Малка маркетингова агенция съкращава шестима служители в петък следобед. Човешките ресурси връчват последните чекове за заплати, събират лаптопите и предполагат, че доставчикът на здравна застраховка ще „поеме нещата със COBRA“. Осем месеца по-късно съпругът на бивш служител отива в спешното отделение, научава, че покритието никога не е било предлагано, и подава иск. Докато компанията приключи преговорите с IRS, Министерството на труда (DOL) и адвокатите на ищците, сметката надвишава 180 000 долара.
Всеки ред от тази история е предотвратим. COBRA, федералният закон за продължаване на застрахователното покритие, който фигурира в Кодекса за вътрешните приходи от 1985 г., се базира на пет строги срока: 14 дни, 30 дни, 44 дни, 60 дни и 45 дни. Пропуснете някой от тях и вашият групов здравен план може да натрупа акцизен данък от 100 долара на ден съгласно Раздел 4980B, отделни санкции по ERISA до 110 долара на ден и излагане на частни съдебни дела, при които ищците събират адвокатски хонорари и обезщетения. Добрата новина е, че правилата са детерминистични. След като разберете кой часовник кога започва, COBRA се превръща в проблем на проследяването, а не в игра на отгатване.
Кой трябва да спазва правилата (и кой се изплъзва)
Федералната COBRA се прилага за групови здравни планове в частния сектор, спонсорирани от работодатели, които са имали 20 или повече служители през повече от 50 процента от обичайните работни дни през предходната календарна година. Две подробности рутинно изненадват спонсорите:
- Броят от 20 служители използва пълния брой служители, а не еквиваленти на пълно работно време. Двама служители на непълно работно време се броят за двама души, а не за един. Наскоро наети стажанти и сезонни работници обикновено се включват.
- Покритието продължава за плановете, а не за работните места. Ако отделите дъщерно дружество, продадете подразделение или се слеете с по-голям работодател, задължението да предложите COBRA на съществуващите квалифицирани бенефициенти може да премине заедно с плана.
Работодателите с по-малко от 20 служители не са напълно освободени от отговорност. Повечето щати налагат правила за „мини-COBRA“, които се прилагат за по-малки работодатели и понякога разширяват правата за продължаване на покрития, които федералната COBRA не обхваща. Ню Йорк, Калифорния, Тексас и Илинойс имат свои версии и крайните срокове не съвпадат с тези на федералната COBRA. Ако оперирате в няколко щата, съставете матрица за всеки щат, преди да напишете процедурата си за уведомления.
Правителствените планове, църковните планове и някои федерални програми са освободени от федералната COBRA, въпреки че еквивалентът за федерални служители (FEHB временно продължаване) работи по подобни графици.
Петте прозореца, които трябва да спазите
Схемата за уведомления на COBRA прилича на щафетно бягане. Всяко предаване има краен срок и пропускането на някое от тях обезсилва останалите. Преминете през последователността по ред.
Прозорец 1: 90 дни за общото известие
Когато нов служител се запише във вашия групов здравен план, администраторът на плана има 90 дни от датата на започване на покритието, за да достави „общото известие“ (понякога наричано „първоначално известие“) на служителя и на всеки покрит съпруг. Общото известие описва правата по COBRA на достъпен език и казва на квалифицираните бенефициенти кога самите те трябва да съобщават за житейски събития като развод или навършване на възраст, при която детето губи статута си на зависимо лице.
90-дневният прозорец е единственият, който започва при наемане, а не при прекратяване на трудовото правоотношение, и е този, който се пропуска най-често. Пакетите за нови служители често пропускат общото известие, защото служителят все още не е преживял никакво квалифициращо събитие. Това е точно погрешната причина да го пропуснете. Министерството на труда (DOL) рутинно одитира досиета на новонаети служители и липсващото общо известие е нарушение за всеки бенефициент, което излиза наяве при съдебни спорове, когато бивш служител по-късно твърди, че никога не му е било казано какво да прави.
Прозорец 2: 30 дни за работодателя да уведоми администратора на плана
Когато се случи квалифициращо събитие, за което работодателят знае — най-често прекратяване на трудовото правоотношение или намаляване на работното време, което води до загуба на покритие — работодателят има 30 дни да уведоми администратора на плана. Ако работодателят е администратор на плана (което е случаят за повечето самостоятелно администрирани планове), 30-те дни се сливат в 44-дневния прозорец по-долу.
Часовникът започва да тече на по-късната от двете дати: датата на квалифициращото събитие или датата, на която покритието би било загубено поради него. Ако прекратяването се случи на 15-ти, но покритието продължава до края на месеца, 30-дневният часовник започва в последния ден от месеца.
Прозорец 3: 14 дни за известието за избор (или 44 дни общо)
След като администраторът на плана получи известие за квалифициращо събитие, той има 14 дни да достави „известието за избор“ — документа, който обяснява правото на квалифицирания бенефициент да продължи покритието, сумата на премията и крайния срок за избор.
На практика две структури сливат това в един 44-дневен срок:
- Ако работодателят е и администратор на плана, общото време от квалифициращото събитие до известието за избор е 44 дни.
- Ако външен администратор (TPA) обслужва COBRA, 30-те дни на работодателя плюс 14-те дни на TPA все пак правят общо 44 дни от квалифициращото събитие, въпреки че вътрешното прехвърляне е от значение, тъй като неспособността на работодателя да уведоми TPA на 30-ия ден оставя TPA без шанс да спази 14-ия ден.
Известието за избор трябва да бъде изпратено до всеки квалифициран бенефициент, а не само до служителя. Покритият съпруг и всяко обхванато дете на издръжка имат независими права по COBRA и един общ плик за домакинството, адресиран само до „John Smith“, може да бъде оспорен в съда.
Две квалифициращи събития — развод/законна раздяла и дете на издръжка, губещо статута си на такова — трябва да бъдат съобщени от квалифицирания бенефициент на администратора на плана в рамките на 60 дни. 14-дневният часовник за известие за избор на администратора на плана започва да тече, когато това съобщение пристигне.
Прозорец 4: 60 дни за избор от страна на квалифицирания бенефициент
Квалифицираните бенефициенти имат 60 дни, считано от по-късната от двете дати: (а) датата, на която покритието иначе би приключило, или (б) датата, на която е предоставено известието за избор, за да изберат COBRA. Всеки бенефициент взема решението самостоятелно — съпруг/а може да избере покритие, дори ако служителят откаже.
Два практически момента често затрудняват спонсорите:
- Изборът на COBRA има ретроактивно действие. Бенефициент, който направи избор на 59-ия ден, покрива прекъсването обратно до първоначалната дата на загуба на покритие.
- Бенефициентът може да оттегли отказ и да избере покритие във всеки един момент по време на 60-дневния прозорец. Ако някой подпише формуляр „не, благодаря“ на 5-ия ден и след това промени решението си на 50-ия ден, вие трябва да уважите късния избор.
Прозорец 5: 45 дни за първоначалното плащане на премията
След като направи своя избор, бенефициентът разполага с 45 дни, за да извърши първото плащане на премията. Това плащане трябва да покрива периода от датата, на която покритието би приключило, до датата на избора — често това са две до три месечни премии наведнъж. Последващите месечни премии трябва да бъдат платени в рамките на 30-дневен гратисен период.
Плановете могат да преустановят покритието по време на гратисния период и да го възстановят със задна дата след плащане, но не могат да прекратят покритието поради неплащане, докато не изтече пълният гратисен период и не бъде предоставено известие. Пропуснете ли този нюанс, създавате различен проблем: застрахователят може да плати обезщетения, които по-късно се опитвате да си върнете, а това почти винаги завършва със загуба в съда.
Какво се счита за квалифициращо събитие
Прозорците за известяване започват само когато настъпи квалифициращо събитие и то доведе до загуба на покритие. Съществуват шест федерални квалифициращи събития, а максималният период на продължаване зависи от това кое от тях е приложимо.
За осигурения служител, квалифициращите събития са доброволно или принудително прекратяване на трудовото правоотношение (с изключение на тежко нарушение на трудовата дисциплина — тясно изключение, което съдилищата тълкуват в ущърб на работодателите) и намаляване на работното време, което води до загуба на покритие. Максимален период на покритие: 18 месеца.
За съпруг/а или издържано дете, квалифициращите събития са смърт на осигурения служител, развод или законна раздяла с осигурения служител, придобиване на право на Medicare от осигурения служител и преставане на издържаното дете да бъде такова съгласно условията на плана (обикновено при навършване на 26 години). Максимален период на покритие: 36 месеца.
Някои специални удължавания са от значение:
- Удължаване поради инвалидност: Ако Администрацията за социално осигуряване (Social Security Administration) определи, че квалифициран бенефициент е бил с увреждания по време на квалифициращото събитие или в рамките на 60 дни от избора на COBRA, 18-месечният период се удължава на 29 месеца. Планът може да таксува до 150 процента от приложимата премия за месеците от 19-и до 29-и.
- Второ квалифициращо събитие: Ако по време на първоначалния 18-месечен период поради прекратяване или намаляване на часовете настъпи второ събитие (като смърт на служителя или развод), съпругът/ата и издържаните деца могат да имат право на общо до 36 месеца от първоначалното квалифициращо събитие.
Акцизният данък от 100 долара на ден — и защо той често става 200 долара
Раздел 4980B от Кодекса за вътрешните приходи (Internal Revenue Code) налага акцизен данък върху работодателя в размер на 100 долара за всеки ден по време на период на несъответствие за всеки засегнат квалифициран бенефициент. Ако повече от един бенефициент в едно и също семейство е засегнат от едно и също квалифициращо събитие, дневният максимум е 200 долара. Така семейство от четирима души, засегнато от едно пропуснато известие за избор, генерира 200 долара на ден, а не 400 долара.
Периодът на несъответствие започва в деня, в който за първи път е възникнало неизпълнението, и завършва на по-ранната от двете дати: (а) датата, на която неизпълнението е коригирано, или (б) шест месеца след последния ден, в който неизпълнението е могло да бъде коригирано. При неизпълнение, продължило една година, данъкът може тихо да нарасне до шестцифрена сума.
Съществува защитна разпоредба при основателна причина (reasonable-cause safe harbor): акцизният данък не се прилага, ако неизпълнението се дължи на основателна причина (а не на умишлено пренебрегване) и е коригирано в рамките на 30 дни, след като работодателят е научил или е трябвало да научи за него. IRS тълкува строго фразата „трябвало да научи“. Ако неизпълнението излезе наяве при рутинен одит, обикновено не можете да твърдите, че „не сте знаели“.
В допълнение към акцизния данък, Раздел 502(c)(1) от ERISA упълномощава Министерството на труда (DOL) или бенефициента да възстановят до 110 долара на ден за непредоставяне на изискваните известия. Частни ищци могат също така да възстановят медицински разходи, направени по време на прекъсването на покритието, адвокатски хонорари и справедливо обезщетение като записване със задна дата. Съдилищата са присъждали обезщетения в шест- и седемцифрени размери срещу работодатели, които не са могли да представят доказателства с дата за изпратени известия.
Как спонсорите на групови здравни планове всъщност поддържат съответствие
Съответствието е оперативно, а не правно. Три навика отличават спонсорите, които преминават одити, от тези, които не успяват:
- Датирана, проследима доставка. Изпращайте известия с препоръчана поща с Удостоверение за изпращане (Certificate of Mailing) или чрез електронна система за доставка, която записва получаването. Избягвайте обикновените имейли, освен ако нямате внедрена електронна система за разкриване на информация, съвместима с ERISA. Пазете доказателствата поне шест години.
- Единен източник на истина за датите на квалифициращите събития. Повечето откази се дължат на това, че отделите „Човешки ресурси“ и „Труд и работна заплата“ използват различни „дати на прекратяване“. Ако отдел „Човешки ресурси“ запише последния работен ден като 15 май, а „Труд и работна заплата“ запише 31 май като последен ден на плащане, крайните ви срокове за уведомяване ще се разминат с две седмици. Изберете една дата, документирайте я и я използвайте за всяко последващо известие.
- Календар за равнение. Всеки месец изготвяйте отчет за всички прекратявания на правоотношения и събития със загуба на покритие през предходните 60 дни спрямо изпратените известия по COBRA. Разследвайте всяко несъответствие, преди то да премине в периода на несъответствие.
Много спонсори възлагат администрирането на COBRA на външен администратор (TPA) именно за да премахнат това от задачите на екипа по „Човешки ресурси“. TPA се занимава с ежедневната механика — изпращане на известия, проследяване на изборите, събиране на премии — за 1 до 2 долара на служител на месец, което е много по-малко от иск за едно-единствено пропуснато известие. Външното възлагане не елиминира правната отговорност на работодателя (задължението да уведомите TPA за квалифициращи събития все още остава ваше), но прави цената на човешката грешка значително по-ниска.
Защо счетоводната страна е важна
Участниците в COBRA са бивши служители по плана, но финансови участници във вашата счетоводна книга за придобивки. Техните премии (обикновено пълната ставка на застрахователя плюс 2 процента административна такса) постъпват като парични средства и трябва да се проследяват отделно от удръжките от заплатите на активните служители. Административната такса от 2 процента е приход, а не просто възстановяване на разходи. Месеците за удължаване поради неработоспособност при 150 процента от премията добавят още една особеност в отчитането: допълнителните 50 процента над това, което плащат активните служители, трябва да бъдат осчетоводени отделно, за да се избегне изкривяване на анализа на разходите за придобивки.
Спонсорите, които се самоосигуряват, трябва също да отчитат изплатените искове от името на участниците в COBRA. Тъй като премиите по COBRA се изчисляват ежегодно въз основа на опита от предходната година, грешките в основната счетоводна книга се натрупват в тарифите за следващата година. Работните процеси за счетоводство в обикновен текст — където всяка получена премия и изплатен иск могат да бъдат проследени в един-единствен файл с контрол на версиите — правят това много по-лесно от съгласуването на експорти от три различни системи за заплати и придобивки.
Често срещани грешки, които си струва да запомните
- Известието само до отдел „Човешки ресурси“. Изпращане на известие за избор на прекратения служител, но не и на обхванатия съпруг или иждивенец. Всеки квалифициран бенефициент има независими права; един плик рядко е достатъчен.
- Забавянето от типа „ще го изпратим следващата седмица“. Закъснялото доставяне на известие за избор е най-честото нарушение на COBRA. Срокът от 14 или 44 дни тече от квалифициращото събитие, а не от деня, в който отдел „ЧР“ има време да се занимае с него.
- Злоупотреба с мотива „тежко дисциплинарно нарушение“. Третиране на проблемно прекратяване на трудови правоотношения като такова за „тежко дисциплинарно нарушение“ с цел избягване на COBRA. Съдилищата тълкуват това изключение тясно; ако не сте сигурни, предложете COBRA и оставете бенефициента да откаже.
- Недатираното известие. Известия, които пристигат без ясен печат с дата, ви оставят без възможност да докажете навременност при оспорване. Слагайте времеви печат на всяко известие и пазете както изходящото копие, така и доказателството за изпращане.
- Капанът на правото на Medicare. Когато обхванат служител придобие право на Medicare, съпругът и иждивенците могат да имат право на 36 месеца COBRA, а не 18, и часовникът започва да тече от датата на придобиване на право на Medicare, а не от по-късното прекратяване на заетостта.
- Игнориране на щатския мини-COBRA. Планове с по-малко от 20 служители или с дейност в щати, чийто мини-COBRA закон е по-широк от федералния, трябва да следват щатските правила. Федералното съответствие не е достатъчно.
Поддържайте вашата счетоводна книга за придобивки готова за одит
Премиите по COBRA, исковете и експозицията към акцизни данъци преминават през същата главна книга, която обслужва текущите ви заплати. Когато тези записи са разпръснати из PDF файлове, експорти от заплати и извлечения от брокери, пропуснато известие и пропуснато съгласуване често изглеждат еднакво в книгите. Beancount.io е счетоводство в обикновен текст с контрол на версиите, което ви предоставя единен, одитируем запис на всяка трансакция, свързана с придобивки — вида следа, която искате, когато Министерството на труда или насрещният адвокат попитат какво се е случило на определена дата. Започнете безплатно и внесете прозрачност в частите от вашите книги, за които регулаторите се интересуват най-много.