Всеки, когото някога сте плащали като изпълнител, може да покани IRS да преразгледа това решение — без ваше разрешение, без да наема адвокат и без да плаща такса. Поканата е един-единствен държавен формуляр, и след като бъде подаден, получавате писмо с искане да обосновете писмено класификацията си, докато федерален техник преглежда двете страни. Този формуляр е SS-8 и независимо дали сте бизнесът или работникът, трябва да разберете точно какво задвижва той, преди да се появи в пощенската ви кутия.
Какво всъщност прави формуляр SS-8
Формуляр SS-8, „Определяне на статуса на работника за целите на федералните данъци върху заетостта и удържането на данък върху дохода“, е искане IRS официално да реши дали даден работник е служител или независим изпълнител. Всяка от страните в отношенията може да го подаде: бизнесът или работникът. Няма такса за подаване.
Решението прилага един клон на правото: теста за контрол по общото право за федералните данъци върху заетостта и удържането на данък върху дохода. С прости думи, работникът обикновено е служител, ако бизнесът има правото да контролира какво ще се върши и как ще се върши. IRS претегля три групи доказателства:
- Поведенчески контрол — дали бизнесът ръководи начина на изпълнение на работата чрез инструкции, обучение или надзор?
- Финансов контрол — кой контролира бизнес аспектите: как се плаща на работника, дали разходите се възстановяват, кой предоставя инструментите и материалите, дали работникът може да реализира печалба или загуба?
- Вид на взаимоотношението — има ли писмен договор, има ли придобивки от типа на служител като застраховка или платен отпуск, продължаващо ли е взаимоотношението и ключов аспект от бизнеса ли е работата?
Няма магическо число на фактори и нито един фактор не решава случая. IRS разглежда цялото взаимоотношение — което е точно причината разумни хора да не са съгласни по спорни случаи и поради което формулярът съществува.
Две граници са от значение от самото начало. Първо, определението обхваща само федералните данъци върху заетостта и удържането. То не урежда щатската класификация, въпросите за заплащане и работно време или придобивките, които се разглеждат по отделни тестове. Второ, IRS издава определения само за разрешаване на реални федерални данъчни въпроси — не и за хипотетични ситуации.
Кога подаването има смисъл
Собствените насоки на IRS задават критерия: подайте формуляр SS-8, ако след преглед на правилата по общото право (започнете с Tax Topic 762 и Publication 15-A, Допълнителното данъчно ръководство за работодатели) все още наистина не знаете в коя посока попада даден работник. Бизнесите, които непрекъснато наемат същите видове работници за изпълнение на същите услуги, изрично се насърчават да обмислят това — едно определение може да уреди модела, а не само едно конкретно ангажиране.
Преди да подадете каквото и да било, направете безплатната домашна работа, която IRS вече е публикувала. Агенцията поддържа търсима база данни с редактирани определения по SS-8, организирана по индустрия, професия и резултат. Ако техниците вече са се произнасяли по работници, които вършат това, което вашите работници вършат — търговски персонал, специалисти по подбор, куриери, редактори — можете да прочетете анализа и резултата, преди да решите дали да представите собствените си факти пред агенцията. Това не струва нищо и не създава досие за вашия бизнес.
Кога IRS няма да приеме вашия случай
Не всяко искане получава решение. IRS отказва формуляр SS-8, когато:
- Не е подписан и датиран правилно. Данъкоплатецът трябва да подпише — оригинален ръкописен или електронен подпис. Щемпелни подписи и подпис на представител по пълномощно се отхвърлят, а неподписаните формуляри се връщат необработени.
- Липсва достатъчно информация за вземане на решение. Всеки въпрос в части I до IV е задължителен (плюс част V, ако работникът обслужва клиенти директно или е търговски пътник). Отговорите „Неизвестно“ или „Не се прилага“ са приемливи; празните въпроси не са.
- Работникът и бизнесът се съдят взаимно за класификацията. Висящо съдебно дело за класификация на работници дисквалифицира искането. Ако смятате, че делото е несвързано или е уредено, трябва да го документирате.
- Включва въпроси за допълнителни възнаграждения като забавени плащания, бонуси, комисиони, стипендии, подписващи бонуси или обезщетения при напускане — отделът по SS-8 не се занимава с тях.
- Годините по въпроса са погасени по давност. Определение може да обхване само години с отворени давностни срокове.
- Въпросът е между бизнеси, като например взаимоотношение търговец на едро — търговец на дребно, или включва държавни и местни служители, потенциално покрити от споразумение за социално осигуряване по Секция 218 (само Администрацията за социално осигуряване решава тези случаи).
Предложени сделки и хипотетични ситуации също са изключени. Формулярът разрешава това, което вече се е случило, а не това, което може да направите следващото тримесечие.
Какво се случва след подаване
Разбирането на последователността е важно, защото две от стъпките изненадват почти всички.
1. Другата страна получава копие от домашната работа. Тъй като определението засяга и двете страни, IRS изпраща празни формуляри SS-8 на всички участници, за да може всяка страна да представи собствените си факти. Инструкциите съдържат изрично предупреждение: част или цялата информация, която подадете, може да бъде споделена с другите страни. Ако не искате подробностите за взаимоотношението да бъдат разкрити на другата страна, не подавайте.
2. Техник решава бавно. Служебен техник преглежда фактите, прилага закона и може да поиска допълнителна информация от всяка от страните или от трети лица, преди да се произнесе. IRS казва да очаквате поне шест месеца; практикуващите редовно съобщават за шест месеца до повече от година в зависимост от сложността и задръстванията. Докато чакате, животът продължава: подавайте данъчните си декларации в обичайните срокове, не отлагайте отговора на никакво известие за плащане и никога не прикрепяйте SS-8 към данъчна декларация (това само забавя обработката).
3. Решението пристига — обикновено обвързващо, понякога не. IRS обикновено издава официално писмо за определение на фирмата (с копие до работника), обхващащо искащия работник или класа работници. Това писмо е обвързващо за IRS, освен ако фактите или законът не се променят. В някои случаи агенцията издава вместо това информационно писмо, което е само консултативно — полезно за правилното подаване на собствената ви декларация, но необвързващо за правителството.
4. Това не е одит и няма обжалване. Процесът на определяне изрично не е проверка на данъчна декларация, така че правата за обжалване при проверка не се прилагат. Ако не сте съгласни, вашето средство е да поискате от офиса да преразгледа: посочете факти от първоначалното подаване, които смятате, че са били подценени, или представете наистина нова информация за взаимоотношението.
Още един структурен момент, който фирмите често пропускат: облекчението по Секция 530 не може да бъде повдигнато в случай по SS-8. Защитната клауза за „разумно основание“, която може да опрости задълженията за данъци върху заетостта съгласно Закона за приходите от 1978 г., е достъпна само при проверка — и тъй като SS-8 не е такава, техникът няма да я разгледа. Формулярът отговаря на „служител или изпълнител“, и точка.
Ако сте бизнесът
Повечето фирми се сблъскват с формуляр SS-8 от получаващата страна: работник подава, а IRS ви изпраща писмо, идентифициращо работника, с приложен празен формуляр. Отнесете се сериозно и отговорете изчерпателно. Ако замълчите, IRS може да издаде писмото си само въз основа на фактите на работника — а практикуващите широко предупреждават, че техниците клонят към констатации за служител и че подаването може да привлече по-широко внимание към вашите практики за класификация.
Няколко практически правила за фирмите:
- Един клас, един формуляр. Искате определение за група сходни работници? Попълнете формуляра за един представителен работник и приложете списък с имената, адресите и социалноосигурителните номера (ако има такива) на всеки засегнат работник. Ако пропуснете списъка, искането се връща като непълно. Повече от един клас — или повече от един бизнес — означава отделни формуляри.
- Констатацията за служител има цена. Ако сте третирали служител като изпълнител без разумно основание, можете да носите отговорност за данъците върху заетостта, които е трябвало да удържите и платите, съгласно раздел 3509 от Вътрешния данъчен кодекс — плюс санкции и лихви. Писмото за определение посочва статуса; изчисляването и плащането на дължимото чрез коригирани декларации е вашата следваща стъпка.
- Обмислете страничната врата. Ако подозирате, че работниците са неправилно класифицирани, и искате да поправите това занапред, Програмата за доброволна класификация (VCSP) позволява на отговарящи на условията бизнеси да прекласифицират работници като служители за бъдещи периоди с частично облекчение от федералните данъци върху заетостта. Кандидатствате с формуляр 8952 и подписвате споразумение за приключване — не се изисква SS-8 и няма ретроактивно определение, за което да спорите.
- Въпреки това пазете доказателства за разумно основание. Облекчението по Секция 530 изисква последователно подаване на информационни декларации и история, в която никога не сте третирали значително сходни работници като служители. Дори да не го използвате никога, тази документална следа е това, което дипломиран експерт-счетоводител или адвокат по данъци върху заетостта ще поиска първо.
Ако сте работникът
Работниците обикновено подават SS-8 по една от две причини: смятат, че са служители, и искат данъчното третиране на заетостта (и аргументите за придобивки) да съответства, или искат официален отговор, преди да заемат позиция при подаване на декларация. Както и да е, знайте тези механизми:
- SS-8 не е искане за възстановяване. Подаването му не стартира възстановяване и — критично — не спира часовника за възстановяване. Обикновено имате три години от подаването (или две години от плащането, което от двете е по-късно), за да поискате възстановяване, и месеците на висящо производство по SS-8 не удължават този срок. Предписаната от IRS защитна мярка е предпазно искане: подайте формуляр 1040-X, отбелязан като „Предпазно искане“, с изявление, позоваващо се на висящия ви SS-8, и оставете останалото празно. Направете това преди изтичането на давността.
- Констатацията за служител означава корекции. Ако IRS се съгласи, че сте служител, вие сте отговорни за подаването на коригирани декларации за засегнатите години — и инструкциите предупреждават, че новият статус не означава непременно по-нисък данъчен размер.
- Има по-бърза лента за текущата година. Работници, които смятат, че са били неправилно класифицирани, могат да приложат формуляр 8919 към декларацията си за данък върху дохода, за да отчетат дела на служителя от несъбраните данъци за социално осигуряване и Medicare върху това, което фирмата е нарекла заплащане на изпълнител — плащайки само половината за служителя, а не пълния данък за самостоятелна заетост — без изобщо да чакат определение по SS-8.
Как да го подадете правилно
Механиката е проста, но безмилостна:
- Попълнете всичко. Части I до IV, плюс част V за доставчици на услуги и търговски пътници. Избройте всяка година, през която са извършвани услуги, приложете формулярите 1099-NEC, 1099-MISC или W-2, издадени за тези години (или поразбивка на приходите по години с платежни записи, ако ги нямате), и разкрийте всяко съдебно дело с другата страна.
- Подпишете сами. Корпоративни служители, попечители, съдружници с неограничена отговорност и управители на LLC подписват за своите образувания — някой с лични познания за фактите. Представител може да ви съветва, но собственият подпис на данъкоплатеца трябва да е върху формуляра. За да упълномощите представителство пред IRS, използвайте формуляр 2848 и посочете данъци върху заетостта, формуляр SS-8 и данъчните години.
- Изпратете го на правилното място и само там. Изпратете по пощата до IRS Form SS-8 Determinations, P.O. Box 630, Stop 631, Holtsville, NY 11742-0630, или по факс на 855-242-4481. Последваща информация се изпраща на факс 855-234-2604. Не го включвайте в данъчна декларация.
- Следете собствения си часовник. Отбележете датата на подаване, пазете пълно копие и отбележете в календара давността за възстановяване отделно — определението няма да я защити вместо вас.
Поддържайте организирани записите си за класификация
От която и страна на SS-8 да сте, случаите се решават въз основа на съвременни записи: договори, фактури, истории на плащанията, кой е купил инструментите, кой е определил графика, как е плащано и отчитано на всеки работник. Бизнесите, които могат да извадят това досие за един следобед, отговарят на писмото на IRS с увереност; бизнесите, които го възстановяват по памет, отговарят с тревога. Проследяването на плащанията към изпълнители, решенията за удържане и мотивите зад всяка класификация в един последователен регистър превръща страшния плик от Холтсвил в рутинно документално упражнение.
Опростете финансовото си управление
Класификацията на работниците е една от онези области, в които чистите книги се отплащат сами — всяко плащане, формуляр и решение, документирани на едно място. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни, така че плащанията ви към изпълнители и записите за заплати винаги са организирани и проверими. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
