Корпоративните служители трябва да бъдат на заплата: Защо не можете да получавате само разпределения

Регистрирахте корпорация, избрахте статут на S корпорация и започнахте да се изплащате изцяло чрез разпределения. Никакви декларации за заплати, никакви удръжки, никаква част на работодателя от данъците за социално осигуряване и Medicare — само чисти тримесечни преводи от бизнес сметката към личната ви. Изглежда ефективно. IRS го нарича по друг начин: неизплатени заплати.

Ето правилото, което повечето собственици-оператори пропускат. Според дефиницията на служител в данъчния кодекс за FICA, FUTA и удържане на данък върху дохода, корпоративен служител, който извършва услуги за корпорацията и получава — или дори има право да получи — плащане, е служител и тези плащания са заплати. Няма значение, че сте и единствен акционер. Длъжността в учредителните ви документи ви направи служител в момента, в който започнахте да вършите работата.

Това ръководство обяснява как работи правилото за служителя-служител както за S корпорации, така и за C корпорации, тясното изключение за служители, които почти нищо не правят, защо членовете на семейството в организационната схема не получават специално облекчение в рамките на корпорация и какво се случва, когато IRS прекласифицира разпределенията ви като заплати.

Основното правило: Служителите, които работят, са служители​

Наредбата е категорична: по принцип служител на корпорация е служител на корпорацията. Три условия превръщат статута ви на служител в задължение за данъци върху заетостта:

1. Заемате длъжност на служител — президент, вицепрезидент, секретар, касиер, главен изпълнителен директор или каквито и да е длъжности, изброени в държавните ви регистрации.
2. Извършвате услуги за корпорацията в това качество — управлявате операции, подписвате договори, ръководите персонал, вършите фактурируемата работа.
3. Получавате или имате право да получите възнаграждение — заплата, бонуси, разпределения, лични разходи, платени от компанията, или всякаква стойност, която тече от корпорацията към вас.

Когато и трите са налице, плащанията са заплати, подлежащи на данъци за социално осигуряване и Medicare, федерален данък за безработица и удържане на данък върху дохода. Съдилищата последователно са подкрепяли това третиране за служители, които предоставят повече от незначителни услуги и изтеглят пари от компанията.

Обърнете внимание на израза „има право да получи“. Не можете да заобиколите правилото, като откажете официална заплата, докато получавате разпределения, като карате корпорацията да плаща личната ви застраховка и комунални услуги, или като насочвате пари чрез недокументирани акционерни „заеми“, които никога не се изплащат. Ако стойност тече от корпорацията към работещ служител, IRS може да я третира като възнаграждение за извършените услуги — независимо как сте го нарекли в счетоводните книги.

Единственото тясно изключение​

Наредбите предвиждат точно един изход: служител, който не извършва услуги или извършва само незначителни услуги и който нито получава, нито има право да получи каквото и да е възнаграждение — пряко или непряко — не се счита за служител.

И двете половини трябва да са налице. Съпруг, посочен като секретар, който подписва един годишен документ и не взема нищо от компанията, може да се квалифицира. Вицепрезидент, който „само присъства на заседания на борда“, но получава месечни разпределения, не се квалифицира. Изключението е за наистина неактивни, неплатени служители, а не за преетикетиране на активна работа.

S корпорации: Капанът с нулевата заплата​

Правилото за служителите засяга най-силно собствениците на S корпорации, защото разпределенията на S корпорация не подлежат на данъци върху заетостта. Това освобождаване е законно данъчно планиране — точно докато заплатата, която трябва да го придружава, не изчезне.

Инструкциите към формуляр 1120-S, декларацията за S корпорация, посочват принципа ясно: разпределенията и други плащания от S корпорация към корпоративен служител трябва да се третират като заплати до размера, в който сумите представляват разумно възнаграждение за услуги, извършени за корпорацията.

Какво всъщност означава „разумно възнаграждение“​

В данъчния кодекс няма формула и няма защитен процент. Разумността е тест на факти и обстоятелства, а факторите, които IRS претегля, включват:

• Вашите задължения и отговорности — какво всъщност правите ежедневно, а не длъжността ви.
• Време, посветено на бизнеса — операторите на пълен работен ден се затрудняват повече да защитят символична заплата от тези на непълен работен ден.
• Какво плащат сравними бизнеси за подобни услуги на вашия пазар.
• Вашата квалификация, обучение и опит.
• Историята на дивиденти и разпределения на корпорацията — години на големи разпределения с нулеви заплати е класическият сигнал за одит.
• Дали бизнесът може да си позволи заплатата — макар невъзможността да се плати да е защита за struggling стартъп, а не за печеливша компания.

Един критичен момент: вашето намерение не е определящо. Федералните съдилища са постановили, че тестът е дали плащанията, които акционерът е получил, са били наистина възнаграждение за извършени услуги — заявеното намерение на данъкоплатеца да плати само малка заплата, докато взема останалото като разпределения, не обвързва IRS. Ако сте изтеглили $200,000 от вашата S корпорация и сте нарекли $24,000 от тях заплата, въпросът е каква е стойността на услугите ви, а не как сте обозначили всеки превод.

Нюансът на стартовата година​

Правилото има разумен минимум. Ако не сте получили нищо от S корпорацията — нито пари, нито имущество, нито платени лични сметки — и не сте имали право да получите нищо, няма възнаграждение, което да се характеризира като заплати. Основател през първата година, който оставя всеки долар в губеща компания, не е задължен да създаде заплата от въздуха. Но в момента, в който изтеглите пари, или печелившата компания ви дължи пари, които бихте могли да изтеглите, анализът за разумна заплата се прилага.

Какво ви струва прекласифицирането​

Когато IRS установи, че собственик на S корпорация е бил подплатен, той прекласифицира част или всички разпределения като заплати. Сметката пристига на слоеве:

• Данъци върху заетостта за минали периоди — както частта на служителя, така и частта на работодателя от социално осигуряване и Medicare върху прекласифицираните заплати, плюс федерален и обикновено държавен данък за безработица.
• Лихви, течащи от първоначалните дати за плащане на неподадените декларации за заплати.
• Санкции — неподаване и неплащане на декларации за данък върху заетостта, плюс санкции, свързани с точността, а в сериозни случаи и санкция за възстановяване на доверителния фонд срещу отговорните лица.
• Коригирани декларации — изменени формуляри 941, държавни декларации за заплати, коригирани W-2 и изменени лични декларации, всяка от които увеличава професионалните такси.

Данъците върху заплатите, които сте „спестили“ с нулева заплата, почти винаги са смалени от евентуалната оценка. Предимството на S корпорацията по отношение на данъка върху заетостта е реално, но то е разликата между разумна заплата и обща печалба — а не лиценз за пълно пропускане на заплати.

C корпорации: Проблемът с огледалния образ​

Собствениците на C корпорации се сблъскват със същото правило за служителите от обратната посока. Тъй като печалбите на C корпорацията се облагат два пъти — веднъж на корпоративно ниво, отново като дивиденти на акционерите — собствениците са изкушени да източат печалбите като приспадаща се заплата и бонуси. Тук IRS следи тавана, а не пода.

Член 162(a)(1) позволява приспадане само за разумна надбавка за заплати или друго възнаграждение за лични услуги, действително извършени. Когато заплащането на собственик-служител надвишава това, което сравними предприятия биха платили за подобни услуги при подобни обстоятелства, излишъкът може да бъде прехарактеризиран като прикрит дивидент: неприспадащ се за корпорацията, все още облагаем за получателя.

Така двата вида образувания създават клещи:

• S корпорация: заплатата твърде ниска → разпределенията се прекласифицират като заплати → данъци върху заетостта за минали периоди.
• C корпорация: заплатата твърде висока → възнаграждението се прекласифицира като дивиденти → загубено приспадане плюс двойно облагане.

И в двата случая сигурната позиция е една и съща: документирайте заплащането на служителите, което отразява пазарната стойност на услугите, подкрепено от сравними данни за заплати, протоколи от заседания на борда, одобряващи възнаграждението, и в идеалния случай трудов договор. Едновременната документация — създадена когато решението е взето, а не реконструирана по време на одит — носи много по-голяма тежест.

Директорите са различни от служителите​

Едно разграничение обърква малките корпорации: директор, действащ чисто в качеството на директор, не е служител. Възнагражденията на борда, платени на външен директор, се отчитат във формуляр 1099-NEC, а не във формуляр W-2, и подлежат на данък за самонаето лице, а не на удържане на FICA.

Но повечето собственици на малък бизнес носят и двете шапки. Ако сте директор, който също служи като президент и управлява компанията ежедневно, вашите услуги като служител все още ви правят служител за тези плащания. Не можете да преобразувате заплати в такси за директори с решение — същността на това, което правите, е определяща, а не етикетът, който протоколите на борда приписват.

Семейните служители не получават облекчение в рамките на корпорация​

Много семейни бизнеси поставят съпруг, дете или родител в корпоративния списък — понякога за истинска работа, понякога по причини, свързани с наследство или приемственост. Често срещано и скъпо предположение е, че данъчните облекчения за семейна заетост се пренасят. В рамките на корпорация те не се пренасят.

Когато бизнесът е едноличен собственик, заплатите, платени на дете под 18 години, избягват данъците за социално осигуряване и Medicare, а заплатите, платени на съпруг, избягват FUTA, наред с други тесни облекчения. Но когато бизнесът е корпорация — дори такава, изцяло собственост на родителя на детето — плащанията за услуги на член на семейството подлежат на удържане на данък върху дохода, социално осигуряване, Medicare и данъци FUTA независимо от възрастта. Същото цялостно третиране се прилага за родители, наети от корпорацията на детето.

Практически последици за семейните корпорации:

• Лятната работа на тийнейджъра ви в семейната C или S корпорация генерира пълни задължения за данъци върху заплатите, за разлика от същата работа във вашето еднолично предприятие.
• Съпруг, посочен като служител, който извършва реални услуги, трябва да бъде на заплата с удръжки, дори ако домакинството подава съвместно и парите сякаш се движат от един джоб в друг.
• Титулярни семейни служители, които не правят нищо и не получават нищо, попадат в изключението за незначителни услуги — но в момента, в който вземат разпределения или компанията плаща лични разходи, изключението се срива.

Ако членът на семейството наистина работи в бизнеса, поставете го на заплата правилно: формуляр W-4, своевременни депозити, формуляри W-2 и 941. Документацията е същата като за всеки служител, защото в очите на системата за данък върху заетостта точно това е той.

Как да останете в съответствие: Практичен контролен списък​

Дали управлявате S корпорация, притеснена от твърде ниска заплата, или C корпорация, притеснена от твърде висока, наръчникът за съответствие е един и същ:

1. Поставете всеки работещ служител на заплата. Никой служител, който извършва повече от незначителни услуги, не трябва да взема пари от корпорацията изключително като разпределения, дивиденти или плащания за лични разходи.
2. Определете заплащането с помощта на пазарни данни. Изтеглете сравними проучвания за заплати за вашата роля, индустрия и метрополен район и запазете разпечатките с корпоративните си записи. Проучванията за възнаграждения от реномирани доставчици са златният стандарт, ако сумите са големи.
3. Документирайте решението. Протоколи от заседания на борда или писмено съгласие, одобряващо заплатите на служителите, трудов договор и годишни прегледи създават документалната следа, която печели спорове за разумност.
4. Водете реална заплата. Това означава EIN, федерални депозити за данък върху заетостта по правилния график, тримесечни формуляри 941, годишни формуляри W-2 и W-3, държавна регистрация и декларации за безработица и работническо обезщетение, където се изисква.
5. Разделете разпределенията от заплатите в счетоводните книги. Разпределенията трябва да се записват като разпределения — пропорционално на собствеността за S корпорации — и никога да не се кодират като разход за заплати или да се погребват в различни сметки.
6. Преглеждайте ежегодно. Когато печалбите, задълженията и пазарните ставки се променят, преразгледайте заплащането на служителите. Заплата, която е била разумна при $150,000 печалба, може да не издържи при $600,000 печалба с непроменени задължения.

Връзката със счетоводството​

Почти всеки спор за възнаграждение на служител започва като счетоводен провал: изтегляния на акционери, смесени със заплати, лични разходи, осчетоводени в неясни сметки, недокументирани заеми, които никога не натрупват лихва или не се изплащат. Чисти, отделни регистри — заплати на служители в една сметка, разпределения на акционери в друга, заеми, документирани с бележки, условия и плащания — са това, което ви позволява да докажете, че заплатата е била реална и разпределенията са били наистина разпределения. Ако вашата сметкоплан не може да покаже на одитор точно какво е получил всеки служител и в какъв характер, поправете книгите, преди IRS да попита.

Поддържайте заплащането на служителите си готово за одит от първия ден​

Разумното възнаграждение на служителите не е бързане в края на годината — това е система за заплати, документирано решение за заплата и книги, които поддържат заплати, разпределения и заеми в собствените им канали през цялата година. Beancount.io предоставя счетоводство с обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.