Entendre el Per Diem: Una Guia Completa per a Propietaris de Petites Empreses
Si heu sentit el terme "per diem" en converses empresarials però no esteu del tot segurs de què significa o com s'aplica a la vostra empresa, no esteu sols. Aquesta frase llatina, que es tradueix com a "per dia" o "per cada dia", té implicacions importants sobre com gestioneu tant la vostra força laboral com les despeses empresarials.
Com a propietari d'una petita empresa, entendre el per diem us pot ajudar a prendre decisions de contractació més intel·ligents i a racionalitzar els vostres processos de gestió de despeses. Analitzem tot el que necessiteu saber sobre el per diem en contextos empresarials.
Què Significa Per Diem?
En essència, per diem simplement significa "per dia". En els negocis, aquest terme s'aplica a dos escenaris diferents:
- Empleats per diem: treballadors contractats diàriament, segons sigui necessari
- Reemborsaments per diem: assignacions diàries proporcionades als empleats per despeses de viatge de negocis
Ambdues aplicacions poden oferir avantatges significatius a les petites empreses quan s'utilitzen estratègicament.
Empleats Per Diem: Solucions Flexibles per a la Força Laboral
A diferència dels empleats tradicionals a temps complet o parcial que treballen amb horaris regulars i continus, els empleats per diem s'incorporen dia a dia quan es necessita suport addicional.
Quan Utilitzar Treballadors Per Diem
Les petites empreses solen contractar empleats per diem en diverses situacions:
Cobertura de mancances de cobertura: quan els empleats regulars estan malalts, de vacances o agafant-se una llicència personal, els treballadors per diem poden intervenir per mantenir les operacions.
Gestió de l'escassetat de personal inesperada: si un empleat marxa de sobte o esteu entre contractacions, el personal per diem pot omplir el buit.
Gestió de les demandes estacionals: durant els períodes de més activitat o per a projectes especials, els treballadors per diem proporcionen les mans addicionals que necessiteu sense compromisos a llarg termini.
Proves abans de la contractació: els acords per diem poden servir com a períodes de prova ampliats per avaluar si algú encaixa bé per a una posició permanent.
Tot i que els empleats per diem s'associen comunament amb l'assistència sanitària (infermeres) i l'educació (professors substituts), les petites empreses de tots els sectors els utilitzen per a suport administratiu, projectes creatius, operacions de magatzem, personal per a esdeveniments i consultoria especialitzada.
Com Funciona l'Ocupació Per Diem
Això és el que fa que l'ocupació per diem sigui única:
Tarifa diària fixa: els treballadors per diem solen negociar una tarifa diària establerta abans d'acceptar una assignació. Aquesta tarifa es paga independentment de si treballen dues hores o vuit hores, tot i que les lleis laborals sobre el salari mínim i les hores extraordinàries encara s'apliquen.
Sense hores garantides: a diferència dels empleats regulars, els treballadors per diem no tenen horaris garantits. Se'ls truca quan és necessari i poden passar setmanes sense treballar per a un empresari en particular.
Flexibilitat per a ambdues parts: les empreses guanyen flexibilitat en la força laboral, mentre que els treballadors poden acceptar o rebutjar assignacions en funció de la seva disponibilitat.
Exemple en Acció
Imagineu que gestioneu una agència de màrqueting boutique i aconseguiu un projecte gran que requereix un treball de disseny gràfic extens durant un període de dues setmanes. El vostre dissenyador intern pot gestionar la càrrega de treball normal, però aquest projecte requereix suport addicional.
Contracteu un dissenyador gràfic per diem a una tarifa de 400 (tot i que deureu hores extraordinàries si les hores superen constantment les vuit per dia, depenent de la vostra jurisdicció).
Reemborsaments de Viatges Per Diem: Simplificació dels Viatges de Negocis
La segona aplicació del per diem implica el reemborsament de despeses de viatge. En lloc d'exigir als empleats que facin un seguiment i enviïn rebuts per a cada àpat i despesa durant els viatges de negocis, moltes empreses estableixen una assignació diària.
Com Funcionen les Despeses de Viatge Per Diem
Establiu una tarifa diària màxima: la vostra empresa determina la quantitat màxima que els empleats poden gastar per dia en despeses relacionades amb el viatge. Normalment, això cobreix l'allotjament, els àpats i les despeses incidentals.
Proporcioneu per avançat o reemborsar: algunes empreses avancen la quantitat per diem abans del viatge; altres reemborsen després.
Seguiment simplificat de despeses: els empleats no necessiten recollir rebuts per cada cafè o àpat, sempre que es mantinguin dins de l'assignació diària.
Directrius Federals i Implicacions Fiscals
La U.S. General Services Administration (GSA) publica les tarifes federals per diem que varien segons la ubicació. Tot i que les empreses no estan obligades a seguir aquestes tarifes, hi ha implicacions fiscals per superar-les.
Dins de les tarifes de la GSA: els reemborsaments a les tarifes de la GSA o inferiors generalment no es consideren ingressos subjectes a impostos per als empleats.
Per sobre de les tarifes de la GSA: qualsevol quantitat que superi les tarifes de la GSA es tracta com a ingressos subjectes a impostos i s'ha de declarar als formularis W-2 dels empleats.
Per exemple, si la tarifa per diem de la GSA per a una ciutat és de 180 per dia, la diferència de 70 $ és un ingrés subjecte a impostos per a l'empleat.
Exemple en Acció
El vostre representant de vendes viatja a una conferència a Chicago durant tres dies. Heu establert una tarifa per diem de 200 per al viatge. En lloc de recollir rebuts per cada àpat i viatge en taxi, el vostre empleat simplement s'assegura que la seva despesa diària es mantingui per sota dels 200 $. Envia un breu informe de despeses que resumeix els seus costos i reemborsa l'import total.
Beneficis Clau d'Utilitzar Per Diem
Per als Empleats Per Diem
Eficiència de costos: només pagueu per la mà d'obra que realment necessiteu, quan la necessiteu. No hi ha obligació de proporcionar hores constants durant els períodes lents.
Reducció de les despeses generals: els treballadors per diem normalment no reben beneficis com ara assegurança mèdica, contribucions de jubilació o temps lliure remunerat, cosa que redueix els vostres costos d'ocupació generals.
Flexibilitat integrada: augmenteu o disminuïu la vostra força laboral en funció de les demandes actuals sense les complicacions dels acomiadaments o la manca de personal.
Expertesa especialitzada: contracteu especialistes per a projectes específics sense comprometre-us amb sous a temps complet per a habilitats que només necessiteu ocasionalment.
Per als Reemborsaments de Viatges Per Diem
Administració simplificada: menys paperassa, menys rebuts per revisar i un processament racionalitzat dels informes de despeses.
Pressupostos predictibles: sabeu exactament quant costarà cada dia de viatge de negocis, cosa que facilita la planificació del pressupost.
Comoditat per als empleats: el vostre equip no necessita avançar grans quantitats de diners ni desar cada rebut, cosa que redueix l'estrès dels viatges de negocis.
Reemborsament més ràpid: sense una verificació extensa dels rebuts, podeu reemborsar als empleats més ràpidament.
Millors Pràctiques per a la Implementació de Per Diem
Per a la Contractació d'Empleats Per Diem
Investigueu les tarifes competitives: feu una enquesta al vostre mercat local per entendre les tarifes actuals per al treball per diem al vostre sector. Oferir una compensació competitiva ajuda a atreure talent de qualitat.
Proporcioneu expectatives clares: fins i tot per a assignacions d'un dia, comuniqueu clarament què cal fer, quins recursos hi ha disponibles i com es veu l'èxit.
Respecteu el seu professionalisme: tracteu els treballadors per diem amb el mateix respecte que els empleats regulars. És possible que necessiteu els seus serveis de nou i el boca-orella importa.
Prepareu-los per a l'èxit: proporcioneu l'accés necessari a eines, sistemes i informació. Uns quants minuts d'incorporació poden millorar dràsticament la productivitat.
Mantingueu una llista: construïu relacions amb treballadors per diem fiables que puguin intervenir quan sigui necessari. Tenir un "banc" de talent de confiança facilita la programació d'última hora.
Compliu les lleis laborals: recordeu que els empleats per diem encara estan subjectes a les lleis de salari mínim, les regulacions d'hores extraordinàries i els requisits de seguretat al lloc de treball.
Per als Reemborsaments de Viatges Per Diem
Establiu polítiques clares: documenteu les vostres tarifes per diem, quines despeses estan cobertes i com els empleats han d'informar de les despeses.
Considereu les tarifes basades en la ubicació: viatjar a la ciutat de Nova York costa més que viatjar a ciutats més petites. Considereu ajustar les tarifes en funció de la destinació.
Exigiu informes de despeses: fins i tot sense rebuts, els empleats han de presentar informes que resumeixin com van gastar la seva assignació per diem. Aquesta documentació és crucial per a finalitats fiscals.
Proporcioneu avançaments quan sigui possible: exigir als empleats que avancin centenars de dòlars per viatges de negocis pot crear dificultats financeres. Proporcionar avançaments per diem alleuja aquesta càrrega.
Reviseu i ajusteu regularment: avalueu periòdicament si les vostres tarifes per diem continuen sent raonables a mesura que canvien els costos.
Separeu les categories si cal: algunes empreses estableixen tarifes diferents per a l'allotjament versus els àpats i les despeses incidentals, i ofereixen una orientació més específica.
Trampes Comunes a Evitar
Classificació errònia dels treballadors: assegureu-vos que els treballadors per diem estiguin classificats correctament com a empleats (no com a contractistes independents) si controleu els seus mètodes de treball i el seu horari. La classificació errònia pot comportar sancions.
Ignorar les hores extraordinàries: només perquè algú tingui una tarifa diària no l'eximeix de les lleis d'hores extraordinàries si treballa més enllà de les hores estàndard.
Establir tarifes arbitràries: baseu les vostres tarifes per diem en la investigació de mercat i els costos reals, no en conjectures.
Manca de documentació: fins i tot amb processos per diem simplificats, mantingueu registres adequats per a finalitats fiscals i de compliment.
Tractar malament els treballadors per diem: crear una experiència negativa significa que els treballadors amb talent no estaran disponibles quan els necessiteu de nou.
És Per Diem Adequat per al Teu Negoci?
Els acords per diem funcionen bé quan:
- El vostre negoci té necessitats de personal fluctuants
- Necessiteu habilitats especialitzades per a projectes específics
- Voleu provar possibles empleats
- Els vostres empleats viatgen regularment per negocis
- Voleu simplificar la gestió de despeses
- Necessiteu cobertura per a les absències dels empleats
Pot ser que no siguin ideals quan:
- Necessiteu una cobertura diària consistent i fiable
- La corba d'aprenentatge per a noves tasques és pronunciada
- Les posicions requereixen un coneixement institucional profund
- Esteu en un lloc amb talent per diem limitat
- El vostre negoci rarament implica viatges
Avançar amb Per Diem
Tant si esteu considerant empleats per diem com reemborsaments de viatges, la clau és implementar aquests acords amb cura. Dediqueu temps a investigar les tarifes adequades, establir polítiques clares i comunicar les expectatives amb claredat.
Per a moltes petites empreses, els acords per diem ofereixen l'equilibri perfecte entre flexibilitat i estructura. Us permeten accedir al talent i als recursos que necessiteu mantenint alhora operacions ajustades i costos predictibles.
Comenceu de forma petita, potser amb una única contractació per diem per a un proper projecte o implementant reemborsaments de viatges per diem per al vostre proper viatge de negocis. A mesura que us sentiu més còmodes amb aquests acords, podeu ampliar-ne l'ús estratègicament a tota la vostra empresa.
Recordeu, l'objectiu no és substituir el vostre equip principal per treballadors per diem, sinó complementar la vostra força laboral habitual amb solucions flexibles que ajudin la vostra empresa a operar de manera més eficient i a adaptar-se a les demandes canviants.
Teniu preguntes sobre la implementació d'acords per diem a la vostra empresa? Considereu consultar amb un professional de recursos humans o un comptable per assegurar-vos que esteu gestionant la compensació, els impostos i el compliment correctament per a la vostra situació específica.
