: Costos d'inventari obsolets.
  • Solució: Registreu les vostres compres de subministraments i materials com a inventari en el moment que els compreu. No espereu fins que es vengui el producte acabat.
• Error: Punts cecs de reemborsament.
  • Solució: Quan emeteu un reemborsament, registreu la despesa i també invertiu l'entrada original del CMV per tornar a moure el cost al vostre compte d'inventari.
• Error: Ignorar les reserves.
  • Solució: Obriu un compte Assets:Etsy:Reserve per fer un seguiment dels diners que Etsy té en reserva. Això manté els vostres estats de flux d'efectiu honestos.

Llista de comprovació d'inici ràpid​

• Al vostre Gestor de botiga, configureu els estats mensuals i descarregueu el vostre primer CSV.
• Cloneu el repositori d'inici de Beancount i esbosseu el pla de comptes de la vostra botiga.
• Decidiu la comptabilitat de caixa o de meritació i comprometeu-vos-hi.
• Escriviu un script d'importació bàsic o un fitxer de regles i programeu una sincronització setmanal.
• Concilieu els vostres pagaments, els nivells d'inventari i el saldo bancari cada dilluns.
• Genereu un compte de resultats cada mes i reviseu les vostres tendències de marge brut.
• Feu una còpia de seguretat dels vostres fitxers .bean mitjançant Git i una solució d'emmagatzematge fora del lloc.

A punt per cosir la comptabilitat al vostre flux de treball creatiu? Instal·leu Beancount, comprometeu la vostra primera entrada i deixeu que la claredat del text pla us alliberi més temps al banc de treball. Feliç manteniment de beans!