Счетоводство за хиропрактици: Пълното финансово ръководство за собственици на практики

Всяка година хиропрактиците в цялата страна губят хиляди долари – не защото не са опитни специалисти, а защото тяхното счетоводство не може да догони сложността на финансите в здравеопазването. Между застрахователните плащания, които пристигат със седмици закъснение, потребителските такси на пациентите, които варират според плана, и покупките на оборудване, които отговарят на условията за специално данъчно третиране, управлението на финансите на една практика по хиропрактика изисква много повече внимание, отколкото повечето специалисти очакват.

Индустрията на хиропрактиката в САЩ генерира над 21 милиарда долара годишно и лекува повече от 35 милиона пациенти всяка година. С над 70 000 лицензирани хиропрактици, които се конкурират за пациенти, процъфтяващите практики често са тези с най-стабилни финансови основи. Разбирането на вашите цифри не е само въпрос на съответствие с правилата – става дума за изграждане на устойчива практика, която ви позволява да се съсредоточите върху грижата за пациентите.

Защо практиките по хиропрактика са изправени пред уникални финансови предизвикателства

Управлението на практика по хиропрактика съчетава сложността на медицинското таксуване с изискванията на собствеността върху малък бизнес. Финансовият пейзаж изглежда съвсем различно от типичния бизнес за търговия на дребно или услуги.

Множество приходни потоци за проследяване

Вашите доходи не идват от един източник. Типичната практика по хиропрактика съчетава:

• Застрахователни плащания от частни застрахователи, Medicare и Medicaid – всеки с различни тарифни графици, изисквания за документация и срокове за плащане
• Потребителски такси и самоучастие на пациентите, събирани в момента на обслужване
• Самостоятелно плащащи пациенти, които плащат пълните такси директно
• Плащания чрез HSA и FSA със собствени изисквания за верификация
• Продажби на продукти, включително хранителни добавки, подпори или ортопедични средства
• Кеш програми за уелнес за пациенти, търсещи постоянна превантивна грижа

Всеки приходен поток изисква отделно проследяване, а времето, в което парите действително пристигат в сметката ви, може да варира драстично. Застрахователен иск, подаден днес, може да не доведе до плащане в продължение на 30, 60 или дори 90 дни.

Предизвикателството на застрахователното таксуване

Застрахователното таксуване представлява един от най-сложните аспекти на финансите в практиката по хиропрактика. Всеки платец има уникални правила и неспособността да се подават точни искове води до забавени плащания или пълни откази.

Помислете за това: практики с коефициенти на събираемост под 90% вероятно оставят значителни суми несъбрани. Това означава, че за всеки 100 000 долара в услуги, които предоставяте, може да видите само 90 000 долара – или по-малко – действително пристигащи във вашата банкова сметка. Разликата често идва от:

• Искове, отхвърлени поради грешки в кодирането или непълна документация
• Услуги, извършени без подходящо предварително разрешение
• Пропуснати крайни срокове за подаване поради административни натрупвания
• Отписвания на несъбираеми салда на пациенти

Проследяването на вашите Дни на вземанията по сметки (DAR) разкрива колко бързо превръщате фактурираните услуги в реални пари. Високата цифра на DAR сигнализира за проблеми с паричния поток, назряващи под повърхността, дори ако графикът ви с прегледи изглежда пълен.

Сезонни и икономически колебания

Обемът на пациентите рядко остава постоянен през цялата година. Много практики забелязват спадове през месеците на лятната ваканция, пикове по време на спортните сезони и вариации, свързани с местните икономически условия. Вашата счетоводна система трябва да улавя тези модели, за да можете да планирате съответно – изграждайки резерви през натоварените месеци, за да покриете слабите периоди.

Основни разходи, които всеки хиропрактик трябва да проследява

Разбирането на вашите категории разходи не е само за целите на данъчното съответствие – става дума за това да знаете дали вашата практика е действително печеливша и къде бихте могли да намалите разходите или да инвестирате по-стратегически.

Фиксирани оперативни разходи

Тези разходи остават относително постоянни, независимо от обема на пациентите:

Разходите за обекта обикновено представляват значителна част от режийните разходи. Това включва наем или ипотечни вноски, данъци върху имота, комунални услуги (електричество, вода, интернет, телефон) и основна поддръжка. За практики, опериращи от дома, част от тези разходи може да се квалифицират като бизнес удръжки въз основа на квадратурата, използвана изключително за практиката.

Застрахователните премии защитават вашата практика срещу различни рискове. Застраховката за професионална отговорност (Malpractice insurance) е от съществено значение, заедно с общата гражданска отговорност, имуществената застраховка и потенциално застраховката за прекъсване на дейността. Тези премии са изцяло признати бизнес разходи.

Заплатите на персонала често съставляват най-голямата категория разходи. Освен възнаграждението на хиропрактика, повечето практики наемат комбинация от асистенти по хиропрактика, офис мениджъри, специалисти по таксуване и служители на рецепция. Не забравяйте да отчетете данъците върху заплатите, застраховката за трудова злополука и всички придобивки, които предоставяте.

Абонаментите за софтуер и технологии поддържат работата на модерните практики. Това включва системи за управление на практиката, софтуер за електронни здравни досиета (EHR), инструменти за планиране и счетоводен софтуер. Тези текущи разходи са изцяло приспадаеми.

Променливи оперативни разходи

Те флуктуират в зависимост от обема на пациентите и бизнес активността:

Медицински консумативи, включително хартия за прегледни маси, електроди, локални средства и консумативи за еднократна употреба, се нуждаят от редовно попълване. Проследявайте внимателно тези покупки, за да разберете реалните си разходи за всяко посещение на пациент.

Маркетинг и реклама – тези разходи покриват всичко: от хостинг на уебсайтове и онлайн реклама до печатни материали и спонсорства на общността. Ефективността на маркетинговите разходи трябва да се измерва спрямо привличането на нови пациенти.

Професионално развитие – поддържа уменията ви актуални и помага за поддържане на лиценза ви. Това включва курсове за продължаващо обучение, подновяване на сертификати, членства в професионални асоциации и участие в конференции. Всички тези разходи се квалифицират като данъчни облекчения.

Капиталово оборудване

Покупките на основно оборудване получават специално данъчно третиране. Елементи като хиропрактични маси за корекции, рентгенови апарати, оборудване за рехабилитация и компютърни системи често могат да бъдат отписани незабавно съгласно Раздел 179, вместо да се амортизират в продължение на години. През 2024 г. предприятията могат да приспадат до 1 220 000 долара за покупки на квалифицирано оборудване — значително данъчно предимство за практики, които правят съществени инвестиции.

Максимизиране на вашите данъчни облекчения

Хиропрактиците отговарят на условията за множество облекчения, които много практикуващи пренебрегват. Правилното категоризиране през годината гарантира, че няма да плащате повече данъци от необходимото.

Често пропускани данъчни облекчения

Разходи за домашен офис се прилагат, ако извършвате административна работа, фактуриране или консултации с пациенти от специално обособено пространство в дома си. Изчислете процента от дома си, използван изключително за бизнес, и приспаднете тази част от лихвите по ипотеката, наема, комуналните услуги и поддръжката.

Разходи за автомобил се натрупват, когато пътувате между местата на практиката, посещавате професионални конференции или изпълнявате задачи, свързани с бизнеса. Изберете между стандартната ставка за пробег (67 цента на миля през 2024 г.) или действителните разходи — което от двете осигурява по-голямо облекчение. Поддържайте подробен дневник на пробега, за да обосновете претенциите си.

Професионални услуги, включително хонорари, плащани на счетоводители, одитори, адвокати, консултанти и маркетингови агенции, са изцяло подлежащи на приспадане бизнес разходи.

Бизнес обеди остават подлежащи на приспадане в размер на 50%, когато обсъждате бизнес с колеги, потенциални източници на препоръки или професионални съветници. Пазете касовите бележки и отбелязвайте бизнес целта и присъстващите за всяко хранене.

Ремонт и поддръжка на оборудването, включително обслужване на маси, калибриране на рентгенови апарати и компютърни ремонти, се квалифицират като разходи за текущата година, а не като капитализирани подобрения.

Изисквания за документация

IRS изисква бизнес разходите да бъдат както обичайни (често срещани във вашата професия), така и необходими (полезни за вашата практика). Поддържайте организирани записи, включително:

• Касови бележки за всички покупки над 75 долара (въпреки че запазването на всички бележки е най-добрата практика)
• Банкови извлечения и извлечения от кредитни карти, показващи бизнес транзакциите
• Дневници на пробега с дати, дестинации и бизнес цели
• Документация за бизнес обеди, включително имена на присъстващите и обсъжданите теми
• Амортизационни графици за основно оборудване

Лошото водене на документация води до пропуснати облекчения и потенциални проблеми при одит. Много хиропрактици губят легитимни облекчения просто защото не могат да представят подкрепяща документация.

Изграждане на ефективни финансови системи

Доброто счетоводство започва с добри системи. Ето как да структурирате финансовото управление на вашата практика за яснота и контрол.

Разделяне на служебните от личните финанси

Тази фундаментална стъпка препъва много практикуващи. Отворете отделни бизнес банкови сметки и кредитни карти. Всеки бизнес разход трябва да преминава през бизнес сметки; личните разходи остават напълно отделни. Това разделение:

• Опростява подготовката на данъците и намалява счетоводните разходи
• Осигурява ясна документация в случай на одит
• Дава ви точна представа за рентабилността на практиката
• Защитава личните активи, ако бизнесът е изправен пред правни проблеми

Създаване на сметкоплан

Организирайте вашите финансови категории така, че да съответстват на начина, по който вашата практика всъщност работи:

Сметки за приходи могат да включват: Възстановяване на разходи от застраховки – частни, Възстановяване на разходи от застраховки – Medicare, Възстановяване на разходи от застраховки – Medicaid, Потребителски такси от пациенти, Услуги на самоплащане, Продажби на продукти, Такси за уелнес програми.

Сметки за разходи могат да включват: Заплати на персонала, Данъци върху заплатите, Наем, Комунални услуги, Застраховка за професионална отговорност, Обща застраховка „Гражданска отговорност“, Медицински консумативи, Офис консумативи, Маркетинг, Професионално развитие, Поддръжка на оборудване, Софтуерни абонаменти, Професионални услуги.

Колкото по-специфични са вашите категории, толкова по-добре ще разбирате какво движи вашата доходност.

Мониторинг на ключови показатели за ефективност

Проследявайте тези числа ежемесечно, за да разберете финансовото здраве на вашата практика:

Коефициент на събираемост: Какъв процент от фактурираните услуги действително събирате? Стремете се към 95% или повече.

Дни в несъбрани вземания (DAR): Колко дни средно отнема събирането на плащането? Колкото по-малко, толкова по-добре — под 30 дни е отлично за практики, които работят основно със застраховки.

Приход от посещение на пациент: Общият приход, разделен на общия брой посещения. Това ви помага да разберете дали миксът от услуги е оптимизиран.

Процент на накладните разходи: Оперативните разходи, разделени на приходите. Повечето успешни хиропрактични практики поддържат накладните разходи между 50-65% от приходите.

Марж на печалбата: Какво остава след всички разходи? Това е крайният показател за финансова устойчивост.

Редовно равняване на сметките

Вашите счетоводни записи трябва да съвпадат точно с банковите ви извлечения. Равнявайте ги седмично или най-малкото месечно. Несъответствията, открити навреме, отнемат минути за разрешаване; несъответствията, открити месеци по-късно, могат да отнемат часове за разплитане и могат да бъдат индикация за измама или системни грешки.

Управление на вземанията

За практики, работещи със застрахователи, управлението на вземанията често определя финансовия успех или провал.

Установяване на ясни процедури за фактуриране

Подавайте исковете в рамките на 24-48 часа от предоставяне на услугата, когато е възможно. Забавените подавания крият риск от пропускане на крайните срокове за подаване и създават дупки в паричния поток. Проверявайте застрахователното покритие преди часовете за преглед, за да предотвратите откази на искове поради проблеми с осигуряването.

Систематично проследяване

Създайте график за проследяване на неплатени искове:

• 7-14 дни: Преглед на статуса на иска и адресиране на евентуални откази
• 30 дни: Свързване с платеца, ако искът е със статус „в процес на обработка“ без предприето действие
• 45-60 дни: Ескалиране към обжалване, ако е необходимо
• 90+ дни: Обмисляне на действия по събиране или оценка за отписване

Проследявайте кои платци системно създават проблеми. Ако една застрахователна компания е причина за непропорционално големи трудности при събирането на вземанията, може да се наложи да преразгледате участието си в тяхната мрежа.

Своевременно събиране на доплащанията от пациенти

Потребителските такси и самоучастията на пациентите трябва да се събират в момента на услугата, когато е възможно. Колкото по-дълго чакате, толкова по-нисък става процентът на събираемост. Внедрете ясни политики за плащане, предложете множество опции за плащане и обмислете планове за разсрочено плащане за по-големи суми, вместо да оставяте сметките да остаряват.

Планиране на паричния поток

Признаването на приходите и паричният поток са различни неща. Може да предоставите услуги за $10 000 този месец, но ако повечето пациенти са застраховани, реалните ви парични постъпления може да са наполовина за този месец — като останалата част ще постъпва поетапно през следващите 60-90 дни.

Изграждане на парични резерви

Здравните практики са изправени пред значителна променливост на паричния поток. Закъсненията в застрахователните плащания, сезонните промени в обема на пациентите и неочакваните разходи създават напрежение. Поддържайте резерви за 2-3 месеца оперативни разходи на разположение, за да превъзмогнете тези флуктуации без стрес.

Планиране за големи разходи

Покупките на оборудване, реновирането на офиса и технологичните надстройки изискват предварително планиране. Разберете моделите на вашия паричен поток и планирайте големите покупки за периоди, когато вземанията са високи. Обмислете финансиране или лизинг на оборудване, когато запазването на паричните средства е по-важно от собствеността.

Често срещани счетоводни грешки, които да избягвате

Смесване на видовете приходи

Възстановяванията от застраховки, плащанията от пациенти и продажбите на продукти имат различни маржове на печалба и данъчни последици. Обединяването на всичко под общото име „приходи“ скрива важна информация за това кои услуги всъщност генерират печалба.

Игнориране на отказани искове

Всеки отказан иск представлява изгубен приход. Проследявайте причините и моделите на отказите. Ако определени услуги или кодове постоянно получават откази, проблемът може да е в документацията, кодирането или договорните условия — все неща, които могат да бъдат коригирани.

Подценяване на реалните разходи за труд

Освен основните заплати, разходите за заетост включват осигуровки за сметка на работодателя (7,65% за социално осигуряване и здравно осигуряване в САЩ), застраховка за трудова злополука, вноски за здравно осигуряване, платен отпуск и вноски за пенсионни планове. Реалните разходи за труд често надвишават основните заплати с 20-30%.

Пренебрегване на амортизацията

Големите покупки на оборудване не трябва да се отчитат като един голям разход в годината на покупката. Правилната амортизация разпределя разходите върху полезния живот на оборудването, осигурявайки по-точни месечни финансови отчети и потенциално по-добро данъчно третиране чрез избори по Раздел 179.

Кога да потърсите професионална помощ

Може да се справяте с основното счетоводство вътрешно, но определени ситуации изискват професионален опит:

Данъчната подготовка за здравни практики включва нюанси около амортизацията, удръжките и бизнес структурата, които общият софтуер може да пропусне. Експерт-счетоводител (CPA), запознат със здравните практики, може да идентифицира възможности и да предотврати скъпоструващи грешки.

Застрахователното фактуриране е сложно и често оправдава наличието на специализиран персонал за фактуриране или външни услуги за фактуриране. Подобренията в събираемостта обикновено надвишават разходите за професионална подкрепа.

Финансовият анализ от професионалист на ниво финансов директор (CFO) може да идентифицира тенденции и възможности, невидими в ежедневните операции. Тримесечните или годишните прегледи с финансов съветник помагат да сте сигурни, че изграждате дългосрочно богатство, а не просто оцелявате месец за месец.

Въпросите за съответствие (compliance) относно HIPAA, трудовото право или застрахователните договори заслужават експертно ръководство. Разходите за професионален съвет са много по-малки от разходите при нарушения на изискванията.

Изграждане на финансово здрава практика

Управляването на успешна хиропрактична практика изисква балансиране на клиничните постижения с бизнес нюх. Вашето счетоводство не трябва да бъде сложно, но трябва да бъде последователно и точно. Когато разбирате числата си — откъде идват приходите, къде отиват разходите и как се движат парите във вашата практика — можете да вземате решения, които изграждат дългосрочно финансово здраве, докато се фокусирате върху най-важното: да помагате на пациентите да живеят живот без болка.

Започнете с основите: отделни сметки, последователна категоризация и редовни прегледи. Надграждайте оттам, докато практиката ви расте. Финансовата дисциплина, която развиете сега, ще служи на вашата практика години наред.

Опростете финансовото управление на вашата практика

Докато се фокусирате върху грижата за пациентите и разрастването на вашата хиропрактична практика, поддържането на ясни финансови записи става от съществено значение за устойчивия успех. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни – всяка трансакция е видима, всяка промяна е проследена, без „черни кутии“, които да крият вашите числа. Започнете безплатно и вижте защо здравните специалисти преминават към счетоводен софтуер, който им дава контрол.