Краен срок за формуляр I-9 на USCIS 31 юли 2026 г.: Какво трябва да актуализира всеки работодател, преди новото издание да влезе в сила

Наехте някого миналия месец. Проверихте шофьорската му книжка и картата за социално осигуряване, попълнихте Раздел 2 в рамките на три работни дни и подадохте формуляр I-9 точно по начина, по който винаги сте го правили. Изглеждаше рутинно — докато не разберете, че формулярът, който се намира във вашата електронна система за въвеждане на нови служители, изтича на 31 юли 2026 г., и след тази дата всеки нов I-9, създаден със старата дата на изтичане, може да бъде третиран като съществено нарушение. Не печатна грешка, която да поправите по-късно. Глоба, за всеки формуляр.

Това е реалността за всеки американски работодател в момента. Службата за гражданство и имиграция на САЩ (USCIS) актуализира формуляр I-9, за да удължи датата му на изтичане до 31 май 2027 г., и постави на работодателите, използващи електронни системи, твърд краен срок: актуализирайте до новата дата на изтичане не по-късно от 31 юли 2026 г. Потребителите на хартиени формуляри имат малко повече гъвкавост, но основното послание е същото — уверете се, че използвате правилното издание, правилната дата на изтичане и правилния процес, или платете при следващата проверка.

Това ръководство разглежда какво се промени, кой трябва да предприеме действия и как да направите вашия процес по I-9 готов за проверка, без превръщане на въвеждането на нови служители в кошмар за съответствие.

Защо I-9 отново се промени​

Формуляр I-9, Удостоверяване на правото на работа, е единственият формуляр, който всеки работодател трябва да попълни за всеки служител, нает след 6 ноември 1986 г., независимо от размера или индустрията. Не го подавате в USCIS. Задържате го, предоставяте го при поискване от Имиграционната и митническа служба (ICE) или Министерството на вътрешната сигурност (DHS) и го пазите с години след напускането на служителя.

Сегашните промени са свързани с датите на изтичане и издаване, а не с цялостно пренаписване.

Две валидни издания, един преходен прозорец​

USCIS удължи датата на изтичане на формуляр I-9 с издание от 08/01/23 от 31 юли 2026 г. до 31 май 2027 г. и отделно издаде ревизиран формуляр I-9 с издание от 01/20/25, който също изтича на 31 май 2027 г. В момента и трите са технически валидни до съответните си дати на изтичане:

• Издание 08/01/23 с дата на изтичане 07/31/2026 — валидно само до 31 юли 2026 г. Ако вашият HR софтуер генерира тази версия, трябва да актуализирате до версия с дата 05/31/2027 до тази дата.
• Издание 08/01/23 с дата на изтичане 05/31/2027 — валидно до 31 май 2027 г. Това е същата дата на издаване, актуализирана дата на изтичане.
• Издание 01/20/25 с дата на изтичане 05/31/2027 — най-новото изтегляне от USCIS, валидно до 31 май 2027 г.

От 1 август 2026 г. всички трябва да бъдат на формуляр с дата на изтичане 05/31/2027. Изтеглянията от официалната страница на формуляр I-9 вече носят само тази дата, така че всяка система, която изтегля формуляра наново, вече е в съответствие. Рискът е системата, която е кеширала стария PDF или е хардкоднала старата дата на изтичане в своя шаблон.

Какво всъщност се промени в изданието 01/20/25​

Актуализациите са малки, но съществени:

• Съгласуване със законодателния език. USCIS ревизира текста, за да съответства на текущото имиграционно законодателство, включително актуализирани препратки към заглавията на документи и правилата за разписки.
• Актуализация на известието за поверителност на DHS. Известието за поверителност беше ревизирано, за да отрази текущите практики на DHS.
• Координация с E-Verify. Уточнения за работодателите, които използват алтернативната процедура, разрешена от DHS, за дистанционен преглед на документи, и актуализации на насоките за автоматични удължавания на разрешението за работа.
• Опростяване на инструкциите. По-ранното преработване вече беше съкратило инструкциите от 15 на 8 страници, добавило отметка за дистанционен преглед по алтернативна процедура, разрешена от DHS, и направило Допълнение B мястото за повторно удостоверяване и повторни наемвания.

Нищо от това не променя основното задължение — Раздел 1 до края на първия работен ден, Раздел 2 в рамките на три работни дни — но променя какво трябва да показва вашата система и какво очаква да види проверяващият.

Кой трябва да предприеме действия до 31 юли 2026 г.​

Крайният срок не засяга всички по един и същи начин.

Ако използвате хартиени формуляри​

Можете да продължите да използвате всяко валидно издание до отпечатаната му дата на изтичане. Ако имате стек от формуляри 08/01/23 с дата на изтичане 07/31/2026, използвайте ги преди 31 юли. След това преминете към изданието 01/20/25 или актуализираното 08/01/23 с дата 05/31/2027. Поръчването или отпечатването на свежа партида през юли е евтина застраховка.

Ако използвате електронен софтуер за I-9, HRIS или ATS с вградени I-9​

Тук се намира задължителната актуализация. USCIS е категорична: работодателите, използващи електронна версия на формуляр I-9, трябва да актуализират системата си с версията с дата на изтичане 05/31/2027 не по-късно от 31 юли 2026 г.

Това означава:

• Потвърдете с вашия доставчик, че са пуснали актуализацията. Не предполагайте. Някои платформи изискват да приемете пач или да превключите настройка.
• Проверете дали както формулярът на екрана, така и отпечатаното или PDF генерирано копие показват правилната дата на изтичане в заглавната част и правилната дата на издаване в долния колонтитул.
• Проверете дали електронният подпис, одитната следа и контролите за съхранение все още отговарят на стандартите в 8 C.F.R. § 274a.2(e)-(h). Актуализация от доставчик, която поправя датата, но нарушава заснемането на електронния подпис, създава различно съществено нарушение.

Ако използвате E-Verify или алтернативната дистанционна процедура​

Трябва да бъдете регистрирани в E-Verify, за да използвате алтернативната процедура, която позволява преглед на документи чрез живо видео вместо физически преглед. През 2026 г. ICE третира дистанционното удостоверяване от работодател, който не е активен участник в E-Verify — или не е регистриран в конкретната програма на DHS за дистанционна работа без E-Verify, когато е приложимо — като съществено нарушение. Трябва също така да отбележите полето за алтернативна процедура в Допълнение B, когато я използвате. Оставянето на това поле неотбелязано, когато сте направили дистанционен преглед, вече е само по себе си наказуемо с глоба.

Контролен списък за съответствие за малки работодатели​

Не ви е необходима правна фирма на договор, за да го направите правилно. Нуждаете се от сутрин, контролен списък и напомняне в календара.

1. Инвентаризирайте какво имате​

• Изгответе списък на всички активни служители и прекратени служители, чийто период на съхранение на I-9 все още не е изтекъл.
• За всеки човек потвърдете, че имате пълен I-9. Търсете липсващи подписи, липсващи дати и празни полета. Неподписан Раздел 1 или липсващ подпис на работодателя в Раздел 2 е съществено нарушение съгласно новите насоки на ICE.
• Отбележете кое издание и коя дата на изтичане се появяват на всеки формуляр. Ако сте изцяло на хартия и всичко показва 05/31/2027, вие сте напред.
• Ако сте на електронна система, влезте като нов служител и започнете тестов I-9. Направете екранна снимка на заглавната част и долния колонтитул. Това е, което проверяващият би видял за всеки нает след актуализацията на системата ви.

2. Актуализирайте електронните системи​

• Свържете се писмено с вашия доставчик и попитайте: „Актуализиран ли е нашият шаблон за формуляр I-9 с датата на изтичане 05/31/2027 и всички нови формуляри, започнати на или след 1 август 2026 г., ще ли носят тази дата?" Запазете отговора.
• Ако сте създали персонализиран формуляр или използвате попълваем PDF, заменете файла от официалния източник на USCIS. Не редактирайте стария PDF, за да промените реда с датата.
• Тествайте интеграцията с E-Verify. Създайте тестов случай, ако доставчикът ви позволява, и потвърдете, че Списъците с приемливи документи, насоките за разписки и езикът за автоматично удължаване съответстват на текущите инструкции.

3. Поправете разпространението и обучението​

• Проведете повторно обучение на всички, които работят с I-9: мениджъри, които попълват Раздел 2, офис мениджъра, който ги архивира, лицето, което обработва повторните удостоверявания в Допълнение B. Наръчникът M-274 за работодателите остава лесния за четене справочник и е безплатен от USCIS.
• Изяснете кой може да служи като упълномощен представител, ако дистанционно наетият не може да се срещне лично и не използвате алтернативната процедура. Това лице трябва физически да прегледа документите и да подпише Раздел 2. Приятел или съсед може да го направи, но трябва да разбере, че подписва под наказание за лъжесвидетелство.
• Поставете текущите Списъци с приемливи документи там, където се попълва Раздел 2, и премахнете старите разпечатки. Служителите избират кои документи да представят. Вие не можете да посочвате.

4. Изградете календар за съхранение​

• Правило за съхранение: пазете всеки I-9 за три години след датата на наемане или една година след датата на прекратяване на заетостта, което от двете е по-късно. Това не се е променило.
• Пример: наемате някого на 1 юни 2024 г. и той напуска на 1 юни 2025 г. Пазите I-9 до 1 юни 2027 г. (три години след наемането), а не до 1 юни 2026 г. (една година след прекратяването).
• Краткосрочно нает служител, нает на 10 януари 2023 г., който напуска на 10 март 2023 г., се пази до 10 януари 2026 г.
• Никога не изтривайте въз основа на стар навик „седем години за всичко". Това унищожава доказателства, които сте длъжни да пазите, или запазва бъркотия, която е трябвало да изтриете — и двете създават проблеми при проверка.
• Съхранявайте I-9 отделно от досиетата на персонала, за да можете да ги представите в рамките на три работни дни, ако ICE издаде Известие за проверка. Подредено, индексирано хранилище — хартиено или електронно — е разликата между спокойно съответствие и трескаво търсене на файлове.

5. Обработвайте правилно повторното удостоверяване и повторните наемвания​

• Използвайте Допълнение B. За повторно удостоверяване въведете новото заглавие на документа, номера и датата на изтичане преди изтичането на предишното разрешение и отпечатайте, подпишете и датирайте допълнението.
• Ако повторно наемане се случи в рамките на три години от датата на оригиналния I-9, можете да попълните Допълнение B вместо нов формуляр. След три години се изисква нов I-9.
• Ако разрешението за работа е било автоматично удължено — чест сценарий с определени документи за разрешение за работа — следвайте насоките за разписки и удължаване в текущите инструкции и страницата на USCIS за автоматично удължаване. Правилното записване на удължаването предотвратява ненужна грешка при повторно удостоверяване.

Цената на грешката през 2026 г.​

ICE ревизира третирането на техническите спрямо съществените нарушения и въздействието е прямо.

Преди, ако сте запазили копия на представените документи и сте допуснали определени документни грешки, ICE често позволяваше корекция без глоба или третираше проблема като технически. Тази снизходителност се стесни рязко.

Какво вече е съществено — което означава наказуемо с глоба без период за поправяне — включва:

• Неуспешно навременно попълване или подписване на Раздел 1, Раздел 2 или Допълнение B, включително липсващи подписи и дати на служителя или работодателя.
• Неуспешно правилно записване на заглавието, номера и датата на изтичане на документа по време на първоначалното удостоверяване или повторното удостоверяване.
• Неуспешно отбелязване на полето за алтернативна процедура при използване на дистанционен преглед, разрешен от DHS, или използване на дистанционен преглед изобщо без активно участие в E-Verify.
• Неуспешно спазване на стандартите за електронно попълване, съхранение, документация, сигурност, възпроизвеждане или електронен подпис в 8 C.F.R. § 274a.2. Ако вашият софтуер прави компромиси с одитните следи или приписването на подпис, формулярът, който е произвел, е съществено дефектен, дори ако данните изглеждат правилни.
• Неуспешно запазване на копия на документи, когато сте използвали алтернативната дистанционна процедура. Тази процедура изисква да пазите копия на документите, които сте прегледали дистанционно.

Глобите се начисляват за всеки формуляр и се натрупват. Публикувани анализи показват колко бързо това се натрупва: работодател с 200 I-9, съдържащи грешки, считани преди за технически, може сега да се изправи пред глоби за документи в размер от порядъка на $57 000 до над $570 000, преди каквито и да е глоби за умишлено наемане. Нарушенията за умишлено наемане и продължаване на заетостта, ако бъдат твърдени, носят отделни и значително по-високи глоби.

Целта не е да изпадате в паника. Целта е да разберете, че маржът за „ще го поправим, ако забележат" изчезна. Вътрешен одит сега е драматично по-евтин от правителствен одит по-късно.

Съхранение, архивиране и готовност за одит: Къде дисциплината на счетоводството се отплаща​

Ако съответствието с I-9 ви се струва познато на всеки, който е преживял одит за данък върху продажбите или работна заплата, това е, защото мускулът е същият: пълни записи, последователен процес, бързо извличане.

Пазете I-9 като пазите книгите си​

Малките предприятия, които третират I-9 като последна грижа за HR — рохкава купчина хартия в шкаф за документи, оригинали смесени с оценки на персонала, без индекс — са тези, които бързат, когато пристигне Известие за проверка с тридневен краен срок за предоставяне.

Вземете назаем дисциплината, която вече използвате за финансови записи:

• Едно авторитетно място. Независимо дали е заключено чекмедже с един лист индекс или защитена папка във вашата електронна система за I-9, всеки I-9 живее на едно място, търсим по дата на наемане и дата на прекратяване.
• Контрол на версиите. Точно както не бихте поддържали две конкуриращи главни книги, не поддържайте два източника на истина за I-9. Ако сте мигрирали от хартия към електронен формат, отбележете кои формуляри са наследствени на хартия и къде се съхраняват.
• Контроли на достъпа и одитни следи. Електронните системи трябва да регистрират кой е създал, прегледал и модифицирал всеки формуляр и кога. Това не е бюрократичен екстра. Това е регулаторният стандарт за електронни I-9 и ICE сега изрично цитира неуспехите да се отговори на този стандарт като съществени.
• Планирано изтриване. Веднъж на тримесечие пускайте отчет за съхранение. Идентифицирайте формулярите, които са преминали по-късната от три-години-след-наемане и една-година-след-прекратяване, потвърдете, че няма свързана процедура, изискваща по-дълго съхранение, след това сигурно изтрийте съгласно вашата политика за унищожаване на документи. Това поддържа съхранението олекотено и демонстрира добро управление.

Съгласувайте I-9 с работната заплата​

Вашият регистър на работната заплата и вашето I-9 досие трябва да разказват същата история. Всеки активен служител в работната заплата трябва да има I-9. Всеки I-9 трябва да проследява до наемане, записано в работната заплата. Тримесечно съгласуване — брой на персонала спрямо брой на I-9 — хваща изпълнителя, класифициран погрешно като служител без I-9, или сезонния нает, чийто I-9 никога не е бил попълнен през забързана седмица. Отнема 20 минути и предотвратява класическата констатация от одит: „служител в работната заплата, без I-9 в досието".

Документирайте процеса си​

Одиторите оценяват не само формулярите, но и добросъвестността. Едностранна стандартна оперативна процедура, която посочва кой попълва кой раздел, кога, как се обработват дистанционните наемвания, как се календарират повторните удостоверявания и колко дълго се съхраняват формулярите, е доказателство, че грешките са били изолирани, а не системни. Пазете SOP с вашите I-9 и го актуализирайте, когато актуализирате системата си за крайния срок 31 юли.

Чести грешки, които вече се броят като съществени​

Това са грешките, които ICE специално подчерта и които малките работодатели повтарят най-често:

1. Раздел 1 не е попълнен до края на първия ден. Служителят трябва да попълни и подпише Раздел 1 не по-късно от първия работен ден срещу заплащане. Позволяването на нов служител да започне и „да попълни документите, когато имаме спокоен следобед" вече е закъснение.

2. Работодателят попълва Раздел 2 преди да види документите. Трябва физически да прегледате — или, ако сте упълномощени, дистанционно да прегледате чрез живо видео — действителните документи. Снимка, изпратена по-късно чрез текст, устно уверение или фотокопие, изпратено по пощата следващата седмица, не удовлетворява изискването за преглед лично или по алтернативна процедура.

3. Приемане на грешни документи или твърде много документи. Служител, представящ документ от Списък A (като американски паспорт), се нуждае само от един. Служител, представящ от Списък B и Списък C, се нуждае от по един от всеки. Не може да изисквате конкретен документ и не може да искате повече от необходимия брой. „Донеси паспорта си и картата за социално осигуряване, за всеки случай" е свръхдокументиране и може да повиши риска от дискриминация.

4. Липсващо повторно удостоверяване. Когато е представен документ от Списък A или Списък C с бъдеща дата на изтичане, датата се календарира и Допълнение B се попълва на или преди тази дата с информация за новия документ. Изчакването до седмицата след е късно.

5. Допълнение B без име, подпис или дата. Отпечатването на информацията за документа, но забравянето да отпечатате името на упълномощения представител, да подпишете и датирате, оставя повторното удостоверяване непълно.

6. Пропускане на полето за дистанционен преглед. Направили сте дистанционния преглед правилно — живо видео, запазени копия, регистрирани в E-Verify — но сте оставили полето за алтернативна процедура неотбелязано. Съгласно текущите насоки, този пропуск сам по себе си е съществен.

7. Електронен подпис без приписване. Електронна система, която позволява на мениджър да щракне „подпиши" без уникално приписване на подписа на това лице и без заснемане на датата и часа, не отговаря на стандарта за електронен подпис.

Всяко от тях е предотвратимо с кратък контролен списък в момента на попълване. Вградете този контролен списък във формуляра или работния процес, вместо да разчитате на паметта през забързана смяна.

E-Verify и I-9: Какво объркват малките предприятия​

E-Verify не заменя I-9. Допълва го.

• I-9 удостоверява самоличността и разрешението за работа въз основа на документи, които преглеждате. Вие го пазите.
• E-Verify е безплатна, базирана на интернет система, която сравнява информацията от I-9 със записите, достъпни за DHS и Администрацията за социално осигуряване. Регистрацията е доброволна на федерално ниво за повечето частни работодатели, въпреки че някои щати, федерални изпълнители или конкретни индустрии я изискват.

Ако сте регистрирани, запомнете:

• Въведете случаите в E-Verify скоро след попълване на Раздел 2, в рамките на публикуваното време.
• Не използвайте E-Verify за предварителен подбор на кандидати. Пускайте случаи само след приета оферта и попълнен I-9.
• Следвайте точно процеса на предварително несъответствие, включително уведомяване на служителя, предоставяне на Известие за по-нататъшни действия и не предприемане на неблагоприятни действия, докато случаят е висящ.
• Алтернативната дистанционна процедура е достъпна само за работодатели в E-Verify с добро положение. Ако вашата регистрация в E-Verify изтече, правото ви да използвате дистанционен преглед изтича заедно с нея.

Ако не сте регистрирани, все още можете да попълвате I-9 изцяло на хартия с физически преглед. Това остава напълно съвместимо. Не се опитвайте да импровизирате дистанционна процедура, защото е по-удобно.

Какво да направите, ако откриете грешки​

Откриването на грешки по време на самостоятелен одит е добра новина. Поправянето им по правилния начин ви защитава.

• Не подправяйте датата назад. Въведете действителната дата, на която правите корекцията, с инициали и кратка бележка, обясняваща какво е коригирано.
• Не скривайте оригиналната грешка. Начертайте единична линия през неправилната информация, така че оригиналът да остане четлив, въведете правилната информация и сложете инициали и дата.
• Ако формуляр е толкова дефектен, че не може да бъде коригиран — например няма подпис на служителя и служителят отдавна го няма — подгответе нов I-9, прикрепете го към оригинала и запазете и двата за пълния период на съхранение. Добавете бележка, обясняваща обстоятелствата.
• Не искайте от служителите да представят повторно документи, които вече са представили правилно, само за да направите нов формуляр да изглежда по-чист. Това може да създаде нова грешка.
• Дайте приоритет на формулярите с отворен период на съхранение. Формуляри, които вече сте имали право да изтриете съгласно правилото за съхранение, не се нуждаят от корекция.

Ако откриете модел — например, че вашата система генерира датата на изтичане 07/31/2026 през последните три месеца и имате 40 засегнати формуляра — документирайте първопричината, датата, на която сте актуализирали системата, и броя на засегнатите формуляри. Този съвременен запис е важен, ако тези формуляри някога бъдат прегледани.

Пазете го просто, пазете го актуално​

Крайният срок 31 юли 2026 г. не е дебат за политика. Това е актуализация на системата с календарна дата. Независимо дали управлявате кафене с осем служители или строителна фирма с 80, стъпките са идентични: потвърдете кое издание използвате, актуализирайте електронните системи до датата на изтичане 05/31/2027, обучете хората, които попълват Раздел 2 и Допълнение B, и организирайте съхранението си, така че всяка проверка да е експорт на файл, а не тренировка за пожар.

По-широкият преход — ICE третира повече документни неуспехи като съществени — е напомняне, че удостоверяването на правото на работа се премести от бек-офис формалност към приоритет на правоприлагането. Усилието на добросъвестност все още има значение, но вече не извинява формуляри, които не отговарят на буквата на изискванията.

Вече управлявате данъци върху работната заплата, сертификати за данък върху продажбите и застрахователни декларации на срокове. Добавете и този към същия списък. Десет минути за проверка на шаблона ви днес спестяват борба с глоби за всеки файл утре.

Опростете финансовото си управление​

Точно както се нуждаете от организирано съхранение на I-9, за да оцелеете при одит, се нуждаете от ясни финансови записи, за да управлявате бизнеса, който тези служители правят възможен. I-9, регистри на работната заплата и записи в главната книга зависят от един и същ навик: последователни, търсими, с контрол на версиите записи, които можете да представите при поискване.

Beancount.io ви дава счетоводство в обикновен текст, което е напълно прозрачно, с контрол на версиите чрез Git, и готово за анализ с помощта на AI — без черни кутии, без зависимост от доставчик, без мистериозни изчисления, когато одитор или кредитор попита как сте стигнали до число. Започнете безплатно и приложете същата дисциплина, готова за одит, която ви е необходима за съответствие с I-9, към цялото си финансово управление.