Ако управлявате колеж, университет или всяко училище, което наема собствените си студенти — или сте студент, работещ на кампусна длъжност — може да давате 7.65% от всяка заплата на IRS без причина. Не като данък върху дохода. А като данък за социално осигуряване и Medicare, който според закона не дължите.
Съгласно раздел 3121(b)(10) от Вътрешния данъчен кодекс (IRC), възнагражденията, изплатени на студент, нает от училището, където този студент е записан и редовно посещава занятия, са освободени от данък FICA. Това означава никакви 6.2% за социално осигуряване и никакви 1.45% за Medicare — нито от едната страна на заплатата. Студентът запазва повече от всяка заплата, а училището пропуска съответния дял на работодателя. При $10,000 приходи за академичната година, това са $765 обратно в джоба на студента и още $765, които училището никога не трябва да плаща.
Но освобождаването е по-тясно, отколкото повечето отдели по ведомости предполагат, и границите са мястото, където парите се губят — или където започват санкциите. Ето как всъщност работи правилото, кой издържа теста и пропастта в деня на дипломирането, която изненадва работодателите.
Какво покрива освобождаването — и какво не покрива
Основното правило е кратко: данъците FICA не се прилагат за услуги, извършвани от студент, нает от училище, колеж или университет, където студентът следва курс на обучение.
Три неща, които трябва да забележите веднага:
- Само FICA е. Федералното (и обикновено щатското) удържане на данък върху дохода все още се прилага към студентските възнаграждения. Студентите, които приемат, че „освободен“ означава „без данъци изобщо“, получават неприятна изненада през април.
- Работодателят трябва да е училище. Дали дадена организация отговаря на условията, зависи от основната ѝ функция. Университет, наемащ собствените си записани студенти, отговаря на условията. Частна компания, наемаща студенти за летни стажове, не отговаря — дори ако работата е образователна.
- Статутът на студент се отнася до връзката, а не до длъжността. Поставянето на някого в код за плащане „студентски работник“ не го прави студент. IRS гледа дали образованието или заетостта преобладава във връзката между работника и училището.
Последната точка е тази, която генерира констатации от одити. IRS публикува окончателни правила за това през декември 2004 г. (Treasury Decision 9167) заедно с безопасно пристанище (Revenue Procedure 2005-11), което училищата могат да използват, за да определят допустимостта. Ако управлявате студентски ведомости, безопасното пристанище е вашето оперативно ръководство.
Безопасното пристанище: Четири теста, които всеки студентски работник трябва да премине
Съгласно Revenue Procedure 2005-11, плащане на възнаграждение отговаря на условията за студентско освобождаване от FICA, когато работникът покрива всичките четири условия:
1. Записване най-малко на половин работен ден
Студентът трябва да е записан най-малко на половин работен ден, измерено по начина, по който Министерството на образованието го измерва за съответното ниво на обучение. За студенти в бакалавърска програма това обикновено означава най-малко 6 кредитни часа на семестър. За студенти в магистърска и професионална програма всяко училище определя статута на половин работен ден съгласно федералните образователни правила, а завереният показател за записване от канцеларията е авторитетът, на който ведомостите трябва да разчитат — не думата на студента.
Записването се проверява за всеки период на плащане и повечето училища го преразглеждат непрекъснато през целия срок. Когато записването на студента спадне посред семестъра, освобождаването обикновено спира заедно с него — а някои училища прилагат промяната със задна дата от началото на срока. Ето защо системите на ведомостите и канцеларията трябва да комуникират помежду си, не само при наемане, а през целия срок.
2. Не е служител на пълен работен ден
Студент, чийто нормален работен график е 40 или повече часа седмично, се третира като служител на пълен работен ден и не отговаря на условията за освобождаване — без значение колко кредита носи. Пълното натоварване с курсове плюс часове на пълен работен ден не го спасява; тестът за часовете е независим.
Училищата прилагат това към всички длъжности на студента взети заедно, не поотделно. Две длъжности по 22 часа седмично в кампуса се събират до 44-часов график и освобождаването изчезва и за двете заплати. Студентите, които трупат няколко кампусни работни места, са най-честият начин, по който добре направените отдели провалят този тест, без да знаят.
3. Не е „професионален служител“
Освобождаването е за студенти, не за дипломирани професионалисти, които случайно посещават курсове. Ако длъжността обикновено изисква степен, лиценз или професионална сертификация — преподаватели, лекари, лицензирани консултанти — работникът е професионален служител и освобождаването не се прилага, дори и с активно записване. Служител в кариера, който посещава вечерни курсове за степен, докато работи редовната си работа на пълен работен ден, е класическият пример за провал: заетостта преобладава, образованието е случайно.
4. Без придобивки за кариерна заетост
Работниците, които получават придобивките на кариерна заетост — допустимост за пенсионния план, платен отпуск и болнични извън това, което носят студентските назначения, животозастраховане, образователни придобивки, запазени за персонала — изглеждат повече като служители, отколкото като студенти. Училищата, които разширяват пакетите от придобивки за персонала към дългосрочни „студентски“ работници, по същество документират собствената си недопустимост.
Лято и училищни ваканции: Правилото за петте седмици
Тук се случват повечето грешки в съответствието, защото отговорът се променя с календара.
Ваканции от пет седмици или по-малко: освобождаването продължава, при условие че студентът е отговарял на условията в края на предходната сесия и има право да се запише в следващата. Пролетната ваканция, Денят на благодарността и зимната ваканция обикновено са безопасни.
Ваканции от повече от пет седмици: освобождаването не оцелява автоматично. Лятната заетост на незаписан студент подлежи на FICA като всякакви други възнаграждения. За да запазите освобождаването през дълга лятна ваканция, студентът обикновено трябва действително да е записан — много училища задават летен праг като 3 кредита за студенти в бакалавърска програма — през съответния период на плащане.
Практическото следствие: всеки май отделите по ведомости се сблъскват с вълна от студентски работници, чието пролетно записване току-що е приключило и които работят на пълен работен ден през лятото, докато носят нула кредита. Освен ако тези работници не се запишат за летния семестър, удържането на FICA трябва да започне с първата лятна заплата. Училищата, които закъсняват с превключването, остават с тримесечия с недостатъчно удържани данъци за почистване с коригирани декларации — или с надвзети възнаграждения и опашка от студенти, питащи къде са отишли парите им.
Пропастта при дипломирането
Дипломирането прекратява освобождаването, точка. След като студентът вече не е записан и редовно посещава занятия, последващите възнаграждения са обикновени FICA възнаграждения — включително лятна работа след дипломиране преди началото на магистърска програма и заплатите на новонает дипломиран, който остава в същия отдел като редовен служител.
Два капана при прехода заслужават внимание:
- Последният семестър. Студент в последна година, който изкарва последния срок под половин работен ден записване — три кредита и „победна обиколка“ — не е освободен през този срок. Леките последни семестри са чести и всеки един тихо превръща освободени възнаграждения в облагаеми.
- Празнини между магистърски и докторски програми. Пролетен дипломиран, който започва докторска програма през есента и работи в лабораторията цяло лято, не е покрит през празнината, защото не е записан никъде през тези периоди на плащане. Записването трябва да е актуално, не бъдещо.
Системите за ведомости трябва да третират списъците с дипломирани като събития за промяна на удържането със същата спешност като първия ден на новонает служител.
Кой никога не отговаря на условията
Някои категории са категорично изключени, независимо от записването или часовете:
- Медицински ординатори и стажанти. Окончателните правила на Министерството на финансите третират ординаторите като служители на пълен работен ден въз основа на техните графици, така че програмите за ординатура не могат да използват студентското изключение за стипендиите на ординаторите.
- Постдокторанти и стипендианти. Постдокторантите са служители, занимаващи се с изследвания, не студенти, следващи курс на обучение, дори когато са свързани с университет.
- Гимназисти в повечето схеми за заетост в училищни области, които принадлежат към редовни класификации за асистенти, а не към студентски кодове за плащане.
- Нестудентски кариерни служители, които посещават курсове настрани, както беше обсъдено по-горе.
Една свързана бележка за международни студенти: нерезиденти чужденци със статус F, J, M или Q имат собствено отделно освобождаване от FICA съгласно различен раздел от кодекса, със собствени времеви ограничения. Чужд студент, който стане резидент чужденец за данъчни цели, губи това отделно освобождаване и трябва да отговаря на условията за студентското изключение като всички останали — записване на половин работен ден, училищен работодател и всичко останало.
Механика на ведомостите: Да го направите правилно и да го поправите грешно
За работодателите студентското освобождаване от FICA успява или пропада в администрирането на ведомостите:
- Проверявайте записването всеки период на плащане, за предпочитане чрез автоматизиран поток от канцеларията, а не чрез самоудостоверяване при наемане.
- Обобщавайте часовете по всички назначения, преди да приложите теста за 40 часа.
- Отбележете в календара ваканциите. Маркирайте всеки работник, чието освобождаване зависи от пренасяне при кратка почивка, и проверявайте отново записването, когато започне новият срок.
- Документирайте всичко. Ако IRS проверява освобождаването, училището се нуждае от записи за записване, записи за часове и основанието за класификацията на всеки работник. Правилата позволяват на проверяващите да игнорират освобождаването, когато училище е представило погрешно трудовите отношения, за да избегне FICA.
Когато възникнат грешки — а при хиляди назначения, които се сменят всеки срок, те ще възникнат — поправката зависи от посоката:
- FICA е удържан, но не е трябвало да бъде. Работодателят иска възстановяване или кредит с коригирана данъчна декларация за заетост (формуляр 941-X) за своя дял и дела на служителя и възстановява сумата на студента. Ако работодателят не го предприеме, служителят може да подаде иск директно до IRS (формуляр 843), след като първо попита работодателя.
- FICA не е удържан, но е трябвало да бъде. Работодателят дължи и двата дяла плюс евентуални санкции и лихви. Доброволната корекция преди проверка винаги е по-евтина от обясняването по време на такава.
Както и да е, сумите се трупат бързо върху цялата студентска работна сила, поради което това освобождаване принадлежи към всеки план за вътрешен одит на университета.
Поддържайте записите си за ведомости готови за одит от първия ден
Студентското освобождаване от FICA възнаграждава училищата с чисти, свързани записи: записване по срок от канцеларията, часове, обобщени по всяко назначение, календари за ваканции, списъци с дипломирани и решение за класификация, приложено към всеки работник. Училищата, които сверяват тези източници всеки период на плащане, улавят законни данъчни спестявания за своите студенти и за себе си; училищата, които задават код за плащане веднъж при наемане и никога повече не поглеждат, произвеждат коригирани декларации.
Същата дисциплина — всеки работник класифициран, всяко възнаграждение сверено, всяко изключение документирано — е това, което отличава безболезнените ведомости от скъпите ведомости и във всеки друг ъгъл на данъка върху заетостта. Проследяването на статута на освобождаване, промените в записването и коригираните възнаграждения в прозрачен, версиониран регистър означава, че всяка коригирана декларация има документална следа, която одитор може да проследи за минути вместо седмици.
Опростете финансовото си управление
Независимо дали управлявате студентски ведомости, сверявате грантове или затваряте книгите всеки месец, поддържането на ясни финансови записи е от съществено значение. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.