Удръжките напуснаха заплатите на служителите ви на 15-ия ден от месеца. Те пристигнаха в тръста на 401(k) плана на 12-ия ден от следващия месец. Никой не забеляза, никой не се оплака и ведомостта за заплати се затвори както обикновено.
В очите на Министерството на труда вие току-що използвахте парите за пенсия на служителите си без лихва в продължение на почти четири седмици. Това е забранена сделка, тя носи 15% акцизен данък и е най-често срещаният случай на неспазване на изискванията в пенсионните планове на малкия бизнес — обикновено извършен от спонсори, които не са имали представа, че съществува краен срок.
Ето частта, която почти никой не ви казва: IRS очаква да правите грешки като тази. То изгради цяла система за корекции — Система за разрешаване на съответствието на плановете на служителите, или EPCRS — около реалността, че малките планове се управляват на непълно работно време, и ви позволява да поправите повечето оперативни грешки сами, без да се обаждате на IRS, без подаване на документи и без такса. Системата се управлява от Процедура за приходите 2021-30 и съществува именно за да не ескалира една поправима грешка в катастрофата на дисквалификация на плана.
Това ръководство преминава през това как работи EPCRS, кои грешки можете да коригирате сами, как изглеждат стандартните корекции за неизпълненията, които малките планове реално извършват, и как да документирате корекция, така че да издържи по-късно.
Какво всъщност означава дисквалификация
Преди корекцията, разберете залозите. 401(k) планът е обещание, което данъчният кодекс дава на себе си: вноските влизат необложени, печалбите се натрупват необложени и всичко се облага веднъж, при разпределението. Ако IRS дисквалифицира плана — със задна дата — тази сделка се разпада във всички посоки едновременно.
Тръстът на плана губи данъчното си освобождаване и става неосвободен тръст, който трябва сам да подаде данъчна декларация за доходите си и да плати данък върху печалбите си. Служителите трябва да включат придобитите вноски на работодателя в облагаемия си доход за дисквалифицираните години. Разпределенията от дисквалифицирания план вече не могат да бъдат прехвърлени в IRA или друг план. Приспаданията на работодателя се отлагат, докато сумите не станат облагаеми за служителите, а FICA и FUTA могат да се прикрепят към вноските или когато са направени, или когато придобият право. Ако дисквалификацията произтича от неизпълнение на покритие или участие, високо платените служители могат да бъдат обложени с данък върху целия си необложен придобит баланс по сметката — не само за въпросните години.
Ето защо програмите за корекции имат значение. Почти никоя грешка в плана не води до дисквалификация, ако я откриете и поправите през правилната врата.
EPCRS: Три врати към измъкване от проблеми
EPCRS предлага три програми, като изборът между тях е главно функция на времето и вида на грешката:
| Програма | Кога я използвате | Участие на IRS | Разход |
|---|---|---|---|
| Програма за самокорекция (SCP) | Откривате грешката сами, няма текущ одит | Няма — без заявление, без подаване, без контакт | Безплатно |
| Програма за доброволна корекция (VCP) | Грешки, които не могат да бъдат самокоригирани, или искате писмено одобрение от IRS | Писмено подаване; IRS издава декларация за съответствие | Потребителска такса въз основа на активите на плана — в момента от 4,000 |
| Програма за споразумение за приключване при одит (Audit CAP) | IRS е открило проблема при проверка първо | Преговаряно споразумение за приключване | Санкция, договорена с IRS, винаги по-висока от таксата за VCP |
Икономиката е умишлено оформена така, че да излезете напред рано винаги е по-евтино. Всяка стъпка по-близо до Audit CAP повишава цената: SCP е безплатна, VCP струва такса за подаване, а Audit CAP започва с преговорна позиция, която започва над таксата за VCP и нараства с броя на засегнатите служители, колко дълго е продължила грешката и дали сте имали вътрешен контрол, който е трябвало да я улови.
Врата първа: Програмата за самокорекция
SCP е работният кон и забележителното при нея е какво не изисква. Няма заявление, няма изискване за отчитане, няма такса и няма контакт с IRS. Откривате оперативен пропуск — случай, при който планът не е бил управляван според писмените му условия — коригирате го, документирате го и продължавате напред. Планът запазва данъчно облагодетелствания си статут.
Допустимостта зависи от две оси. Първата е тежестта на грешката:
- Незначителни оперативни пропуски могат да бъдат самокоригирани по всяко време. Няма краен срок.
- Значителни оперативни пропуски все още могат да бъдат самокоригирани, но трябва да действате в рамките на периода за корекция — обикновено до края на третата планова година след плановата година, в която е възникнал пропускът. Ако пропуснете този прозорец, единствената ви доброволна опция е VCP.
Дали даден пропуск е значителен се преценява въз основа на фактите: колко служители са засегнати, колко пари са замесени, колко дълго е продължил и дали е част от модел на поведение. Едно единствено тримесечие на забавени депозити, засягащи шепа участници, е съвсем различно нещо от три години на систематично изключване на рецепционистката от плана.
Втората ос е процесът. Самокорекцията предполага, че планът има установени практики и процедури за съответствие — рутинни вътрешни проверки, предназначени да улавят пропуски — защото SCP е изградена за планове, които се спъват въпреки добрия контрол, а не за планове, които никога не гледат. Това е и практическият аргумент за истински навик за съгласуване: спонсор, който съгласува ведомостта за заплати с депозитите в тръста всеки месец, както улавя грешки в най-евтините прозорци за корекция, така и може да демонстрира позицията на вътрешен контрол, която SCP предполага.
Не всичко минава през тази врата. Пропуски в SIMPLE IRA и SEP планове, придобити при корпоративни сливания, например, изискват VCP, а не SCP.
Врата втора: Програмата за доброволна корекция
VCP е официалната опция: поставяте пропуска, предложената си корекция и своите процесни поправки в писмено подаване, плащате потребителска такса и IRS издава декларация за съответствие — своето писмено споразумение да не дисквалифицира плана поради разкритите пропуски. Тя е налична само когато планът не е вече под проверка на IRS и IRS обикновено няма да одитира плана, докато подаването е в процес на разглеждане.
Механиката е по-достъпна, отколкото повечето собственици очакват. Подаването става през Pay.gov с формуляр 8950, а IRS публикува пълен комплект — формуляр 14568, образец на декларация за съответствие, плюс приложения 14568-A до 14568-I, съответстващи на конкретни често срещани пропуски. За ясна оперативна грешка работодателят може да попълни подаването без адвокат, а анонимни предварителни подавания чрез представител ви позволяват да тествате нов метод за корекция, преди да поставите името си върху него.
Три детайла си струва да запомните:
- Таксата не се възстановява, ако IRS отхвърли метода ви за корекция, а корекциите, направени преди подаването, може да се наложи да бъдат отменени, ако IRS не е съгласно с подхода ви.
- Обикновено имате 150 дни от декларацията за съответствие, за да завършите корекциите.
- VCP може да се откаже от акцизни данъци, които SCP не може. Пропуснато минимално разпределение, например, може да бъде самокоригирано — направете плащането плюс печалби — но акцизният данък на ниво участник може да бъде опростен само чрез VCP, с помощта на специалния график за RMD.
VCP също има честни ограничения: закъснели подавания на формуляр 5500 принадлежат на програмата за закъснели подаващи на DOL, а не на EPCRS, а фидуциарни нарушения принадлежат на Програмата за доброволна фидуциарна корекция на DOL.
Врата трета: Audit CAP
Ако IRS открие пропуска при проверка, преди вие самите да го откриете, вие сте в Audit CAP: коригирайте грешките, подпишете споразумение за приключване и платите договорена санкция. Санкцията е ограничена във връзка с Максималната сума за плащане на плана и е калибрирана спрямо естеството и продължителността на пропуските, колко служители са били засегнати и — подчертано — дали спонсорът е имал вътрешен контрол, който е трябвало да улови проблема по-рано. Всеки долар от експозицията на Audit CAP може да бъде избегнат, като първо минете през врати едно или две.
Петте неизпълнения, които малките планове реално извършват — и техните стандартни корекции
1. Забавени депозити на удръжки на служители
Правилото: вноските на участниците трябва да достигнат до тръста на най-ранната дата, на която разумно могат да бъдат отделени от активите на компанията — не до 15-ия работен ден на следващия месец, който е само регулаторна външна граница, която адвокатите по планове третират като капан, а не като краен срок. Плановете с по-малко от 100 участници имат изрично безопасно пристанище: депозирайте в рамките на седем работни дни от удържането.
Корекцията: депозирайте всичко закъсняло, плюс пропуснатите печалби за периода, през който парите са стояли в сметката на компанията. Фидуциарната страна обикновено се разрешава чрез Програмата за доброволна фидуциарна корекция на DOL, която включва компонент за самокорекция за депозити, направени в рамките на 45 дни от удържането — на база калкулатор, без формално подаване. Данъчната страна е отделна: подайте формуляр 5330 и платете 15% акцизен данък върху замесената сума.
2. Пропуснат отговарящ на условията служител
Някой е отговарял на правилата за допустимост — възраст, стаж, дата на влизане — и никой не го е записал. Корекцията зависи от бързината. Ако го хванете в рамките на три месеца, корекцията е евтина: започнете удръжките, направете съответстващата вноска на работодателя и не се изисква компенсаторна вноска. След този прозорец стандартната корекция е квалифицирана непоискана вноска, равна на 25% от пропуснатата възможност за удръжка на служителя — компенсацията на служителя за пропуснатия период, умножена по средния процент на удръжка на неговата група служители — плюс съответстващи вноски, плюс печалби. Моделът е последователен в целия EPCRS: цената на корекцията приблизително се удвоява, когато откриете нещата късно.
3. Грешна съответстваща вноска или пропуснати тестове ADP/ACP
Съответстваща вноска на работодателя, изчислена спрямо грешната дефиниция за компенсация, или тест за недискриминация, който планът е провалил и игнорирал. Принципът е, че корекциите трябва да поставят участниците там, където биха били, ако планът беше работил правилно: компенсаторни вноски плюс печалби. Провалените тестове ADP и ACP се коригират с квалифицирани непоискани вноски за невисокоплатени служители, а 10% акцизен данък върху недостига идва с неизпълнението.
4. Неизпълнени заеми от плана
Заем на участник, който е надхвърлил лимитите на раздел 72(p), когато е бил отпуснат, или такъв, който е изпаднал в неизпълнение, защото плащанията са спрели поради проблем с ведомостта. Опциите за корекция включват повторно разсрочване на непогасения баланс в рамките на оставащия срок, излекуване на пропуснатите плащания или замяна на заема с разпределение — като правилният метод зависи от това дали заемът е бил дефектен при отпускането или е изпаднал в неизпълнение по-късно. Заемите на собственици и служители получават допълнителна проверка съгласно правилата за забранени сделки, а VCP е вратата за неизпълнени заеми, които SCP не може да покрие.
5. Пропуснати минимални разпределения
Напуснал участник е навършил 73 или 75 години и никой не е наблюдавал. Корекцията е механична — разпределете пропуснатото RMD плюс печалби — но акцизният данък върху участника е наказващ и само VCP може да се откаже от него. Това неизпълнение е почти винаги проблем с данните: планът е загубил следите на бивш служител. Преброяване на прекратени участници, преглеждано ежегодно, е по-евтино от корекцията.
Корекция, която не можете да докажете, е корекция, която не се е случила
Самокорекцията няма подаване на документи, което означава, че тежестта на доказване лежи изцяло във вашите записи. Един защитим SCP файл съдържа:
- Меморандум, идентифициращ пропуска, как е бил открит и анализа на периода за корекция, показващ защо SCP е била налична
- Изчисленията зад компенсаторните вноски и печалби
- Доказателство, че корекциите реално са преместили пари — датирани записи от оперативната сметка в тръста
- Процедурната промяна, която предотвратява повторението, датирана и приложена
Този последен елемент не е декоративен. Вътрешният контрол е това, което е направило SCP налична на първо място, а същата документация е това, което убеждава проверяващ години по-късно, че тихата корекция през 2023 г. е била истинска корекция, а не неотчетен пропуск.
Където счетоводството си заслужава парите
Почти всяко неизпълнение по-горе е по същество неизпълнение на съгласуване: удръжки от ведомостта, които не са достигнали до тръста навреме, дата на допустимост, която никой не е сравнил с преброяването, плащане по заем, което е спряло, когато някой е сменил системите за ведомост. Контролът, който ги предотвратява — и доказателствата, които ги лекуват — са счетоводни артефакти: регистър на ведомостта, съгласуван ред по ред с депозитите в тръста всеки месец, всяко записване датирано; дефиниция за компенсация в сметкоплана, която съответства на документа на плана; датирана одитна следа, която можете да подадете на проверяващ.
Това е и аргументът за съхраняване на тези записи в сметкоплан, който контролирате от край до край. Когато въпросът е „коя е най-ранната дата, на която тези удръжки разумно е можело да бъдат отделени“, запис с добавяне само, датиран, за това кога парите са били удържани и кога са се преместили, е може би най-силният отговор, който малък работодател може да произведе. Обикновен текстов сметкоплан ви дава точно това; таблото Fava поставя жив изглед върху същите данни, а документацията покрива как да структурирате сметки за ведомост и преводи към тръста.
Поддържайте план, който може да бъде защитен
Грешка в пенсионния план рядко е скандал; обикновено е вторник. Някой е сменил процесора за ведомост, дата на влизане е минала незабелязано, депозит се е забавил със седмица. Това, което разделя бележка под линия от събитие на дисквалификация, е дали спонсорът е имал контрол, за да забележи, и записи, за да докаже корекцията.
Извършвайте съгласуването месечно, знайте коя врата изисква неизпълнението — самокорекция в рамките на прозореца, подайте VCP, когато трябва — и пазете документите. IRS изгради EPCRS на предположението, че ще сгрешите; останалата част от системата зависи от вас.
Опростете финансовото си управление
Съответствието с пенсионния план е в основата си дисциплина на водене на записи: датирани депозити, съгласувана ведомост, защитима одитна следа. Beancount.io предоставя обикновено текстово счетоводство, което е прозрачно, с контрол на версиите и готово за ИИ, така че всяка корекция, която правите, носи собственото си доказателство. Започнете безплатно и пазете финансовите си записи толкова одитируеми, колкото вашият план заслужава.