Ако плащате на някого като независим изпълнител, а по-късно IRS реши, че този работник е бил ваш служител, сметката не е само данъците върху заплати, които сте пропуснали. Дължите дела на работодателя за социално осигуряване и Medicare за всяка още отворена година, плюс санкции и лихви — а работникът, на когото сте платили бруто, без удръжки, може да подаде формуляр, който кара IRS да разгледа практиките ви за класификация. Този формуляр е Форма SS-8 и всяка от страните в отношенията може да го подаде.
Ето как работи процесът по определяне, какво пита IRS и двете страни, какво се случва, докато чакате, и защо работниците, които смятат, че са били неправилно класифицирани, посягат към втори формуляр — Форма 8919 — по време на данъчната декларация.
Краткият отговор: IRS решава, въз основа на контрола по общото право
Нито вашият договор, нито предпочитанието на работника определят изхода. Значението е в теста по общото право: дали вашият бизнес има правото да ръководи и контролира не само резултата от работата, но как, кога и къде се извършва тя. IRS групира доказателствата в три категории, а Форма SS-8 по същество е дълъг въпросник, организиран около тях:
- Поведенчески контрол. Инструктирате ли работника кога, къде и как да работи? Предоставяте ли обучение, изисквате ли вашите методи и инструменти, определяте ли часове или надзиравате ли детайлите? Колкото повече ръководите процеса, толкова повече отношенията изглеждат като трудови.
- Финансов контрол. Как се плаща на работника — на час или заплата срещу фиксирана сума или на проект? Кой предоставя оборудването и помещенията? Може ли работникът да реализира печалба или да понесе загуба, да работи за други едновременно и да предлага услуги на общия пазар? Работник с реален бизнес риск и множество клиенти изглежда като изпълнител.
- Вид на отношенията. Има ли писмен договор и какво казва той? Предоставяте ли обезщетения от типа на служител, като платен отпуск или застраховка? Ангажиментът продължаващ и неопределен ли е, или е обвързан с конкретен проект с крайна дата? Услугите на работника ключова дейност на вашия бизнес ли са, а не периферна задача?
Нито един фактор не решава нищо сам. IRS претегля цялостните отношения, което е точно причината разумни хора да не са съгласни — и защо агенцията предлага формален начин да се реши въпросът.
Форма SS-8: Искане от IRS за решение
Форма SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding, е безплатно искане за официално решение на IRS по една конкретна работна връзка. Или бизнесът, или работникът може да я подаде, като всяко подаване обхваща един работник или един клас работници, извършващи една и съща работа при една и съща уредба.
Какво пита формулярът
SS-8 е няколко страници и се чете като разпит за ежедневния работен живот. И двете страни трябва да очакват въпроси от този род:
- Кой възлага работата, определя графика и решава къде се извършва?
- Кой е обучил работника и кой доставя инструментите, оборудването и материалите?
- Плаща ли се на работника на час, със заплата, на комисионна или на задача — и кой плаща бизнес разходите?
- Има ли писмено споразумение и описва ли работника като служител или изпълнител?
- Извършва ли работникът подобни услуги за други бизнеси, рекламира ли се пред публика или поддържа ли отделно бизнес местоположение?
- Получава ли работникът обезщетения и може ли всяка от страните да прекрати отношенията по всяко време?
- Колко централни са тези услуги за това, което бизнесът продава?
Тъй като въпросите са фактически и подробни, най-доброто време да обмислите отговорите си е преди някой да подаде — когато за първи път установявате отношенията. Едновременни бележки защо сте класифицирали работника като изпълнител, съпоставени с трите категории фактори, са много по-убедителни от реконструкция две години по-късно.
Какво се случва, след като подадете
Щом IRS получи пълна SS-8, тя изпраща копие на другата страна — фирмата, ако работникът е подал — заедно с празен въпросник и срок за отговор. Отговорите на двете страни влизат в досието и техник на IRS преглежда фактите и издава писмо с решение, посочващо дали работникът е служител или независим изпълнител за целите на федералните данъци върху заетостта и удръжките.
Три практични реалности оформят начина, по който трябва да планирате този процес:
- Бавно е. Самата IRS казва да предвидите поне шест месеца, а решенията обикновено отнемат от шест до дванадесет месеца. SS-8 е начин да се реши текуща или повтаряща се уредба, а не да се разреши заплатите следващата седмица.
- Подаването не спира задълженията ви. Ако сте бизнесът, продължете да удържате и плащате данъци върху заетостта според текущата си класификация, докато искането е висящо. Висяща SS-8 не е разрешение да спрете.
- Подадена от работник SS-8 кани проверка. Решението отговаря за една връзка, но досието, което отваря, може да привлече внимание към това как класифицирате всички останали, извършващи подобна работа. Третирайте известието, че работник е подал SS-8, като подтик да прегледате — с вашия данъчен съветник — всяка уредба с изпълнител, която прилича на нея.
Писмото с решение обвързва позицията на IRS за тези отношения занапред. Ако е срещу вас като бизнес, прекласифицирате работника, започвате да удържате и се справяте с последствията от назад във времето, описани по-долу. Ако потвърди статута на изпълнител, пазете писмото с документите си: това е документираният отговор, който можете да покажете следващия път, когато въпросът възникне.
Защо работниците подават Форма 8919
Ето и сметката от страната на работника. Служителят плаща 7,65 процента от заплатите за социално осигуряване и Medicare (6,2 процента за социално осигуряване до годишната база за заплати, плюс 1,45 процента за Medicare), като работодателят я съпоставя. Истински самостоятелно заетият изпълнител плаща и двете половини — 15,3 процента данък за самонаетост — върху нетните доходи.
Неправилно класифицираният работник получава най-лошото от двете: не са правени удръжки, не е платен делът на работодателя и по време на данъчната декларация целият данък за самонаетост пада върху него. Форма 8919, Uncollected Social Security and Medicare Tax on Wages, е remedy-то. Работникът декларира заплатите като заплати, плаща само дела на служителя от 7,65 процента и оставя IRS да търси от работодателя останалото. Тя също така вписва доходите в осигурителната сметка на работника, защитавайки бъдещите обезщетения.
Кодовете за причина свързват 8919 със SS-8
Форма 8919 изисква код за причина за всяка фирма, а кодовете предполагат, че процесът по SS-8 е в ход:
- Код A — подали сте Форма SS-8 и сте получили писмо с решение, че сте служител на фирмата.
- Код C — получили сте друга кореспонденция от IRS, в която се посочва, че сте служител.
- Код G — подали сте Форма SS-8 и не сте получили отговор. Ако никой друг код не пасва, но смятате, че сте били служител, използвате код G и трябва да подадете Форма SS-8 на или преди датата, на която подавате декларацията.
С други думи, работникът обикновено не може просто да обяви статут на служител във Форма 8919 и да продължи — код G го прекарва първо през решението по SS-8. Собствениците на бизнес трябва да разберат какво означава това в обратна посока: Форма 8919, подадена срещу вашата фирма, обикновено пристига заедно с или скоро след SS-8, която ви назовава. Двата формуляра са комбинираният удар на работника, а вторият слага вашето досие за класификация на бюрото на техник на IRS.
Какво струва неправилната класификация на бизнеса
Когато работниците е трябвало да бъдат служители, работодателят дължи данъците върху заетостта, които никога не е платил — дела на работодателя за FICA, плюс данък върху дохода, който е трябвало да бъде удържан — за всяка година, все още отворена за начисляване, с лихва, течаща от всяка пропусната дата на вноска. Отгоре на това идват санкции за неплащане, за неподаване и свързани с точността, които могат бързо да се натрупат при множество работници и множество години.
Съществуват два клапана за облекчение и двата възнаграждават бизнеси, които са действали добросъвестно и са водили чисти записи:
- Облекчението по Section 530 (от Revenue Act of 1978, а не раздел 530 от данъчния кодекс за образователни сметки) може да предпази работодателя от отговорност за данъци върху заетостта изцяло, ако са налице три условия: бизнесът последователно е третирал работниците като изпълнители, подал е всички изисквани информационни декларации (Форми 1099-NEC) в съответствие с това третиране и е имал разумна основа за класификацията — като позоваване на съдебно дело, предишен одит или дългогодишна индустриална практика. Пропуснете ли някой от трите крака, особено подаването на 1099, и щитът се проваля.
- Програмата за доброволна класификация на работниците (VCSP) позволява на отговарящите на условията работодатели да прекласифицират работниците занапред при голяма отстъпка: 10 процента от данъчната отговорност върху заетостта за последната година (изчислена при намалени ставки), без лихви, без санкции и без одит на данъците върху заетостта на прекласифицираните работници за предходни години. Цената за влизане е подаване на Форма 8952, съгласие да се удължи давността за начисляване с три години и да не сте под одит. За бизнес, който открие собствената си грешка, самоотчитането чрез VCSP струва драматично по-малко от това да бъде хванат.
Забележете темата, която споделят и двете програми: подадените информационни декларации и последователното третиране са предпоставки за милост. Бизнес, който е плащал на изпълнители в брой без 1099, няма нито един от двата щита.
Какво да направите, преди някой да подаде нещо
Независимо дали наемате изпълнители, или сте такъв, най-евтината SS-8 е тази, която никой не се нуждае да подава.
Ако ръководите бизнеса:
- Документирайте анализа по време на наемането. За всеки изпълнител напишете кратка бележка, преминаваща през поведенческия контрол, финансовия контрол и факторите на отношенията, и я пазете с договора. Датирайте я. Това е документалната следа, върху която е изграден кракът за „разумна основа" на Section 530.
- Направете така, че договорът да отговаря на реалността. Договор, който нарича някого изпълнител, докато вие определяте часовете му, изисквате вашия лаптоп и забранявате други клиенти, е по-лош от липса на договор — той доказва, че сте знаели, че етикетът има значение, и въпреки това сте го избрали.
- Подавайте всяка 1099-NEC, навреме, всяка година. Последователността на подаване е твърдо изискване за облекчение. Проследявайте плащанията към изпълнители в счетоводните си книги в движение, така че януари да е справка, а не разкопки.
- Преразглеждайте текущите ангажименти ежегодно. Проект от три седмици, който тихо се е превърнал в тригодишна, пълноценна, присъствена роля, вероятно е преминал границата, дори нищо никога да не е било подписвано наново.
- Отговорете бързо, ако работник подаде SS-8. Получавате една формална възможност да представите фактите си. Отговорете изчерпателно, приложете договора и платежните записи и включете данъчния си съветник преди крайния срок.
Ако сте работникът:
- Водете собствени записи. Графици, които сте били задължени да спазвате, обучителни материали, имейли, указващи как да се върши работата, изисквания за изключителност — всичко това храни въпросника SS-8.
- Подайте SS-8 преди или заедно с декларацията, носеща Форма 8919. Код G го изисква, а IRS изпраща копие на вашата фирма с прозорец за отговор, така че очаквайте отношенията да станат неудобни, ако все още работите там.
- Разберете времето. Вашата 8919 ви позволява да подадете правилно сега; решението по SS-8, което го потвърждава, може да пристигне месеци по-късно.
Опростете записите си за плащания към работници
Споровете за класификация на работници се печелят или губят на базата на записи: кой е бил платен, какво, кога, по кое споразумение, с коя подадена информационна декларация. Това по същество е счетоводна дисциплина — отделете плащанията към изпълнители от заплатите в сметкоплана си, сверявайте ги месечно и поддържайте всяка 1099-NEC съпоставима с главната книга, така че въпросник SS-8 или заявление за VCSP, изискващо три години история на плащанията, да е работа за един следобед, а не проект за реконструкция.
Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
