Продадохте бизнеса, заключихте вратите или подписахте договора за покупка на активи — и предположихте, че 401(k) планът се е погрижил сам за себе си. Това не се случи. Пенсионният план е отделно юридическо лице със свои собствени фидуциарни задължения, задължения за подаване на документи и правила за разпределение, и всяко едно от тях продължава да съществува и след деня, в който спрете да оперирате. Собствениците, които понасят щети, не са тези, които прекратяват плана умишлено. Те са тези, които си тръгват и оставят плана да стои, нефинансиран и неадминистриран, докато Министерството на труда не го нарече изоставен.
Независимо дали продавате на купувач или приключвате окончателно, ето как всъщност работи прекратяването на 401(k): какво променя структурата на продажбата, контролният списък на IRS за чисто закриване на план, капанът с план-приемник, който замразява разпределенията за една година, какво се случва, когато планът бъде изоставен на непознат, и как да се справите с бившите служители, които вече не можете да намерите.
Единственото правило, което трябва да осъзнаете: Планът надживява бизнеса
Прекратяването на вашата компания не прекратява вашия 401(k). Планът продължава да съществува като доверителен фонд, държащ парите на истински хора, и вие продължавате да бъдете негов фидуциар, докато всеки долар не бъде разпределен и не бъде подаден окончателен формуляр 5500. Вноските спират, когато заплатите спрат, но задълженията не спират: документът на плана трябва да остане актуален, прекратените участници трябва да бъдат изплатени, годишните подавания трябва да продължат, а парите трябва да бъдат инвестирани разумно през това време.
Това е разклонението на пътя за всеки излизащ собственик. Първият път е умишлено прекратяване: решение на управителния съвет, изменени документи на плана, пълно придобиване на права, разпределения към всички и окончателно подаване. Вторият път е дрейф — без вноски, без разпределения, без подавания — което е точно фактическата ситуация, за която беше създадена Програмата за изоставени планове на DOL. Дрейфът завършва с това, че някой друг приключва вашия план и начислява разходите на сметките на бившите ви служители. Изберете първия път.
Продажба на бизнеса: продажба на активи срещу продажба на акции
Какво се случва с плана при продажба зависи почти изцяло от структурата на сделката, така че уредете това с купувача рано — в идеалния случай в писмото за намерение, а не седмицата преди приключването.
При продажба на активи купувачът закупува избрани активи и обикновено оставя пенсионния план зад себе си. Планът остава ваша отговорност: вие го прекратявате (или го запазвате, ако задържите бизнес), разпределяте или прехвърляте всяка сметка и подавате окончателната декларация. Планът на купувача не е засегнат, а придобитите служители обикновено стават допустими по плана на купувача като нови служители, понякога с признат предишен стаж, ако купувачът измени плана си, за да го признае.
При продажба на акции купувачът придобива самото дружество — включително плана. Повечето купувачи не искат историята на съответствие на вашия план, така че договорът за покупка обикновено изисква от вас да прекратите плана преди приключването. Това прекратяване преди приключването е това, което освобождава участниците да вземат разпределения и да прехвърлят салдата си в плана на купувача. Ако вместо това купувачът поеме спонсорството, планът продължава под ново собственик, а с него и всяка оперативна грешка, която някога сте направили, поради което купувачите обикновено настояват за прекратяване плюс преглед на съответствието първо.
Три точки за преговори заслужават внимание и при двете структури. Първо, получете датата на прекратяване и отговорната страна за всяка стъпка в писмен вид. Второ, потвърдете, че непридобитите вноски на работодателя се придобиват изцяло при прекратяване — това е законово изискване, а не разменна монета в преговорите, и изплащанията с недостатъчно придобити права са класическа корекция след приключване. Трето, запомнете, че продажба, която освобождава повече от 20 процента от участниците в плана, може да създаде частично прекратяване, което налага пълно придобиване на права за засегнатата група, дори ако самият план продължава.
Закриване на бизнеса: контролният списък на IRS за прекратяване
Когато закривате, вместо да продавате, IRS очаква конкретна последователност. Преминете през нея по ред и водете датирани записи за всяка стъпка:
- Приемете решение за прекратяване. Вашият управителен съвет (или вие, като едноличен собственик) формално решава да прекрати плана и определя дата на прекратяване. Сложете го в писмен вид и го съхранете с документите на плана.
- Изменете документа на плана. Актуализирайте плана, за да отрази прекратяването: преустановете доброволните вноски и вноските на работодателя към датата на прекратяване, предвидете пълно и незабавно придобиване на права върху всички сметки за вноски на работодателя и приведете документа в съответствие с всички изисквани законови изменения. Планът трябва да бъде изменен за законовите промени до датата на прекратяването му.
- Финансирайте това, което дължите. Платете всички неизплатени задължителни вноски на работодателя в плана преди разпределението.
- Уведомете участниците и бенефициентите. Уведомете всички в писмен вид, че планът се прекратява, какво е придобитото им салдо и какви опции за разпределение и прехвърляне имат, включително правото на директно прехвърляне и данъчните последици от осребряване.
- Разпределете всички активи незабавно. IRS очаква всяка сметка да бъде разпределена възможно най-скоро административно, обикновено в рамките на 12 месеца след датата на прекратяване. Остатъчните неразпределени салда са една от най-честите констатации при проверките на IRS на прекратяващи се планове.
- Подайте окончателния формуляр 5500. Продължавайте да подавате декларацията от серията 5500 всяка година, докато последният долар напусне плана, и я отбележете като окончателна декларация само в годината, в която последните активи са изплатени. За планове с календарна година окончателната декларация е дължима седем месеца след края на месеца, в който се извършва последното разпределение. Собствениците на Solo 401(k) подават окончателен формуляр 5500-EZ по същата логика. Ако семейството формуляри 5500 е ново за вас, започнете с ръководството за подаване на формуляр 5500 за пенсионни планове на малкия бизнес.
- Обмислете формуляр 5310. Подаването на Заявление за определяне за прекратяващ се план иска от IRS да се произнесе относно квалифицирания статус на плана при прекратяване. То е незадължително и струва потребителска такса, но купувачите и предпазливите собственици често искат затварянето, което то предоставя.
Собствените проучвания за съответствие на IRS казват, че прекратяващите се планове като цяло са в съответствие — и че повтарящите се неуспехи са прозаични: липсващи окончателни формуляри 5500, разпределения, които се проточват с години, и грешки в придобиването на права. Нито един от тях не изисква сложно планиране, за да се избегне. Те изискват контролен списък и календар.
Капанът с план-приемник, който замразява разпределенията
Ето правилото, което хваща собствениците, които прекратяват, за да „започнат наново" с по-добър план: съгласно правилото за план-приемник, прекратеният 401(k) обикновено не може да разпредели доброволните вноски на участниците, ако работодателят поддържа или установява друг 401(k) — или, в широк смисъл, друг план с дефинирани вноски, който би могъл да служи като алтернатива — през периода, започващ на датата на прекратяване и завършващ 12 месеца след разпределението на всички активи на плана.
Политиката е ясна. Доброволните вноски са заключени до 59 и половина години, напускане на служба или друго събитие, позволяващо разпределение, и Конгресът не искаше работодателите да създават изкуствено събитие за разпределение, като прекратят един план в петък и приемат неговия заместител в понеделник. Така че, ако прекратите своя 401(k) и стартирате нов в рамките на прозореца, доброволните вноски на стария план остават на място; те не могат да бъдат изплатени, докато не настъпи истинско събитие, позволяващо разпределение.
Практическото указание за истинска продажба или закриване е просто: ако бизнесът приключва, не приемайте заместващ план и правилото няма да ви затрудни. Ако прекратявате само за да смените доставчика или да преработите обезщетенията, изменете съществуващия план вместо да го прекратявате — изменението почти винаги е по-евтиният и по-безопасен път. Паралелно правило се прилага за 403(b) arrangementи, така че организациите с нестопанска цел, които реорганизират плановете си, се сблъскват със същото ограничение.
Когато никой не прекрати: Програмата за изоставени планове на DOL
Понякога собственикът изчезва, умира, фалира или просто спира да администрира плана. Вноските спират, разпределенията спират, подаванията спират и участниците остават да се взират в извлечения от попечител, който не може законно да действа без указания от фидуциара на плана. След достатъчно дрейф DOL счита плана за изоставен — обикновено когато не са правени вноски към или разпределения от плана най-малко 12 последователни месеца (или спонсорът влезе в производство по фалит по глава 7) и спонсорът не може да бъде намерен след разумни усилия.
Само една страна може да обяви, че е настъпило изоставяне, и да направи нещо по въпроса: Квалифициран администратор по прекратяване, или QTA. QTA е самият попечител на активите на плана — банката, застрахователната компания или подобна институция, държаща парите — при условие че отговаря на изискванията да служи като доверителен управител или издател на индивидуален пенсионен план. QTA определя, че планът е изоставен, изпраща на участниците уведомление за прекратяване на плана, разпределя всяка сметка (прехвърляйки изчезналите участници в IRA или използвайки програмата на PBGC, описана по-долу), плаща собствените си разумни разходи за приключване от активите на плана и подава Специален терминален отчет за изоставени планове до DOL.
Обърнете внимание на структурата на стимулите. Таксите на QTA се изплащат от сметките на участниците, а участниците нямат думата в процеса, освен получаването на уведомление. Програмата за изоставени планове е спасителен механизъм, а не услуга за удобство — тя съществува, за да могат изоставените спестявания в крайна сметка да достигнат до своите собственици, а не за да могат излизащите собственици да пропуснат контролния списък за прекратяване. Всяка стъпка в предишните раздели е начинът да предпазите плана си от това някога да се нуждае от нея.
Бившите служители, които не можете да намерите
Почти всеки прекратяващ се план на малък бизнес има поне един: готвачът на щат отпреди четири години, сезонният работник, участникът, който се премести два пъти и никога не актуализира адрес. Не можете да завършите прекратяване, докато парите им са все още в плана, и не можете да ги отнемете, за да приключите книгите. Трябва да ги търсите, да документирате търсенето и след това да оставите салдата им някъде законно.
Започнете с истинско старателно търсене: изпратете уведомления с препоръчана поща на последния известен адрес, проверете записите на всички свързани планове и собствените файлове на работодателя, попитайте посочените бенефициенти и използвайте безплатни електронни инструменти за търсене. DOL публикува указания за най-добри практики, описващи точно тази последователност, и документирането на всяка стъпка е това, което ви защитава, ако някой по-късно постави под въпрос усилията.
Когато търсенето се провали, прекратяващите фидуциари в момента имат две достойни дестинации за парите. Отдавнашната опция е фидуциарната защитна клауза за прекратени планове с индивидуални сметки, което обикновено означава прехвърляне на салдото на всеки изчезнал участник в IRA, открита на тяхно име, инвестирана така, че да запази главницата, като същевременно осигурява разумна норма на възвръщаемост. По-новата опция е Програмата за изчезнали участници на Корпорацията за гарантиране на пенсионните обезщетения (PBGC), която от края на 2017 г. приема прехвърляния от прекратяващи се планове с дефинирани вноски — фидуциари, извършили старателно търсене през предходните девет месеца, могат да изпратят салдата до PBGC срещу скромна такса на сметка, а PBGC изплаща на участниците с лихва, когато се появят. Указанията за прилагане на DOL благославят пътя през PBGC като алтернатива на защитната клауза с IRA, и за разлика от IRA, салдата, държани от PBGC, не се изяждат от текущи такси за поддръжка.
Една дестинация, която трябва да избегнете: държавните фондове за непоискани имущества. DOL последователно заема позицията, че прехвърлянето на пенсионни обезщетения към държавата нарушава предимството на ERISA и фидуциарните правила, и указанията му умишлено изключват тази опция. Не позволявайте на добронамерен счетоводител да ви я предложи.
Поглеждайки напред, Конгресът възложи на DOL съгласно SECURE 2.0 да изгради база данни „Retirement Savings Lost and Found" — търсачка, където хората могат да намерят информация за контакт с планове, които може да им дължат обезщетения. Министерството събира информация за планове, за да я попълни, като предстоят и нормативни правила. Разберете обаче ограниченията ѝ: базата данни е създадена за хора, които се опитват да намерят изгубени обезщетения, а не за спонсори, които се опитват да намерят изчезнали участници. Тя не ви освобождава от старателното търсене и няма да завърши прекратяването вместо вас.
Собственици на Solo 401(k): правилата важат и за вас
Ако вашият „план" покрива само вас (и може би съпруга/съпругата ви), прекратяването следва същата логика в миниатюра: приемете изменението за прекратяване, спрете вноските, разпределете или прехвърлете всеки долар и подайте окончателен формуляр 5500-EZ, след като последните активи напуснат. Плановете с един участник често се спъват в прага за подаване в обратна посока — собственици, които никога не са подавали, защото активите са били под прага за отчетност, забравят, че прекратяване с окончателно разпределение все още се нуждае от окончателната си декларация и от документалната си следа. Съхранявайте решението, изменението, потвържденията за разпределение и окончателното подаване заедно; при проверка на IRS пет години по-късно тази папка е цялата ви защита.
Пазете документалната следа, която бъдещото ви аз ще ви трябва
Прекратяването на план генерира онзи вид записи, които имат значение години по-късно: решения на управителния съвет, изменения на плана, уведомления до участниците с доказателство за изпращане, потвърждения за разпределение и прехвърляне, фактури за такси и всеки формуляр 5500 до окончателния. Съхранете ги като единен пакет и запишете дейността през годината на прекратяване — окончателни вноски на работодателя, административни разходи, дати на разпределение — в книгите си със същото внимание, както към всяка друга съществена транзакция. Небрежните записи за приключване са начинът, по който едно чисто прекратяване се превръща в недоказуемо.
Затворете плана толкова умишлено, колкото сте изградили бизнеса
Продажбата или закриването на бизнес вече е упражнение по недовършени работи; 401(k) не трябва да стане онази, която ви надживява. Прекратете, преди купувачът да ви помоли, придобийте права на всички изцяло, намерете изчезналите участници или изпратете парите им до PBGC и подайте окончателната декларация. Направете това и планът се закрива заедно с бизнеса, вместо да се носи към изоставяне — и бившите ви служители получават всеки долар, който са спечелили, което е резултатът, за който целият този апарат съществува.
Поддържайте финансовите си записи готови за одит
Докато приключвате план или работите по продажба, поддържането на ясни финансови записи е от съществено значение — решенията за прекратяване, историята на вноските, потвържденията за разпределение и подаванията трябва да бъдат проследими години по-късно. Beancount.io предоставя счетоводство с обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.
