Работодател с 200 активни формуляра I-9, всеки от които съдържа една често срещана грешка, преди се сблъскваше с документален проблем, който беше досаден, но евтин за отстраняване. Агенцията издаваше Известие за технически или процедурни пропуски, даваше на отдел „Човешки ресурси“ десет работни дни за корекции и въпросът обикновено приключваше дотук. Съгласно преразгледания информационен лист за проверки на Службата за имиграция и митнически контрол (ICE), публикуван на 16 март 2026 г., същият този работодател сега може да бъде изправен пред глоби за документация от 57 600 до 572 200 долара за абсолютно същите грешки — без период за корекция, без втори шанс и без възможност за отстраняване на пропуските преди налагането на санкциите. Летвата за съответствие при проверка на новоназначени служители току-що се вдигна и повечето HR екипи все още не са коригирали своите процеси.
Формуляр I-9 е тиха зона в областта на HR съответствието в продължение на почти четиридесет години. Той рядко попада в заглавията на новините, не изисква служителите да получават заплата и обикновено отива в шкаф за досиета (или модул в HRIS) и никога не излиза оттам — докато одитор от Службата за имиграция и митнически контрол (ICE) не почука на вратата. Когато това се случи, всеки формуляр се превръща в потенциално задължение за петцифрена сума. Това ръководство разглежда какво трябва да направят работодателите, за да останат в съответствие с правилата през 2026 г., какво се промени през март и как да извършите самоодит, преди външен одитор да го направи вместо вас.
Какво всъщност представлява Формуляр I-9
Формуляр I-9, Проверка на правото на заетост (Employment Eligibility Verification), е федералният документ, който удостоверява два факта за всяко лице, което работодател наема в Съединените щати: че лицето е това, за което се представя, и че е законно упълномощено да работи в тази страна. Законът за реформа и контрол на имиграцията от 1986 г. направи незаконно съзнателното наемане или продължаването на заетостта на лице, което няма разрешение за работа, а I-9 е документалният механизъм, който Конгресът избра за прилагане на тази забрана.
Всеки работодател, независимо от размера на фирмата, трябва да попълни Формуляр I-9 за всяко лице, наето на работа в Съединените щати след 6 ноември 1986 г. Това включва граждани на САЩ, законно пребиваващи постоянни жители, бежанци, лица с предоставено убежище, притежатели на временни визи и всеки друг, на когото се плаща за работа, извършена в границите на САЩ. Доброволците, неплатените стажанти и независимите изпълнители са изключени — но погрешното класифициране на служител като изпълнител не освобождава работодателя от изискването за I-9 и добавя проблем с класификацията към имиграционния проблем.
Самият формуляр има два основни раздела плюс две допълнения. Раздел 1 се попълва от служителя. Раздел 2 се попълва от работодателя (или упълномощен представител, действащ от името на работодателя). Допълнение А се използва, когато подготвител или преводач помага на служителя да попълни Раздел 1, а Допълнение Б обхваща повторната проверка (reverification), когато документите за разрешение за работа изтекат, както и повторното наемане в рамките на три години.
Правилата за сроковете, в които повечето работодатели грешат
Два крайни срока контролират попълването на I-9 и пропускането на който и да е от тях се счита за съществено нарушение съгласно новата рамка на ICE.
Раздел 1 трябва да бъде попълнен от служителя не по-късно от първия ден на заетост срещу заплащане. Служителят може да го попълни в момента, в който приеме офертата за работа, но не може да започне да извършва платена работа, без да е попълнил Раздел 1.
Раздел 2 трябва да бъде попълнен от работодателя в рамките на три работни дни от първия ден на заетост на служителя срещу заплащане. Обърнете внимание, че часовникът започва да тече от първия ден на платена работа, а не от датата на офертата, датата на ориентацията или подписването на документи, предхождащи началото. Ако служител започне в понеделник, Раздел 2 трябва да бъде готов до края на работния ден в четвъртък.
Има едно изключение от тридневното правило: ако заетостта продължава по-малко от три работни дни (например еднодневна временна задача), Раздел 2 трябва да бъде попълнен до края на първия работен ден на служителя. Няма изключение за дистанционни служители, заети HR мениджъри, липсващи документи или софтуерни сривове при въвеждането в работата (onboarding).
Приемливи документи: Списъци А, Б и В
Когато служителят се яви за Раздел 2 — физически, виртуално съгласно алтернативната процедура или чрез упълномощен представител — той сам избира какво да представи. Работодателят не може да изисква конкретен документ или да откаже да приеме валиден такъв. Това би било злоупотреба с документи, което е отделно нарушение, контролирано от Отдела за правата на имигрантите и служителите към Министерството на правосъдието.
Служителят трябва да представи или един документ от Списък А, или по един документ от Списък Б и Списък В. Общо има 25 приемливи документа.
Документите от Списък А установяват както самоличността, така и разрешението за работа. Най-често срещаните са паспорт на САЩ или паспортна карта, карта на постоянен жител (Формуляр I-551, често наричана „зелена карта“), документ за разрешение за работа (Формуляр I-766) със снимка и някои чуждестранни паспорти с валиден печат I-551.
Документите от Списък Б установяват само самоличността. Щатска шофьорска книжка или лична карта със снимка са най-често срещаните, но се приемат и училищни лични карти със снимки, карти за регистрация на гласоподаватели и няколко други документа.
Документите от Списък В установяват само разрешението за работа. Най-често срещаните са неограничена карта за социално осигуряване, легализирано удостоверение за раждане, племенен документ на индианците и Формуляр I-94 на Министерството на вътрешната сигурност за определени неимигранти.
Проверката на документите трябва да се основава на теста на „разумния човек“. Ако документът изглежда истински и се отнася до лицето, което го представя, работодателят трябва да го приеме. Работодателите не са експерти по документи и от тях не се очаква да откриват сложни фалшификати. От тях обаче се очаква да не приемат документи с изтекъл срок на валидност или документи, които очевидно не съответстват на лицето, стоящо пред тях.
Съхранение: Три години, една година, в зависимост от това кое е по-късно
Съхранението на Формуляр I-9 има подвеждащо просто правило, което често изненадва работодателите по време на одити. Трябва да съхранявате всеки Формуляр I-9 в продължение на три години след датата на наемане или една година след датата на прекратяване на трудовите правоотношения, в зависимост от това коя дата е по-късна.
На практика това означава:
- Служител, който работи два месеца: пазете I-9 три години след датата на наемане.
- Служител, който работи две години: пазете I-9 една година след датата на прекратяване (три години от наемането се равняват на втората годишнина; една година след прекратяването е по-късно).
- Служител, който работи двадесет години: пазете I-9 една година след датата на прекратяване.
Формулярът трябва да бъде представен в рамките на три работни дни след искане за проверка. Това означава, че съхраняването на I-9 в заключен шкаф на починал изпълнителен директор или в HRIS система, която никой от настоящия персонал не знае как да използва, няма да удовлетвори изискването.
Най-добрата практика е I-9 да се съхраняват отделно от личните досиета. Смесването на I-9 с дисциплинарни записи, медицинска информация или оценки на представянето създава проблеми при разкриването на доказателства, ако външна агенция преглежда досието, и увеличава риска от неволно разкриване на защитена информация. Отделна папка за „Активни I-9“ или папка в HRIS, заедно с отделна папка „Прекратени I-9, подлежащи на унищожаване“, организирана по дата на допустимост за унищожаване, прави правилото за съхранение управляемо.
Електронното съхранение е разрешено, но електронните системи за I-9 трябва да създават сигурна, постоянна одиторска следа всеки път, когато се осъществява достъп до формуляр, или когато той се създава, променя или коригира. Системата трябва да ограничава достъпа до упълномощен персонал и да поддържа надеждни резервни копия. Базираните на електронни таблици „регистри за проследяване“, в които липсват одиторски следи, не са съвместими електронни системи за I-9.
E-Verify: Кога е задължително и кога е по избор
E-Verify е безплатна, уеб-базирана система, управлявана от Службата за гражданство и имиграция на САЩ (USCIS), която сравнява информацията от I-9 с данни, съхранявани от USCIS и Администрацията за социално осигуряване (SSA). Тя връща резултат „Разрешена заетост“ (Employment Authorized), „Предварително непотвърждаване“ (Tentative Nonconfirmation), което изисква разрешаване, или „Окончателно непотвърждаване“ (Final Nonconfirmation).
На федерално ниво E-Verify е задължително за две групи: федерални изпълнители и подизпълнители с договори, съдържащи клаузата FAR E-Verify, и всеки работодател в щат, който го изисква. Федералните изпълнители трябва да се регистрират в E-Verify в рамките на 30 дни от възлагането на договора и трябва да проверят обхванатите служители в рамките на 90 дни от регистрацията.
Към 2026 г. единадесет щата изискват E-Verify за всички или повечето частни работодатели: Алабама, Аризона, Флорида, Джорджия, Луизиана, Мисисипи, Монтана, Северна Каролина, Южна Каролина, Тенеси и Юта. Няколко допълнителни щата изискват E-Verify за държавни работодатели и публични изпълнители. Санкциите на щатско ниво варират значително — в Северна Каролина, например, повторното неспазване може да доведе до граждански глоби от над 10 000 долара за нарушение, в допълнение към федералните санкции за всякакви основни грешки в I-9.
Работодателите, които оперират в няколко щата, често избират да се регистрират в E-Verify доброволно навсякъде, дори там, където не е задължително, както за последователност, така и за да отключат алтернативната процедура за дистанционна проверка на документи.
Алтернативната процедура за дистанционна проверка
През 2023 г. Министерството на вътрешната сигурност (DHS) направи постоянна дългоочакваната опция за дистанционна проверка, официално наречена „алтернативна процедура“. Съгласно тази процедура работодател или упълномощен представител може да прегледа документите на служителя по време на видео връзка на живо, а не лично, при условие че са изпълнени четири условия:
- Работодателят е регистриран в E-Verify и е в добро състояние.
- Служителят предава копия на лицевата и обратната страна на всички документи (където е приложимо) на работодателя преди видео прегледа.
- Провежда се видео преглед на живо, при който работодателят може да вижда документите и служителя едновременно.
- Работодателят създава случай в E-Verify за служителя и съхранява копията на документите.
Критично важно е да бъде отметнато полето за алтернативна процедура в Раздел 2 на Формуляр I-9 (и в Допълнение B за повторни проверки). Съгласно актуализацията на ICE от март 2026 г., пропускането на това поле е съществено нарушение. Самият видео преглед също трябва да бъде надлежно документиран; процедурните пропуски във връзка с дистанционната проверка — включително несъхраняването на копия, непровеждането на истински преглед на живо или неправилното попълване на формуляра — вече се считат за съществени.
Работодателите, които не са регистрирани в E-Verify, все още могат да проверяват дистанционни работници, но само чрез използване на упълномощен представител. Упълномощен представител е всеки, когото работодателят посочи да попълни Раздел 2 лично от негово име — обикновено нотариус, адвокат, служител на UPS Store или приятел или член на семейството на новоназначения служител. Работодателят остава изцяло отговорен за всички грешки, направени от представителя.
Промяната в политиката на ICE от март 2026 г.
Най-голямата промяна в прилагането на правилата за I-9 през 2026 г. не беше закон или регламент, а актуализация на информационен бюлетин. На 16 март 2026 г. ICE тихо публикува ревизирана версия на Проверка на формуляр I-9 съгласно Закона за имиграцията и гражданството § 274A, агентският документ, който одиторите използват за класифициране на нарушенията. Докато предходната версия третираше много често срещани грешки като технически или процедурни пропуски, подлежащи на десетдневен период за коригиране, новата версия ги класифицира като съществени нарушения, подлежащи на незабавни глоби за всеки формуляр.
Грешките, които вече са съществени, включват:
- Липсваща дата на раждане на служителя в Раздел 1
- Липсваща дата на наемане в Раздел 2
- Липсващо име или длъжност на работодателя или упълномощения представител в Раздел 2
- Липсващи или неправилни данни за документи от Списък А, B или C в Раздел 2 — независимо дали копията на документите са били запазени
- Пропускане на отмятането на полето за алтернативна процедура в Раздел 2 или Допълнение B, когато е използвана дистанционна проверка
- Повечето процедурни пропуски във връзка с дистанционна проверка
Диапазонът на санкциите за нарушения в документацията съгласно текущата корекция на Федералния регистър е от $288 до $2,861 на формуляр. Диапазонът зависи от процента формуляри с грешки и историята на работодателя. Съзнателното наемане или продължаването на заетостта на неупълномощен работник носи много по-високи санкции — до $28,619 на нарушение за повторни нарушители.
Финансовата аритметика е неумолима. Компания с 500 служители и 40% ниво на грешки (което е често срещано при самоодити на работодатели, които никога не са правили такъв) е изправена пред 200 проблемни формуляра. В средата на новия диапазон от глоби това са приблизително $315,000 експозиция. В горния край сумата е над половин милион долара. Нито една от тези санкции не може да бъде намалена чрез бързо коригиране след пристигането на Известието за проверка (Notice of Inspection).
Процесът на проверка
Одитът на I-9 от страна на ICE започва, когато агент връчи Известие за проверка (Notice of Inspection - NOI). Известието обикновено дава на работодателя три работни дни, за да представи своите Формуляри I-9, плюс придружаващи документи като ведомости за заплати, списък на настоящите служители, учредителни актове и бизнес лицензи. Три работни дни не са три седмици. Това не е достатъчно време за намиране на липсващи формуляри, попълване на формуляри, които никога не са били изготвяни, или провеждане на смислен самоодит. Работата трябва да е била свършена много преди това.
След като ICE прегледа формулярите, тя ще издаде едно или повече известия. Известие за съмнителни документи (Notice of Suspect Documents) идентифицира служители, чието разрешение за работа агенцията смята за невалидно; работодателят трябва да даде възможност на тези служители да отговорят, преди да ги освободи. Известие за технически или процедурни пропуски (Notice of Technical or Procedural Failures) изброява технически грешки, които все още могат да бъдат коригирани в рамките на 10 работни дни — въпреки че тази категория сега е много по-малка. Известие за намерение за налагане на глоба (Notice of Intent to Fine) излага предложените санкции за съществени нарушения и за нарушения, свързани с наемане на работа при съзнателно липса на право. Работодателите имат 30 дни, за да поискат изслушване пред административен съдия.
Новата версия на формуляр I-9 с дата на изтичане 31.05.2027 г. трябва да бъде в употреба, а електронните системи за I-9 трябва да бъдат актуализирани, за да я поддържат не по-късно от 31 юли 2026 г. Продължаването на използването на предходната версия след тази дата само по себе си е административно нарушение по документи.
Провеждане на самоодит преди ICE
Защитната позиция за всеки работодател е да приеме, че NOI може да пристигне през следващото тримесечие, и съответно да проведе вътрешен самоодит. Един добър самоодит обхваща четири стъпки.
1. Инвентаризация. Сравнете архива с I-9 с текущия списък за заплати. Всеки активен служител, нает след 6 ноември 1986 г., трябва да има Формуляр I-9. Всеки напуснал служител, чийто срок за съхранение на документите още не е изтекъл, също трябва да има такъв. Липсващите формуляри са най-сериозното откритие, тъй като няма начин със задна дата да се създаде изряден I-9 — формулярът трябва да бъде с датата, на която е попълнен, а очевидно антидатиран формуляр сам по себе си е отделно нарушение.
2. Преглед. Прочетете всеки формуляр, търсейки съществените нарушения, изброени по-горе. Отбележете грешките, но не изтривайте и не пишете върху оригиналните записи. Корекциите трябва да се правят чрез зачертаване на грешната информация с една линия, вписване на правилната информация, поставяне на дата и инициали на корекцията. Лицето, което прави корекцията, трябва да бъде лицето, което първоначално е попълнило този раздел, ако е възможно, или служителят за записите в Раздел 1.
3. Повторна проверка. Извадете списък на служителите с изтичащи документи за разрешение за работа (с изключение на граждани на САЩ, законни постоянни жители и някои други категории, които не подлежат на повторна проверка). Използвайте Приложение Б (Supplement B), за да извършите повторна проверка на или преди датата на изтичане. Късната повторна проверка е едно от най-строго санкционираните констатации при одити на ICE, тъй като силно подсказва, че работодателят е продължил да осигурява заетост на някого след изтичане на разрешението му.
4. Документиране на одита. Съхранявайте меморандум, описващ датата, обхвата, методологията, констатациите и коригиращите действия. Документиран добросъвестен самоодит може да послужи като аргумент за смекчаване на вината, ако ICE по-късно наложи санкции, и предоставя доказателство, че работодателят е поддържал текуща програма за съответствие, вместо да открива грешки само под натиска на одит.
Постоянният график на самоодити — ежегодно за стабилен персонал, тримесечно за индустрии с голямо текучество — превръща съответствието с I-9 от панически проект в управляема задача на отдел „Човешки ресурси“.
Как счетоводството се свързва със съответствието с I-9
Съответствието с I-9 и счетоводното отчитане на заплатите са тясно свързани. Одиторите на ICE не преглеждат I-9 само изолирано; те ги сравняват с ведомостите за заплати. Служител, който се появява в тримесечните подавания на Формуляр 941, в държавните отчети за безработица или в главната книга като разход за заплати, но няма съответстващ I-9, е „червен флаг“, който задейства допълнителна проверка. Обратно, чистото съгласуване между заплатите, главната книга и архива с I-9 съкращава одитите драстично.
Същото важи и за класификацията на независимите изпълнители. Ако книгите ви включват плащания към лице, което изглежда, работи и се държи като служител — същите часове, същият надзор, същата изключителна ангажираност — а вие сте го третирали като 1099 изпълнител без I-9, вие сте добавили имиграционен проблем върху проблема с неправилната класификация. Двете агенции комуникират помежду си. Чистата счетоводна система, която проследява последователно взаимоотношенията служител срещу изпълнител, свързва заплатите със специфични идентификационни номера на служителите и поддържа одитна пътека кога някой е променил статуса си, е една от най-добрите защити срещу натрупващи се пропуски в съответствието.
Поддържайте вашите HR и финансови записи готови за одит
Съответствието с I-9, точността на заплатите и класификацията на изпълнителите зависят от дисциплинирано водене на записи, което одиторът може да проследи без двусмислие. Beancount.io ви дава текстово базирано счетоводство (plain-text accounting), което е прозрачно, с контрол на версиите и лесно за съгласуване с регистрите на заплатите, списъците на служителите и тримесечните данъчни декларации — така че когато външна агенция започне да задава въпроси за това на кого сте платили, кога и как, вашите книги ще дадат ясен отговор още първия път. Започнете безплатно и внесете същата прецизност във вашите финансови записи, каквато внасяте във вашите HR досиета.