Приключихте успешна година, обявихте бонуси на служителите си в размер на 80 000 $ на 31 декември и осчетоводихте начислението, за да намалите облагаемия доход за годината. След това ведомостта за заплати изплаща чековете на 28 март — две седмици по-късно — и цялото приспадане от 80 000 $ тихо се премества за следващата година. При 21% корпоративна ставка, това е 16 800 $ данъчни спестявания, отложени с цели дванадесет месеца, загубени поради нещо толкова тривиално като бавно плащане.
Това е правилото за 2½ месеца: работодател, отчитащ се на принципа на начисляването, може да приспадне бонуси, спечелени през една данъчна година, само ако служителите действително получат парите в рамките на 2½ месеца след края на годината. За бизнес с календарна година този краен срок е 15 март. Ако го пропуснете, бонусите се превръщат в отложено възнаграждение — приспадащи се само през годината, в която служителите декларират дохода. Още по-лошо, плащането навреме само по себе си не е достатъчно: ако вашият бонусен план предвижда, че всеки, който напусне преди датата на изплащане, губи правото на бонуса, приспадането може да се провали, независимо кога са изпратени чековете.
Ето как работи правилото, трите условия, на които вашите бонуси трябва да отговарят, и контролният списък за края на годината, който запазва приспадането в годината, която сте планирали.
Правилото в един абзац
Съгласно раздел 404, възнаграждение, спечелено за услуги през една данъчна година, но получено след 15-ия ден на третия месец след края на годината, се третира като отложено възнаграждение. Отложеното възнаграждение се приспада само през данъчната година, в която то е включено в брутния доход на получателя. Така че за работодател с календарна година, бонусите за работа през Година 1 трябва реално да достигнат до служителите до 15 март на Година 2, за да бъдат приспаднати през Година 1. Ако платите на 16 март, приспадането принадлежи на Година 2 — въпреки че работата е извършена, пасивът е осчетоводен и всички са съгласни, че бонусът е „за“ Година 1.
Имайте предвид, че това е правило за времето, а не за отказване. Приспадането се отлага, не се унищожава. Но отлагането с една година на голям бонусен фонд има реална цена: времевата стойност на данъчните спестявания, плюс разликата между счетоводната и данъчната печалба, която сега трябва да проследявате.
Условие 1: Пасивът трябва да бъде фиксиран в края на годината (Тестът за всички събития)
Преди дори да започне да тече срокът от 2½ месеца, бонусът трябва да отговаря на теста за всички събития за данъкоплатци, отчитащи се на принципа на начисляването: всички събития, които фиксират факта на задължението, трябва да са настъпили до 31 декември, сумата трябва да може да се определи с разумна точност и икономическото изпълнение — тук, услугите на служителите — трябва да е настъпило.
На практика това означава:
- Формула или решение на борда надделява над неясното намерение. Решение на борда, прието през декември, с което се определя фиксиран бонусен фонд, или писмен план, изчисляващ възнагражденията като процент от печалбата или продажбите, установява задължението. Усещането в края на годината, че „ще се погрижим за всички напролет“, не е достатъчно.
- Сумата трябва да може разумно да се определи. Не е необходима точност до стотинка в полунощ на 31 декември — бонус, изчислен от известна цифра за продажбите по фиксирана формула, отговаря на условието, дори ако окончателните аритметични изчисления са завършени през януари.
- Свободата на преценка унищожава приспадането. Ако общият фонд е наистина дискреционен, докато бордът не заседава през февруари, за да реши дали изобщо да има бонуси, тогава не съществува фиксирано задължение в края на годината и приспадането за Година 1 се проваля, независимо колко бързо плащате.
Капанът на условието за заетост
Най-фината версия на този провал е клаузата „все още трябва да е нает на датата на изплащане“, която присъства в много бонусни планове. Службата за приходите (IRS) заключи в Съвета на главния адвокат 200949040, че когато служителите губят бонусите си, като напуснат преди датата на плащане, задължението на работодателя е условно в края на годината — фактът на задължението не е фиксиран, докато служителят не се появи и не получи парите. Резултат: бонусът се приспада само през годината на плащането, дори ако плащането е извършено удобно преди 15 март.
Ако искате приспадането за Година 1 и също така искате механизъм за задържане на служители, един широко използван подход е да фиксирате общото задължение на работодателя към бонусния фонд в края на годината (така че общата сума вече да не е условна), като запазите свободата на преценка само относно индивидуалните разпределения. Прегледайте текста на плана преди декември, а не след като данъчната декларация е подадена.
Условие 2: Служителите трябва действително да получат парите до крайния срок
„Платено в рамките на 2½ месеца“ означава точно това: служителят трябва действително да получи средствата, а не просто да бъде информиран, че предстои бонус. Счетоводна статия за начисляване на бонуса, решение на борда или отпечатан чек, който стои в чекмеджето на бюрото, не удовлетворява правилото.
Практически последици:
- Изпращайте чековете с достатъчно време. За работодатели с календарна година крайният срок е 15 март. Не планирайте изплащането на заплатите за 14 март — забавяне в банката, прекъсване при доставчика на заплати или празничен уикенд могат да изтласкат получаването след срока. Началото на март е безопасната зона.
- Съобразете се със собствената си фискална година. Крайният срок е 2½ месеца след вашата година, а не 15 март. Бизнес с фискална година, приключваща на 30 юни, трябва да плати до 15 септември; при година, приключваща на 30 септември, крайният срок е 15 декември. Работодателите с различна от календарната година постоянно допускат грешки, защото всяка статия и всеки съветник съкратено казва „15 март“.
- При директния превод на заплата значение има моментът на кредитиране. Съгласувайте с доставчика на заплати кога средствата реално постъпват по сметките на служителите, а не когато файлът с плащанията е изпратен.
Също така планирайте страничния ефект върху данъците върху заплатите: бонусите се считат за заплати към момента на плащането, така че бонусите за Година 1, изплатени през Година 2, се появяват във формулярите W-2 за Година 2, като федералният данък при източника и осигуровките (FICA) се прилагат през годината на плащането. Вашето данъчно приспадане и отчитането на заплатите ще бъдат в различни години по дизайн — съгласувайте ги умишлено, вместо да откривате несъответствието по време на подготовката на W-2.
Условие 3: Правилото за съответствие за свързани лица не трябва да се прилага
Дори навременен и фиксиран бонус не дава право на приспадане за Година 1, ако получателят е свързано лице по смисъла на раздел 267. Когато бизнес, отчитащ се на принципа на начисляването, дължи приспадаема сума на свързано физическо лице, което се отчита на касов принцип, приспадането се отлага за годината, в която получателят включи сумата в дохода си — 2½-месечният гратисен период не отменя това правило.
Кои се считат за свързани лица тук:
- Мажоритарни собственици. Бонусите, начислени на лице, притежаващо повече от 50% от C-корпорация (пряко или по правилото за приписване на собственост), се приспадат едва когато са изплатени и декларирани от собственика.
- Акционери на S-корпорации. Специални правила разширяват изискването за съответствие до S-корпорациите и техните акционери, така че S-корпорация, която начислява бонус в края на годината на акционер-служител, обикновено го приспада през годината на плащането. Тъй като S-корпорациите са транзитни дружества, болката е във времето на признаване на дохода от K-1 за акционерите — но несъответствието все пак трябва да се проследява.
- Корпорации за лични услуги. Корпорация за лични услуги (PSC), отчитаща се на принципа на начисляването, не може да приспадне заплати или бонуси, дължими на акционер, отчитащ се на касов принцип (или на негови роднини), докато сумите не бъдат включени в декларацията на получателя.
Изводът за собствениците-управители: спринтът от 2½ месеца е от значение най-вече за бонусите на редовите служители. Вашият собствен бонус се управлява от правилото за съответствие, така че го планирайте за данъчната година, в която приспадането ще ви донесе най-голяма полза — и документирайте в коя категория попада всеки бонус.
Колко струва забавен бонус: Кратък пример
Да предположим, че вашата C-корпорация с календарна година начислява бонусен фонд от 100 000 $ за силна година и го изплаща на 28 март вместо на 15 март:
- Планирано: Приспадане от 100 000 $ през Година 1, на стойност 21 000 $ при 21% корпоративна ставка.
- Реално: Приспадането се отлага за Година 2. Плащате с 21 000 $ повече данък с декларацията за Година 1 и си възстановявате сумата година по-късно — безлихвен заем за хазната, плюс отсрочен данъчен актив за осчетоводяване и проследяване.
- Ако планът също е съдържал клауза за условие за заетост, резултатът е идентичен дори при плащане през февруари: приспадане през Година 2, защото задължението никога не е било фиксирано през Година 1.
За собственици на транзитни дружества изчисленията минават през индивидуалните данъчни ставки, но логиката е същата: забавяне в документацията преоценява данъчна полза от петцифрена сума с цяла година.
Контролен списък за края на годината: Осигурете си приспадането преди 31 декември
- Напишете плана сега. Приемете или изменете писмен бонусен план с формула или фонд, определен от борда, преди края на годината. Премахнете текста „трябва да е нает на датата на изплащане“ или го преструктурирайте така, че общото задължение да е фиксирано.
- Определете сумата с разумна точност. Обвържете възнагражденията с показатели, които са известни в края на годината — процент от печалбата, цифра от продажбите — и протоколирайте решението на борда.
- Отбележете в календара си реалния краен срок. 15 март за предприятията с календарна година; 15-ия ден на третия месец след края на годината за предприятията с различна фискална година. Планирайте изплащането седмици, а не дни, преди срока.
- Отделете бонусите за свързани лица. Идентифицирайте бонусите за собственици и свързани лица и ги планирайте съгласно правилото за съответствие, а не съгласно правилото за 2½ месеца.
- Координирайте отчитането на заплатите. Потвърдете с вашия доставчик коя година ще отразяват формулярите W-2, данъкът при източника и осигуровките (FICA), и съгласувайте разликата между счетоводната и данъчната печалба, така че лицето, подготвящо декларацията, да не се налага да я реконструира през октомври.
- Бизнес на касов принцип: предимно спокойно. Ако се отчитате на касов принцип, приспадате бонусите, когато ги платите, точка — цялата тази статия е проблем на принципа на начисляването. (Потвърдете метода си, преди да предположите.)
Превърнете начислените бонуси от изненада в рутина
Повечето провали относно правилото за 2½ месеца са първо счетоводни грешки и едва второ данъчни: недокументиран план, начисление без график за изплащане, бонусен фонд, който никой не съпоставя с реално изплатените суми. Отделното проследяване на бонусните задължения — обявен фонд, изплатени суми, загубени права, изключени суми за свързани лица и произтичащите разлики между счетоводната и данъчната печалба — превръща мартенската суматоха в рутинна задача при приключване на годината.
Докато усъвършенствате планирането на възнагражденията в края на годината, поддържането на ясни и проверими финансови записи е това, което прави приспадането защитимо. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.