SECURE 2.0 Secció 101: Inscripció automàtica obligatòria per als nous plans 401(k) i 403(b) (Guia de compliment 2026)

Si heu posat en marxa un nou pla 401(k) o 403(b) després del 29 de desembre de 2022, el vostre equip de nòmines s'enfronta ara a un canvi de compliment normatiu que la majoria de petits empresaris encara no entenen bé. A partir dels anys del pla que comencin després del 31 de desembre de 2024, aquests plans han d'inscriure automàticament cada empleat elegible amb una taxa de diferiment per defecte d'entre el 3% i el 10%, augmentar aquesta taxa en un punt percentual cada any i complir un conjunt de normes d'avís, retirada i inversió que els plans 401(k) tradicionals d'adhesió voluntària mai no van haver de considerar.

El mandat sembla senzill. La realitat és un garbuix de dates d'entrada en vigor, exempcions, regles d'ocupadors predecessors i terminis d'esmenes correctives. Si s'equivoca, corre el risc d'una desqualificació del pla que pot fer desaparèixer l'estat d'impostos diferits de cada dòlar que els seus empleats hagin aportat. Si ho fa bé, haurà complert un dels punts més importants de la llista de verificació d'esmenes del pla SECURE 2.0 que venç el 31 de desembre de 2026.

Això és el que cada patrocinador del pla, proveïdor de nòmines i responsable financer ha de saber per satisfer la Secció 101 de manera neta el 2026 i en endavant.

El que realment exigeix la Secció 101

La Secció 101 de la Llei SECURE 2.0 va esmenar el Codi d'Ingressos Interns afegint la nova Secció 414A. La disposició ordena que cada "nou" acord d'ajornament o pagament en efectiu 401(k) i cada nou pla 403(b) ha de funcionar com un Acord de Contribució Automàtica Elegible (EACA).

Un EACA té quatre parts mòbils:

1. Una taxa de diferiment per defecte uniforme que s'aplica a cada empleat que no realitzi una elecció afirmativa.
2. Escalada anual automàtica d'aquesta taxa.
3. Una alternativa d'inversió per defecte qualificada (QDIA) per a les contribucions quan l'empleat no dirigeixi la inversió.
4. Un avís estatutari lliurat abans de la primera contribució i, almenys, anualment a partir de llavors.

El pla també ha d'oferir una finestra de retirada permesa de 90 dies perquè els empleats que no s'hagin adonat de la deducció puguin recuperar les contribucions sense la penalització del 10% per retirada anticipada.

El marge de la taxa de diferiment per defecte

El pla ha d'inscriure automàticament els participants a una taxa per defecte d'almenys el 3% però no més del 10% de la compensació elegible. Aquesta és la taxa inicial durant el primer any del pla en què un empleat s'inscriu automàticament.

A partir del primer dia del segon any del pla després de la inscripció automàtica, la taxa ha d'augmentar almenys un punt percentual cada any fins a arribar a almenys el 10% però no més del 15%. Un pla pot optar per limitar l'escalada en qualsevol punt dins d'aquesta franja del 10%-15%. Molts patrocinadors es queden en el 10% per mantenir la simplicitat dels càlculs de nòmina; els dissenys de plans d'estalvi més agressius arriben fins al 12% o el 15%.

El retir permès de 90 dies

Aquest és el mecanisme de compliment més ignorat. Qualsevol empleat que hagi estat inscrit automàticament pot, en un termini de 90 dies des de la seva primera contribució per defecte, triar una retirada permesa de totes les quantitats atribuïbles a la inscripció automàtica. La retirada s'ajusta pels guanys i pèrdues, s'inclou en els ingressos bruts de l'any en què es rep (a menys que sigui un compte Roth designat) i no està subjecte a l'impost addicional del 10% sobre distribucions anticipades.

Si el vostre gestor de registres no pot administrar correctament aquesta finestra de 90 dies, tot el pla incompleix l'estàndard EACA. Confirmeu per escrit que el vostre proveïdor ho admet abans de contractar-lo.

Quins plans estan realment subjectes al mandat

Aquí és on molts patrocinadors s'equivoquen. La Secció 414A s'aplica només als plans establerts el 29 de desembre de 2022 o després. Qualsevol pla establert abans d'aquesta data està exempt per dret adquirit (grandfathered) indefinidament. Però "establert" té un significat específic que l'IRS va aclarir en les propostes de reglaments emeses el 10 de gener de 2025.

"Establert" significa quan es va adoptar per primera vegada l'acord d'ajornament o pagament en efectiu

Es considera que un pla s'ha establert en la data en què el seu acord d'ajornament o pagament en efectiu (la funció 401(k) o 403(b)) es va adoptar inicialment, independentment de quan es va posar en marxa el document general del pla de jubilació. Un pla de participació en els beneficis adoptat el 2018 que posteriorment va afegir una funció 401(k) el 2024 es tracta com un pla nou a l'efecte de la Secció 414A.

Regles d'ocupadors predecessors i fusions

Els plans assumits en una transacció corporativa generalment conserven la data d'establiment del pla original. Si la vostra entitat adquirida tenia un pla 401(k) anterior al 2022, aquest pla continua exempt fins i tot després del tancament de l'operació. Però si escindiu un nou pla d'un pla existent després de la promulgació de la llei, aquest es tractarà com a nou i estarà subjecte al mandat.

Plans d'ocupadors múltiples i plans d'ocupadors mancomunats

Per als plans d'ocupadors múltiples (MEP) i els plans d'ocupadors mancomunats (PEP), els reglaments proposats aclaren que la determinació de la Secció 414A es fa empresa per empresa, no a nivell de pla. Un nou ocupador que s'uneixi a un PEP creat abans de la llei encara estarà subjecte a la inscripció automàtica per als seus propis empleats. Per contra, les exempcions per a noves empreses i petits ocupadors es poden aplicar a un sol ocupador participant dins d'un MEP.

Els plans multiocupador (els patrocinats per sindicats) estan totalment exclus. Un nou ocupador que s'uneixi a un pla multiocupador preexistent mai activa la Secció 414A.

Les quatre exempcions que val la pena recordar

Encara que el vostre pla sigui tècnicament "nou", és possible que encara no hagueu d'implementar la inscripció automàtica. La Secció 414A estableix quatre categories d'exempció:

1. Petits ocupadors (10 o menys empleats)

Si "normalment" teniu 10 o menys empleats, el mandat no s'aplica. El recompte d'efectius utilitza el mateix estàndard que determina l'exempció per a petits ocupadors de la cobertura de continuació de COBRA: compteu els empleats segons el dret comú a tot el grup controlat.

Una vegada supereu els 10 empleats, disposeu d'un marge de temps. El pla ha d'adoptar la inscripció automàtica el primer any del pla que comenci almenys 12 mesos després del tancament del primer any fiscal en què hagueu donat feina normalment a més de 10 empleats. A la pràctica, això dóna a una startup en creixement ràpid almenys un any sencer de pla per configurar la integració de la nòmina i els avisos.

2. Negocis amb menys de tres anys d'antiguitat

Un pla patrocinat per una empresa que ha existit durant menys de tres anys (incloent-hi qualsevol ocupador predecessor) està exempt. El rellotge corre des del primer dia que va existir l'ocupador, no des del moment en què va adoptar el pla.

El pla ha de satisfer el mandat el primer any del pla que comenci després del tercer aniversari de l'ocupador. Així, una empresa constituïda el gener de 2024 que va establir un 401(k) el 2025 té fins a l'any del pla 2028 per afegir la inscripció automàtica.

3. Plans governamentals

Els plans 401(a) i 403(b) estatals, de comtat, municipals i federals estan fora de l'abast. Els plans 403(b) dels districtes escolars se'n beneficien aquí.

4. Plans SIMPLE 401(k) i plans de l'església

Els plans SIMPLE 401(k) que operen sota la Secció 401(k)(11) del Codi estan exempts, així com els plans de l'església que no hagin optat per participar-hi.

Les exempcions combinades són importants. Una startup de dos anys amb vuit empleats compleix tant la regla del petit ocupador com la del nou negoci. No perdeu l'exempció fins que no falleu en totes les proves aplicables. Vigileu bé el límit: si supereu els 11 empleats el mateix dia que la vostra empresa compleix tres anys, el calendari comença.

L'avís EACA: Forma, terminis i modes de fallada

Cada empleat cobert per l'EACA ha de rebre un avís per escrit que inclogui:

• El nivell de contribucions per defecte i una declaració que l'empleat pot optar per no participar-hi o triar una taxa diferent
• Com s'invertiran les contribucions en absència d'una elecció afirmativa (el QDIA)
• La funcionalitat de retirada permesa de 90 dies
• El calendari d'escalada de l'any del pla

Regles de terminis

Entregueu l'avís abans que l'empleat sigui elegible per primera vegada (perquè tingui una oportunitat real d'optar per no participar-hi abans que la nòmina dedueixi un sol dòlar), i de nou entre 30 i 90 dies abans de l'inici de cada any de pla posterior mentre l'empleat romangui inscrit automàticament.

No cal enviar l'avís anual als participants que han optat per no participar-hi, tot i que la millor pràctica és enviar-lo de totes maneres, ja que l'estat d'inscripció pot canviar.

Què falla a la pràctica

Les fallades més comunes es basen en els terminis. Una nova contractació comença divendres, la nòmina s'executa dilluns i l'avís arriba dimarts després de la primera deducció. Això és un error. Establiu una coordinació entre RH i nòmines que retingui l'elegibilitat fins que l'avís hagi estat entregat i confirmat.

La segona fallada més comuna és la direcció de la inversió. Si el gestor del pla assigna per defecte les contribucions a un fons del mercat monetari en lloc d'un fons amb data objectiu o un fons equilibrat que compleixi amb el QDIA, el pla perd la protecció de la Secció 404(c)(5) d'ERISA i el patrocinador hereta la responsabilitat fiduciària d'inversió per a aquests saldos.

Cronologia de compliment: Què fer i quan

El compliment operatiu ha de precedir l'esmena formal del pla. L'IRS espera que administreu el pla com si hagués estat esmenat a partir del 2025, i després documenteu aquesta operació en una esmena per escrit abans del 2026. Operar d'una manera i esmenar d'una altra és una recepta per a problemes amb la carta de determinació.

Cost, flux de caixa i implicacions comptables

Per als ocupadors, la Secció 414A crea tres línies de despesa i una línia de benefici:

Despeses:

• Contribucions d'empresa (matching) més altes. La inscripció automàtica augmenta rutinàriament les taxes de participació del 60% aproximadament a més del 90%. Si el vostre pla iguala les contribucions dòlar per dòlar fins al 4%, espereu que la vostra despesa en match pugi de manera corresponent.
• Comissions de gestió. Els EACA requereixen la generació d'avisos, el seguiment d'exclusions, el processament de l'escalada i l'administració de retirades de 90 dies. Molts gestors de plans cobren un increment per participant.
• Actualitzacions del programari de nòmines. Els proveïdors de nòmines més petits poden cobrar per afegir la lògica d'escalada i l'entrega d'avisos.

Benefici:

• El crèdit per a la posada en marxa de plans de pensions per a petits ocupadors de la Secció 45E s'ha ampliat substancialment sota SECURE 2.0 i inclou un crèdit d'inscripció automàtica de 500 $ anuals durant tres anys per als ocupadors amb fins a 100 empleats que afegeixin un EACA. Compareu això amb el crèdit per contribucions de match i el crèdit per costos administratius, i molts petits ocupadors veuen els seus costos del pla dels primers tres anys compensats en gran mesura pel crèdit.

Feu un seguiment de les aportacions i les contribucions de l'empresa a nivell de compte

Una vegada establerta la inscripció automàtica, el vostre registre de nòmines i el vostre balanç de comprovació han de conciliar-se en cada període de pagament. Els diferiments dels empleats mal comptabilitzats creen un incompliment fiduciari en el moment en què surten del compte operatiu general de l'empresa i incompleixen el termini de dipòsit del fideïcomís. Portar la comptabilitat a nivell de detall de compte —cada diferiment de l'empleat, cada dòlar d'aportació de l'empresa, cada assentament d'ajustament ("true-up") a final d'any— evita el tipus de discrepància temporal que activa una declaració al Programa de Correcció Fiduciària Voluntària del DOL.

Errors comuns a evitar

Després de revisar les normatives proposades i els estudis de cas dels primers usuaris, els mateixos cinc errors apareixen una vegada i una altra:

1. Assumir que el vostre pla existent està exclòs per dret adquirit sense comprovar-ho. Fusionar dos plans, tancar i tornar a establir un CODA, o segregar una filial, tot crea una exposició potencial a un "nou pla".
2. Fixar la taxa per defecte al 2%. Alguns sistemes de nòmines la fixen més baixa per a la gestió del flux de caixa; això no assoleix el mínim del 3% i desqualifica l'EACA.
3. Ometre l'increment anual de l'1%. La inscripció automàtica sense increment no satisfà la Secció 414A. Assegureu-vos que el vostre gestor de registres realment augmenti la taxa anualment.
4. Assignar per defecte a un fons del mercat monetari o de valor estable. Fora de la norma molt estricta de 120 dies per a QDIAs a curt termini, els fons del mercat monetari no són QDIAs. Utilitzeu un fons de data objectiu, un fons equilibrat o un compte gestionat.
5. Fallar en la logística de retirada permesa de 90 dies. Alguns proveïdors forcen una sol·licitud tipus "hardship" o cobren una comissió de retirada. Ambdós casos posen en perill l'estatus d'EACA.

Llista de verificació de configuració pràctica per al 2026

Utilitzeu aquesta llista abans que comenci el vostre proper any del pla:

• Confirmeu per escrit amb el vostre gestor de registres que el pla opera com un EACA, incloent l'increment i les retirades de 90 dies
• Establiu la taxa de diferiment per defecte (3%-10%) i redacteu el calendari d'increment (1%/any fins a almenys el 10%)
• Designeu una QDIA que compleixi els estàndards del DOL (família de fons de data objectiu, fons equilibrat o compte gestionat)
• Redacteu i lliureu l'avís d'EACA a totes les noves contractacions; creeu un flux de treball de nòmines que condicioni el primer xec al lliurament de l'avís
• Programeu l'avís anual entre 30 i 90 dies abans de cada any del pla
• Documenteu l'estat d'exempció per a petites empreses o nous negocis si s'aplica, amb una reavaluació anual
• Coordineu-vos amb el vostre comptable per reclamar el crèdit d'inscripció automàtica de la Secció 45E al Formulari 8881
• Programeu el termini d'esmena del pla per al 31 de desembre de 2026

Manteniu els registres del vostre pla a punt per a una auditoria

El compliment de la inscripció automàtica depèn de la documentació: qui va ser notificat, quan, a quina taxa, amb quina direcció d'inversió i quines exclusions ("opt-outs") es van produir. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que dona als patrocinadors del pla i als seus equips financers una transparència total sobre els diferiments de nòmina, les aportacions de l'empresa i els dipòsits en fideïcomís: sense caixes negres, sense dependència de proveïdors, i amb cada entrada controlada per versions per a la propera auditoria del pla. Comenceu gratuïtament i veieu per què els desenvolupadors i professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.