Patriot срещу OnPay срещу SurePayroll: Най-евтината пълнообслужвана ведомост за заплати за микробизнес

Фирма с трима души може да плаща от около 50 долара до около 67 долара на месец, за да изчислява, подава и внася данъците върху заплатите някой друг — същите подавания, същите внасяния, разлика от 34 процента. Сгрешете сравнението и преплащате всеки месец с години; сгрешете подаването и санкцията на IRS за невнесен данък започва от 2 процента от неплатения данък и се качва до 15 процента, преди който и да е щат да добави своята. За микробизнес, който води ведомост за заплати при тънки маржове, най-евтиният правилен вариант не е закръгляне. Това е цялата игра.

Това ръководство сравнява трите бюджетни пълнообслужвани доставчика, които микробизнесите реално включват в краткия си списък — Patriot Full-Service Payroll, OnPay и SurePayroll от Paychex — по базова цена, такси на служител, обхват на данъчното подаване, разходи за формуляри в края на годината и поддръжка за няколко щата, с изчислена месечна математика за един, петима, десет и двадесет и петима служители.

Какво всъщност ви дава "пълното обслужване"​

Доставчиците на ведомости за заплати използват "пълно обслужване", за да означат, че поемат работата по спазването на нормативните изисквания от вашето бюро, а не само аритметиката. Преди да сравнявате цени, проверете дали всеки план включва всичките пет от следните:

• Изчисляване на данъци при всяко плащане: федерално удържане на данък върху доходите, Social Security и Medicare, щатско удържане на данък върху доходите, щатска безработица (SUTA) и местни данъци, където съществуват.
• Данъчни внасяния, изпратени до правилните агенции по правилния график, така че никога сами да не се сблъсквате с краен срок в EFTPS.
• Данъчни подавания, подготвени и изпратени: формуляри 940 и 941 на федерално ниво, плюс щатски тримесечни декларации и местни декларации.
• Формуляри в края на годината: W-2 за служителите и 1099 за изпълнителите, подадени до агенциите и предоставени на работниците.
• Докладване за новонаети до щата, което повечето щати изискват в рамките на около 20 дни от наемането.

Patriot продава пълното обслужване като по-високо ниво; по-евтиният му план Basic изчислява данъци, но оставя подаването и внасянията на вас. OnPay има един план, който е пълнообслужван по подразбиране. SurePayroll продава както самостоятелен план, така и пълнообслужван план, затова се уверете, че ценообразувате пълнообслужвания, когато сравнявате. Всяка цена по-долу е за пълнообслужвания вариант с поети данъци.

Трите претендента накратко​

И трите изпълняват неограничен брой ведомости, плащат на служители по W-2 и изпълнители по 1099 чрез директно депозиране и подават федерални, щатски и местни данъци върху заплатите. Разликите са в структурата на ценообразуването, какво се заплаща допълнително и колко HR идва в комплекта.

Цените са публикуваните каталожни цени на доставчиците към момента на писане; и трите предлагат чести начални отстъпки, затова потвърдете текущата оферта преди покупка. Таксите на служител се прилагат за работниците, действително платени през месеца, което има значение, ако числеността ви варира със сезонна помощ.

Месечната математика: Кой е най-евтин при всяка численост?​

Каталожните цени подвеждат, защото ниска база с висока такса на служител се пресича с висока база с ниска такса на служител с растежа ви. Изчислено за работодател в един щат:

Един работник (само вие, на заплата от собственото ви S corp):

• SurePayroll: 29 плюс 7, или 36 долара
• Patriot: 37 плюс 5, или 42 долара
• OnPay: 49 плюс 6, или 55 долара

SurePayroll печели случая със собственик-самостоятел с ясни шест долара на месец.

Петима работници:

• Patriot: 37 плюс 25, или 62 долара
• SurePayroll: 29 плюс 35, или 64 долара
• OnPay: 49 плюс 30, или 79 долара

Patriot поема водачеството. Таксата му от пет долара на служител побеждава таксата на SurePayroll от седем долара с достатъчно, за да преодолее по-високата база.

Десет работници:

• Patriot: 37 плюс 50, или 87 долара
• SurePayroll: 29 плюс 70, или 99 долара
• OnPay: 49 плюс 60, или 109 долара

Patriot разширява преднината до дванадесет долара на месец пред SurePayroll.

Двадесет и петима работници:

• Patriot: 37 плюс 125, или 162 долара
• OnPay: 49 плюс 150, или 199 долара
• SurePayroll: 29 плюс 175, или 204 долара

При двадесет и петима работници таксата на OnPay от шест долара на служител най-накрая подбива седемте долара на SurePayroll, а Patriot остава най-евтин с голяма разлика.

Моделът: SurePayroll е най-евтин при един работник, Patriot е най-евтин от около трима работници нагоре, а OnPay никога не е най-евтин само по каталожна цена. Но каталожната цена е само началната оферта. Дребният шрифт по-долу мести реални пари.

Дребният шрифт, който променя победителя​

Такси за няколко щата​

Наемете един отдалечен работник отвъд границата на щата и класацията се променя. Patriot таксува 12 долара на допълнителен щат на месец. SurePayroll таксува фиксирани 9,99 долара на месец за няколко щата, независимо колко допълнителни щата добавите. OnPay включва всички петдесет щата без допълнително заплащане.

Преработете примера с петима работници със служители в два щата: Patriot се качва на 74 долара, SurePayroll на около 74 долара, а OnPay остава на 79 долара. Със служители в четири щата Patriot се качва на 98 долара, докато SurePayroll остава близо до 74 долара, а OnPay остава на 79 долара. Ако екипът ви е разпръснат из щатите, фиксираната такса на SurePayroll и включеното покритие на OnPay бързо заличават предимството на Patriot по базова цена.

Такси за формуляри в края на годината​

Patriot и OnPay включват подготовката и подаването на W-2 и 1099 в месечната цена. SurePayroll таксува формулярите в края на годината отделно — около 5 долара на формуляр плюс такса за обработка. Десет работника означава около 50 долара плюс таксата всеки януари, което добавя приблизително пет долара на месец към истинската цена на SurePayroll, когато я разпределите. Рядко обръща класацията само по себе си, но стеснява преднината на SurePayroll при собственик-самостоятел и разширява изоставането му зад Patriot при всяка по-голяма численост.

Местни данъци​

Ако работите там, където съществуват градски или окръжни данъци върху заплатите, потвърдете, че местното подаване е покрито. Patriot и OnPay включват местните данъчни подавания и внасяния в пълното обслужване. SurePayroll се справя с местните данъци в много юрисдикции, но третира някои местни подавания като допълнения, затова остойностете действителната си местност, вместо да предполагате покритие.

Изпълнители​

И трите плащат на изпълнители по 1099 и подават 1099, но икономиката се различава, ако изпълнителите са по-голямата част от задълженията ви. Patriot и OnPay отчитат изпълнителите като платени работници при същата такса на работник. Ако плащате само на изпълнители и нямате никакви служители по W-2, нито един от тези три не е най-евтиният отговор — няколко доставчика продават планове само за изпълнители без базова такса — но сред трите ставката на Patriot от пет долара на работник е най-ниската цена на изпълнител.

HR, обезщетения и отчитане на време​

Тук OnPay си връща по-високата каталожна цена. OnPay обединява HR инструменти, шаблони за писма с оферти, проследяване на PTO, администриране на обезщетения, интеграции с 401(k) и работническо обезщетение на принципа "плащай при ползване" в единствения си план. Patriot таксува отделно за HR софтуер и отчитане на време, при шест долара база плюс два долара на служител на месец за всяко. SurePayroll е по средата, с умерена вградена HR поддръжка плюс специален план за домакински работодатели, който никой конкурент не предлага. Ако щяхте да купите дори едно HR допълнение от Patriot, общата цена на OnPay изведнъж става конкурентна: пълното обслужване на Patriot плюс HR за петима работници е около 78 долара, по същество наравно с 79 долара на OnPay — а OnPay добавя администриране на обезщетения и PTO отгоре.

Кой е подходящ за вашия микробизнес?​

Собственик-самостоятел, който плаща само на себе си. Пълното обслужване на SurePayroll е най-евтиният съответстващ на изискванията вариант при около 36 долара на месец. Само не забравяйте сметката за формуляри през януари и потвърдете, че щатът ви не крие изненада с местен данък.

От двама до десет работници в един щат. Пълното обслужване на Patriot печели по цена и включва формуляри в края на годината и местни подавания. Това е отговорът по подразбиране за класическия микробизнес с една локация: кафенето, зъболекарския кабинет, агенцията с петима души.

Работници в три или повече щата. Остойностете го по три начина, преди да се ангажирате. Фиксираната такса на SurePayroll от 9,99 долара за няколко щата обикновено печели по цена, включеното покритие за няколко щата плюс обединения HR на OnPay често печели по стойност, а таксата на Patriot за всеки щат се натрупва срещу него с всеки добавен щат.

Домакински работодател (бавачка, болногледач, домашна помощница). Специалният домакински план на SurePayroll е създаден точно за това и е причината много семейства да се спрат на него. Нито Patriot, нито OnPay се насочват специално към домакинската ведомост за заплати.

Екип, който също се нуждае от HR, PTO или помощ с обезщетения. Единственият план на OnPay обединява това, за което другите два таксуват допълнително или което им липсва. Сравнете общата цифра на OnPay срещу Patriot плюс допълнения, а не срещу голата база на Patriot, и разликата до голяма степен изчезва.

Само изпълнители, без служители. Помислете отново дали изобщо се нуждаете от пълнообслужвана ведомост за служители. План само за изпълнители от друг доставчик обикновено струва по-малко от всеки от тези три; ако останете в тази тройка, ставката на Patriot на работник е най-ниската.

Осчетоводяване на ведомостта за заплати в собствения ви регистър​

Който и доставчик да изберете, месечното му дебитиране на банковата ви сметка не е един разход. То обединява брутни заплати, дела на работодателя от данъците върху заплатите, удържани данъци, които само прехвърляте на агенциите, и собствената такса на доставчика — и счетоводните ви книги трябва да показват всяка част отделно, иначе отчетът ви за приходи и разходи ще подцени разходите за труд и задълженията ви никога няма да се съгласуват.

Типично месечно осчетоводяване на ведомост за заплати в счетоводство с обикновен текст изглежда така:

2026-10-31 * "October payroll" "Pay period 10/16-10/31"
  Expenses:Payroll:Wages            8,400.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer-Taxes     642.60 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding  -1,680.00 USD
  Liabilities:Payroll:Employer-Tax   -642.60 USD
  Assets:Checking:Operating        -6,720.00 USD

Брутните заплати и делът на работодателя от данъците отиват в разходни сметки; удържаният данък върху доходите и двете части на FICA стоят в сметки за задължения, докато доставчикът ги внесе; нетното плащане напуска разплащателната сметка. Осчетоводете месечната такса на доставчика отделно като административен разход, за да виждате какво ви струва самото обработване на ведомостта за заплати годишно. Ако сте нови в двустранното осчетоводяване на ведомости за заплати, документацията превежда стъпка по стъпка настройката на сметките и съгласуването.

Съгласувайте отчета на доставчика с банковото дебитиране при всяко плащане, не само в края на годината. Най-честата бъркотия с ведомости за заплати в малкия бизнес е дебитиране от доставчика, което никой не е съпоставил с фиш за заплата в продължение на единадесет месеца, открито само когато общите суми в W-3 откажат да се съгласуват през януари.

Пет грешки, които струват повече от абонамента​

Пазаруване само по базова цена. Базата е по-малката половина от сметката за почти всеки работодател. Умножете таксата на работник по числеността на персонала, добавете таксите за няколко щата и за края на годината, после сравнете. База от 29 долара с такса от седем долара на работник струва повече от база от 37 долара с такса от пет долара при всяка численост над четирима.

Забравяне на януарската сметка. Таксите за формуляри в края на годината идват веднъж годишно и се пропускат във всяко месечно сравнение. Разпределете ги — около пет долара на формуляр за SurePayroll — преди да обявите победител.

Неправилно класифициране на работници, за да избегнете таксата на работник. Оставянето на работник извън ведомостта за заплати, за да спестите пет долара на месец, рискува просрочени данъци, санкции и лихви, които засенчват десетилетие абонаментни такси. Ако някой изглежда като служител по теста на вашия щат, включете го във ведомостта.

Предполагане, че щатът ви е покрит. И трите подават във всички петдесет щата, но покритието на местните данъци и времето за настройка на нов акаунт варират. Потвърдете конкретните си щатски и местни регистрации преди първата ви дата на плащане, не след нея.

Никога да не съгласувате. Доставчикът подава данъците ви; той не води книгите ви. Съпоставяйте всяко плащане с банковото дебитиране и изчиствайте задълженията за удържане всеки месец, така че декември да не крие изненади.

Следващата ви стъпка​

Пребройте работниците си по W-2 и изпълнителите по 1099, избройте щатите, в които работят, и остойностете и трите доставчика спрямо тези две числа — база плюс такса на работник по численост, плюс допълненията за няколко щата и за края на годината, които се отнасят за вас. За повечето микробизнеси в един щат с двама или повече работници тази математика сочи към Patriot; собствениците-самостоятели обикновено се спират на SurePayroll; разпръснатите екипи и всеки, който се нуждае от обединен HR, трябва да остойностят общия план на OnPay, преди да решат. Пуснете числата с действителната си численост, потвърдете покритието на местните данъци за вашата местност и започнете безплатния пробен период цял един платежен цикъл преди да ви трябва първото внасяне.