Дялове и разчетни листове: Как операторите на риболовни кораби плащат на екипажа и се справят с данъците на членовете на екипажа

Екипажът ви не получава заплати. Те получават дял от това, което корабът улови — което означава, че всеки рейс завършва със същия ритуал: отчитане на приходите от улова, приспадане на гориво и стръв и разделяне на остатъка според дяловете, договорени преди корабът да е напуснал пристанището. Направете тази математика правилно и я документирайте чисто, и плащането на екипажа е една от най-простите системи за заплати във всяка индустрия. Направете я грешно — дайте на палубен работник гарантиран дневен процент, изгубете разчетен лист, декларирайте грешно дял в 1099 — и можете случайно да превърнете самонаетите членове на екипажа в служители, с допълнителни данъци върху заплати за изравняване.

Това ръководство обяснява как работи системата на дяловете, какво съдържа правилният разчетен лист за рейс, кои разходи се приспадат първо и как всъщност работят данъчният статус на членовете на екипажа и информационното деклариране.

Как работи системата на дяловете​

„Лей" (lay) е традиционната система за дялове в търговския риболов. Вместо почасови заплати, всеки на борда получава част от нетните приходи от рейса. Типичната договорка за открито море изглежда така:

• Корабът (дял на плавателния съд): често 25 до 50 процента, покриващ капиталовите разходи на собственика — плавателния съд, разрешителни или квота, застраховка и основна поддръжка.
• Капитанът: често допълнителен дял над този на палубен работник, отразяващ отговорността за намирането на риба и управлението на кораба.
• Всеки палубен работник: един дял, понякога половин дял за новак на пробен рейс.

Точните разделения се договарят, варират според риболовния район и трябва да бъдат в писмен вид преди началото на сезона. Одиторите на IRS, които проверяват риболовни операции, започват с тези споразумения с екипажа и разчетните отчети за всеки рейс, така че ги третирайте като данъчни документи, а не като сметки на салфетка.

Ключовата характеристика на системата на дяловете е, че всеки дял зависи от улова. Отличен рейс означава отлично заплащане; провален рейс означава, че всеки печели малко или нищо. Тази зависимост не е само традиция — тя е правната основа на данъчния статус на членовете на екипажа, както е обяснено по-долу.

Анатомия на разчетния лист за рейс​

Разчетният лист (наричан още разчет за рейс или разчетен отчет за екипажа) е фишът за заплати на риболовната индустрия. Изгответе един за всеки рейс или период на доставка, дайте копие на всеки член на екипажа и запазете свой собствен комплект с книгите на плавателния съд. Пълният разчетен лист показва:

1. Брутни приходи от рейса — какво е платил купувачът за улова, по видове и тегло.
2. Споделени разходи за рейса — разходи, приспаднати преди изчисляване на дяловете.
3. Нетни приходи — брутни минус споделени разходи.
4. Разделянето — стойността в долари на всеки дял и кой го е получил.
5. Индивидуални удръжки — аванси, такси за оборудване или задължения за храна срещу конкретен член на екипажа.

Ето опростен пример за малък кораб с хрилни мрежи със собственик-капитан и двама палубни работници с равни дялове на екипажа, след рейс с брутен приход от $24 000:

Чекът на всеки член на екипажа е равен на неговия процент от нетните приходи, минус всички лични аванси. Обърнете внимание какво доказва разчетният лист: всеки долар е проследим от билета за риба до джоба на члена на екипажа. Ако IRS някога постави под въпрос плащанията на екипажа, тази едностранична хартиена следа е цялата ви защита — затова проверяващите искат първо разчетните отчети.

Споделени разходи срещу разходи на кораба: Какво се приспада първо​

Не всеки разход на плавателния съд се споделя с екипажа. Общото правило в риболовните райони:

Споделени разходи за рейса (приспадат се преди разделянето) обикновено включват гориво и масло, изгорени на рейса, стръв, лед, хранителни продукти, консумирани на борда, загуби на оборудване, специфични за рейса, такси за разтоварване и разходи за наблюдател или мониторинг за рейса. Това са разходите за производството на този улов, така че екипажът ги споделя.

Разходи на кораба (поемат се от дела на плавателния съд, не се приспадат от екипажа) обикновено включват застраховка на плавателния съд, пристанище, плащания по заеми, основна поддръжка и изваждане на вода, разходи за разрешителни и квоти, навигационна електроника и сухоземно съхранение. Това са разходите на собственика за притежаването на средствата за производство.

Там, където операторите попадат в беда, е сивата зона: повреден двигател по средата на сезона, изгубена мрежа на стойност хиляди, нови дъждобрани за екипажа. Решете в предсезонното споразумение с екипажа в коя категория попада всеки елемент от сивата зона. Спор за подмяна на мрежа за $6 000 през август е много по-неприятен от параграф, договорен през април — а писменото споразумение е също това, което одиторът иска да види.

Още една счетоводна точка: споделените разходи намаляват облагаемите дялове на екипажа, но те все още са разходи на плавателния съд за вашите книги. Записвайте брутните приходи в пълен размер, записвайте разходите за рейса в пълен размер и записвайте изплатените дялове на екипажа като отделен разход (трудов договор или дялове на екипажа). Ако използвате обикновено текстово счетоводство, разчетният лист се преобразува естествено в една транзакция на рейс: дебит на гориво, стръв, хранителни продукти и сметки за разходи за дялове на екипажа, кредит на пари и вземане от купувача, с номера на разчетния лист в описанието.

Данъчен статус на членовете на екипажа: Защо платеният на дялове екипаж не е служители​

Ето правилото, което прави заплатите в риболова различни от всяка друга индустрия. Съгласно Section 3121(b)(20) на Вътрешния кодекс за приходите, услугите, извършени от член на екипажа, са изключени от трудово правоотношение — без социално осигуряване, без Medicare, без удържане на данък върху доходите — когато са изпълнени и трите условия:

1. Корабът обикновено има действащ екипаж от по-малко от 10 души, като се брои всеки на борда, който получава какъвто и да е дял или заплащане, включително капитанът.
2. Членът на екипажа се плаща само чрез дял от улова или дял от приходите от продажбата му.
3. Размерът на дяла зависи от размера на улова.

Членовете на екипажа, които отговарят на тези тестове, са самонаети за целите на федералните данъци. Те декларират своя доход от дялове в Schedule C, плащат данък за самонаетост в Schedule SE и правят собствени авансови данъчни плащания. Вие, операторът, не удържате нищо.

Капанът с гарантираното заплащане, който създава служители​

Изключението е всичко или нищо, и тук операторите на плавателни съдове понасят щети. Ако член на екипажа има право да получи каквото и да е парично плащане, различно от дял от улова — дори плащане, което никога не получава фактически — изключението за данъци върху заетостта се проваля и той се третира като служител.

Класическият пример идва направо от разпоредбите на Министерството на финансите: възнаграждение, което обещава на екипажа почасово заплащане за ремонт на мрежи, в допълнение към дела им от улова, унищожава изключението за всички членове на екипажа, обхванати от договорката — независимо дали почасовото заплащане някога е изплатено. Същата логика се прилага към всеки гарантиран елемент: фиксиран дневен процент, минимално плащане за рейс, заплата за управление на кораба между сезоните или почасово заплащане в работилницата, което не е свързано с улова.

Практически последици:

• Никога не смесвайте заплащане на заплати с плащане на дялове за един и същ екипаж. Ако имате нужда от някого да върши сухоземна работа извън сезона, разберете, че заплатите за тази работа са W-2 заплати с пълно удържане — и преценете дали договорката не опорочава статуса на дяловете им.
• Поставете чистото споразумение за дялове в писмен вид. Подписано споразумение с екипажа, което посочва, че заплащането е единствено определен процент от нетните приходи от рейса, е вашето доказателство, че условия 2 и 3 са изпълнени.
• Бройте главите внимателно. Тестът „по-малко от 10" използва средния размер на действащия екипаж през рейсовете през предходните четири календарни тримесечия. Плавателен съд, който обикновено риболовства с шест, но понякога превозва десет или повече, може да се провали на теста — проследявайте броя на екипажа рейс по рейс.

Ваше задължение за деклариране: Form 1099-MISC, Box 5​

Статусът на самонает не означава невидим статус. Съгласно Section 6050A, операторът на риболовен кораб трябва да декларира дела на всеки член на екипажа пред IRS във Form 1099-MISC, Box 5 (Приходи от риболовен кораб). Ключови точки:

• Декларирайте пълния дял на члена на екипажа от приходите от продажбата на улова или справедливата пазарна стойност на разпределение в натура (дял от действителна риба, която да продадат сами).
• Няма минимален праг в долари. За разлика от повечето полета на 1099-MISC с техния праг от $600, приходите от риболовен кораб се декларират при всякаква сума.
• Прилага се тестът за екипаж под 10 души. Само членове на екипажа на кораби, обикновено оперирани с по-малко от 10 души екипаж, получават третиране в Box 5; по-големите операции следват нормалното деклариране на заплати.
• Малките плащания за допълнителни задължения също отиват тук. Пари в брой до $100 на рейс, обусловени от минимален улов и платени единствено за традиционни допълнителни задължения (помощник, механик, готвач), се декларират в Box 5, а не като заплати.
• Всякакви истински заплати отиват във Form W-2 вместо това. Ако някой е спечелил и от двете (вижте капана по-горе), частта за заплати изисква пълно третиране на данъци върху заетостта.

Съберете Form W-9 от всеки член на екипажа преди сезона — преследването на идентификационни номера на данъкоплатци през януари за палубен работник, който вече е напуснал града, е вечен проблем в индустрията, а липсващите TIN задействат задължения за удържане при неизпълнение.

Проблемът с двойния 1099 (и как екипажът го избягва)​

Член на екипажа, който взема дял от действителна риба и я продава директно, може да се окаже с два информационни отчета за един и същ доход: 1099-MISC от вас за стойността на дела и друг от купувача на риба за покупката в брой — често за различни суми. Това несъответствие е известие от IRS, което чака да се случи.

Чистото решение, препоръчано от данъчни съветници в риболовната индустрия: накарайте капитана да продаде целия улов на купувача, след което платете на всеки член на екипажа дела му с чек от сметката на плавателния съд. Една продажба, един разчетен лист, един 1099-MISC на член на екипажа, без дублирано деклариране. Като бонус, екипажът, платен с чек, има банкови записи, доказващи какво е получил — много по-добре от шепа пари в брой и спомен.

Крайни срокове за рибарите: Правилото от 1 март и осредняване на доходите​

Търговските рибари получават две облекчения за срокове, недостъпни за повечето самонаети работници:

Крайният срок за подаване от 1 март. Ако поне две трети от брутния ви доход (през текущата или предходната година) идва от риболов, можете да пропуснете тримесечните авансови плащания изцяло — при условие че подадете декларацията си и платите пълния остатък до 1 март. Пропуснете ли 1 март, имахте нужда от едно авансово плащане до 15 януари, за да избегнете санкция за недостатъчно плащане. За сезонен бизнес, където повечето доход идва през няколко летни месеца, тази система с един краен срок пасва на реалността много по-добре от тримесечни вноски.

Осредняване на доходите в Schedule J. Рибарите (включително платеният на дялове екипаж, чийто доход от дялове се брои като доход от риболовен бизнес) могат да изберат да осреднят селскостопанския и риболовния доход за три години, изглаждайки данъчния удар от един впечатляващ сезон. В бизнес, където печалбите се колебаят според миграциите, цените и времето, осредняването може да спести реални пари — правете изчислението всяка година, когато доходът скочи.

И двете разпоредби възнаграждават един и същ навик: книги, които са актуални, когато сезонът приключи, а не реконструирани следващия април. Разчетни листове, архивирани за всеки рейс, регистрирани касови бележки за гориво, издадени 1099 за екипажа до 31 януари — крайният срок от 1 март е щедър само ако записите ви са готови.

Предсезонен контролен списък за оператори на плавателни съдове​

• Подписани споразумения с екипажа, посочващи чисто дялово заплащане и точните проценти на разделяне
• Шаблон за разчетен лист, който свързва билетите за риба с чековете на екипажа
• Form W-9, събран от всеки член на екипажа преди първия рейс
• Дневник на рейсовете, записващ броя на екипажа (за теста „по-малко от 10")
• Отделно проследяване на споделените разходи за рейса срещу разходите на плавателния съд/собственика
• Календарни напомняния за издаване на 1099-MISC (31 януари) и крайния срок за подаване от 1 март
• Писмена политика за разходи от сивата зона (изгубено оборудване, повреди, аванси на екипажа)

Поддържайте книгите на плавателния си съд толкова стегнати, колкото разчетните си листове​

Всеки рейс вече произвежда суровината на доброто счетоводство — разчетният лист е отчет за приходите и разходите за пътуването. Операторите, които процъфтяват, са тези, които пренасят тази дисциплина на брега: категоризирани разходи за рейса, дялове на екипажа, съпоставени с 1099, и сезони, сравними година след година. Beancount.io предоставя обикновено текстово счетоводство, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към обикновено текстово счетоводство.