Si tens empleats a Vermont o Nova York i actualment no ofereixes un pla de jubilació, l'estat espera que hi facis alguna cosa — i el termini ja ha passat per a moltes empreses.
A la primera meitat del 2026, dos programes estatals d'auto-IRA van arribar a les seves dates clau de compliment amb només unes setmanes de diferència. Vermont Saves va passar a cobrir empreses amb tan sols cinc empleats l'1 de juliol de 2026, mentre que el Programa d'Estalvi Secure Choice de Nova York es va desplegar en tres fases que van acabar el 15 de juliol de 2026. Si et vas perdre l'avís a la safata d'entrada de nòmines, no estàs sol: les enquestes mostren constantment que més de la meitat dels propietaris de petites empreses no saben que el seu estat té un mandat — fins que arriba un avís de penalització.
Aquesta guia desglossa què requereixen realment Vermont Saves i New York Secure Choice, què significa "sense cost per a l'empresari" per al teu flux de treball de nòmines, i com mantenir-te'n conforme sense convertir els teus llibres en un embolic.
Què són els Auto-IRA Estatals i Per Què Existeixen Ara
Uns 56 milions de treballadors del sector privat als EUA no tenen cap manera d'estalviar per a la jubilació a la feina. Per tancar aquesta bretxa, els estats han creat programes d'auto-IRA — acords de Roth IRA gestionats per l'estat on l'empresari només està obligat a facilitar les deduccions de nòmines. No patrocines un pla, no iguales contribucions i no actues com a fiduciari.
Com funciona a la pràctica:
- Et registres al portal estatal o certifiques que ja ofereixes un pla qualificat (401(k), 403(b), SEP IRA, SIMPLE IRA).
- Els empleats elegibles s'inscriuen automàticament a una taxa de contribució per defecte. Poden excloure's, canviar la taxa o tornar-hi a qualsevol moment.
- Retens el percentatge elegit de la seva paga i el remets a l'administrador del programa estatal. Aquesta és la teva obligació principal contínua.
A finals del 2026, 19 estats més la ciutat de Nova York, Seattle i Filadèlfia tindran regles similars en vigor. Vermont i Nova York són simplement els dos que van afectar més les petites empreses a la onada de juliol de 2026.
Vermont Saves: Qui Està Cobert i Quan
Vermont Saves — amb la marca VTSaves — es va convertir en llei com a Projecte de Llei del Senat 135 i l'administra l'Oficina del Tresorer de l'Estat de Vermont. Vestwell gestiona els comptes quotidians. Va llançar un programa pilot l'octubre de 2024 i es va obrir a totes les empreses elegibles l'1 de desembre de 2024.
Llindar per a empreses
Qualsevol empresari de Vermont que hagi tingut cinc o més empleats en qualsevol moment de l'any natural i no ofereixi un pla de jubilació qualificat s'ha de registrar. El 2026 el programa s'expandeix encara més: les esmenes adoptades a principis del 2026 estenen el mandat a empreses amb tan sols dos empleats més tard aquest any, així que fins i tot les microempreses haurien de fer un seguiment del seu nombre d'empleats.
Si ja ofereixes un 401(k), SEP, SIMPLE o un altre pla qualificat als teus treballadors de Vermont, n'estàs exempt — però encara has de certificar aquesta exempció al portal de VTSaves.
Terminis escalonats
L'estat va escalonar els terminis segons la mida de l'empresa:
- 25 o més empleats: 1 de gener de 2026
- 5 a 14 empleats: 1 de juliol de 2026
- Empreses més petites: dates variables cap a finals del 2026 a mesura que l'expansió de dos empleats entri en vigor
Més de 1.000 empreses de Vermont s'havien inscrit a principis del 2025, segons l'oficina del Tresorer, però moltes empreses de 5 a 14 empleats van arribar al seu primer termini aquest juliol.
Com funcionen les contribucions
- Tipus de compte: Roth IRA per defecte. Els empleats poden triar un IRA tradicional, però són responsables de confirmar la seva pròpia elegibilitat i límits de contribució amb l'IRS.
- Taxa per defecte: 5% del salari brut, deduïble després de calcular els impostos sobre la nòmina.
- Auto-escalada: La taxa augmenta 1 punt percentual cada gener, fins al 8%, tret que l'empleat opti per no participar en l'augment o triï una taxa diferent.
- Inversions: Si l'empleat no fa cap elecció, els diners van a un fons amb data objectiu basat en l'edat. Hi ha disponible un menú d'altres opcions.
- Accés: Com que és un Roth IRA, els empleats poden retirar les seves contribucions principals en qualsevol moment sense impostos ni penalitzacions segons les regles de Roth. Els guanys estan subjectes a les regles habituals de retirada de Roth.
Els empresaris no hi contribueixen. No hi ha igualació de l'empresari ni cap quota per participar-hi.
Penalitzacions a Vermont
Vermont va establir una penalització inicial modesta per fer que les empreses es registressin, i després va programar un augment. Fins al 30 de setembre de 2026, la penalització màxima és de 20 dòlars per empleat elegible. A partir de l'1 d'octubre de 2026, augmenta a 75 dòlars per empleat elegible. Les penalitzacions s'acumulen per no registrar-se o no facilitar les deduccions, no per si els teus empleats decideixen estalviar.
New York Secure Choice: Tres Fases que Acaben el Juliol de 2026
New York Secure Choice, creat per l'Article 43 de la Llei General de Negocis i signat de voluntari a obligatori el 2021, és la versió de l'estat per a treballadors del sector privat sense pla laboral. Després de diversos anys de retards, el programa va entrar en ple funcionament a principis del 2026.
Qui ha de participar
Estàs cobert si ets un empresari del sector privat — incloses les organitzacions sense ànim de lucre — que:
- Ha tingut 10 o més empleats a Nova York en tot moment durant l'any natural anterior,
- Ha estat en actiu com a mínim dos anys, i
- No ofereix un pla de jubilació qualificat.
Menys de 10 empleats o menys de dos anys en actiu? N'estàs exempt per ara, però igualment has d'anar al portal de Secure Choice i certificar la teva exempció amb el teu codi d'accés i EIN. Ignorar l'avís no el fa desaparèixer — l'estat fa un seguiment separat dels qui no responen i dels qui no s'inscriuen.
Terminis per mida
El desplegament de Nova York es va escalonar explícitament:
- 30 o més empleats: Registra't o certifica't abans del 18 de març de 2026
- 15 a 29 empleats: 15 de maig de 2026
- 10 a 14 empleats: 15 de juliol de 2026
Aquesta data de juliol és la que acaba d'afectar les empreses cobertes més petites. Si ets en aquesta franja i no t'has registrat, ja estàs vençut.
Com funcionen les contribucions
- Tipus de compte: Roth IRA amb inscripció automàtica. Els empleats poden excloure-s'hi o ajustar-lo en qualsevol moment.
- Taxa per defecte: 3% del salari brut. Els empleats poden augmentar-la, reduir-la o deixar-la a zero, subjecte als límits federals de l'IRA (7.000 dòlars per al 2026, 8.000 dòlars si tens 50 anys o més).
- Temps d'inscripció: Els nous empleats s'han d'inscriure dins dels 30 dies posteriors a la contractació si són elegibles i no han optat per excloure's.
- Rol de l'empresari: Facilitar les deduccions de nòmines, remetre-les al programa, distribuir la informació del programa estatal als empleats i mantenir registres. No tries les inversions ni dones consell.
Penalitzacions a Nova York
L'estructura de penalitzacions ha estat un objectiu mòbil, cosa que explica en part per què alguns propietaris van assumir que el compliment no era real. Les guies actuals dels administradors del programa i els assessors de compliment són clares: després dels avisos, les penalitzacions són de 250 dòlars per empleat elegible i any per incompliment, que pugen per sobre dels 1.000 dòlars per empleat per als anys següents de continuat incompliment en alguns calendaris proposats. Fins i tot si no estàs d'acord amb les xifres finals, el mecanisme de compliment és actiu — el portal contrasta els empresaris certificats com a exempts i registrats amb els registres fiscals de nòmines de l'estat.
Per context, el programa similar de Califòrnia utilitza multes graduals que comencen als 250 dòlars per empleat, que pugen als 500 dòlars després de 90 dies d'incompliment continuat, i Illinois reflecteix aquest enfocament. Espera que el marc final de Nova York acabi en el mateix rang.
Què Significa Realment "Sense Cost per a l'Empresari"
"Gratuït" és cert per a les despeses del pla, però no pel teu temps. Aquí tens què cal pressupostar:
Configuració inicial:
- Registra't a VTSaves.vermont.gov o NYSecureChoice.com, o certifica la teva exempció si ja ofereixes un pla.
- Proporciona la informació bàsica de nòmines: EIN, llista d'empleats, freqüència de pagament. Tots dos programes ofereixen integracions directes amb Gusto, QuickBooks Payroll, ADP i altres proveïdors — utilitzar la integració evita errors de càrrega manual.
- Distribueix el paquet d'informació per a empleats de l'estat. Pots lliurar-lo en mà o enviar-lo per correu electrònic; no el reescriguis.
Feina de nòmines contínua:
- Afegeix un codi de deducció de Roth després d'impostos al teu sistema de nòmines. No és una deducció de 401(k) abans d'impostos — no ha de reduir els salaris subjectes a impostos federals o estatals.
- Retén el percentatge per defecte o elegit cada període de pagament i remet-lo segons el calendari de l'estat, normalment juntament amb el teu cicle de nòmines habitual. Els pagaments tardans es tracten com a dipòsits tardans de diners dels empleats, així que la puntualitat importa encara que no sigui ERISA.
- Gestiona les exclusions, els canvis de taxa i les inscripcions de nous empleats dins del termini requerit. Els empleats poden canviar la seva taxa en qualsevol moment a través del portal estatal; tu apliques el que el portal et diu que retinguis.
Què no has de fer:
- No ofereixis consell d'inversió ni pressionis els empleats perquè es mantinguin o s'excloguin. Dona'ls els materials oficials i deixa que decideixin.
- No tractis les quantitats retingudes com si fossin teves. Són salaris dels empleats que es dirigeixen a un IRA. Mantén-les només durant el temps que el teu proveïdor de nòmines requereixi abans de la transmissió.
La Comptabilitat: Com Mantenir els Teus Llibres Nets
Aquí és on ensopeguen moltes petites empreses, perquè el programari de nòmines fa que la deducció sembli qualsevol altra retenció, però el teu llibre major ha d'explicar la història correctament.
1. És un passiu, no una despesa
Quan retens el 5% per a Vermont Saves o el 3% per a New York Secure Choice, no estàs incorrent en un cost nou. Ja vas incórrer en la despesa salarial quan vas processar la nòmina.
- En processar la nòmina: Deu a Despeses de Salaris el brut complet, abona a Caixa el xec net, abona a Passius de Nòmines: Auto-IRA Estatal a Pagar per la quantitat retinguda (juntament amb les altres retencions).
- En remetre: Deu a Passius de Nòmines: Auto-IRA Estatal a Pagar, abona a Caixa quan transmetis a Vestwell o a l'administrador del programa de Nova York.
Si registres la remissió com a despesa, comptaràs dues vegades els salaris i subestimaries el benefici.
2. Mantén-ho fora dels teus comptes de despeses de jubilació
No registris aquestes deduccions a "Despesa de Pla de Jubilació" o "Igualació 401(k) de l'Empresari". Aquests comptes haurien de reflectir només els diners que tu realment contribueixes com a empresari. Les retencions d'auto-IRA es financen per definició pels empleats. Un compte de passiu separat — per exemple, Passius:Nòmines:VTSaves i Passius:Nòmines:NYSecureChoice — manté la conciliació senzilla i el teu P&L honest.
3. Concilia-ho com qualsevol altra retenció
El teu proveïdor de nòmines hauria de mostrar la deducció en cada rebut de paga i al diari de nòmines. Cada mes, concilia el compte de passiu: saldo inicial més total retingut menys total remès hauria de ser igual al saldo final, que hauria de ser zero o una petita diferència de temps si una data de pagament cau a cavall de final de mes. Si el saldo creix, estàs retenint però no remetent.
En comptabilitat de text pla, aquest patró és satisfactori de capturar — un únic compte de passiu que et diu instantàniament si les deduccions de cada període de pagament realment van sortir del negoci.
4. Vigila els casos límit d'elegibilitat de l'IRA
Com que són IRA, no plans de l'empresari, els límits d'ingressos i els sostres de contribució encara s'apliquen. Un empleat que guanyi per sobre de la fase d'eliminació del Roth IRA o que ja hagi maximitzat les contribucions de l'IRA en un altre lloc podria fer una contribució excessiva mitjançant l'auto-IRA sense adonar-se'n. No estàs obligat a controlar l'elegibilitat, però assenyalar el llenguatge de divulgació de l'estat sobre els límits de l'IRA durant la incorporació és un detall que evita un maldecap de correcció a la primavera.
5. Seguiment separat si operes en ambdós estats
Si tens empleats a Vermont i Nova York, mantén dos comptes de passiu. Les taxes de contribució difereixen, els portals difereixen i les confirmacions de remissió provenen d'administradors diferents. Barrejar-los garanteix un trencaclosques de conciliació a final d'any.
Hauries de Simplement Començar un 401(k) en El Seu Lloc?
Un mandat d'auto-IRA té una sortida deliberada: ofereix un pla qualificat i n'estàs exempt. Per a moltes petites empreses, la decisió es redueix al cost, la captació de talent i si vols contribuir tu mateix.
Queda't amb l'auto-IRA estatal si:
- Tens marges estrets, alta rotació o una força laboral que potser encara no valora un 401(k), i vols cost zero per a l'empresari i exposició fiduciària mínima.
- Vols la càrrega administrativa més lleugera mentre encara estabilitzes el negoci.
Considera un pla privat si:
- Vols atraure o retenir empleats amb una igualació, o vols maximitzar l'estalvi amb avantatge fiscal per a tu mateix com a propietari. Un Solo 401(k), SEP o SIMPLE IRA pot permetre't contribuir molt més que el límit de 7.000/8.000 dòlars de l'IRA.
- Vols controlar la línia d'inversions, el vesting o les regles d'elegibilitat.
- Prefereixes un únic pla que cobreixi empleats en diversos estats, en lloc de certificar exempcions estat per estat.
Un SIMPLE IRA és el pas més comú per a empreses de mida mitjana que superen l'auto-IRA: cost d'inici baix, paperassa modesta i el pots configurar amb la majoria de proveïdors de nòmines. Si vas per aquesta via abans del teu termini estatal, registra la teva exempció tan aviat com el pla estigui actiu — l'exempció no és retroactiva al dia que vas començar a buscar.
Tingues en compte que els incentius federals relacionats també han canviat: SECURE 2.0 ofereix crèdits fiscals a petites empreses que comencen un pla qualificat nou, que poden compensar gran part del cost del primer any. Fes els números amb el teu comptable abans d'assumir que "IRA gratuït" supera "401(k) subvencionat".
Una Llista de Verificació de Compliment que Pots Fer Aquesta Setmana
Tant si ets una botiga de Vermont amb sis empleats com un estudi de Brooklyn amb dotze, els mateixos cinc passos s'apliquen:
- Confirma si estàs cobert. Tens prou empleats a l'estat, fa prou temps que estàs en actiu i ofereixes un pla qualificat? Si no estàs segur del nombre d'empleats, compta qualsevol persona que hagi rebut salaris a l'estat durant l'any natural — els treballadors a temps parcial i estacionals compten en ambdós estats.
- Registra't o certifca't abans del teu termini. Ja ha passat? Registra't ara. El compliment tardà encara és compliment, i atura el rellotge de penalitzacions més ràpidament que esperar un avís.
- Configura correctament la deducció de nòmines. Utilitza un codi de Roth després d'impostos al 5% per a Vermont o al 3% per a Nova York com a valor per defecte inicial, activa l'auto-escalada per a Vermont si el teu proveïdor ho suporta, i prova un rebut de paga abans de la propera execució completa.
- Lliura l'avís a l'empleat i respecta les eleccions. Els empleats tenen 30 dies després de rebre la informació del programa per excloure-s'hi abans que comencin les deduccions. Aplica les exclusions i els canvis de taxa exactament com els reflecteixi el portal estatal — no els anul·lis a la nòmina.
- Crea l'hàbit de remissió i conciliació. Transmet les deduccions segons el calendari, conserva les confirmacions i concilia el compte de passiu mensualment. Tracta les retencions no remeses amb la mateixa urgència que les retencions d'impostos no remeses.
No Esperis l'Avís de Penalització per Obrir el Teu Correu
Tant Vermont com Nova York van tenir desplegaments lents i després sobtats. Els anys pilot i els terminis ajornats van ensenyar als empresaris a pensar "ja ho farem més tard", i després el juliol de 2026 va fer que "més tard" fos vençut per a les empreses més petites — exactament el grup amb menys capacitat de sobra per absorbir una penalització per empleat.
La bona notícia és que la solució és concreta: registra't o certifca't, connecta un codi de deducció a la nòmina i remet-ho netament. Posa-ho a la mateixa llista de verificació de tancament mensual que la conciliació bancària i l'impost sobre vendes — no com un projecte separat que faràs "el trimestre que ve".
Els mandats petits tenen la manera de tornar-se cars precisament perquè semblen prou petits per ignorar-los.
Simplifica la Teva Gestió Financera
Mantenir-se al dia de les deduccions de nòmines, les remissions i les conciliacions mensuals és més fàcil quan cada transacció viu en un llibre major transparent i controlat per versions. Beancount.io et dona comptabilitat de text pla que et posa al control de les teves dades financeres — sense caixes negres, sense bloqueig de proveïdor i a punt per a l'automatització. Comença gratis i aporta claredat als teus llibres.