Нанети сте някой миналия месец. Проверили сте шофьорската му книжка и социалноосигурителната карта, попълнили сте секция 2 в рамките на три работни дни и сте подали формуляр I-9 по същия начин, както винаги. Изглеждало ви обичайно — докато не научите, че формулятът във вашата електронна система за наемане изтича на 31 юли 2026 г., а след тази дата всяка нов I-9, създаден със старата дата на изтикне, може да се счита за съществено нарушение. Не опечатка, която да поправите по-късно. Глоба за оводиен формуляр.
Това е реалността за всеки работодател в САЩ в момента. Службата за гражданство и имиграция на САЩ (USCIS) актуализира формуляр I-9, за да предлини дата на изтикне до 31 май 2027 г., и постави строг краен срок на работодателите, използващи електронни системи: да актуализират новия срок не по-късно от 31 юли 2026 г. Потребителите на хартиените формуляри имат малко пове галбира, но основното послание е същото — проверете дали използвате правилното издание, правилната дата на изтикне и правилната процедура, или платите за грешката при следващ оит.
Това ръководство превежда ви през промените, това, кой трябва да действа, и как да направите процеса I-9 готов за одит, без да превърне невзетене в главозачин.
Защо I-9 отново се промени
Формуляр I-9, Проверка на правото на заетост, е единственият формуляр, който вчкики работодател, без относно размера или отрасъла, трябва да попълни за всеки служител, наван по-късно от 6 ноември 1986 г. Не го предгодавни във USCIS. Трябва да го съхранявате, да го предоставя при искане от Имиграционна митническа служби (ICE) или Министерството на нята сигурност (DHS), и да го пазите с години след напускането на служителя.
Текущета циркация е около дати на изтикне и издание, а не пълна редакция на формуляра.
Две валидни издания, един прозорец за преход
USCIS удължи дата на изтикне на формуляра I-9 с издание от 01.08.23 г. от 31 юли 2026 г. до 31 май 2027 г., и отделно издаде ревизиран формуляр I-9 с издание от 01.01.25 г., който също изтича на 31 май 2027 г. Точно сега и трите са технически валидни до тяхно съответните крайни дати:
- Издание 01.08.23 г. с крайна дата 07/31/2026 — валиден само до 31 юли 2026 г. Ако вашето HR софтуер генерири тази версия, трябва да актуализирате до версия с дата 05/31/2027 до тази дата.
- Издание 01.08.23 г. с крайна дата 05/31/2027 — валиден до 31 май 2027 г. Това е същото издание, но с актуализирана дата на изтикне.
- Издание 01.01.25 г. с крайна дата 05/31/2027 — най-новото изтезване от USCIS, валиден до 31 май 2027 г.
От 1 август 2026 г. вчки трябва да бъдат на формуляр с дата на изтикне 05/31/2027. Изтезванията от официалнията страница на I-9 сега са носи само тази дата, така че всяка система, която държа актуалната версия, е вече в съответствие. Рискът е в системите, които са кеш определи стария PDF или твърдо кодирали старата дата на изтикне в шаблона си.
Какво реално се промени в изданието от 01.01.25 г.
Актуализациите са малки, но значими:
- Привеждане с законодателство. USCIS преработи текста в съответствие с настоящото имигационно законодателство, включително актуализирани позовавания на заглавията на документите и правилата за разписи.
- Актуализация на защитата на личните данни на DHS. Защитата на данните е актуализирана според текущата практика на DHS.
- Координация с E-Verify. Уточнения за работодателите, използващи алтернативната процедура за дистанционно забороване на документи, одобрена от DHS, и актуализирани насоки за автоматични продължения на правото на работа.
- Опростени насоки. По-рано прередизатът съкратил насоките от 15 на 8 страници, добавил квадратче за дистанционно проучване по одобрена алтернативна процедура и извезел в приложение Б повторното верифициране и наемането наново.
Нито едно от това не променя основтото задължение — Секция 1 попълване до края на първия работен ден, Секция 2 до три работни дни — но променя какво трябва да показва системата ви и какво ще очаква одиторът да види.
Кой трябва да действа до 31 юли 2026 г.
Краенът срок не засегнавее всички по един и съ начин.
Ако използвате хартиени формуляри
Можете да използвате всяко валидно издание до отпечатата му дата на изтикне. Ако имате надних 01.08.23 с изтикне 07/31/2026, използвайте ги преди 31 юли. След това преминете към издание от 01/20/25 или актуализирано издание 08/01/23 с дата 05/31/2027. Да зажете или отпечатите свежа партида в юли е евтина застрахователна мярка.
Ако използвате електронен софтуер за I-9, HRIS или ATS с вградено I-9
Тук е задължителната актуализация. USCIS е ясна: работодателите, използващи електронна версия на формуляр I-9, трябва да актуализира своя система до версията с изтикне 05/31/2027 не по-късно от 31 юли 2026.
Това изисква:
- Уверете се, че вашият доставчик е избляскал актуализацията. Не очаквайте рече. Някои платформизизкват да приемете пач или да включите настройка.
- Проверете, че както екранският, така и принтиранът или PDF-генериранът файл показва правилната дата на изтикне в началото и правилната дата на издаване в края.
- Проверете дали електронният подпис, одитната следа и контролът за съхрание отговарят на стандарта по 8 C.F.R. § 274a.2(e)-(h). Актуализацията на доставчика, които исправи датата, но чупи заснемането на електронния подпис, създава друго съществено нарушение.
Ако използвате E-Verify или алтернативната дистанционна процедура
Трябва да сте включени в E-Verify, за да ползвате алтернативна процедура, която позволява видео проучване на документи на живо вместо физическия забор. През 2026 г. ICE третира дистанционно проучване от работодател, който не е активен участник в E-Verify — или не регистриран в специалната за целта не-E-Verify програма на DHS, където е приложимо — като съществено нарушение. Трябва също да отбележите точката за алтернативна процедура в приложение Б, когато я използвате. Невключенето на тази клетка при дистанционното проучване вече само по себе си е глобимо.
Контролен списък за малките работодатели
Не трябва да наемате адвокатска кантора, за да направите това правилно. Изисква се идин час, списък и календарно напомняне.
1. Инвентаризирайте какво имате
- Издърпайте списък с всички активни и бивши служители, за които срокът на съхранение на I-9 не е минал.
- За всяко лице проверете дали имате пълен I-9. Търсете липсващи подписи, дати и празни полета. Неподписан раздел 1 или липсващ подпис на работодателя в раздел 2 е съществено нарушение под новите насоки на ICE.
- Отбележете кое издание и дата на изтикне стойно всеки формуляр. Ако работите изцяло на хартия и всичкото е 05/31/2027, вие сте пред своите срокове.
- Ако сте електронни, влезте като новонает и започнете тестен I-9. Снадайте скрийншот на началото и краища. Това е, коет одитор би видел за всички наети в периодът след актуализацията на системата.
2. Актуализирайте електронните сиси
- Свържете се с доставчика писмeно и попитайте: “Актуализиран ли е нашият шаблон за I-9 до 05/31/2027, и ще носи ли всеки нов формуляр, създаден след 1 август 2026 г., тази дата?” Запазете отгостра.
- Ако сте изградили свои формуляр или използвате PDF за попътване, заменете файла от официалния източник USCIS. Не редакторите стария PDF, за да промените датата.
- Проверте интеграцията с E-Verify. Създайте тестов случай, ако вашата система позволява, и потвърдете, че списъците с допустими документи, насоката за разписи и езика за автоматично продължение са съобразени с текущите инструкции.
3. Подобрете разпространението и обучението
- Преобучете вскички, който се докосват до I-9: мениджъри, попълващи Секция 2, офисът, който го поставя в делло, и лицето, отговаря за повторни проверки в Приложение Б. Въпотителникът М-274 остава стандартния нагледен референтен материал и е безплатен от USCIS.
- Яснo определете кой може да бъдто упълномощен преставител, ако нахет човек не може да се яви лично и не ползвате алтернативната процедура. Това лице трябва физически да види документите и да подпиши Секция 2. Другайте добрич като приятел може да изполи тази роля, но трябва да сабил, че подписва под клетва.
- Поставете текущите списъци с допустими документи мястото, къде е се пълни Секция 2, и махнете старата разпечатка. Служителят избират кои документи да преставят. Вие не можете да зададете конкретни.
4. Създайте календар за сроци за съхраняване
- Правило за сроци: пазите всеки I-9 за период от три години от датата на наема или година от датата на напускане, завис времени, която е по-късна. Това правило не е променено.
- Пример: наемнете на някой на 1 юни 2024 г., и той напусне на 1 юни 2025. Съхранявате I-9 до 1 юни 2027 (три години от наем), не до 1 юни 2026 (една година от даране).
- Служител с кратка кариер – 10 януари 2023 г., отпусен на 10 март 2023 г. – се срахният до 10 януари 2026 г.
- Никога не изчиствайте на базата на стар “седем години за всичко”. Товато или унищожава документи, които сте задължени да пазте, или държите целтар, който трябва даладе – и двата ас създават проблеми при оит.
- Съхранявайте I-9 отделно от личните дела на персонала, за дата можете да ги предостави в рамки на трите работни дни, ако ICE издаде уведомление за провверка. Точна и индексирана папка – хартиена или електронна – е разликата между спокойствие и паника в отдела за файлове.
5. Проверта повторни проверки и повторни наёмни обработте правилно
- Използвайте Приложние Б. При повторна проверка въведете ивият документ: заглавие, номер и дата на изтикне преди дата на изтикне на предишния авторизация, и отпечатайте, подпишете и дата.
- Ако повторният наем е в срок от три години от дата на първи I-9, можете да попълните Приложение Б вместо нов формуляр. След три години е задължителен нов I-9.
- Акото разрешение за работа е автоматично продължено – често при определени документи за разрешение за работа (EAD) – отговайте насоките за разпис и продължение в актуалните инструкции и на страница на USCIS за автоматични продължения. Правилното записване на продължениетo превентри грешки при повторна проверка.
Цената на грешеното в 2026
ICE пресмотре своята приложение на технически vs съществени нарушения и ефектът е траен.
Преди, ако притежавате копия от документи и направил стандартни бумажни грешки, ICE често одобряваше корекции без глоба или виждаше просто техническите грешки. Това благоразумство се стеснило силно.
Сега същественни – т.е. подлежащи на глоба без период за изява – включват:
- Неприключване или неподписване на Секция 1, Секция 2 или Приложение Б, включително липсващи подписи на работника, работодателя и дати.
- Неправилно записване на документ: заглавие, номер и дата на изтикне при първична проверка или повторна.
- Непопичане на полето за алтернативна процедура, когато използвате одобрено от DHS отдалечено оглеждане, или използване отдалечено оглеждане без активна регистрация в E-Verify.
- Неизпълнение на стандарти за електронна попълнение, съхранение, документация, сигурност, копиране или електронна подписа за съгласие на 8 C.F.R. § 274a.2. Ако вашият софтуер си резна ъгли по отношение на контролна пътека на копия, формулярът е съществено дефектен, даже и да изглежда че данните са верни.
- Неизпълнение на правила за съхранение на документите при използваната алтернативна отдалеченна процедура. Тя изисква да съхранявате копия от документи, които сте проверяли отдалеч.
Глобите се налагат на формуляр и трупат. Публикувани анализ показват как бързо се скалдва това: работодател с 200 броя I-9 с грешки, по-рraine считани технически, сега може да попадне на глоба между около 57 000 щ.д. до над 570 000 щ.д. за документialone – преди всякакви глоби за съвестне наети и работени служители. Известни нарушения – работник в незаконо състояние – носят отделни и значително по-големи санкции.
Целта не е да се плашите. А да се разбера, че доклади за “да ви пачат грешките – от нас не далеко” е свършел. Вътрешният оит сега е драстически по-нежний от правителствена одатор.
Съхранение, достъп и одит-готовност: Какдисциплината в книговодството се изплаща
Ако съблюдаването на I-9 звучи на всяко човек, който е преживял данъчен или ведомствен одит, то е, че мускулът е този: пълни записи, постоянно процеси, бърза достъп.
Съхранявайте I-9 както си пази и книгите
Малките фирми, които смятат I-9 като иден за сигурност – празното течаство на хартии, оригинали, смешени със ревизии, без индекс – са тези, които вадат никога в паника при внезапна проверка с тридиенен срок.
Заимайте от дисциплината, която вече имате за финансовите си записи:
- Единствено авторитетно място. Дали е деловедост с единичен индексен лист, или защитен файл в електронна система – всеки I-9 живее на едно място, търсен по дата на приемане и дата накрай.
- Контрол на версии. Точно както не биате а внеся две едновременни главни книги, не задайте два отделни “източни” на истина за I-9. Ако преминете от папер в електронен, отбележете, кои формуляра са стари хартил и где съхни.
- Контрол на достъпа и пледки от оита. Електронната система трябва да записва кой, кога и какъв файлов прави. Това не е бюрократично благо. Това е стандарта за электронни I-9, и ICE изрично цитира неспазването на този стандарт като същественно.
- Планирано махнане. Всеки кварт, направете отчет за съхранение. Идентифицирайте формуляра минали дататата – по-късната от 3 г. от наемне и 1 г. от отпускане – потвърдете, че няма започващо съд, изискващо по-дълго съхранение, и просто в сигурно уничтожение по правилата. Това държи информацията кратък и показва з-добро управление.
Сверявайте I-9 с ведомостта за заплати
Вашият Payroll и файлът I-9 трябва да разказват една история. Всеки активен работ на планежни трябва да има I-9. Всеки I-9 е свързан с наемне в платежниста. Квартално сверене – численост на платенити vs. брой I-9 – спир на капи кантрактор, който ефтивнично отне се става до някой, който сезонния трябва– чийто I-9 не е свързан в трудовата крава. Това ви отнима20 минути и предотвратпава и класическата проверка: “служител наразчесление, няма I-9.”
Документирайте процесът
Одитори гледат не само на формуляри, но и на добросовестните усилия. Една страница със стандартен работен метод, в която пише кой попълва коя секция, когато това, как се дачуват приети наразът, как се отлежават повторни проверки и колко дълго се съхранят документи – е доказателство, че грешки били единични, а не система. Подръжте тази процедура заедно с I-9 и я актуализирайте с актуализацията на системата си от 31 юли.
Чести грешки, които са вече съществени
Това са грешки, които ICE специално изтъкна и честотана са при малките фирми:
- Секция 1 не завшена до края на ден 1. Служителят трябва да я попълни и подпиши не по-късно от първия ден за платена работа. Допускано е на новат да започне, а “документите да ги направим като спойдат – по-късно” вече се е точно заявление за късен срок.
- Работодателът попълва Секция 2 преди да е вийдел документи. Трябва физически да видите – или ако ви позволено, отдаленли – на живо видео – самите документи. Изпратената от във фотосен, добрите намеренията, или при писмолинна копие по-късно не отговаря изискванията за лични проверка.
- Приемане на грешен документ или излишно. Служител, представя документ от списък A (като американски паспорт), нужно само един. Другае трябва да представят по однок из от списък Б и C. Не можете да изискате точното документ, нито допълнителни свърхе число. “Вземи паспорта и социалната – за сегураност” е над-документация и увеличава риска на дискриминация.
- Пропусната повторна проверка. При документ с бъдeщ изтикне – списък A или C – задължилтелно се отлъжи срокът и допълнение Б се попълни на или преди датата с нови данни. Седмица след като си оминал – вече ест такъв.
- Приложение Б без име, подпис или дата. Отпечатвате информацията от документа, но забравена имената на упълномоснаца се представлял, без подпис и дата – рефверификацията е непълна.
- Пропускане на отдалечно събитие. Справили се с отдалечното проверено – видео, зпазени копии, E-Verify - но пропуснали да отбележе клетката. По текущи указания само този подрязъ е нарушение.
- Електронна подпись без присвязване. Електронна система, която позволява мениджърта еднократнно подпис без уникално зверка с него, без дата и час, не съобразява стандарта.
Катези грешки е избегне се с кратък контролен списък на хранене. Включете този списък в формуляра или работнията си поток, а ненадеждайте на паметта по време на напрежение.
E-Verify и I-9: Важни несъгласия
E-Verify не замен I-9. То еко допълнение.
- I-9 проверка на лична идентичност и правото на работа на документи, които вие вие преглеждате. Съхранявате го.
- E-Verify е електронна система, които сравнява информацията от I-9 със записаване в DHS и “Social Security Administration”. Записването е доброволно на федерално ниво, за повечето частни работодатели, о обаче в някои щати, за държавни позаказчици или отрасли е задължително.
Ако сте записен, помнете:
- Задолжение от I-F9 в определените интервали, веднага след попълване Section 2.
- Не използвайте за предварителен отбор на кандидати – само след приемано и попълнено I-9.
- Следвайте ясния процес за “non-confirmation”, уведомете работника, предоставете книга “Further Action Notice”, и не стигайте на неблагоприятни мерки преди датата резултата.
- Алтернативната дистанционна процедура е за E-Verify работодатели в добрor статус. Если регистрацията излезе, и правото на отдалчено проверка изчезве.
Ако не сте записани, можете напълно коректно да водите I-9 с хартия с лична проверка. Товато е напълно озаконено. Некайте да подготвяте собствена “удобната” процедура.
Как да постъпите, ако ням грешки
Намирането грешки в интерналный одит – добра новина. Правилното им догрешиване е “застраховка” за вас.
- Не назовавайте с “backdate”. Поставете действителнатата дата, когато го правите, с инициали и кратка обосновка.
- Не скривайте оригиналната си грешка. Пресичайте с линия грешното, за да я скобите нещо влез, а до вас правилното. Инициали, дата.
- Акота бланката е неизправност, непоправимо – както липсващ подпис отдавна ушмедши – попълните нов I-9, приложете го, идобре “затакова” с оригинала, и др двата за пълния срок. Прибавете бележ.
- **Не карайте служителите отново да представя документи, вече въведени прав – “почистено” формулата. Това също зижда бъдещи грешки.
- Приоритетно грешки на активни срока. Бланке, кои сте има правото да изтриете в миг – не изискват корекции.
Откриете ли система – напр. че ваша система три месеца е генерира формуляри с 07/31/2026 и имате 40 поразени – запишете причината, датата на актуал и бройката. Това важно за бъдещи проверки.
Сложете го просто и устойчиво
Следок юли 31, 2026, не е политическа дискусия. Това е актуализация със срок в календара. Работете ли в офис с осем човека, на ти в строителна фирма с 80 - стъпките си същия: проверите кое издание използвате, актуализирате електронниите си до 05/31/2027, обучатите секция 2 и прил Б, и организите си зтова, за да рег - одит дата прост файл-експорт, не скриване на файл.
По-широката тенденция – ICE превръща“бумажните” грешки в съществено – е напомняне, че проверка на работничъ права да напусна беконвото формалност и става приоритет за правоприлагане. Добравта воля все ощ е важна, но вече не оправдава форми, които не спазват черните думи на закона.
Вие управлявате payroll, данни за продажби, застраховки – на срокове. Прибавете и това. Десет минути за проверка на шаблона ви от утре е спасение от един файла – поединично глобен.
Опростете управлението на финансите
Както са ви нужни добрите I-9 записи за оодито – нужни са ясни финансова записи, за да водите бизнеса, който тези наети работници го правят да живее. I-9, основните дани за работни и входно-изходни документи се основава на една и съща вреда: постоянни, търсеми, с контрол – записи, които могат да бъдат изпроизведени при изискване.
Beancount.io – товато е прост текстовен бухучет, безапрозрачен, с Git-версийни, готова за AI, без черни кутии, без лицензионен остатък – без мистериозни изчисления, когато одитор или банкапита пита как си получил тази число. Започнете безплатната пробеда възможно.
Тази информация е за вашиятата сф, но за I-9 комплианс до цялостното ви финансово управление.