Si la vostra empresa va posar en marxa un nou pla 401(k) o 403(b) en qualsevol moment després del 29 de desembre de 2022, la fase de recordatori amistós ha acabat oficialment. Les normes d'inscripció automàtica obligatòria de la Llei SECURE 2.0 van entrar en vigor per als anys del pla iniciats després del 31 de desembre de 2024, l'IRS va publicar les regulacions proposades sota la nova Secció 414A del Codi de Rendes Internes el gener de 2025, i el termini per a l'esmena del document del pla que ho lliga tot finalitza el 31 de desembre de 2026. Si perdeu qualsevol peça d'això —el mínim del 3%, l'escalat anual de l'1%, l'alternativa d'inversió per defecte qualificada, l'avís al participant, la finestra de retir permès— us trobareu davant d'un pla desqualificat i l'exposició a l'impost sobre consums específics (excise tax) que això comporta.
Aquesta guia detalla el que tot empresari de petita i mitjana empresa ha de tenir tancat abans de l'any del pla 2026, què fer amb les exempcions i com mantenir les nòmines i els documents del pla sincronitzats sense sorpreses costoses el 2027.
Què requereix realment la Secció 414A
La Secció 101 de la Llei SECURE 2.0 va afegir la Secció 414A al Codi de Rendes Internes. La disposició estableix que qualsevol nou pla 401(k) o pla 403(b) establert després del 29 de desembre de 2022 ha d'incloure un Acord de Contribució Automàtica Elegible, o EACA. Un EACA és una modalitat específica d'inscripció automàtica definida sota l'anterior Secció 414(w) de l'IRC, i comporta unes quantes característiques de disseny no negociables que van més enllà d'una simple casella de verificació d'exclusió voluntària en el formulari d'inscripció.
Això és el que la llei exigeix com a mínim:
- Taxa de diferiment per defecte inicial: Entre el 3% i el 10% de la compensació per al primer període de participació de l'empleat. La majoria dels patrocinadors del pla trien el 3% per minimitzar l'impacte en el participant, però alguns opten per un percentatge més alt per accelerar la preparació per a la jubilació.
- Escalat anual: Un augment obligatori d'1 punt percentual cada any fins que el participant assoleixi un mínim del 10% i un màxim del 15%. Per defecte, l'escalat va des del 3% fins al 10% abans d'aturar-se, però es pot continuar l'escalat fins al 15%.
- Aplicació uniforme: El percentatge per defecte ha de ser un únic percentatge uniforme aplicat a tots els empleats elegibles que no realitzin una elecció afirmativa. No es poden establir nivells per defecte per càrrec, departament o nivell de compensació.
- Inversió QDIA: En absència d'una elecció d'inversió afirmativa, les contribucions per defecte s'han d'invertir en una alternativa d'inversió per defecte qualificada sota la Regulació 2550.404c-5 del Departament de Treball (DOL). Els fons de data objectiu (target-date funds), fons equilibrats, carteres model i comptes gestionats professionalment compleixen els requisits quan estan estructurats correctament.
- Finestra de retir permès: La Secció 414(w) permet —i el mandat de SECURE 2.0 requereix— que els participants puguin retirar les contribucions per defecte més els guanys en un termini de 90 dies des de la primera contribució, sense la penalització del 10% per retir anticipat. Els documents del pla han d'oferir aquesta opció de forma explícita.
- Cobertura d'empleats a temps parcial de llarga durada: L'EACA ha de cobrir tots els empleats elegibles, inclosos els empleats LTPT que la Llei SECURE 1.0 i SECURE 2.0 van introduir progressivament per a l'elegibilitat de diferiment electiu.
L'IRS va confirmar en les regulacions proposades emeses el 10 de gener de 2025 que les normes esdevenen operativament exigibles per als anys del pla que comencin almenys sis mesos després de l'emissió de les regulacions finals. S'espera àmpliament que les regulacions finals arribin a mitjans de 2026, la qual cosa significa que la majoria dels patrocinadors del pla haurien de planificar l'any del pla natural 2026 per a una postura de compliment neta.
Qui està realment exempt — i qui només creu estar-ho
La llista d'exempcions és curta i fàcil de malinterpretar. La Secció 414A s'aplica a tots els nous plans 401(k) i 403(b) a menys que el pla entri en un d'aquests cinc grups:
Plans preexistents
Qualsevol pla 401(k) o 403(b) que es va establir abans del 29 de desembre de 2022 està exempt per la clàusula d'exclusió (grandfathered). "Establert" significa que el pla va ser adoptat i era efectiu abans d'aquella data. El fet de reformular un pla preexistent en un nou document pre-aprovat, o fusionar-lo en un altre pla preexistent, no trenca l'exempció. Tanmateix, la creació d'un pla completament nou després del 29 de desembre de 2022 —fins i tot dins del mateix grup controlat— activa la Secció 414A.
Plans amb menys de tres anys d'existència
Un negoci nou que adopta un pla 401(k) en el seu primer any obté un marge de tres anys. El requisit d'EACA comença el primer dia del primer any del pla que s'inicia després que el negoci hagi existit durant tres anys complets. Això protegeix les startups autofinançades de la càrrega administrativa durant la seva fràgil etapa inicial.
Plans governamentals
Els plans mantinguts pels governs estatals i locals n'estan fora, així com la majoria dels plans de subdivisions polítiques i agències. El Pla d'Estalvi Thrift federal (Thrift Savings Plan) també queda fora de l'abast.
Plans 401(k) SIMPLE
Els plans que compleixen els requisits de SIMPLE 401(k) sota la Secció 401(k)(11) de l'IRC estan exempts. També ho estan els plans SIMPLE IRA, que per començar no són plans 401(k).
Plans de petits empresaris amb menys de 10 empleats
Si l'empresari sol ocupar menys de 10 empleats, el mandat de l'EACA no s'aplica. El llindar de 10 empleats es mesura utilitzant les mateixes regles de recompte de personal que s'apliquen per a la cobertura de continuïtat COBRA segons la Secció 54.4980B-2 Q&A-5 del Reglament del Tresor. Comptar correctament el personal és important: els empleats a temps parcial compten de forma fraccionada, i la prova analitza l'any natural anterior, de manera que una empresa en creixement pot superar el llindar a meitat d'any sense adonar-se'n.
El parany en què cauen la majoria de patrocinadors és assumir que una exempció és permanent. L'exempció de tres anys per a noves empreses s'evapora en el moment en què es creua el llindar. L'exempció per a petits empresaris desapareix tan bon punt contracteu el vostre desè equivalent a jornada completa. Tan bon punt finalitza l'exempció, l'EACA ha d'estar implementat el primer dia de l'any del següent pla.
Integració de comptabilitat i nòmines: on fallen la majoria de plans
El patró d'incompliment poques vegades és la manca d'un document del pla; sol ser un sistema de nòmines que no executa realment el que diu el document del pla. Una comptabilitat precisa des del primer període de pagament després de l'entrada en vigor de l'EACA evita malsons posteriors amb l'IRS, el Departament de Treball i els vostres propis participants.
Tres elements operatius mereixen una atenció especial:
Codificació de diferiment per defecte a la nòmina. Cada nova contractació que assoleixi la data d'elegibilitat del pla ha de tenir un diferiment 401(k) abans d'impostos del 3% (o superior, si així ho heu triat) codificat automàticament en la seva primera nòmina, a menys que hagi fet una elecció expressa. La majoria de les plataformes HRIS modernes —Gusto, Rippling, ADP Workforce Now, Paychex Flex, UKG, Workday— ho admeten de forma nativa, però el commutador poques vegades està activat per defecte. Auditeu el vostre sistema de nòmines abans de l'inici de l'any del pla per confirmar que el codi de deducció correcte està vinculat al codi d'ingressos corresponent.
Execució de l'escalada anual. Un cop un participant s'inscriu automàticament, la seva taxa de diferiment ha d'augmentar 1 punt percentual a l'inici de cada any del pla fins que arribi almenys al 10%. Això requereix una regla recurrent a la nòmina, no un assentament manual. Si us equivoqueu, tindreu un problema de contribucions correctores amb ajustos de guanys, cosa que resulta tan cara com vergonyosa.
Comptabilitat de retirs permesos. Quan un participant decideix realitzar el retir permès de 90 dies, heu de retornar les seves contribucions més els guanys, tractar la distribució com a ingressos ordinaris en l'any rebut i no aplicar la penalització del 10% per retir anticipat segons la Secció 72(t) de l'IRC. El participant rep un formulari 1099-R amb el codi de distribució adequat. El vostre registrador s'encarrega de la mecànica, però el vostre sistema de nòmines ha d'aturar el diferiment d'ara endavant i el vostre sistema comptable ha de fer un seguiment dels terminis.
Els patrocinadors de plans que mantenen registres nets i controlats per versions de cada inscripció per defecte, cada entrega d'avís, cada elecció de QDIA i cada ajust de deducció de nòmina ho tenen molt més fàcil en la següent auditoria de plans d'empleats de l'IRS o consulta ERISA del DOL.
El conjunt d'avisos i divulgacions anuals de 2026
Cada empleat cobert per un EACA ha de rebre un avís per escrit que expliqui la inscripció automàtica, la taxa de contribució per defecte, la inversió per defecte, el dret a triar una taxa o inversió diferent i el dret a realitzar un retir permès. Les regles de terminis:
- Avís de nova elegibilitat: S'entrega quan l'empleat passa a ser elegible per participar per primera vegada.
- Avís anual: S'entrega entre 30 i 90 dies abans de l'inici de cada any del pla, a cada empleat cobert per l'EACA.
- Avís simplificat per a empleats no inscrits: Segons una simplificació de SECURE 2.0, els empleats que ja hagin rebut l'SPD complet i les divulgacions requerides però no s'hagin inscrit poden rebre un avís de recordatori anual en lloc del conjunt complet d'avisos, sempre que se'ls notifiqui la seva elegibilitat i els terminis d'elecció.
Per a l'inici d'un any de pla l'1 de gener de 2026, l'avís anual s'ha d'entregar entre el 3 d'octubre de 2025 i el 2 de desembre de 2025. L'entrega electrònica està permesa sota els ports segurs de divulgació electrònica del DOL, però s'han de complir les condicions del port segur, el que significa que l'empleat accedeix al correu electrònic a la feina com a part de les seves funcions laborals habituals, o l'empleat ha donat el seu consentiment afirmatiu a l'entrega electrònica i ha reconegut que entén que pot sol·licitar el format en paper.
El termini per a l'esmena del document del pla
El compliment operatiu és obligatori per a l'any del pla 2025 i posteriors. El compliment del document del pla —és a dir, que el pla formal escrit digui el que realment esteu fent— té un termini posterior.
La majoria dels plans s'han d'esmenar per incorporar els canvis de SECURE 2.0 abans del 31 de desembre de 2026. Per als plans negociats col·lectivament, el termini s'estén fins al 31 de desembre de 2028. Per a la majoria de plans governamentals, el termini és el 31 de desembre de 2029.
Si utilitzeu un document de pla pre-aprovat d'un registrador, aquest normalment us enviarà un paquet d'esmenes SECURE 2.0 per revisar i adoptar. Si teniu un document dissenyat individualment, el vostre assessor d'ERISA ha de redactar l'esmena. En qualsevol cas, l'esmena s'ha de signar i adoptar abans de la data límit del 31 de desembre de 2026 per mantenir-se dins del port segur de compliment operatiu que l'IRS va ampliar per a les disposicions de SECURE 2.0.
La part de les sancions: Què passa si t'equivoques en això
Un pla 401(k) que no compleixi la Secció 414A no es considera un pla qualificat segons la Secció 401(a) de l'IRC. Les conseqüències derivades si això no es corregeix són:
- Pèrdua de la deducció de l'ocupador per les aportacions
- Tributació immediata dels saldos dels comptes dels participants amb drets consolidats
- Els guanys del fideïcomís passen a estar subjectes a l'impost corrent
- Possible exposició a impostos especials segons la Secció 4979A de l'IRC sobre determinades assignacions prohibides
- Taxes de presentació del Programa de Correcció Voluntària de l'IRS (VCP) i aportacions correctives per rescabalar els participants
L'IRS ofereix programes d'autocorrecció i correcció voluntària a través de l'EPCRS (Sistema de Resolució de Compliment de Plans d'Empleats), però el cost d'una aportació correctiva per oportunitats de diferiment perdudes —normalment el 25% del diferiment perdut més el 100% de l'aportació equivalent (match) perduda, ajustat pels guanys— s'acumula ràpidament en una plantilla de cinquanta o cent empleats durant diversos anys del pla.
Coordinació amb la resta del vostre calendari de compliment per al 2026
La Secció 414A és una de les diverses disposicions de la SECURE 2.0 que entraran en vigor el 2026:
- Requisit d'aportació de regularització (catch-up) Roth per als participants amb ingressos més alts (salaris FICA superiors a 145.000 $, indexats)
- Límits d'aportació de regularització més alts per als participants d'entre 60 i 63 anys
- Requisit d'extracte de prestacions en paper segons la Secció 338 de la SECURE 2.0, que exigeix un extracte anual en paper per als participants de plans de contribució definida, tret que optin afirmativament per la via electrònica
- Regles d'elegibilitat per a empleats a temps parcial de llarga durada que continuen expandint-se
Crear un calendari unificat de l'any del pla que mapegi cada termini de la SECURE 2.0 amb els vostres cicles de nòmina, els lliurables del registrador, el vostre calendari d'auditoria (si presenteu informes com a pla gran) i la presentació del vostre Formulari 5500 és la manera més clara d'estar al dia de tots els elements en moviment.
Una llista de verificació pràctica per als últims sis mesos abans de final d'any
Si sou un ocupador que patrocina un pla 401(k) o 403(b) establert després del 29 de desembre de 2022 i no compliu els requisits per a una exempció, això és el que heu de fer d'aquí al 31 de desembre de 2026:
- Confirmar l'estat d'exempció. Reviseu la data en què es va establir el pla, el recompte de personal segons la prova COBRA i la data en què l'empresa mateixa va començar les operacions.
- Auditar el document del pla. Inclou actualment un EACA amb el mínim del 3%, l'escalada anual de l'1%, el límit del 10% al 15%, l'elecció de QDIA i el retir permès de 90 dies? Si no és així, programeu l'esmena ara.
- Verificar la configuració del sistema de nòmines. El codi de diferiment per defecte, les regles d'escalada, la gestió de retirs i la generació del Formulari 1099-R han d'estar correctament configurats.
- Emetre l'avís anual. Programeu-lo entre 30 i 90 dies abans de l'any del pla 2027 i confirmeu el compliment del lliurament electrònic.
- Formar el personal de RH i de nòmines. Els empleats acabats de contractar han d'entendre el disseny d'inscripció automàtica i el seu dret a renunciar-hi o a canviar el diferiment.
- Documentar el procés de selecció de la QDIA. Els comitès fiduciaris han de tenir actes de les reunions que mostrin el procés prudent per seleccionar la inversió per defecte.
- Conciliar els informes del Formulari 5500. Assegureu-vos que el vostre auditor (si s'escau) entén la nova postura de compliment.
Mantingueu els registres del vostre pla organitzats i a punt per a una auditoria
Patrocinar un pla de jubilació el 2026 ja no consisteix només a triar inversions i equiparar aportacions: es tracta de tenir registres nets i justificables que puguin resistir l'escrutini de l'IRS i del DOL. La comptabilitat en text pla posa cada aportació, deducció, diferiment de nòmina i entrada correctiva en un llibre major transparent que té control de versions, està preparat per a la IA i lliure de la dependència de proveïdors (vendor lock-in). Beancount.io ofereix als equips de finances la traçabilitat d'auditoria que necessiten sense cedir el control a una plataforma de comptabilitat de caixa negra. Comenceu de franc i apliqueu la mateixa disciplina d'enginyeria que apliqueu al compliment del vostre pla de jubilació a la resta dels vostres llibres.