Златните белезници, за които най-добрите ви служители наистина ще ви благодарят

Най-добрият ви инженер току-що получи имейл от рекрутър, предлагащ 20 процента повече от това, което ѝ плащате. Не можете да го изравните — поне не със заплата и не без да разрушите заплатните си диапазони за всички останали. Ето го въпросът, който не оставя собствениците на малък бизнес да спят нощем: какво можете да предложите на ключов служител, което конкурентът не може просто да наддаде следващото тримесечие?

Един класически отговор е обезщетение, което нараства колкото по-дълго останат. Ограниченото бонусно споразумение за ръководители — REBA за кратко — ви позволява да финансирате полица за животозастраховане, която вашият ключов служител притежава, с парична стойност, която расте година след година, докато графикът за придобиване на права прави напускането наистина скъпо за тях. Бизнесът получава данъчно приспадане, служителят получава закрила плюс допълнителен актив за пенсиониране, а „белезниците" се усещат като подарък, а не като каишка.

Това ръководство обяснява как работят REBA, колко струват, как се облагат с данъци и грешките, които превръщат един чист инструмент за задържане в административна бъркотия.

Какво представлява бонусният план за ръководители по член 162​

Отстранете жаргона и механиката е проста. Съгласно член 162 от Вътрешния кодекс за приходите, бизнесът може да приспадне бонуси, изплатени на служители, като обикновени и необходими бизнес разходи, стига общото възнаграждение да остане разумно. Бонусният план за ръководители използва това правило, за да финансира животозастраховане:

1. Компанията изплаща бонус на служителя. Бонусът е оразмерен така, че да покрие премията по полица за животозастраховане с парична стойност.
2. Служителят използва бонуса, за да плати премията. Полицата се притежава от служителя, който определя собствени бенефициенти.
3. Компанията приспада бонуса като разход за възнаграждение. Служителят го декларира като облагаем доход, точно както заплатата.

Това е целият двигател. Никакъв тръст за администриране, никакво одобрение от IRS за искане, никакъв план документ с размерите на телефонен указател. Служителят в крайна сметка притежава полица, чиято парична стойност расте с отложено данъчно облагане и чието обезщетение при смърт обикновено е освободено от данък върху дохода за семейството му. Работодателят получава приспадане за текущата година за всеки бонусиран долар.

Споразумението също е селективно по дизайн. За разлика от 401(k), който трябва да обхваща широки групи работници и да преминава тестове за недискриминация, план по член 162 може да обхване точно един човек — вашия звезден продавач, вашия основаващ инженер, главния мениджър, когото не можете да си позволите да загубите. Никой друг не трябва да знае, че съществува.

„Ограничителната" част: Как всъщност работят белезниците​

Обикновеният бонусен план за ръководители има очевиден недостатък като инструмент за задържане: след като бонусът е изплатен и премията е в полицата, служителят притежава всичко свободно и без тежести. Той би могъл да напусне следващия месец и да запази полицата. Бонусът ви купи благодарност, не трудов стаж.

Ограничителният анекс поправя това. Наред с полицата, компанията и служителят подписват REBA споразумение, което ограничава това, което служителят може да прави с полицата, докато не бъде изпълнено условие за придобиване на права. Типичните ограничения включват:

• Без осребряване на полицата без писменото съгласие на работодателя.
• Без заеми или тегления от паричната стойност през периода на ограничение.
• Без промяна на собствеността или бенефициентите без одобрение от работодателя.
• Без залагане на полицата като обезпечение за заем.

Ограниченията отпадат, когато настъпи квалифициращо събитие — най-често оставане в компанията за определен брой години, достигане на договорена възраст за пенсиониране или в случаи на смърт или инвалидност. Мислете за това като график за придобиване на права, обвит около застрахователна полица вместо около опции върху акции.

Какво се случва, ако служителят напусне рано?​

Тук белезниците захапват. Добре изготвената REBA включва разпоредба за възстановяване: ако служителят напусне доброволно (или бъде уволнен по причина) преди придобиване на права, работодателят има право да възстанови част или всички изплатени от него премии, обикновено взети от паричната стойност на полицата. Служителят запазва това, което остане.

Така служителят, който напусне на третата година от десетгодишен график, губи по-голямата част от обезщетението, докато служителят, който остане, събира пълната стойност. Тази асиметрия е целият смисъл — и затова споразумението трябва да бъде документирано писмено преди плащането на първата премия, а не реконструирано от паметта, когато някой подаде оставка.

Единичен бонус срещу двоен бонус: Кой плаща данъка?​

Бонусът е облагаемо възнаграждение за служителя, декларирано във формуляр W-2 и подлежащо на данъци върху дохода и заплатите. Това създава избор на дизайн, който всеки работодател прави предварително:

• Единичен бонус. Компанията бонусира точно размера на премията. Служителят дължи данък върху този бонус от собствения си джоб, което означава, че премия от 25 000 долара всъщност струва на служителя може би 8 000 до 10 000 долара данък, в зависимост от неговата данъчна категория. Обезщетението все още е силно положително, но служителят усеща данъчната сметка.
• Двоен бонус (брутиране). Компанията бонусира премията плюс достатъчно допълнително, за да покрие данъците върху дохода и заплатите на служителя върху цялата сума. Премия от 25 000 долара може да изисква общ бонус от 38 000 до 40 000 долара. Данъчната цена от джоба на служителя пада до приблизително нула.

Двойният бонус е по-щедър и по-скъп — брутирането само по себе си е приспадащо се възнаграждение, но все пак са изхарчени пари. Много малки бизнеси започват с единичен бонус и преминават ключови хора към брутиран дизайн след няколко години стаж. Както и да е, първо пресметнете числата с вашия CPA: математиката на брутирането взаимодейства с държавните данъци, лимитите на основата за социално осигуряване и пределните категории по начини, които изненадват спонсорите за първи път.

Данъчната картина и за двете страни​

Една причина REBA да са оцелели през десетилетия данъчна реформа е, че данъчното третиране е скучно по най-добрия начин — всяка страна получава ясно, добре установено третиране:

За работодателя:

• Бонусните плащания се приспадат като обикновено възнаграждение по член 162, при условие че общото заплащане остава разумно за извършените услуги. При корпоративната ставка от 21 процента брутиран бонус от 40 000 долара струва около 31 600 долара след данъци.
• Няма корпоративно притежавана полица, така че споразумението избягва експозицията към корпоративния алтернативен минимален данък, която може да дойде с притежаваното от компанията животозастраховане.
• Тъй като бонусът се облага на служителя незабавно, няма отложено възнаграждение — което означава никаква тежест за спазване на член 409A и никаква администрация по ERISA, която идва с квалифицираните пенсионни планове.

За служителя:

• Бонусът за всяка година се появява като заплати във W-2 през годината, в която е изплатен. Просто, предвидимо, без фантомен доход в следващите години.
• Паричната стойност в полицата расте с отложено данъчно облагане. След придобиване на права служителят обикновено може да получи достъп до нея чрез данъчно облагодетелствани заеми или тегления от полицата до размера на своята данъчна основа.
• Обезщетението при смърт преминава към бенефициентите на служителя обикновено освободено от федерален данък върху дохода.

Един данъчен капан заслужава собствено предупреждение: не създавайте случайно договор за модифицирано дарение (MEC). Ако премиите се натъпчат в полицата твърде бързо спрямо обезщетението при смърт, полицата губи благоприятното си третиране на заеми и тегления и разпределенията се облагат по-неблагоприятно. Вашият застрахователен съветник трябва да направи MEC тест върху графика за финансиране, преди да бъде написан първият чек.

Къде REBA пасва — и къде не​

REBA е един член от по-голямо семейство неквалифицирани обезщетения за ръководители. Познаването на съседите ѝ ви предпазва от закупуване на грешния инструмент:

• Срещу животозастраховане с разделено плащане (split-dollar). При споразумение с разделено плащане работодателят обикновено плаща премии като възстановим аванс (режим на заем), а не като облагаем бонус, и си възстановява парите по-късно. Разделеното плащане може да е по-евтино за работодателя в дългосрочен план, но е по-сложно за документиране и администриране. REBA е по-простият братовчед: плащане, приспадане, готово.
• Срещу неквалифицирано отложено възнаграждение (NQDC). Отложеното възнаграждение обещава на служителя бъдещи плащания от активите на компанията — дългово задължение, което стои в баланса ви и трябва да отговаря на строгите правила за време на член 409A. REBA поставя реален актив, притежаван от служителя, днес, без експозиция по 409A и без бъдещо задължение в книгите ви.
• Срещу 401(k) или план за споделяне на печалбата. Квалифицираните планове ограничават вноските, изискват широко участие и изискват годишни тестове и декларации. REBA няма ограничения за вноски, няма тестове и няма формуляр 5500 — но също и никакво третиране преди данъци за служителя.

И няколко ситуации, в които REBA пасва зле:

• S корпорации със собственици-служители. План по член 162 работи чисто за обикновени ключови служители на S корпорация, но бонусите към акционери, притежаващи повече от 2 процента, вече са заплати във W-2 по закон, което замъглява планирането. Вземете съвет, преди да покриете собственик.
• Незастраховаеми ключови хора. Цялата структура се крепи на полица за животозастраховане. Ако вашият ключов служител не може да се класифицира за покритие при разумни ставки, имате нужда от друго средство за задържане.
• Години с ограничени парични средства. Премиите са годишен ангажимент за парични средства. За разлика от отложеното възнаграждение, не можете да обещаете сега и да финансирате по-късно — бонусът излиза през вратата всяка година, в която поддържате плана жив.

Пет грешки, които разрушават иначе добър план​

Повечето провали на REBA са административни, не концептуални. Избягвайте тези и споразумението до голяма степен се управлява само:

1. Без писмено споразумение. Недокументираният бонус е просто бонус — без ограничения, без права за възстановяване, без белезници. Приемете решение на борда или на собственика, оторизиращо плана, и подпишете REBA споразумението с всеки участник преди първата премия. Писмените условия също защитават приспадането на работодателя, като доказват, че бонусът е възнаграждение за услуги, а не подарък.
2. Забравяне на третирането на заплатите. Бонусът е заплати във W-2: федерално и държавно удържане на данък върху дохода, социално осигуряване и Medicare, застраховка за безработица. Непреминаването му през заплати подценява заплатите на служителя и излага компанията на санкции за данъци върху заплатите. Това е единственият най-често срещан пропуск в съответствието.
3. Нереалистично общо възнаграждение. Приспадането по член 162 покрива само възнаграждение, което е разумно за предоставените услуги. Бонус от 50 000 долара върху заплата от 60 000 долара за наистина ключов нает служител е защитимо; удвояването на нечия заплата без промяна в задълженията кани проверка. Документирайте защо общият пакет на лицето е оправдан.
4. Оставяне на служителя да източи паричната стойност рано. Всеки ранен заем или теглене, разрешено „само този път", отслабва историята за ограничението и в най-лошия случай дава на IRS аргумент, че споразумението никога не е било наистина ограничено. Прилагайте изискването за съгласие последователно или го премахнете официално.
5. Игнориране на MEC теста и документите за бенефициенти. Свръхфинансирането на полицата създава договор за модифицирано дарение и неговото по-лошо данъчно третиране; остарелите определения за бенефициенти изпращат обезщетението при смърт на бивш съпруг. Преглеждайте нивата на финансиране и документите ежегодно, в идеалния случай на същата среща, на която одобрявате бонуса за годината.

Отчитане на REBA без да превръщате счетоводството си в бъркотия​

Тъй като бонусът е обикновено възнаграждение, счетоводното отчитане е освежаващо нормално — точно затова е лесно да се отпуснете за частите, които не са нормални.

Запишете бонуса за всяка година като разход за възнаграждение в периода, в който е изплатен, прекарайте го през заплати като всеки друг бонус и съпоставете общите суми във W-2 в края на годината. Там, където много малки бизнеси се спъват, е проследяването на слоя на ограничението: графикът за придобиване на права, кумулативните авансирани премии и условното право на възстановяване, ако служителят напусне рано. Тези условия живеят в REBA споразумението, не във вашата система за заплати, така че поддържайте прост график — участник, дата на придобиване на права, платени премии до момента, формула за възстановяване — редом с книгите си и го актуализирайте всеки път, когато излезе бонус. Когато ограниченията отпаднат или служител напусне, този график е това, което ви казва дали пари сменят собственика си и как да ги запишете.

Ако поддържате книгите си в обикновен текст, този вид страничен график пасва естествено: условията на споразумението стоят в бележки под контрол на версиите до счетоводните записи, които обясняват, така че три години по-късно можете да реконструирате точно защо полицата на напускащ служител е върнала пари на компанията. Бъдещото ви аз — и вашият одитор — ще бъдат благодарни.

Поддържайте златните си белезници (и книгите си) организирани​

Ограниченото бонусно споразумение за ръководители възнаграждава хората, които бизнесът ви не може да загуби, приспада се чисто и не изисква почти нищо в текуща администрация — стига споразумението да е записано, заплатите да са обработени правилно и някой да проследява графика за придобиване на права година след година. Магията на задържането е в довеждането до край, а довеждането до край живее в записите ви.

Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.