Неотчетените бакшиши на вашите сервитьори не са само техен проблем. Съгласно Section 3121(q) от данъчния кодекс бакшишите, които вашите служители не отчетат, могат да станат ваша отговорност за дела на работодателя от данъците по FICA — плюс лихви. Ако управлявате ресторант, бар, салон или друг бизнес, в който клиентите оставят бакшиш, IRS предлага доброволни споразумения, които заменят по-доброто отчитане на бакшиши срещу защита именно от такава сметка. Сега агенцията иска да ги замени всички с една единствена програма, изградена върху данните, които вече се намират във вашата POS система. Тя се нарича Service Industry Tip Compliance Agreement, или SITCA.
Ето какво прави това спешно през 2026 г., а не когато IRS реши да го финализира: новото приспадане „без данък върху бакшишите" позволява на работниците, получаващи бакшиши, да приспаднат до $25 000 годишно — но само за бакшиши, които действително са отчетени. Вашите служители изведнъж имат пряка финансова причина да отчетат всеки долар, вашите Формуляри W-2 за 2026 г. ще съдържат чисто нови кодове за бакшиши и кодове за професии, и IRS ще наблюдава отчитането на бакшиши по-внимателно, отколкото през последните десетилетия. Независимо дали SITCA е окончателна, позицията за спазване на изискванията, която тя описва, е позицията, която искате да заемете.
Защо IRS пренаписва правилата за бакшишите
Предисторията е унищожителен доклад на генералния инспектор. През 2018 г. Treasury Inspector General for Tax Administration (TIGTA) установи, че неотчетените бакшиши за данъчната година 2016 възлизат на около $1,66 милиарда — и че IRS влошава проблема. Агенцията рядко отменяше споразуменията за отчитане на бакшиши, така че работодателите и някои служители запазваха защитата си при одит дори когато не спазваха изискванията. Защита без прилагане е просто щит за неспазване на изискванията, и TIGTA го каза.
SITCA е отговорът на IRS. Тя използва почти универсалното навлизане на модерни POS системи, електронен софтуер за отчитане на работно време и присъствие и електрочно сетълмент на плащания, за да измерва спазването на изискванията от реални данни, вместо от обещания. И поправя пропуска в прилагането със зъби: пропуснете минималния праг на отчетени бакшиши по програмата и вашето заведение се премахва автоматично. Без изслушвания, без втори шанс, без остатъчна защита.
Какво представлява SITCA — и на какъв етап е
IRS предложи SITCA през февруари 2023 г. в Notice 2023-13, който съдържа предложена revenue procedure, и покани публични коментари до 7 май 2023 г. Към момента на писане IRS не е публикувала окончателна revenue procedure, така че SITCA остава предложение — макар и подробно, което посочва точно накъде отива прилагането на изискванията.
Когато бъде финализирана, SITCA е предназначена да служи като единствена програма за спазване на изискванията за отчитане на бакшиши за работодатели в сферата на услугите, заменяйки три наследени програми:
- TRAC (Tip Reporting Alternative Commitment) — споразумението за обучение и процедури, което повечето ресторанти познават.
- TRDA (Tip Rate Determination Agreement) — споразумението, което определя установена ставка за бакшиши за всяко заведение.
- EmTRAC (Employer-designed TRAC) — вариантът „направи си сам" за работодатели с персонализирани процедури за спазване на изискванията.
Работодателите, които притежават някое от тези споразумения, го запазват до най-ранното от три събития: приемане в SITCA, решение на IRS, че са нарушили съществуващото си споразумение, или края на първата пълна календарна година след публикуването на окончателната SITCA revenue procedure. Едно изключение: хазартната индустрия запазва собствената си програма. SITCA изрично не засяга Gaming Industry Tip Compliance Agreement (GITCA).
Практическият извод: не можете да кандидатствате за SITCA днес, но всяка система, която тя ще изисква — данни за бакшиши от POS, електронно отчитане на работно време, документирани процедури за отчитане — е нещо, което вече трябва да имате на място. Когато окончателната процедура излезе, подготвените работодатели ще се запишат за седмици; всички останали ще се борят с времето.
Кой може да се присъедини: работодатели в сферата на услугите и обхванати заведения
Предложената процедура определя допустимостта на две нива: работодателят и заведението.
За да се класифицирате като Service Industry Employer, трябва да работите в сфера на услугите, в която служителите предоставят услуги на клиенти и тези услуги генерират продажби, подлежащи на бакшиши от клиенти. Ресторанти, барове, хотели, салони и подобни бизнеси са очевидният избор. Трябва също да имате поне едно обхванато заведение и — критично важно — да сте спазвали федералните, щатските и местните данъчни закони за трите завършени календарни години преди кандидатстването си, плюс всяко тримесечие, докато кандидатурата е в процес на разглеждане. Три години безупречно спазване на изискванията е цената за влизане, което е още една причина да подредите счетоводството си сега, а не по-късно.
Обхванато заведение е отделна локация, която отговаря на два технологични теста:
- Неговите служители, получаващи бакшиши, използват технологична система за отчитане на работно време и присъствие, за да отчитат бакшиши съгласно Section 6053(a) — законът, изискващ служителите да отчитат бакшиши от $20 или повече на месец на своя работодател в писмена форма.
- То използва POS система, която записва всички продажби, подлежащи на бакшиши, и приема същите форми на електронно плащане за бакшиши, както и за продажби.
Това второ изискване тихо дисквалифицира бурканите за бакшиши само в брой и кутиите за бакшиши без електронна следа. Ако на вашия персонал може да се оставя бакшиш с карта за сметката, но само в брой за бакшиша, заведението не отговаря на условията. Цялата програма почива на предпоставката, че данните за бакшиши по карта са пълни и проверими, защото тези данни стават базова линия за всичко останало.
Какво ще трябва да споделите: данни от POS и годишен отчет
Спазването на изискванията по SITCA се измерва, а не се обещава. Всяка година участващите работодатели подават годишен отчет след края на календарната година за всяко обхванато заведение, изграден върху действителни приходи от бакшиши и данни за бакшиши по карта, извлечени от POS системата. Годишният отчет е централният елемент на програмата: подайте точен отчет, който покрива прага, и значително намалявате нуждата от проверки за спазване на изискванията от IRS. Предложената процедура ограничава проверките за спазване на изискванията до една на календарна година на работодател.
Самият праг е изискването за минимални отчетени бакшиши. За всяко обхванато заведение бакшишите, които вашите служители, получаващи бакшиши, са отчели за календарната година, трябва да отговарят на или да надвишават сумата от две числа:
- Всички бакшиши по карта, както са установени от POS системата на заведението. Това число не подлежи на обсъждане — разписките от картите казват това, което казват.
- Оценка на бакшишите в брой, изчислена от бакшишите по карта и други данни от POS чрез прилагане на минимална ставка за бакшиш по карта, след което се намалява за клиенти, които не оставят бакшиш (stiffing), и за документираната разлика между бакшиши в брой и по карта, тъй като IRS признава, че бакшишите в брой обикновено са по-ниски като процент.
Тази формула е най-умната характеристика на програмата. Банкнотите винаги са били дупката в прилагането на изискванията за бакшиши — невидими, отричаеми и лесни за подценяване. SITCA не се преструва, че наблюдава директно бакшишите в брой. Вместо това тя извежда долна граница за тях от данните за бакшиши по карта, които може да провери, с изрични намаления, така че оценката да остане защитима. Паднете под тази граница и заведението автоматично се премахва от програмата — а с премахването си отива и защитата от отговорност, описана по-долу.
Работодателите също получават гъвкавост, която старите програми не предлагаха: вие създавате политиките за отчитане на бакшиши от служителите, които отговарят на вашия бизнес модел и работна сила, стига да удовлетворяват Section 6053(a). Писмени месечни процедури за отчитане, обучение за новоназначени и POS подкани, които напомнят на персонала да декларира бакшиши в брой, всички се броят. IRS се интересува от това отчетеното число да покрива прага, а не от конкретните формуляри, които използвате, за да стигнете дотам.
Печалбата: защита от отговорност съгласно Section 3121(q)
Ето какво получавате в замяна. За всяка календарна година, в която обхванато заведение удовлетворява изискванията на програмата, IRS няма да предяви отговорност на работодателя за FICA съгласно Section 3121(q) за неотчетените бакшиши на това заведение. Section 3121(q) е разпоредбата, която третира бакшишите като заплати за целите на FICA на работодателя дори когато служителите никога не са ги отчели — статутът, който превръща подценяването от вашия персонал в данъчна сметка за вас. Защитата по SITCA го неутрализира за годините на спазване на изискванията.
Прилагат се две изключения и двете са тесни. IRS все още може да предяви отговорност съгласно 3121(q) въз основа на бакшиши, чиято сума произтича от окончателните резултати от одит на служителя, получаващ бакшиши, или от споразумение с него — или когато служителят доброволно отчете допълнителен доход от бакшиши. С други думи, ако IRS одитира вашия сервитьор и установи, че е спечелил повече, или той подаде коригирана декларация, за да отчете повече, делът на работодателя върху тази допълнителна сума все още е ваш. Всичко останало е покрито.
Обърнете внимание какво SITCA умишлено пропуска: участието на служителите. Съгласно TRDA служителите подписваха споразумения и получаваха известна защита при проверка. SITCA премахва изцяло участието на служителите — и с него защитата на служителите при одит. Тази промяна е пряк отговор на констатацията на TIGTA, че защитата е прикривала работещи, които не спазват изискванията. За вас като работодател това опростява записването (без събиране на подписи от текущ персонал на почасово заплащане), но също така означава, че не можете да продадете програмата на персонала като техен личен щит при одит. Вашият аргумент пред служителите сега е различен и 2026 г. ви даде по-добър — четете нататък.
Защо това има по-голямо значение през 2026 г.: без данък върху бакшишите
One Big Beautiful Bill Act създаде приспадане за квалифицирани бакшиши, което преобразява икономиката на отчитането на бакшиши за вашата работна сила. Служителите и самонаетите лица в квалифициращи се професии могат да приспаднат до $25 000 годишно в квалифицирани бакшиши за данъчните години от 2025 до 2028, независимо дали изброяват разходите поотделно, или ползват стандартното приспадане. Приспадането се премахва постепенно над $150 000 модифициран коригиран брутен доход ($300 000 за съвместно подаване), изисква валиден номер за социална сигурност и изисква съвместно подаване за женените работници.
Уловката — и причината този раздел да е в статия за спазването на изискванията от работодателя — е, че само отчетените бакшиши се квалифицират. Бакшишите трябва да се появят във Формуляр W-2 или 1099, или да бъдат самостоятелно отчетени от работника във Формуляр 4137, за да подкрепят приспадането. Неотчетените бакшиши в брой не носят нищо на вашите служители съгласно новия закон. За първи път точното отчитане на бакшиши връща пари директно в джобовете на вашия персонал, което прави работата ви по събирането на тези отчети драматично по-лесна. Обучете екипа си за приспадането и наблюдавайте как доброволното спазване на изискванията нараства.
Документацията се променя в съответствие. IRS публикува проект на Формуляри W-2 за 2026 г. с нови кодове в Box 12 за бакшиши — код TP за квалифицирани бакшиши и код TS за бакшиши, платени от определено търговско или бизнес предприятие за услуги, които не се квалифицират — плюс кодове за професии, получаващи бакшиши, от Treasury, отчитани в Box 14. Това отчитане се прилага за Формуляри W-2, дължими на 1 февруари 2027 г., за календарна година 2026. Отделно, окончателни разпоредби, публикувани през април 2026 г., определиха 71 професии, които обичайно и редовно получават бакшиши и следователно се квалифицират. Ако вашата система за заплати все още не може да проследява квалифицирани срещу неквалифицирани бакшиши по професия, този ъпгрейд принадлежи в тазгодишния бюджет, не в следващия.
Как да се подготвите сега: контролен списък от шест стъпки
SITCA може все още да е предложение, но нищо в този списък не е похабено усилие. Всеки елемент или удовлетворява заявено изискване на SITCA, или ви подготвя за промените в отчитането през 2026 г.
1. Проверете дали вашата POS система улавя бакшиши по карта за всеки служител. Пуснете отчет за миналия месец: можете ли да припишете всеки бакшиш по карта на служителя, който го е спечелил? Ако бакшишите се обединяват в общ фонд, можете ли да документирате фонда и дела на всеки работник? Пропуските тук са пропуски във вашата бъдеща базова линия за SITCA.
2. Преминете към технологична система за отчитане на работно време и присъствие. Хартиените графици и отчитането на доверие се провалят на теста за обхванато заведение. Вашата система за отчитане на работно време трябва да записва часовете по начин, който се свързва с отчетите за бакшиши съгласно Section 6053(a).
3. Приемайте електронно плащане за бакшиши навсякъде, където го приемате за продажби. Ако клиентите могат да платят сметката с карта, те трябва да могат да оставят бакшиш с карта. Одитирайте всеки поток на плащане — на гишето, на масата, онлайн поръчки, приложения за доставка — за пропуски в бакшиши само в брой.
4. Формулирайте писмено процедури за отчитане на бакшиши. Документирайте как служителите ви отчитат бакшиши всеки месец, обучете всеки новоназначен по процедурата и съхранявайте подписани потвърждения. Месечните писмени отчети (традиционният модел на Формуляр 4070) остават гръбнакът на спазването на изискванията по Section 6053(a).
5. Сверявайте бакшишите по карта спрямо отчетените бакшиши всеки месец. Не чакайте края на годината, за да откриете недостиг. Месечното сверяване хваща липсващи отчети, докато спомените са свежи, и изгражда навика, на който ще разчита годишният ви отчет по SITCA. Ако отчетените бакшиши хронично изостават от бакшишите по карта с широка разлика, имате проблем с обучението, който трябва да поправите, преди да се превърне в провал при записването.
6. Поддържайте три години безупречно спазване на данъчните изисквания. Депозити за данъци върху заетостта, Формуляри 941, Формуляри W-2, щатско удържане — кандидатурата за SITCA гледа назад три пълни години. Просрочените тримесечия не само струват санкции; те забавят часовника за вашата допустимост.
Грешки, които ще ви струват скъпо
Няколко капана заслужават изрични предупреждения. Не бъркайте таксите за обслужване с бакшишите. Автоматичните бакшиши и таксите за обслужване са заплати, не бакшиши — те се провалят на четирифакторния тест на IRS, защото клиентът не може да избере сумата или получателя. Те принадлежат в заплатите, не в отчетите за бакшиши, и натъпкването им в цифрите за бакшиши разваля данните, които SITCA измерва.
Не пренебрегвайте бакшишите в брой в обучението. Формулата на програмата оценява паричните средства от данните за картови плащания, така че систематичното подценяване на бакшиши в брой е точно това, което минималният праг за бакшиши е проектиран да хване. Учете персонала, че приспадането от $25 000 възнаграждава само отчетените бакшиши, и спазването на изискванията за бакшиши в брой престава да бъде вашият самотен кръстоносен поход.
Не предполагайте, че вашето TRAC споразумение защитава служителите съгласно SITCA. То няма да се прехвърли по този начин. Когато дойде преходът, защитата при проверка на ниво служител приключва. Задайте очакванията с дългогодишния персонал рано, така че промяната да не дойде като изненада.
Опростете финансовото си управление
Спазването на изискванията за бакшиши живее или умира от качеството на основните ви записи — експорти от POS, регистри за заплати и месечни сверявания, които всички разказват една и съща история. Beancount.io ви дава счетоводство в обикновен текст с пълна прозрачност и контрол на версиите, така че всеки запис, свързан с бакшиши, е одитируем до последното натискане на клавиш. Започнете безплатно и изградете чистите книги, които програми като SITCA възнаграждават.
