Ако имате служители във Vermont или Ню Йорк и в момента не предлагате пенсионен план, щатът вече очаква да предприемете действия по въпроса — и крайният срок вече е изтекъл за много работодатели.
През първата половина на 2026 г. две щатски програми за auto-IRA достигнаха ключовите си дати за прилагане в рамките на няколко седмици една от друга. Vermont Saves премина към покриване на работодатели с едва пет служители до 1 юли 2026 г., докато New York Secure Choice Savings Program се разгърна в три вълни, приключващи на 15 юли 2026 г. Ако сте пропуснали известието в пощенската си кутия за заплати, не сте сами: проучванията последователно установяват, че повече от половината собственици на малък бизнес не осъзнават, че техният щат изобщо има такъв мандат — докато не пристигне известие за санкция.
Това ръководство разяснява какво всъщност изискват Vermont Saves и New York Secure Choice, какво означава наистина „без разходи за работодателя“ за вашия работен процес по заплати и как да останете в съответствие, без да превърнете книгите си в бъркотия.
Какво представляват щатските auto-IRA програми и защо съществуват сега
Около 56 милиона служители в частния сектор в САЩ нямат начин да спестяват за пенсия на работното си място. За да запълнят тази празнина, щатите създадоха auto-IRA програми — щатски Roth IRA договорености, при които работодателят е длъжен само да улеснява удръжките от заплата. Вие не спонсорирате план, не правите съвпадащи вноски и не действате като фидуциар.
Как работи на практика:
- Регистрирате се на щатския портал или удостоверявате, че вече предлагате квалифициран план (401(k), 403(b), SEP IRA, SIMPLE IRA).
- Отговарящите на условията служители се записват автоматично при процент на вноска по подразбиране. Те могат да се откажат, да променят процента или да се присъединят отново по всяко време.
- Вие удържате избрания процент от тяхната заплата и го превеждате на администратора на щатската програма. Това е вашата основна текуща отговорност.
До края на 2026 г. 19 щата плюс Ню Йорк Сити, Сиатъл и Филаделфия ще имат подобни правила в сила. Vermont и Ню Йорк са просто двата щата, които удариха най-силно малките работодатели във вълната от юли 2026 г.
Vermont Saves: Кой е обхванат и кога
Vermont Saves — известен като VTSaves — беше приет като закон със Senate Bill 135 и се администрира от Office of the Vermont State Treasurer. Vestwell управлява ежедневните сметки. Програмата стартира пилотно през октомври 2024 г. и се отвори за всички отговарящи на условията работодатели на 1 декември 2024 г.
Праг за работодателите
Всеки работодател във Vermont, който е имал пет или повече служители по всяко време през календарната година и не предлага квалифициран пенсионен план, трябва да се регистрира. През 2026 г. програмата се разширява допълнително: изменения, приети в началото на 2026 г., разширяват мандата до работодатели с едва двама служители по-късно през годината, така че дори микробизнесът трябва да следи броя на служителите си.
Ако вече предлагате 401(k), SEP, SIMPLE или друг квалифициран план на вашите служители във Vermont, вие сте освободени — но все пак трябва да удостоверите това освобождаване на портала VTSaves.
Фазирани крайни срокове
Щатът фазира крайните срокове според размера на работодателя:
- 25 или повече служители: 1 януари 2026 г.
- 5 до 14 служители: 1 юли 2026 г.
- По-малки работодатели: подвижни дати до края на 2026 г., когато разширението за двама служители влезе в сила.
Повече от 1000 работодатели във Vermont са се регистрирали до началото на 2025 г., според офиса на щатския касиер, но много фирми с 5 до 14 служители достигнаха първия си краен срок този юли.
Как работят вноските
- Тип сметка: Roth IRA по подразбиране. Служителите могат да изберат традиционна IRA вместо това, но те отговарят за потвърждаването на собствената си допустимост за IRA и лимитите на вноските пред IRS.
- Процент по подразбиране: 5% от брутната заплата, удържан след изчисляването на данъците върху заплатите.
- Автоматично увеличение: Процентът се увеличава с 1 процентен пункт всяка януари, до 8%, освен ако служителят не се откаже от увеличението или не избере различен процент.
- Инвестиции: Ако служителят не направи избор, парите отиват във фонд с целева дата, базиран на възрастта. Налице е меню с други опции.
- Достъп: Тъй като това е Roth IRA, служителите могат да теглят главницата си по всяко време без данък или санкция съгласно правилата за Roth. Доходите подлежат на обичайните правила за теглене от Roth.
Работодателите не правят вноски. Няма съвпадаща вноска от работодателя и няма такса за работодателя за участие.
Санкции във Vermont
Vermont определи скромна първоначална санкция, за да накара работодателите да се регистрират, след което планира увеличение. До 30 септември 2026 г. максималната санкция е 20 долара на отговарящ на условията служител. На или след 1 октомври 2026 г. тя нараства до 75 долара на отговарящ на условията служител. Санкциите се натрупват за неизпълнение на регистрацията или улесняването на удръжките, а не за това дали вашите служители избират да спестяват.
New York Secure Choice: Три вълни, приключващи през юли 2026 г.
New York Secure Choice, създаден от Article 43 от General Business Law и преминал от доброволен към задължителен през 2021 г., е версията на щата за служители в частния сектор без план на работното място. След няколко години закъснения, програмата стана напълно оперативна в началото на 2026 г.
Кой трябва да участва
Вие сте обхванати, ако сте работодател в частния сектор — включително организации с нестопанска цел — който:
- Е имал 10 или повече служители в Ню Йорк през цялото време през предходната календарна година,
- Извършва дейност от поне две години, и
- Не предлага квалифициран пенсионен план.
По-малко от 10 служители или по-малко от две години дейност? Вие сте освободени засега, но все пак трябва да отидете на портала Secure Choice и да удостоверите освобождаването си, като използвате вашия код за достъп и EIN. Игнорирането на известието не го кара да изчезне — щатът следи отделно неотговорилите от незаписалите се.
Крайни срокове според размера
Разгръщането в Ню Йорк беше изрично разпределено на етапи:
- 30 или повече служители: Регистрирайте се или удостоверете до 18 март 2026 г.
- 15 до 29 служители: 15 май 2026 г.
- 10 до 14 служители: 15 юли 2026 г.
Тази юлска дата е тази, която току-що обхвана най-малките покрити работодатели. Ако сте в този диапазон и не сте се регистрирали, вече сте просрочени.
Как работят вноските
- Тип сметка: Roth IRA с автоматично записване. Служителите могат да се откажат или да коригират по всяко време.
- Процент по подразбиране: 3% от брутните заплати. Служителите могат да го повишат, понижат или занулят, при спазване на федералните лимити за IRA (7000 долара за 2026 г., 8000 долара за хора на 50+ години).
- Време за записване: Новоназначените трябва да бъдат записани в рамките на 30 дни от наемането, ако отговарят на условията и не са се отказали.
- Роля на работодателя: Улесняване на удръжките от заплата, превеждането им към програмата, разпространение на щатската информация за програмата до служителите и водене на записи. Вие не избирате инвестиции и не давате съвети.
Санкции в Ню Йорк
Структурата на санкциите беше подвижна цел, което отчасти обяснява защо някои собственици предположиха, че прилагането не е реално. Текущите насоки от администраторите на програмата и консултантите по съответствие са ясни: след предупреждения, санкциите са 250 долара на отговарящ на условията служител годишно за несъответствие, нарастващи до над 1000 долара на служител за последващи години на продължаващо неизпълнение в някои предложени графици. Дори да не сте съгласни с крайните цифри, механизмът за прилагане е активен — порталът сверява удостоверените като освободени и регистрираните работодатели с щатските данъчни записи за заплати.
За контекст, подобната програма в Калифорния използва прогресивни глоби, започващи от 250 долара на служител, нарастващи до 500 долара след 90 дни продължаващо несъответствие, а Илинойс отразява този подход. Очаквайте окончателната рамка на Ню Йорк да попадне в същия диапазон.
Какво всъщност означава „без разходи за работодателя“
„Безплатно“ е вярно за таксите по плана, но не и за вашето време. Ето какво да заложите в бюджета:
Еднократна настройка:
- Регистрирайте се на VTSaves.vermont.gov или NYSecureChoice.com, или удостоверете освобождаването си, ако вече предлагате план.
- Предоставете основна информация за заплатите: EIN, списък на служителите, честота на плащане. И двете програми предлагат директни интеграции с Gusto, QuickBooks Payroll, ADP и други доставчици — използването на интеграцията избягва грешки при ръчно качване.
- Разпространете щатския информационен пакет за служителите. Можете да го раздадете или изпратите по имейл; не го пренаписвайте.
Текуща работа по заплатите:
- Добавете код за удръжка за Roth след облагане към вашата система за заплати. Това не е удръжка за 401(k) преди облагане — тя не трябва да намалява федералните или щатските облагаеми заплати.
- Удържайте процента по подразбиране или избрания процент всеки период на плащане и го превеждайте по графика на щата, обикновено заедно с редовния ви цикъл на заплати. Закъснелите преводи се третират като закъснели депозити на пари на служителите, така че навременността има значение, въпреки че не е ERISA.
- Обработвайте откази, промени в процентите и записвания на новоназначени в рамките на необходимия прозорец. Служителите могат да променят процента си по всяко време чрез щатския портал; вие прилагате това, което порталът ви казва да удържите.
Какво не трябва да правите:
- Не предлагайте инвестиционни съвети и не насочвайте служителите да останат или да се откажат. Дайте им официалните материали и ги оставете да решат.
- Не третирайте удържаните суми като ваши пари. Те са заплати на служители, насочени към IRA. Дръжте ги само толкова дълго, колкото изисква вашият доставчик на заплати, преди превеждането.
Осчетоводяването: Как да поддържате книгите си чисти
Тук много малки работодатели се спъват, защото софтуерът за заплати прави удръжката да изглежда като всяко друго удържане, но вашият главен счетоводен регистър трябва да разказва историята правилно.
1. Това е пасив, а не разход
Когато удържите 5% за Vermont Saves или 3% за New York Secure Choice, вие не поемате нов разход. Вие вече сте поели разхода за заплати, когато сте обработили заплатите.
- При обработка на заплати: Дебитирайте Wages Expense за пълния брутен размер, кредитирайте Cash за нетната сума на чека, кредитирайте Payroll Liabilities: State Auto-IRA Payable за удържаната сума (заедно с другите ви удръжки).
- При превод: Дебитирайте Payroll Liabilities: State Auto-IRA Payable, кредитирайте Cash, когато превеждате на Vestwell или администратора на програмата в Ню Йорк.
Ако осчетоводите превода като разход, ще дублирате заплатите и ще подцените печалбата.
2. Дръжте го извън сметките си за пенсионни разходи
Не публикувайте тези удръжки в „Retirement Plan Expense“ или „Employer 401(k) Match“. Тези сметки трябва да отразяват само пари, които вие реално внасяте като работодател. Удръжките за auto-IRA по дефиниция се финансират от служителите. Отделна пасивна сметка — например Liabilities:Payroll:VTSaves и Liabilities:Payroll:NYSecureChoice — поддържа съгласуването лесно и поддържа отчета за приходите и разходите честен.
3. Съгласувайте като всяко друго удържане
Вашият доставчик на заплати трябва да показва удръжката на всяко фишче за заплата и в журнала за заплати. Всеки месец съгласувайте пасивната сметка: начално салдо плюс общо удържано минус общо преведено трябва да е равно на крайното салдо, което трябва да е нула или малка разлика във времето, ако дата на плащане пресича края на месеца. Ако салдото расте, вие удържате, но не превеждате.
В plain-text счетоводството този модел е удовлетворяващ за улавяне — една пасивна сметка, която ви казва незабавно дали удръжките от всеки период на плащане действително са напуснали бизнеса.
4. Следете специалните случаи за допустимост за IRA
Тъй като това са IRA, а не работодателски планове, лимитите на доходите и таваните на вноските все още се прилагат. Служител, който печели над прага за постепенно отпадане на Roth IRA или който вече е изчерпал лимитите за вноски в IRA другаде, може да направи прекомерна вноска чрез auto-IRA, без да осъзнава. Не се изисква от вас да контролирате допустимостта, но посочването на езика за разкриване на информация на щата относно лимитите на IRA по време на въвеждането е любезност, която предотвратява главоболие с корекции през пролетта.
5. Отделно проследяване, ако оперирате и в двата щата
Ако имате служители във Vermont и Ню Йорк, поддържайте две пасивни сметки. Процентите на вноските се различават, порталите се различават, а потвържденията за преводи идват от различни администратори. Смесването им гарантира пъзел за съгласуване в края на годината.
Трябва ли просто да започнете 401(k) вместо това?
Мандатът за auto-IRA има умишлен изход: предложете квалифициран план и сте освободени. За много малки работодатели решението се свежда до разходи, набиране на персонал и дали искате да внасяте сами.
Останете с щатската auto-IRA, ако:
- Имате тънки маржове, висока текучество или работна сила, която може още да не цени 401(k), и искате нулеви разходи за работодателя и минимална фидуциарна експозиция.
- Искате най-лекото административно бреме, докато все още стабилизирате бизнеса.
Обмислете частен план, ако:
- Искате да привлечете или задържите служители със съвпадаща вноска, или искате да максимизирате данъчно облекчените спестявания за себе си като собственик. Solo 401(k), SEP или SIMPLE IRA може да ви позволят да внасяте много повече от лимита от 7000/8000 долара за IRA.
- Искате да контролирате инвестиционната гама, придобиването на права или правилата за допустимост.
- Предпочитате един план, покриващ служители в множество щати, вместо да удостоверявате освобождавания щат по щат.
SIMPLE IRA е най-често срещаната стъпка за работодатели с размер на „Мейн Стрийт“, които надрастват auto-IRA: ниски начални разходи, скромна документация и можете да го настроите чрез повечето доставчици на заплати. Ако поемете по този път преди крайния срок на вашия щат, регистрирайте освобождаването си веднага щом планът е активен — освобождаването не е със задна дата от деня, в който сте започнали да търсите.
Имайте предвид, че свързаните федерални стимули също са се променили: SECURE 2.0 предлага данъчни кредити на малки работодатели, които започнат нов квалифициран план, което може да компенсира голяма част от разходите за първата година. Направете изчисленията със счетоводителя си, преди да приемете, че „безплатната IRA“ побеждава „субсидирания 401(k)“.
Контролен списък за съответствие, който можете да изпълните тази седмица
Без значение дали сте магазин във Vermont с шест служители или студио в Бруклин с дванадесет, важат същите пет стъпки:
- Потвърдете дали сте обхванати. Имате ли достатъчно служители в щата, извършвате ли дейност от достатъчно дълго време и предлагате ли квалифициран план? Ако не сте сигурни за броя на служителите, пребройте всеки, който е получил заплати в щата през календарната година — служителите на непълно работно време и сезонните работници се броят и в двата щата.
- Регистрирайте се или удостоверете до крайния си срок. Вече сте просрочени? Регистрирайте се сега. Късното съответствие все още е съответствие и спира часовника за санкции по-бързо, отколкото чакането за известие.
- Конфигурирайте правилно удръжката от заплата. Използвайте код за Roth след облагане от 5% за Vermont или 3% за Ню Йорк като начален процент по подразбиране, активирайте автоматичното увеличение за Vermont, ако вашият доставчик го поддържа, и тествайте едно плащане преди следващото пълно изпълнение.
- Доставете известието на служителите и зачетете изборите им. Служителите имат 30 дни след получаване на информацията за програмата, за да се откажат, преди да започнат удръжките. Прилагайте отказите и промените в процентите точно както ги отразява щатският портал — не ги отменяйте в заплатите.
- Изградете навика за превод и съгласуване. Превеждайте удръжките по график, пазете потвържденията и съгласувайте пасивната сметка месечно. Отнасяйте се към непреведените удръжки със същата спешност, както към непреведените данъчни удръжки.
Не чакайте известието за санкция, за да отворите пощата си
И Vermont, и Ню Йорк имаха бавни, а след това внезапни разгръщания. Пилотните години и отложените крайни срокове научиха работодателите да мислят „ще се заемем по-късно“, а след това юли 2026 г. направи „по-късно“ просрочено за най-малките фирми — точно групата с най-малко свободен капацитет да поеме санкция на служител.
Добрата новина е, че решението е тясно: регистрирайте се или удостоверете, свържете един код за удръжка в заплатите и превеждайте чисто. Поставете го в същия месечен контролен списък за приключване като банковото съгласуване и данъка върху продажбите — не като отделен проект, за който ще се заемете „следващото тримесечие“.
Малките мандати имат начин да станат скъпи точно защото се усещат достатъчно малки, за да бъдат игнорирани.
Опростете финансовото си управление
Поддържането на контрол върху удръжките от заплати, преводите и месечните съгласувания е по-лесно, когато всяка транзакция живее в прозрачен, версиониран регистър. Beancount.io ви дава plain-text счетоводство, което ви поставя в контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик и готово за автоматизация. Започнете безплатно и внесете яснота в книгите си.