Comptabilitat per a quiropràctics: La guia financera completa per a propietaris de consultoris

Cada any, els quiropràctics d'arreu del país deixen de guanyar milers de dòlars, no perquè no siguin professionals qualificats, sinó perquè la seva comptabilitat no pot seguir el ritme de la complexitat de les finances del sector sanitari. Entre els reemborsaments de les assegurances que arriben amb setmanes de retard, els copagaments dels pacients que varien segons el pla i les compres d'equips que es beneficien d'un tractament fiscal especial, la gestió de les finances d'una consulta de quiropràctica requereix molta més atenció de la que la majoria de professionals preveu.

La indústria de la quiropràctica als EUA genera més de 21.000 milions de dòlars anuals i atén més de 35 milions de pacients cada any. Amb més de 70.000 quiropràctics llicenciats competint pels pacients, les consultes que prosperen solen ser les que tenen els fonaments financers més sòlids. Entendre els vostres números no és només una qüestió de compliment normatiu, sinó de construir una consulta sostenible que us permeti centrar-vos en l'atenció al pacient.

Per què les consultes de quiropràctica s'enfronten a reptes financers únics

Dirigir una consulta de quiropràctica combina la complexitat de la facturació sanitària amb les exigències de la propietat d'una petita empresa. El panorama financer sembla força diferent d'un negoci típic de venda al detall o de serveis.

Múltiples fonts d'ingressos per fer-ne el seguiment

Els vostres ingressos no provenen d'una única font. Una consulta de quiropràctica típica gestiona:

• Reemborsaments d'assegurances d'asseguradores privades, Medicare i Medicaid, cadascun amb diferents barems d'honoraris, requisits de documentació i terminis de pagament
• Copagaments i franquícies dels pacients cobrats en el moment del servei
• Pacients de pagament directe que paguen les tarifes completes directament
• Pagaments HSA i FSA amb els seus propis requisits de verificació
• Venda de productes incloent suplements, suports o ortesis
• Programes de benestar de pagament directe per a pacients que busquen atenció preventiva continuada

Cada font d'ingressos requereix un seguiment separat, i el moment en què els diners arriben realment al vostre compte pot variar dràsticament. Una reclamació d'assegurança presentada avui podria no donar lloc al pagament fins d'aquí a 30, 60 o fins i tot 90 dies.

El repte de la facturació d'assegurances

La facturació d'assegurances representa un dels aspectes més complexos de les finances d'una consulta de quiropràctica. Cada pagador té regles úniques, i no presentar reclamacions precises comporta retards en els pagaments o denegacions directes.

Considereu això: les consultes amb ràtios de cobrament inferiors al 90% probablement estan deixant una quantitat significativa de diners sense cobrar. Això significa que per cada 100.000 dòlars en serveis que oferiu, és possible que només vegeu 90.000 dòlars —o menys— arribar realment al vostre compte bancari. La bretxa sovint prové de:

• Reclamacions denegades per errors de codificació o documentació incompleta
• Serveis realitzats sense la preautorització adequada
• Terminis de presentació perduts a causa de l'acumulació de tasques administratives
• Regularitzacions per saldos de pacients incobrables

Fer el seguiment dels vostres dies de comptes a cobrar (DAR) revela amb quina rapidesa convertiu els serveis facturats en efectiu real. Un nombre de DAR elevat indica problemes de flux de caixa que s'estan gestant sota la superfície, fins i tot si la vostra agenda de cites sembla plena.

Fluctuacions estacionals i econòmiques

El volum de pacients rarament es manté constant durant tot l'any. Moltes consultes veuen davallades durant els mesos de vacances d'estiu, pics durant les temporades esportives i variacions lligades a les condicions econòmiques locals. El vostre sistema comptable ha de capturar aquests patrons perquè pugueu planificar en conseqüència, creant reserves durant els mesos de molta activitat per cobrir els períodes més fluixos.

Despeses essencials que tot quiropràctic ha de controlar

Entendre les vostres categories de despeses no és només una qüestió de compliment fiscal, sinó de saber si la vostra consulta és realment rendible i on podríeu reduir costos o invertir de manera més estratègica.

Costos operatius fixos

Aquestes despeses es mantenen relativament constants independentment del volum de pacients:

Els costos de les instal·lacions solen representar una part significativa de les despeses generals. Això inclou el lloguer o els pagaments de la hipoteca, els impostos sobre la propietat, els serveis públics (electricitat, aigua, internet, telèfon) i el manteniment bàsic. Per a les consultes que operen des de casa, una part d'aquests costos pot qualificar com a deduccions comercials segons els metres quadrats utilitzats exclusivament per a la consulta.

Les primes d'assegurança protegeixen la vostra consulta contra diversos riscos. L'assegurança de responsabilitat professional (malpraxi) és essencial, juntament amb la cobertura de responsabilitat civil general, l'assegurança de la propietat i, potencialment, l'assegurança d'interrupció del negoci. Aquestes primes són despeses comercials totalment deduïbles.

Els salaris del personal sovint constitueixen la categoria de despesa més gran. Més enllà de la remuneració del quiropràctic, la majoria de les consultes donen feina a alguna combinació d'assistents de quiropràctica, gestors d'oficina, especialistes en facturació i personal de recepció. No oblideu tenir en compte els impostos sobre la nòmina, l'assegurança d'accidents de treball i qualsevol benefici que oferiu.

Les subscripcions de programari i tecnologia mantenen les consultes modernes en funcionament. Això inclou sistemes de gestió de consultes, programari d'històries clíniques electròniques (EHR), eines de programació i programari de comptabilitat. Aquests costos recurrents són totalment deduïbles.

Costos operatius variables

Aquests fluctuen amb el volum de pacients i l'activitat comercial:

Els subministraments mèdics, inclosos el paper per a la taula d'exploració, els elèctrodes, els tractaments tòpics i els articles d'un sol ús, necessiten un abastiment regular. Feu un seguiment acurat d'aquestes compres per entendre el vostre cost real per visita de pacient.

Les despeses de màrqueting i publicitat cobreixen tot, des de l'allotjament del lloc web i la publicitat en línia fins als materials impresos i els patrocinis comunitaris. L'eficàcia de la despesa en màrqueting s'ha de mesurar en comparació amb l'adquisició de nous pacients.

El desenvolupament professional manté les vostres habilitats al dia i la vostra llicència vigent. Això inclou cursos de formació contínua, renovacions de certificacions, quotes d'associacions professionals i assistència a conferències. Totes aquestes despeses es consideren deduccions fiscals.

Equipament de capital

Les compres d'equips importants reben un tractament fiscal especial. Articles com les taules d'ajustament quiropràctic, les màquines de raigs X, l'equipament de rehabilitació i els sistemes informàtics sovint es poden deduir immediatament sota la Secció 179 en lloc d'amortitzar-se al llarg dels anys. El 2024, les empreses poden deduir fins a 1.220.000 $ en compres d'equips aptes, un avantatge fiscal significatiu per a les consultes que realitzen inversions substancials.

Maximitzar les vostres deduccions fiscals

Els quiropràctics poden optar a nombroses deduccions que molts professionals passen per alt. Una categorització adequada durant tot l'any garanteix que no estigueu pagant més impostos dels necessaris.

Deduccions que se solen passar per alt

Les despeses d'oficina a casa s'apliquen si realitzeu tasques administratives, facturació o consultes de pacients des d'un espai dedicat a la llar. Calculeu el percentatge de la vostra llar utilitzat exclusivament per al negoci i deduïu aquesta part dels interessos hipotecaris, el lloguer, els serveis públics i el manteniment.

Les despeses de vehicle s'acumulen quan viatgeu entre diferents ubicacions de la consulta, assistiu a conferències professionals o feu encàrrecs relacionats amb el negoci. Trieu entre la tarifa estàndard de quilometratge (67 cèntims per milla el 2024) o les despeses reals, el que proporcioni la deducció més gran. Manteniu un registre detallat del quilometratge per justificar les vostres reclamacions.

Els serveis professionals, incloses les tarifes pagades a comptables, gestors, advocats, consultors i agències de màrqueting, són despeses comercials totalment deduïbles.

Els àpats de negocis continuen sent deduïbles al 50% quan discutiu temes de negocis amb col·legues, fonts potencials de referència o assessors professionals. Conserveu els rebuts i anoteu el propòsit comercial i els assistents de cada àpat.

Les reparacions i el manteniment d'equips, inclòs el manteniment de les taules, el calibratge de les màquines de raigs X i les reparacions informàtiques, computen com a deduccions de l'any en curs en lloc de millores capitalitzades.

Requisits de documentació

L'IRS exigeix que les despeses comercials siguin tant ordinaries (comuns en la vostra professió) com necessàries (útils per a la vostra consulta). Manteniu registres organitzats que incloguin:

• Rebuts per a totes les compres superiors a 75 $ (encara que conservar tots els rebuts és la millor pràctica)
• Extractes bancaris i de targetes de crèdit que mostrin les transaccions comercials
• Registres de quilometratge amb dates, destins i propòsits comercials
• Documentació dels àpats de negocis, inclosos els noms dels assistents i els temes discutits
• Taules d'amortització per a l'equipament principal

Una mala gestió dels registres comporta la pèrdua de deduccions i possibles problemes d'auditoria. Molts quiropràctics perden deduccions legítimes simplement perquè no poden presentar la documentació justificativa.

Configuració de sistemes financers eficaços

Una bona comptabilitat comença amb bons sistemes. Aquí teniu com estructurar la gestió financera de la vostra consulta per a més claredat i control.

Separar les finances personals de les del negoci

Aquest pas fonamental fa ensopegar molts professionals. Obriu comptes bancaris i targetes de crèdit dedicats exclusivament al negoci. Tota despesa comercial ha de fluir a través dels comptes del negoci; les despeses personals s'han de mantenir completament separades. Aquesta separació:

• Simplifica la preparació d'impostos i redueix els costos comptables
• Proporciona una documentació clara en cas d'auditoria
• Us ofereix una visibilitat precisa de la rendibilitat de la consulta
• Protegeix els actius personals si el negoci s'enfronta a problemes legals

Crear un pla de comptes

Organitzeu les vostres categories financeres perquè coincideixin amb el funcionament real de la vostra consulta:

Els comptes d'ingressos podrien incloure: Reemborsaments d'assegurances privades, Reemborsaments d'assegurances - Medicare, Reemborsaments d'assegurances - Medicaid, Copagaments dels pacients, Serveis de pagament directe, Vendes de productes, Quotes de programes de benestar.

Els comptes de despeses podrien incloure: Salaris del personal, Impostos sobre la nòmina, Lloguer, Serveis públics, Assegurança de responsabilitat civil professional, Assegurança de responsabilitat general, Subministraments mèdics, Material d'oficina, Màrqueting, Desenvolupament professional, Manteniment d'equips, Subscripcions de programari, Serveis professionals.

Com més específiques siguin les vostres categories, millor entendreu què impulsa la vostra rendibilitat.

Supervisar els indicadors clau de rendiment

Feu un seguiment mensual d'aquestes xifres per entendre la salut financera de la vostra consulta:

Ràtio de cobrament: Quin percentatge dels serveis facturats esteu cobrant realment? L'objectiu hauria de ser del 95% o superior.

Dies en comptes a cobrar (DAR): Quants dies es triga, de mitjana, a cobrar un pagament? Com més baix, millor; menys de 30 dies és excel·lent per a consultes amb un gran volum d'assegurances.

Ingressos per visita de pacient: Ingressos totals dividits pel total de visites. Això us ajuda a entendre si la vostra oferta de serveis està optimitzada.

Percentatge de despeses generals: Despeses operatives dividides pels ingressos. La majoria de les consultes quiropràctiques d'èxit mantenen les despeses generals entre el 50 i el 65% dels ingressos.

Marge de benefici: Què queda després de totes les despeses? Aquesta és la mesura definitiva de la sostenibilitat financera.

Concilia els comptes periòdicament

Els teus registres comptables haurien de coincidir exactament amb els teus extractes bancaris. Concilia setmanalment o, com a mínim, mensualment. Les discrepàncies detectades ràpidament triguen minuts a resoldre's; les discrepàncies descobertes mesos més tard poden trigar hores a desenredar-se i poden indicar frau o errors sistemàtics.

Gestió dels comptes a cobrar

Per a les consultes que accepten assegurances, la gestió dels comptes a cobrar sovint determina l'èxit o el fracàs financer.

Estableix procediments de facturació clars

Envia les reclamacions en un termini de 24-48 hores després del servei sempre que sigui possible. Les trameses endarrerides corren el risc de perdre els terminis de presentació i creen buits en el flux de caixa. Verifica l'elegibilitat de l'assegurança abans de les visites per evitar denegacions de reclamacions per problemes de cobertura.

Fes-ne un seguiment sistemàtic

Crea un calendari per fer el seguiment de les reclamacions impagades:

• 7-14 dies: Revisa l'estat de la reclamació i gestiona qualsevol rebuig
• 30 dies: Contacta amb el pagador si la reclamació apareix com a pendent sense cap acció
• 45-60 dies: Escala a recursos si és necessari
• 90+ dies: Considera accions de cobrament o l'avaluació de la baixa comptable

Fes un seguiment de quins pagadors causen problemes de manera constant. Si una companyia d'assegurances representa una dificultat de cobrament desproporcionada, potser hauràs de reconsiderar la teva participació en la seva xarxa.

Cobra les parts del pacient puntualment

Els copagaments i les franquícies dels pacients s'han de cobrar en el moment del servei sempre que sigui possible. Com més esperis, més baixa serà la teva taxa de cobrament. Implementa polítiques de pagament clares, ofereix múltiples opcions de pagament i considera plans de pagament per a saldos més grans en lloc de deixar que els comptes s'envelleixin.

Planificació del flux de caixa

El reconeixement d'ingressos i el flux de caixa són coses diferents. Pots oferir 10.000 $ en serveis aquest mes, però si la majoria dels pacients estan assegurats, els teus ingressos reals de caixa podrien ser la meitat d'aquesta quantitat aquest mes, i la resta aniria arribant durant els propers 60-90 dies.

Crea reserves de caixa

Les consultes sanitàries s'enfronten a una variabilitat significativa del flux de caixa. Els retards en els pagaments de les assegurances, els canvis estacionals en el volum de pacients i les despeses inesperades creen pressió. Manté entre 2 i 3 mesos de despeses operatives en reserves accessibles per superar aquestes fluctuacions sense estrès.

Planifica les despeses importants

Les compres d'equips, les renovacions d'oficines i les actualitzacions tecnològiques requereixen una planificació prèvia. Comprèn els teus patrons de flux de caixa i programa les compres importants per als períodes en què els comptes a cobrar siguin sòlids. Considera el finançament o el lísing d'equips quan la preservació de la caixa importi més que la propietat.

Errors comuns de comptabilitat a evitar

Barrejar tipus d'ingressos

Els reemborsaments d'assegurances, els pagaments dels pacients i les vendes de productes tenen marges de benefici i implicacions fiscals diferents. Agrupar-ho tot com a "ingressos" amaga informació important sobre quins serveis generen realment beneficis.

Ignorar les reclamacions denegades

Cada reclamació denegada representa ingressos perduts. Fes un seguiment dels motius i els patrons de denegació. Si determinats serveis o codis s'enfronten constantment a denegacions, el problema podria ser la documentació, la codificació o els termes del contracte; tots ells problemes solucionables.

Subestimar els costos laborals reals

Més enllà dels salaris base, els costos d'ocupació inclouen els impostos sobre la nòmina a càrrec de l'empresa (7,65% per a la Seguretat Social i Medicare), l'assegurança d'accidents de treball, les contribucions a l'assegurança mèdica, les vacances pagades i les contribucions als plans de jubilació. Els costos laborals reals sovint superen els salaris base en un 20-30%.

Negligir l'amortització

Les compres d'equips importants no s'haurien de mostrar com una única despesa gran l'any de la compra. Una amortització adequada reparteix el cost al llarg de la vida útil de l'equip, proporcionant estats financers mensuals més precisos i, potencialment, un millor tractament fiscal mitjançant les eleccions de la Secció 179.

Quan demanar ajuda professional

Pots gestionar la comptabilitat bàsica internament, però determinades situacions requereixen l'expertesa d'un professional:

La preparació d'impostos per a consultes sanitàries implica matisos al voltant de l'amortització, les deduccions i l'estructura empresarial que el programari general podria passar per alt. Un censor de comptes familiaritzat amb el sector sanitari pot identificar oportunitats i prevenir errors costosos.

La complexitat de la facturació d'assegurances sovint justifica personal de facturació dedicat o serveis de facturació externs. Les millores en els cobraments solen superar el cost del suport professional de facturació.

L'anàlisi financera d'un professional de nivell directiu (CFO) pot identificar tendències i oportunitats invisibles en les operacions del dia a dia. Les revisions trimestrals o anuals amb un assessor financer t'ajuden a assegurar-te que estàs construint un patrimoni a llarg termini, no només sobrevivint mes a mes.

Les preguntes de compliment sobre HIPAA, dret laboral o contractes d'assegurances mereixen l'orientació d'un expert. El cost de l'assessorament professional és molt inferior al cost de les infraccions de compliment.

Construir una consulta financerament saludable

Dirigir una consulta de quiropràctica amb èxit requereix equilibrar l'excel·lència clínica amb el sentit empresarial. La teva comptabilitat no ha de ser complicada, però ha de ser constant i precisa. Quan entens els teus números (d'on provenen els ingressos, on van les despeses i com flueix la caixa a través de la teva consulta), pots prendre decisions que construeixin una salut financera a llarg termini mentre et concentres en el que més importa: ajudar els pacients a viure vides sense dolor.

Comença pels fonaments: comptes separats, categorització coherent i revisions periòdiques. Construeix a partir d'aquí a mesura que la teva consulta creixi. La disciplina financera que desenvolupis ara servirà a la teva consulta durant els propers anys.

Simplifiqui la gestió financera de la seva consulta

Mentre es concentra en l'atenció als pacients i en el creixement de la seva consulta de quiropràctica, mantenir uns registres financers clars esdevé essencial per a un èxit sostenible. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que li proporciona una transparència i un control complets sobre les seves dades financeres: cada transacció visible, cada canvi registrat, sense caixes negres que amaguin els seus números. Comenci gratuïtament i vegi per què els professionals de la salut s'estan passant a un programari de comptabilitat que els dona el control.