Вашата S корпорация не може да приспадне декемврийския ви бонус, докато не ви го изплати

През декември направихте всичко както трябва. Вашата S корпорация имаше силна година, счетоводителят ви предложи бонус за акционер, който да погълне печалбата и да документира разумно възнаграждение, и управителният съвет одобри бонус от 30 000 долара преди Бъдни вечер. Счетоводителят го начисли през декември. След това ведомостта беше изпълнена в средата на януари — и приспадането се премести в новата година заедно с нея.

Тази изненада струва истински пари, когато сте разчитали на приспадането в годината, в която сте спечелили дохода. Виновникът е правило за времето в раздел 267(a)(2) на Вътрешния данъчен кодекс: когато вашата S корпорация дължи приспадащо се възнаграждение на свързано лице, тя не може да приспадне разхода до годината, в която свързаното лице го отчете като доход. За S корпорация всеки акционер се счита за свързано лице — независимо дали притежавате 100 процента от акциите, или само една акция. Начислете бонуса през декември, но го платете през януари, и приспадането принадлежи на данъчната година на януари.

Ако притежавате S корпорация и си плащате бонуси, наем от сграда, която притежавате, или лихва по заем, който сте отпуснали на дружеството, това ръководство обяснява как работи правилото за съпоставяне, защо 2,5-месечният гратисен период, споменат от вашия счетоводител, не спасява бонуса на акционер, какво всъщност се счита за платено и как да изпълните ведомостта в края на годината, така че приспадането да попадне там, където очаквате.

Правилото за съпоставяне: Вашето приспадане чака вашия доход​

Повечето бизнеси на база начисляване приспадат разходите, когато задължението стане фиксирано и определимо — тестът за всички събития — дори ако парите излязат по-късно. Член 267(a)(2) създава изключение за плащания между свързани лица, използващи различни счетоводни методи: платецът не може да приспадне разхода до данъчната година, в която получателят включи сумата в брутния си доход.

С прости думи, приспадането и доходът трябва да съвпаднат в една и съща година. S корпорация на база начисляване, която дължи бонус на своя акционер на касова база, не може да приспадне това, което още не е платено на акционера, защото данъкоплатец на касова база отчита доход само когато действително или конструктивно го получи. IRS заявява правилото направо: S корпорацията може да приспадне разхода само в същата данъчна година, в която плащането се отчита като доход от свързаното лице.

Това не е някой неясен ъгъл на закона. Това е резултатът по подразбиране за най-честия ход в края на годината при S корпорациите — начисляване на възнаграждението на собственика през декември и изплащането му след празниците.

Защо S корпорациите получават най-строгата версия на правилото​

Статутът на свързано лице е мястото, където S корпорациите се различават рязко от C корпорациите. Съгласно член 267(e)(1)(B)(ii) всяко лице, което пряко или непряко притежава каквито и да е акции на S корпорация, е свързано лице по отношение на тази корпорация. Няма минимален процент на притежание. Акционер-служител с 3 процента е свързано лице. Акционер, който притежава акции непряко, например участник в план за служителско акционерно участие, който притежава акции на S корпорация, също е свързано лице — затова IRS специално предупреждава, че S корпорация, притежавана от ESOP, не може да приспадне начислено възнаграждение, бонуси, заплащане за отпуск или вноски в пенсионен план, изчислени върху начислено възнаграждение за участниците.

Сравнете това с C корпорация, където правилото за съпоставяне на свързани лица обикновено се задейства само за акционери, притежаващи повече от 50 процента. C корпорация може да начисли бонус за обикновен служител — или дори за миноритарен акционер — и да го приспадне в годината на начисляване, стига да плати в гратисния период, описан по-долу. S корпорация не получава такова пространство за нито един акционер, без изключение.

Партньорствата и LLC-тата, облагани като партньорства, живеят под подобна дисциплина на съпоставяне за плащания към партньори, така че собствениците на множество дружества трябва да приемат същата дисциплина навсякъде, вместо да научават версията на всяко дружество поотделно.

Правилото за 2,5 месеца, споменато от вашия счетоводител — и защо не ви спасява​

Много собственици са чували, че начислените бонуси се приспадат, ако бъдат платени в рамките на 2,5 месеца след края на годината. Това правило е реално, но отговаря на друг въпрос.

Съгласно правилата за отложено възнаграждение бонус, начислен в края на годината, обикновено се приспада в годината на начисляване, ако бъде платен до 15-ия ден на третия календарен месец след края на годината — 15 март за бизнес с календарна година — и задължението на работодателя е било фиксирано до края на годината. Решение на данъчните власти от 2011 г. дори позволява приспадането, когато само общият бонусен фонд е фиксиран в края на годината, а индивидуалните разпределения се решават по-късно, макар условия като изискване служителят да остане на работа до датата на плащане все още да могат да осуетят приспадането.

Уловката е следната: правилото за 2,5 месеца определя кога едно начисляване се приспада съгласно общите правила за времето. Член 267 след това отменя този отговор за свързани лица. Мислете за това като за две порти последователно. Бонусът първо трябва да удовлетвори теста за всички събития и 2,5-месечния прозорец за плащане — и след това, тъй като получателят е акционер на S корпорация, приспадането се отлага отново до годината, в която акционерът действително получи парите и ги отчете като доход.

Така плащането на 15 март, което запазва приспадане за вашите служители, които не са акционери, не прави нищо за вашия собствен бонус. Вашият декемврийски бонус, платен на 1 февруари, се приспада в новата година, точка. Планирането около 15 март за възнаграждение на акционер е планиране около грешния краен срок. Вашият краен срок е 31 декември.

Какво всъщност се счита за платено​

Тъй като приспадането следва включването на дохода от акционера, всичко се свежда до това кога акционер на касова база се счита за получил парите. Това е стандартът за конструктивно получаване: доходът се брои, когато ви бъде предоставен без съществено ограничение, а не когато решите да го похарчите.

На практика това означава:

• Заплата, доставена или директен депозит, уреден до 31 декември, се брои за старата година. Директен депозит на бонус, иницииран на 30 декември, който се уреди на 2 януари, е доход за януари — и приспадане за януари за корпорацията.
• Времето за обработка на ведомостта е тихият убиец. Стандартната ACH ведомост отнема един до два работни дни, за да се уреди, и ведомост, подадена на 31 декември, може да не се обработи навреме, за да бъде отразена в текущата данъчна година. Вашият W-2 отразява само заплатите, обработени преди края на годината. Изпълнете бонусната ведомост през първата половина на декември, а не в последната седмица.
• Чекът трябва да е повече от датиран през декември. Чек, изписан и задържан в чекмедже, или издаден, когато корпоративната сметка не може да го покрие, не поставя акционера в получаване на средствата. Парите трябва действително да са налични.
• Удръжките трябва да следват плащането. Бонусът на акционер са W-2 заплати, подлежащи на удръжка на данък върху дохода и данъци върху заетостта. Удръжката, депозитите за данъци върху заплати и W-2 всички принадлежат на годината, в която бонусът е платен — още една причина плащането през януари да не може да произведе приспадане за декември.

Темата е същността над документите. Начисляването на бонуса в декемврийските книги, одобряването му в декемврийски протоколи и датирането на документи през декември всички имат значение за корпоративните формалности, но никое от тях не премества приспадането без действително плащане.

Не са само бонусите​

Член 267(a)(2) се прилага за всяка приспадаща се сума, която S корпорацията дължи на акционер, не само за W-2 бонуси. Същият модел начисляване през декември, плащане през януари се проваля за:

• Наем, платен на акционер-наемодател. Много собственици притежават бизнес помещенията лично и ги отдават под наем на S корпорацията. Декемврийски наем, платен през януари, се приспада в новата година.
• Лихва по заеми на акционери. Лихвата, начислена върху пари, които сте заели на дружеството, се приспада само когато ви бъде платена и отчетена в декларацията ви.
• Заплащане за отпуск и обезщетение начислено за акционери-служители.
• Вноски в пенсионен план, изчислени върху начислено възнаграждение. IRS специално отбелязва това: вноски, изчислени върху възнаграждение, което акционерът още не е получил, не могат да бъдат приспаднати, докато основното заплащане не стане включваемо. Това може тихо да намали пенсионното приспадане, на което собственикът е разчитал.

Всяко от тях създава същата разлика между счетоводна и данъчна стойност: разход в декемврийските финансови отчети, който данъчната декларация трябва да добави обратно до годината на плащане.

Защо времето все още има значение, когато доходът на S корпорацията така или иначе преминава​

Резонен въпрос: ако печалбата на S корпорацията така или иначе отива в личната ви декларация, има ли значение коя година държи приспадането? Има значение повече, отколкото повечето собственици очакват:

• Вашият W-2 определя лимитите за пенсиониране. Таваните за вноски в Solo 401(k) и SEP се изчисляват от W-2 заплати, действително платени през календарната година. Бонус, който се изплъзне в януари, свива мястото за вноски от предходната година и не може да бъде възстановено обратно.
• Щатите могат да облагат корпорацията директно. Няколко щата налагат данъци на ниво дружество или франчайз данъци върху S корпорации. Преместването на приспадане през границата на годината променя щатската сметка, дори когато федералният общ размер в крайна сметка се изравни.
• Разумното възнаграждение се документира ежегодно. Ако разчитате на бонус в края на годината, за да подкрепите разумно възнаграждение на служител за годината, бонус, платен — и отчетен в W-2 — през следващата година, подкрепя досието за следващата година, а не годината, която сте имали предвид.
• Авансовите данъци и паричният поток следват годината на дохода. Бонус през януари означава удръжки през януари и по-висока картина на авансовите данъци за първото тримесечие, докато декемврийската печалба, която е трябвало да компенсира, вече е била обложена на вас чрез K-1. Това несъответствие може да доведе до изненада с недовнасяне.
• Ограниченията за загуби и основата взаимодействат с времето. Годината, в която попада едно приспадане, влияе на това коя година претендирате загубата от K-1, което взаимодейства с ограниченията за основа, изложен на риск капитал и пасивна дейност в личната ви декларация.

Никое от тях не е фатално, ако планирате за годината на плащане. Всички те болят, когато сте предполагали, че приспадането принадлежи на декември.

Вашият план за края на годината​

След като крайният срок се разбира като 31 декември, а не 15 март, планирането е просто. Преминете през този контролен списък през ноември, а не в последната седмица на декември:

1. Решете размера на бонуса рано. Одобрете бонусите на акционерите от управителния съвет и документирайте решението писмено преди края на годината. Фиксирано и одобрено през декември все още се изисква; просто не е достатъчно без плащане.
2. Изпълнете бонусната ведомост до средата на декември. Оставете резерв за уреждане на ACH, крайни срокове на доставчика на ведомост, празници и корекции. Потвърдете с вашия доставчик последната дата за обработка, която все още се урежда в календарната година — след това я изпреварете с една седмица.
3. Проверете средствата и доставката. Потвърдете, че корпоративната сметка покрива нетното заплащане плюс удръжките, и потвърдете, че депозитът се е уредил или чекът е доставен преди края на годината. Пазете потвърждението за уреждане в данъчното си досие.
4. Съпоставете W-2 с реалността. Бонусът принадлежи на W-2 за годината, в която е бил платен. Ако плащане се изплъзне в януари, не го насилвайте в W-2 от предходната година — коригирайте плана и авансовите данъци вместо това.
5. Съпоставете счетоводния доход с данъчния доход. Всяко начислено, но неплатено възнаграждение на акционер в края на годината е класическо добавяне обратно в Schedule M-1 във Form 1120-S: приспаднато в книгите, добавено обратно за данъчни цели, след това приспаднато в годината на плащане. Уверете се, че подготвящият декларацията вижда графика на неплатените суми към свързани лица, така че добавянето обратно да е пълно.
6. Приложете същата дисциплина към наема и лихвата. Изпишете декемврийския чек за наем към себе си и платете начислената лихва по заема на акционер преди края на годината, ако искате тези приспадания в текущата година.
7. Координирайте пенсионните вноски. Тъй като лимитите за вноски следват W-2 заплати, платени през годината, финализирайте бонуса преди да изчислите максималната вноска на работодателя за пенсиониране — и помнете, че вноските, изчислени върху начислено, но неплатено възнаграждение, чакат заедно със самото заплащане.

Една последна бележка за собственици, които също наемат служители, които не са акционери: системата с две писти е цялата игра. Платете бонусите на служителите до 15 март, за да запазите приспадането за годината на начисляване съгласно правилото за 2,5 месеца, и платете бонусите на акционерите до 31 декември, за да удовлетворите член 267. Поставете и двата крайни срока в един и същ календар за края на годината, така че по-лесният да не погълне по-строгия.

Пазете книгите си в края на годината чисти​

Данъчните изненади в края на годината почти винаги се проследяват до същата празнина: книгите казват декември, но парите са се преместили през януари. Проследяването на начисленията, датите на плащане и разликите между счетоводна и данъчна стойност в един прозрачен регистър е това, което превръща стресиращия март в рутинно подаване.

Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.