Онзи ваучер за подарък от 50 долара, пъхнат в празничен плик, се усеща като подарък. IRS вижда заплата. Дайте го на служител, без да го прекарате през системата за заплати, и имате недостатъчно удържан данък върху доходите и FICA — върху петдесет долара, за всеки служител, който е получил такъв, с глоби и лихви, ако инспектор го открие. Междувременно празничното парти в съседния офис, с отворен бар и всичко останало, може да бъде 100 процента приспадаемо и необлагаемо за всеки, който присъства. Данъчните правила за декемврийската щедрост са точно противоположни на инстинктите на повечето собственици, затова това ръководство разглежда кои подаръци всъщност са заплати, кои се квалифицират като необлагаеми de minimis придобивки и как да организирате партито, без да пропилеете приспадането.
Единственото правило, което решава всичко
Започнете с подразбирането, което IRS прилага към всичко, което прехвърляте на служител: то е възнаграждение. Пари в брой, ваучери за подарък, стоки, платено пътуване за уикенда — всичко това са заплати, подлежащи на удържане на данък върху доходите и FICA, и приспадаеми от вас като бизнес разход. Необлагаемото третиране никога не е отправната точка. То се случва само когато конкретно изключение го позволява.
Тази рамка отговаря на повечето празнични въпроси, преди да са станали сложни. Празничният бонус в плик е заплата. Пуйка, раздадена в стаята за почивка, също е заплата — освен ако не се вписва в единственото изключение, създадено точно за тази ситуация, de minimis придобивката. А правилото за 25 долара, което мнозина собственици помнят наполовина, изобщо не се прилага за служители. Запомнете подразбирането и всяко правило по-долу ще се намести там, където трябва.
Защо парите в брой и ваучерите за подарък винаги са облагаеми заплати
Публикация 15-B на IRS, ръководството за работодатели относно придобивките, формулира правилото с език, който не оставя място за съмнение:
Пари в брой и придобивки, еквивалентни на пари в брой — сертификати за подарък, ваучери за подарък, разплащателни карти — независимо колко малки, никога не могат да бъдат изключени като de minimis придобивка.
Прочетете го два пъти. Сумата няма значение. Празничен бонус от 500 долара и карта за кафене от 10 долара се третират еднакво: и двете са допълнителни заплати, и двете принадлежат във формуляр W-2 на служителя, и двете подлежат на федерално удържане на данък върху доходите плюс данъци за социално осигуряване и Medicare. Логиката е ясна. Ваучерът за подарък се харчи като пари в брой — получателят може да купи всичко, което магазинът продава — затова IRS го облага като пари в брой. Няма de minimis изключение за нещо, което функционира като пари.
Механиката на удържането е същата като при всеки бонус. Можете да удържате по редовната ставка от формуляр W-4 на служителя или да използвате фиксираната федерална ставка за допълнителни заплати от 22 процента, като FICA се прилага и в двата случая. Това, което не можете да направите, е да купите куп карти, да ги раздадете и да запишете разписката като общ разход за подаръци. Това е най-честата декемврийска грешка в заплатите при малките бизнеси: картите никога не влизат в системата за заплати, не се извършва удържане и формулярите W-2 подценяват заплатите. Ако заплатите се обработват преди раздаването на картите, начислете сумите и изравнете всичко в последното плащане за годината, за да бъдат формулярите W-2 правилни.
Един свързан капан: наградите и печалбите от томбола на фирменото парти също са заплати, въпреки че самото парти е необлагаемо за присъстващите. Пуйката на масата е изключваема; телевизорът, който някой печели от томболата, е възнаграждение по пазарна стойност.
Кои подаръци всъщност се квалифицират като необлагаеми de minimis придобивки
Изключението de minimis обхваща имущество или услуги с толкова малка стойност и предоставяни толкова рядко, че отчитането им би било неразумно или административно непрактично. Това е тест въз основа на фактите и обстоятелствата, а не ценова листа — но примерите на IRS очертават ясна картина на това, което преминава:
- Празнична пуйка, шунка или кошница с плодове
- Цветя за повод
- Понякогашни билети за театър или спортно събитие
- Фирменият пикник
- Кафе, понички и безалкохолни напитки в офиса
- Понякогашна лична употреба на фирмено оборудване като копирната машина
Забележете модела: материално, скромно, понякогашно и — от решаващо значение — никога пари в брой или нещо, което се харчи като пари в брой. Пуйка за 30 долара е изключваема. Ваучер за подарък за 30 долара за купуване на същата пуйка е заплата. Формата на подаръка решава, не неговата стойност.
Два детайла объркват хората. Първо, няма законов таван в долари за de minimis подаръци, какъвто има за подаръците за клиенти. Много бизнеси използват неформален праг от около 75 долара, което е практика на специалистите, а не правило на IRS — кошница за подарък от 200 долара започва да изглежда като възнаграждение, независимо какъв праг сте избрали. Второ, честотата има значение толкова, колкото и стойността. Понякогашното е част от определението, така че скромна кошница за подарък всеки декември преминава, докато същата кошница всеки месец — не. Рядко и малко трябва да са едновременно верни.
Добрата новина за работодателя: de minimis придобивките все още са приспадаеми за бизнеса. Те просто се изключват от дохода на служителя. Получавате приспадането, без да генерирате данъчна сметка за никого, което е точно причината тази категория да съществува.
Един братовчед, заслужаващ едно изречение: материалните награди за постижения на служители за трудов стаж или постижения в безопасността могат да бъдат изключени до 400 долара на служител годишно или 1600 долара по квалифициран писмен план. Пари в брой, ваучери за подарък, ваканции и билети за събития никога не се квалифицират като награди за постижения — същата стена срещу еквиваленти на пари в брой, още веднъж.
Лимитът от 25 долара е за клиенти, не за служители
Сега правилото, което всички прилагат погрешно. Член 274(b) ограничава приспадането ви за бизнес подаръци до 25 долара на получател годишно. Дайте на клиент бутилка вино за 100 долара и 25 долара са приспадаеми. Този лимит урежда подаръците за клиенти, потенциални клиенти, доставчици и други външни бизнес контакти.
Той не урежда подаръците за собствените ви служители. Подаръците за служители попадат в рамката заплата-или-de minimis по-горе, където не съществува праг от 25 долара. Объркването на двете създава грешки в двете посоки: собственици, които мислят, че ваучер за подарък от 20 долара за служител се промъква под лимит от 25 долара (това са заплати при всякаква сума), и собственици, които ненужно ограничават празничните подаръци за служители до 25 долара (пуйката няма законов таван, само тестът за малко и рядко).
За подаръците за клиенти две изключения смекчават тавана от 25 долара. Съпътстващите разходи, които не добавят съществено към стойността на подаръка — гравиране, опаковане за подарък, амбалаж, доставка — не се броят към лимита. А маркетинговите артикули с брандиране, отпечатани с името и логото на вашата компания, широко разпространявани и струващи под 4 долара всеки, са напълно изключени; маса с химикали с лого на търговско изложение е реклама, а не куп подаръци с лимит от 25 долара. Проследявайте подаръците за клиенти по получател през годината, защото таванът е годишен — три подаръка по 15 долара за един и същ клиент за една година означават 45 долара изразходвани и 25 долара приспаднати.
Празнични партита: 100-процентовото приспадане, в което почти никой не вярва
Ето частта, която изненадва собствениците, които току-що са научили, че ваучерите им за подарък са заплати: празничното парти е напълно приспадаемо. Член 274(e)(4) изключва разходите за развлекателни, социални или подобни дейности предимно в полза на служители, които не са високоплатени. Финалните разпоредби по член 274 го илюстрират с пример, който звучи като разрешение: работодател кани всички служители на празнично парти в бална зала на хотел с бюфет и отворен бар и приспада 100 процента от разходите — включително храна и напитки.
Последната клауза има значение. Обикновените бизнес хранения по принцип са 50 процента приспадаеми, затова собствениците предполагат, че кетърингът за партито получава същото намаление. Не получава. Когато събитието се квалифицира по изключението за развлекателни разходи, ограничението за хранене отпада заедно с всичко останало. И за разлика от ваучерите за подарък, партито е изключваемо от дохода на служителите — никой не дължи данък върху вечерята, която е изял.
Две условия пазят вратата и двете са свързани с това за кого всъщност е партито:
То трябва да е предимно за служители, които не са високоплатени. Поканете цялата компания и тестът е изпълнен, въпреки че ръководителите и собствениците присъстват. Организирайте вечеря само за ръководството, отстъпление за партньори със съпрузи в курорт или парти, което на практика изключва обикновените служители, и изключението се проваля — събитието започва да изглежда като забавление за собствениците, което е неприспадаемо. „Предимно" ви дава място за нормалната смесица на истинско фирмено парти; то не покрива вечеря за ръководството, преименувана на празнично парти.
Клиентите променят сметката. Когато клиенти присъстват заедно със служители, частта, отнасяща се до тях, не е покрита от изключението за служители, така че партито става частично, а не напълно приспадаемо. Това не означава да забраните клиентите — означава да поддържате списък с гости, който показва, че събитието все още е било предимно за служители, и да разпределяте разходите честно.
Пазете документацията, която един скептичен инспектор би поискал: поканата или съобщението, показващо, че всички служители са били поканени, списък с присъстващите и разписки с подробни позиции. Приспадането е щедро, затова документалната следа, доказваща за кого е било, трябва да е скучна и пълна.
Грешки, които превръщат декемврийската щедрост в данъчна сметка за заплати
Повечето данъчни проблеми през празничния сезон идват от кратък списък грешки. Прегледайте го, преди да пазарувате:
- Ваучери за подарък, които никога не влизат в заплатите. Всеки ваучер е заплата. Прекарайте сумите през системата си за заплати, удържете и потвърдете, че се появяват във формулярите W-2. Карти, купени след последното плащане, се нуждаят от начисляване и изравняване.
- Бонуси в брой, представени като подаръци. Наричането им празничен подарък не променя какво представляват. Парите в брой са заплата, независимо от плика, в който пристигат.
- Прилагане на правилото за 25 долара към служители. Лимитът ограничава приспаданията за подаръци за клиенти. Той не изключва нищо от страната на служителите и не ограничава нищо там също.
- Оставяне на подаръците за клиенти да надхвърлят 25 долара на получател. Без проследяване по получател третият подарък за годината тихо става неприспадаем.
- Парти само за ръководството, заявено на 100 процента. Пълното приспадане принадлежи на събития предимно за служители, които не са високоплатени. Вечерята за ръководството е различно събитие с различен отговор.
- Забравяне, че щатите могат да се различават. Повечето щати следват федералното третиране на придобивките, но съответствието не е универсално. Ако удържате в няколко щата, потвърдете, че всеки от тях третира de minimis придобивките така, както прави IRS.
Счетоводна настройка, която поддържа празниците чисти
Данъчните правила по-горе работят само ако счетоводните ви книги могат да разграничат четирите вида декемврийски разходи. Когато всичко попадне в една сметка „празнични разходи", възстановяването на кои долари са били заплати, кои са били подаръци за клиенти с лимит от 25 долара и кои са били напълно приспадаеми разходи за партито, се превръща в януарски археологически проект. Настройте отделни сметки преди началото на сезона:
- Подаръци за клиенти, проследявани по получател спрямо годишния таван от 25 долара
- Подаръци за служители, прекарани през заплати, изравнени със сумите на заплатите във формулярите W-2
- De minimis и благосъстояние на служителите, за необлагаемите пуйки, кошници и пикници
- Парти и отдих за служители, с приложени списък с гости и разписки
Изравнете сметката за заплати с действителните общи суми във формулярите W-2 в края на годината — ако доларите от ваучерите за подарък са в разходната сметка, но не в заплатите, открили сте точно грешката, която инспекторите търсят. И когато дойде януари, бърз преглед на сметките за партито и благосъстоянието спрямо техните разписки ви казва колко ще струва следващият декември, преди да се ангажирате с него. Визуален табло прави този преглед отнемащ минути, а не следобед — докладите Fava са един начин да видите празничните разходи по сметки, без да създавате таблици на ръка.
Поддържайте празничните си книги чисти от първия ден
Докато планирате подаръци, прекарвате карти през заплати и документирате партито, поддържането на ясни финансови записи е това, което превръща куп декемврийски разписки в приспадания, които можете да защитите, и формуляри W-2, на които можете да се доверите. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
