Заем или капиталова вноска? Как да документирате заемите от акционери, така че IRS да признае дълга

Превеждате $100 000 от личната си сметка във вашето дружество и го наричате заем. Дружеството ви плаща лихва, приспада я и всички са доволни — докато един проверяващ от IRS реши, че „заемът" всъщност е бил капиталова вноска. В този момент лихвените ви приспадания изчезват, всяко „погашение", което сте получили, се превръща в потенциално облагаемо разпределение и дължите допълнителни данъци плюс санкции и лихви. Етикетът, който поставяте на парите, не е това, което има значение. Значение има дали заемът изглежда и се държи като дълг, на който би се съгласил непознат.

Това не е рядка корекция при проверка. Дружествата с тясна собственост се финансират чрез акционерни заеми постоянно, а IRS има постоянно разрешение от Конгреса — член 385 от Данъчния кодекс — да прекласифицира заемите като собствен капитал, когато фактите миришат на собственост, а не на кредитиране. Един производител с тясна собственост веднъж се бори срещу дефицит от $123 735 точно по този въпрос: години акционерни заеми, отчетени като задължения, с редовни лихвени плащания. В крайна сметка спечели на апелация, но само защото записите носеха фиксиран, разумен процент и плащанията бяха реални и редовни. Ето как да изградите същата документация от първия ден.

Защо етикетът на парите ви има значение​

Дългът и капиталът се облагат толкова различно, колкото две неща могат да бъдат. Когато заемът ви се признае като заем:

• Дружеството приспада лихвата, която ви плаща, при обичайните ограничения за бизнес лихва.
• Вие отчитате лихвата като доход в личната си декларация — обикновен доход, но страната на приспадането обикновено прави двупосочното пътуване изгодно.
• Погашенията по главницата се връщат при вас без данък до размера на вашата база в дълга. Връщането на собствените ви пари не е доход.

Когато същият заем се прекласифицира като капиталова вноска, всяка една от тези ползи се обръща:

• Приспадането на лихвата се отказва. Тези „лихвени плащания" никога не са били лихва; те се прехарактеризират като разпределения.
• Погашенията стават разпределения, облагаеми като дивиденти до размера на печалбите и натрупаните печалби на дружеството, след това като необлагаемо връщане на база, след това като капиталова печалба. Повечето растящи дружества имат печалби и натрупани печалби, така че повечето пари попадат в кошницата на дивидентите.
• Може да дължите санкции и лихви върху произтичащото недовнасяне, както от страна на дружеството, така и от личната страна.

Асиметрията е цялата игра. Дългът позволява печалбите да напуснат дружеството като приспадаща се лихва и позволява на главницата ви да се прибере чиста. Капиталът задържа печалбите вътре, докато не излязат като дивиденти. Затова собствениците предпочитат дълг — и точно затова IRS пази границата.

Факторите, които IRS всъщност претегля​

Член 385(b) изброява пет фактора за решаване дали съществува връзка дружество-акционер или връзка длъжник-кредитор:

1. Писмено безусловно обещание за плащане на определена сума при поискване или на определена дата, с фиксиран лихвен процент.
2. Субординация — дали вземането на акционера е подчинено на други кредитори.
3. Съотношението дълг към капитал на дружеството.
4. Конвертируемост — дали заемът може да бъде преобразуван в акции.
5. Пропорционалността на дяловете — дали делът на всеки акционер в дълга съответства на дела му в акциите.

В допълнение към закона, IRS публикува позицията си за прилагане в Notice 94-47: тест по факти и обстоятелства, който пита дали инструментът има безусловно обещание за погасяване на фиксиран падеж в разумно предвидимо бъдеще, дали притежателят може действително да наложи плащане, дали вземането е субординирано, дали притежателят участва в управлението, дали дружеството е тънко капитализирано, дали длъжниците и акционерите са едни и същи лица, какъв етикет са използвали страните и как инструментът се третира за нетанъчни цели. Нито един фактор не решава случая. Тежестта на всеки зависи от цялостната картина.

Две теми минават под всеки списък с фактори. Първо, би ли сключил несвързан кредитор тази сделка? Реалистични условия за погасяване, приложими права и адекватна капитализация са това, което една банка би изисквала; тяхното отсъствие сигнализира капитал. Второ, тънката капитализация привлича scrutiny. Финансирането на дружество с номинална тънка ивица акции и планина от акционерен „дълг" — особено при съотношение дълг към капитал, което изглежда прекомерно за вашата индустрия, измерено по справедлива пазарна стойност, а не по балансова стойност — е класическият модел на факти, за който проверяващите са обучени да оспорват.

Само документацията няма да ви спаси​

Най-трудният урок за собствениците е, че документите са необходими, но не достатъчни. В широко цитирано дело в Данъчния съд, единствен акционер бе взел над $1,8 милиона от дружеството си, обезпечени с писмени записи за заем, отчетени като вземания по заеми в счетоводните книги на дружеството, отчетени като заеми в данъчните декларации на двете страни, с лихва, номинално платена чрез прихващания. Съдът все пак третира тегленията като дивиденти. Значение имаха обективните доказателства: повече от $800 000 бяха просрочени без никакво усилие за събиране, само малка част бяха някога погасявани и нямаше адекватно обезпечение. Съдът претегли какво са направили страните, а не какво са написали.

Огледалният образ печели дела. В апелацията на производителя, спомената по-горе, апелационният съд отмени Данъчния съд и призна заемите като дълг — не защото документацията беше перфектна (ранните заеми първоначално нямаха писмени записи), а защото икономиката се държеше като дълг: фиксиран процент от 10 процента, редовни месечни лихвени плащания, действително направени, погашения по главницата, действително направени, и лихва, отчетена като доход от акционерите и приспадната от дружеството, последователно, в продължение на години. Съдът дори постанови, че записите при поискване се считат за имащи установим падеж, отказвайки да дисквалифицира една от най-често срещаните форми на търговско кредитиране.

Изводът за вашите собствени заеми: навременните, значими погашения са единственият най-убедителен факт, който можете да създадете. Ако планираните плащания не могат да бъдат направени, изменете документите за заема, за да пренасрочите пропуснатите плащания, и запишете промяната в корпоративните протоколи. Ревизиран график, който следвате, е по-добър от първоначален график, който игнорирате. Никаква купчина хартия не надвишава свързани страни, които не действат така, както биха действали несвързани страни.

Контролният списък за документация, който издържа​

Изградете всеки акционерен заем така, както банка би го изградила. Всяка от тези стъпки се свързва директно с един от факторите по-горе.

1. Оформете го в писмена записка за заем​

Изпълнете истинска записка преди или по време на движението на парите: размер на главницата, лихвен процент, падеж или условия при поискване, график за плащане, разпоредби за неизпълнение и средства за защита. Заемите по открита сметка без записка са единственият най-често срещан провал — те изглеждат точно като капиталови вноски, вливани на капки в дружеството. Ако вече имате недокументирани заеми в обращение, документирайте ги сега (повече за почистването по-долу).

2. Начислете реален лихвен процент — поне AFR​

Записката трябва да носи фиксирана възвръщаемост на пазарния процент. Като минимум, начислявайте не по-малко от приложимия федерален лихвен процент (AFR), който IRS публикува всеки месец в revenue ruling за срока на заема и периода на капитализиране; всичко под това привлича правилата за заеми под пазарния процент по член 7872, съгласно които IRS вменява лихва, която никога не сте начислили. Неразумно висок процент е също толкова опасен — той се чете като прикрит дивидент. Стремете се към това, което търговски кредитор би начислил на кредитополучател с кредитното качество на вашето дружество, и дръжте копие от месечния AFR ruling в досието на заема като съвременна подкрепа.

3. Задайте фиксиран график за погасяване — и го следвайте​

Фиксиран падеж в разумно предвидимо бъдеще, с редовни плащания по главницата и лихвата. Неразумно дългите падежи привличат специалното внимание на Notice 94-47. След това правете плащанията навреме, от корпоративната сметка, с чек или превод — не чрез счетоводна статия, не чрез прихващане срещу други дължими суми и никога не пропускайте тихо, когато паричните средства са ограничени. Всяко плащане трябва да бъде проследимо в банковите извлечения.

4. Не субординирайте дълга​

Акционерният дълг, който договорно стои зад всички други кредитори, е капитал, облечен в костюм — капиталът по определение е последен в опашката. Дръжте записката си на равна нога с другите необезпечени кредитори. Ако дружеството изпадне в затруднение, намалете плащанията към всички кредитори пропорционално, вместо да се подведете първо „защото сте собственик". Доброволното поставяне на последно място доказва, че през цялото време сте били собственик.

5. Премахнете конвертируемостта​

Дългът, конвертируем в акции по избор на притежателя, исторически се представя зле. Ако вашата записка позволява преобразуване в капитал, премахнете тази характеристика — и документирайте в корпоративните протоколи, че страните възнамеряват инструментът да бъде чист дълг без капиталов бонус.

6. Разбийте капана на пропорционалността​

Когато всеки акционер заема в точна пропорция към притежаваните акции — 75 процента собственик заема 75 процента от дълга — заемите изглеждат като пропорционални капиталови вноски. Където е възможно, варирайте съотношенията: нека един акционер заеме много по-голям дял или финансирайте част от нуждата с банков заем от трета страна, което също намалява вътрешното съотношение дълг към капитал. Дългът от трета страна заедно с акционерния дълг е силно потвърждение, че капиталовата структура е реална.

7. Запишете заемането в корпоративните протоколи​

Протоколите трябва да посочват бизнес нуждата от заемането и как ще бъдат използвани средствата, упълномощаването на заемането от служителите и резюме на условията: процент, график, падеж и всякакви разпоредби за подновяване. Протоколите са съвременно доказателство за намерение и проверяващите ги искат.

8. Отчитайте го като дълг — последователно, от двете страни​

Отчетете заема като задължение (записи за плащане към акционери) в счетоводните книги на дружеството, натрупвайте и плащайте лихва чрез сметките и отчитайте разход за лихва в корпоративната декларация и доход от лихва в личната си декларация. Противоположно или небрежно счетоводно третиране — дълг в една декларация, капитал в другата, или заем, стоящ в внесен капитал — унищожава доверието по-бързо от почти всичко друго.

Чести грешки, които предизвикват прекласифициране​

Повечето прекласификации се проследяват до кратък списък с навици на собствениците:

• Пропорционални заеми. Всеки акционер превежда пари в точни проценти на собственост, многократно, без записки. Това е капиталово изискване с допълнителни стъпки.
• Условия „плащаме, когато можем". Пропускането на лихва и главница, когато пари са нужни другаде, без изменение на документите, доказва, че никога не е имало безусловно задължение за плащане.
• Дружеството с номинални акции. Капитализиране с минимума по държавния закон в акции и финансиране на всичко останало с акционерни записки създава профила на тънка капитализация, който проверяващите търсят първо.
• Преобразуване на проблемен дълг в акции. Договарянето предварително — или на практика — че записките се обръщат в привилегировани акции, ако дружеството се затрудни, казва на IRS, че инструментът е бил капитал от самото начало.
• Погасяване само когато има печалба. Ако заемите се погасяват изключително от печалби и стоят недокоснати в слаби години, те се държат като разпределения, а не като обслужване на дълг.
• Игнориране на пропуснати плащания. Банката изпраща известие за неизпълнение; собственик, който не казва нищо, когато записката е просрочена, действа като собственик, а не като кредитор. Изменете, пренасрочете и документирайте — или наложете.

Какво да направите, ако вече имате недокументирани заеми​

Изненадващ дял от малките дружества откриват този проблем години по-късно: растящо салдо „дължимо на акционер", без записки, спорадични погашения. Не можете да пренапишете историята, но можете да спрете кървенето:

1. Документирайте салдото сега. Изпълнете запис за заем за неизплатената сума с начисляване на лихва по пазарен процент, фиксиран падеж и реалистичен график за плащане, започващ незабавно.
2. Утвърдете в протоколите. Нека бордът упълномощи записката, опише бизнес целта на първоначалните заеми и посочи намерението задължението да се третира като дълг.
3. Започнете да изпълнявате. Започнете редовни плащания веднага и ги поддържайте текущи. Занапред текущото изпълнение е моделът на факти, който изграждате.
4. Поправете книгите. Прекласифицирайте салдото в записи за плащане, натрупвайте лихва месечно и се уверете, че и двете декларации третират лихвата последователно от датата на записката нататък.
5. Обмислете частично погасяване. Намаляването на екстремно съотношение дълг към капитал с истинска капиталова вноска заедно със записката подобрява картината на тънка капитализация.

Говорете с вашия CPA преди да изпълните почистването — периодът преди записката остава изложен и как описвате старите заеми в новите документи има значение.

Поддържайте записите си за заеми готови за проверка от първия ден​

Всеки фактор по-горе в крайна сметка се свежда до доказателства: подписаната записка, AFR ruling за месеца, в който сте задали процента, протоколите на борда, упълномощаващи заемането, банковите извлечения, показващи всяко плащане да пристига по график, и главна книга, в която салдото на задължението, натрупванията на лихва и паричните плащания се свързват. Собствениците губят тези дела в чекмеджето за документи, а не в съдебната зала — записката съществува, но протоколите не, плащанията са се случили, но книгата показва нещо друго, процентът е бил разумен, но никой не е запазил ruling-а, който го доказва.

Проследяването на акционерните заеми в собствени сметки, отделно от капитала и от търговските задължения, е това, което прави хартиената следа съгласувана, когато проверяващ я поиска три години по-късно. Ако искате книга, в която всяко салдо по заем и натрупване на лихва е явно, контролирано по версии и готово за предаване на вашия CPA, Beancount.io предлага счетоводство на обикновен текст, създадено точно за такава прозрачност. Започнете безплатно и поддържайте акционерния си дълг документиран като дълг.