Разбиране на Закона за гъвкавост на PPP: Какво трябва да знаят собствениците на малък бизнес

Когато пандемията от COVID-19 удари през 2020 г., милиони малки предприятия се втурнаха да получат финансова помощ чрез Програмата за защита на заплатите (PPP). Но много собственици бързо откриха, че строгите правила на първоначалната програма правят почти невъзможно ефективното използване на средствата — или квалифицирането за опрощаване. Тук се намесва Законът за гъвкавост на PPP от 2020 г., ключов законодателен акт, който превърна програмата от разочароващ лабиринт от правила в истински полезен спасителен пояс.

Независимо дали сте получили заем по PPP по време на пандемията или изучавате минали програми за помощ, за да се подготвите за бъдещи икономически предизвикателства, разбирането на това как Законът за гъвкавост промени пейзажа на PPP предлага ценни уроци за ориентиране в програмите за държавна помощ и управление на вашите бизнес финанси в несигурни времена.

Какво представляваше Законът за гъвкавост на PPP?

Законът за гъвкавост на Програмата за защита на заплатите от 2020 г. беше двупартиен законопроект, подписан от президента Тръмп на 5 юни 2020 г. Той директно адресира най-честите оплаквания на собствениците на малък бизнес относно първоначалната програма PPP, правейки заемите по-лесни за използване, а опрощаването — по-постижимо.

Първоначалната PPP, стартирана като част от закона CARES през март 2020 г., дойде с твърди изисквания, които не съответстваха на реалността, пред която бяха изправени много предприятия. Собствениците имаха само осем седмици, за да похарчат средствата от заема, като поне 75% трябваше да отидат за заплати, а строгите срокове за повторно назначаване създадоха невъзможни ситуации за бизнеси, които не можеха да отворят безопасно или да намерят налични работници.

Законът за гъвкавост призна тези предизвикателства и направи съществени промени, за да даде на собствениците на бизнес глътка въздух.

Основните промени: От ограничителни към реалистични

Удължен срок за разходване (от 8 на 24 седмици)

Първоначалният осемседмичен прозорец за разходване беше невъзможно кратък за много бизнеси. Как един ресторант, който остава затворен поради здравни заповеди, може да похарчи средства за заплати, когато няма персонал, на когото да плаща? Законът за гъвкавост удължи този „покрит период“ на 24 седмици — или до 31 декември 2020 г., което от двете настъпи по-рано.

Тази промяна беше автоматична. Кредитополучателите не трябваше да се свързват със своите заемодатели или да попълват допълнителни документи. Ако вече бяхте започнали своя осемседмичен период, можехте веднага да преминете към по-дългия график, за да увеличите максимално допустимите си разходи.

Защо това беше важно: По-дългият прозорец за разходване означаваше, че предприятията могат да изчакат по-безопасни условия за работа, постепенно да назначат отново персонал и действително да използват средствата по предназначение, вместо да бързат да спазят произволен краен срок.

Правилото 60/40 замени правилото 75/25

Може би най-значимата промяна беше корекцията на изискванията за разходите за заплати. Първоначалната програма изискваше 75% от средствата по заема да отиват за разходи за заплати, като се позволяваха само 25% за други разходи като наем, комунални услуги и лихви по ипотеки.

За много бизнеси — особено тези с високи непреки разходи като магазини за търговия на дребно или ресторанти — това съотношение беше нереалистично. Законът за гъвкавост го промени на съотношение 60/40: поне 60% за заплати и до 40% за квалифицирани разходи извън заплатите.

Как работи математиката: Ако сте получили заем по PPP в размер на 100 000 долара и сте похарчили 60 000 долара за разходи за заплати по време на вашия покрит период, вие сте изпълнили минималното изискване. След това можете да разпределите до 40 000 долара за наем, комунални услуги и лихвени плащания по ипотеки.

Но тук има уловка, която много собственици на бизнес пропуснаха: изискването от 60% не се отнасяше само за вашите разходи — то се отнасяше за сумата за опрощаване. Ако сте похарчили по-малко от 60% за заплати, вашето максимално опрощаване ще бъде пропорционално намалено.

Пример за изчисление: Да кажем, че сте похарчили 54 000 долара (54%) за заплати от вашия заем от 100 000 долара. За да се поддържа съотношението 60/40, вашето максимално опрощаване ще бъде 90 000 долара — 54 000 долара за заплати (60%) и 36 000 долара за разходи извън заплатите (40%). Оставащите 10 000 долара ще се превърнат в заем, който ще трябва да изплатите.

Удължаване на крайния срок за повторно назначаване (от 30 юни на 31 декември)

Първоначалната PPP изискваше предприятията да възстановят своята работна сила и нивата на заплатите до 30 юни 2020 г., за да се класират за пълно опрощаване. Този краен срок създаде огромен натиск за бизнеси, които не можеха да отворят безопасно или не можеха да намерят желаещи работници в разгара на пандемичната несигурност.

Законът за гъвкавост удължи този краен срок до 31 декември 2020 г. и добави важни изключения. Нямаше да бъдете санкционирани за неуспех при повторното назначаване, ако:

• Не сте могли да намерите квалифицирани служители за попълване на свободни позиции
• Не сте могли да се върнете към същото ниво на бизнес активност поради изискванията за безопасност във връзка с COVID-19
• Работниците са отказали предложения за връщане на позициите си

Документацията беше от ключово значение: За да поискате тези изключения, се нуждаехте от писмени записи за предложения за работа, откази и добросъвестни усилия за наемане. Умните собственици на бизнес водеха подробни досиета за всички дейности по набиране на персонал през този период.

Сроковете за погасяване на заемите са удължени

Новите PPP заеми, одобрени след 5 юни 2020 г., автоматично се предоставяха с петгодишен срок за погасяване при 1% лихва — значително подобрение спрямо първоначалните двугодишни срокове. Това даде на бизнеса много повече пространство за маневриране, ако опрощаването не покриваше пълния размер на заема.

За съществуващите заемополучатели с двугодишни срокове, законът позволи (но не задължи) кредиторите да удължат падежа до пет години при взаимно съгласие. Много кредитори бяха готови да направят тази промяна, но тя не беше автоматична — трябваше да бъде поискана.

Облекчение чрез отсрочване на данъците върху заплатите

Един от най-объркващите аспекти на оригиналния закон CARES беше ограничението, което пречеше на бизнеса да отсрочва данъците върху заплатите, ако е получил опрощаване на PPP заем. Това създаваше неблагоприятен стимул, при който получаването на опрощаване всъщност вредеше на паричния поток.

Законът за гъвкавост премахна това ограничение изцяло. Вече предприятията можеха да отсрочват работодателските данъци върху заплатите до 31 декември 2020 г., независимо дали техните PPP заеми са били опростени. Тази промяна подобри паричния поток за хиляди фирми, опитващи се да устоят на икономическата буря.

Удължен срок за подаване на заявления за опрощаване

Според първоначалните правила бизнесът беше под натиск да кандидатства за опрощаване бързо. Законът за гъвкавост даде на заемополучателите до 10 месеца след края на техния покрит период за подаване на заявления за опрощаване.

Това удължаване беше от решаващо значение, тъй като SBA и Министерството на финансите продължиха да публикуват нови насоки и ревизирани формуляри през цялата 2020 г. Изчакването с подаването на заявление означаваше, че можете да се възползвате от най-новите опростени формуляри и най-ясните насоки.

Често срещани грешки, допускани от собствениците на фирми

Въпреки тези подобрения, PPP остана сложна програма и много собственици на фирми допуснаха скъпоструващи грешки:

Погрешно разбиране на 60-процентния праг („Cliff“)

Първоначално имаше объркване дали изискването за 60% разходи за заплати е праг от типа „всичко или нищо“. Някои собственици на фирми вярваха, че харченето дори на 59% за заплати ще доведе до нула опрощаване.

SBA в крайна сметка уточни, че опрощаването ще бъде пропорционално, а не напълно елиминирано. Ако сте похарчили 50% за заплати, все още можете да получите частично опрощаване — то просто ще бъде изчислено така, че да се запази съотношението 60/40 върху опростената сума.

Избор на грешен покрит период

Заемополучателите можеха да избират между 8-седмичен или 24-седмичен покрит период (или до 31 декември 2020 г., което от двете настъпи по-рано). Някои автоматично избраха 24 седмици, предполагайки, че „по-дългото е по-добро“, но това невинаги беше вярно.

За предприятията, които се разрастнаха бързо и имаха големи разходи за заплати в началото, 8-седмичният период понякога водеше до по-високо опрощаване, тъй като обхващаше период на максимални разходи. Изчисляването на показателите за двата периода преди кандидатстване беше разумният ход.

Лошо водене на документация за изключения

За да заявите изключения тип „защитено пристанище“ (safe harbor) за намален брой служители или възнаграждения, ви беше необходима своевременна документация. Собствениците на фирми, които се опитваха да възстановят записи месеци по-късно по време на процеса на опрощаване, често не можеха да докажат твърденията си, което водеше до намалено опрощаване.

Пропускане на нюансите при изчисляването на FTE

Изчисленията на еквивалента на пълно работно време (FTE) бяха пословични със своята трудност. Законът за гъвкавост не премахна изискванията за FTE — той просто удължи крайния срок за възстановяване на нивата на заетост. Собствениците на фирми все още трябваше внимателно да следят часовете, да изчисляват правилно FTE по методологията на SBA и да документират всички изключения за защитено пристанище.

Реално въздействие: Как предприятията се възползваха от гъвкавостта

Законът за гъвкавост донесе осезаема промяна за милиони малки предприятия:

Ресторанти и хотелиерство: Удълженият 24-седмичен период позволи на тези предприятия да запазят минимален персонал по ведомост по време на частичното отваряне, като постепенно наемаха служители обратно, когато ограниченията се облекчаваха и потребителското търсене се завръщаше.

Търговия на дребно: Правилото 60/40 означаваше, че предприятията с високи наеми на първокласни локации могат да заделят повече средства за поддържане на физическите си обекти, като същевременно поддържат намален персонал по време на ограничените работни часове.

Професионални услуги: По-дългият период позволи на адвокатски кантори, счетоводни практики и консултантски бизнеси да използват средствата от PPP за покриване на летните месеци, когато бизнесът традиционно се забавя, вместо да бъдат ограничени в произволен осемседмичен пролетен период.

Сезонен бизнес: Компаниите със сезонни модели на наемане можеха да съобразят своя покрит период с естествения си бизнес цикъл, вместо да принуждават наемането на служители извън сезона.

Уроци за бъдещи икономически предизвикателства

Въпреки че програмата PPP приключи, Законът за гъвкавост предлага важни уроци за справяне с бъдещи държавни програми за помощ:

1. Програмите се развиват въз основа на обратна връзка: Законът за гъвкавост доказа, че политиците коригират програмите, когато те не работят по предназначение. Не приемайте първоначалните правила за окончателни.

2. Документацията е всичко: Независимо дали става въпрос за проследяване на разходи, записване на усилия за наемане или изчисляване на работни часове, педантичните записи превръщат сложните изисквания в изпълними задачи за съответствие.

3. Времето е от значение: Възможността за избор на покрит период или краен срок за кандидатстване може значително да повлияе на крайния резултат. Разбирането на всички опции преди вземането на необратими решения е от решаващо значение.

4. Професионалните съвети се отплащат: Сложността на опрощаването на заемите по PPP означаваше, че собствениците на фирми, които работиха със счетоводители и консултанти, обикновено постигаха по-добри резултати от тези, които се справяха сами.

Как правилното счетоводство би помогнало

Много главоболия, свързани с PPP, произтичаха от лошото водене на финансови записи преди настъпването на пандемията. Бизнесите, които вече имаха стабилни счетоводни системи, преминаха през процеса по подаване на заявления за опрощаване много по-лесно:

• Точните записи на ведомостите за заплати направиха изчисляването на разпределението 60/40 лесно и директно
• Организираното проследяване на разходите опрости документирането на допустимите разходи
• Историческите данни за FTE (еквивалент на пълно работно време) осигуриха ясна база за изискванията за възстановяване на персонала
• Прозрачността на паричните потоци помогна на бизнесите да планират стратегически своите покрити периоди

Ако икономическата несигурност се завърне — а историята подсказва, че това ще се случи — наличието на прозрачни, добре организирани финансови записи позиционира вашия бизнес така, че да се възползва максимално от всякакви програми за подпомагане, които се появят.

Опростете управлението на финансите си

Независимо дали обработвате минал PPP заем или подготвяте бизнеса си за бъдещи предизвикателства, поддържането на ясни и точни финансови записи е от съществено значение. Beancount.io осигурява счетоводство с обикновен текст (plain-text accounting), което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни. Без „черни кутии“, без обвързване с конкретен доставчик — само ясни записи, на които можете да се доверите, когато това е най-важно. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти избират счетоводството с обикновен текст за финансова яснота.