Управление на запасите за малък бизнес: Пълно ръководство за контролиране на разходите и увеличаване на печалбите

Ето една статистика, която би трябвало да притесни всеки собственик на бизнес с продукти: 43% от малките предприятия в Съединените щати изобщо не проследяват своя инвентар. Още по-тревожно е, че лошото управление на инвентара струва на бизнеса до 11% от годишните им приходи поради изчерпване на наличностите и презапасяване.

Ако някога ви се е налагало да кажете на клиент, че желания от него продукт не е в наличност — или сте откривали кашони с непродадена стока, събиращи прах в склада ви — вие сте изпитали последиците от неадекватния контрол на инвентара от първа ръка.

Добрата новина? Правилното управление на инвентара не изисква софтуер на корпоративно ниво или диплома по логистика. То изисква разбиране на няколко фундаментални принципа и внедряване на системи, които съответстват на размера и сложността на вашия бизнес.

Какво представлява управлението на инвентара и защо е важно?

Управлението на инвентара е процесът на поръчване, съхранение, проследяване и продажба на вашите наличности. То обхваща всичко — от това да знаете точно какви продукти имате под ръка, до разбирането кога да поръчате отново и колко да държите в резерв.

Мислете за вашия инвентар като за буфер за вашия бизнес. Поддържате излишен запас, за да се справите с неочаквани скокове в търсенето, да се предпазите от забавяния по веригата на доставки и да се възползвате от отстъпки при покупки на едро. Но този буфер си има цена — капитал, блокиран в продукти, стоящи по рафтовете, вместо да генерира доходност другаде.

Основното предизвикателство е намирането на баланс. Поддържайте твърде голям инвентар и паричният ви поток ще страда, докато разходите за съхранение нарастват. Поддържайте твърде малко и ще губите продажби в полза на конкуренти, които имат това, което клиентите искат.

Постигането на този баланс има значителни финансови последици. Бизнесите, които внедряват автоматизирани системи за управление на инвентара, намаляват изчерпването на наличностите с 30% и повишават оперативната ефективност с до 50%. Междувременно компаниите с ефективни техники за инвентаризация могат да намалят общите нива на наличностите с цели 25%.

Скритите разходи при лошо управление на инвентара

Преди да се потопим в решенията, си струва да разберем какво е заложено на карта. Нарушенията в инвентара — включително липси, изчерпване на наличностите и презапасяване — струват на бизнеса по света приблизително 1,6 трилиона долара годишно.

Специфично за малкия бизнес, разходите се проявяват по няколко начина:

Неликвидни стоки и остаряване. Продуктите, които не се продават, все още струват пари за съхранение. В крайна сметка може да се наложи да ги ликвидирате на загуба или да ги отпишете напълно. Това е особено проблематично за фирми, занимаващи се с бързоразвалящи се стоки, сезонни артикули или технологични продукти, които бързо остаряват.

Изчерпване на наличностите и загубени продажби. Когато клиентите не могат да купят това, което искат, те често отиват другаде — и може да не се върнат. Освен непосредствената загубена продажба, вие увреждате взаимоотношенията с клиентите и репутацията си.

Излишни разходи за поддържане на наличностите. Средностатистическият бизнес държи инвентар на стойност 142 000 долара над необходимото за задоволяване на търсенето. Този капитал би могъл да носи доходност другаде или да покрива други бизнес нужди.

Административна тежест. Без подходящи системи персоналът прекарва безброй часове в броене, търсене и изравняване на инвентара — време, което би могло да бъде изразходвано за дейности, генериращи приходи.

Три основни стъпки към по-добро управление на инвентара

Ефективното управление на инвентара се свежда до три основни дейности: проследяване на това, което имате, знание кога и колко да поръчате отново и непрекъснато оптимизиране на вашия подход.

Стъпка 1: Организирайте и проследявайте своя инвентар

Не можете да управлявате това, което не измервате. Първата стъпка е установяването на надеждна система, за да знаете точно какви продукти имате, къде се намират и как се движат.

Изберете вашия метод за проследяване. Вашите опции варират от прости до сложни:

• Ръчно проследяване с помощта на електронни таблици или бележници работи за много малки наличности, но става податливо на грешки при разрастване. Изследванията показват, че ръчното въвеждане на данни без проверка има нива на грешки до 4%, а административните грешки съставляват над 21% от загубите на инвентар в търговията на дребно.

• Системи за точка на продажба (POS) като Square, Shopify или Lightspeed автоматично коригират инвентара при извършване на продажби. Това елиминира голяма част от ръчното въвеждане на данни и осигурява видимост в реално време.

• Сканиране на баркодове добавя още едно ниво на точност и скорост. Всеки продукт получава уникален SKU код, а сканирането елиминира гадаенето при приемане, броене или продажба на инвентар.

• Специализиран софтуер за управление на инвентара предлага най-всеобхватните функции, включително проследяване на множество локации, управление на поръчки за покупка и интеграция със счетоводни системи. Цените обикновено варират от 25 до 100 долара месечно за основни системи, като по-модерните решения достигат от 100 до 500 долара месечно.

Провеждайте редовни одити. Дори с добър софтуер трябва периодично да проверявате дали записите ви съвпадат с реалността. Трите основни подхода са:

• Годишна физическа инвентаризация включва броене на всеки артикул веднъж годишно. Това е щателно, но прекъсва работния процес и не открива проблемите, докато не мине значително време.

• Циклично броене разпределя работата през цялата година чрез редовно броене на малки части от инвентара. Това улавя несъответствията по-рано и не изисква спиране на дейността.

• Проверки на място произволно проверяват конкретни артикули при възникване на съмнения или като рутинна практика.

Организирайте вашето складово пространство. Най-добрата стратегия за инвентара ще се провали, ако складът ви е хаотичен. Създайте логични системи за организация, етикетирайте местата ясно и обучете всички членове на екипа къде е мястото на артикулите и как да поддържат реда.

Стъпка 2: Овладейте времето и количествата за повторна поръчка

Знанието какво и кога да поръчате разграничава затруднените бизнеси от процъфтяващите. Това изисква разбиране на вашите модели на продажби и внедряване на системи, които задействат навременни повторни поръчки.

Анализирайте историческите данни за продажбите. Вашите минали продажби съдържат модели, които предсказват бъдещото търсене. Потърсете сезонни колебания, вариации според деня от седмицата и тенденции във времето. Ако развивате бизнес от поне една година, разполагате с ценни данни, на които да базирате прогнозите си. Според пазарни проучвания, прогнозирането въз основа на данни значително превъзхожда поръчването, основано на интуиция.

Установете PAR нива. PAR нивата (Periodic Automatic Replenishment — периодично автоматично попълване) определят минималното количество, което трябва да имате на склад за всеки продукт. Една проста формула е:

PAR ниво = (Седмичен оборот + Предпазен марж) ÷ Доставки на седмица

Когато инвентарът спадне до нивото PAR, е време за повторна поръчка. Този подход предотвратява както изчерпването на наличностите, така и прекомерното поръчване.

Вземете предвид времето за изпълнение (lead times). Разбирането на това колко време отнема от пускането на поръчката до нейното получаване е от решаващо значение. Ако вашият доставчик се нуждае от три седмици за изпълнение на поръчките, ви е необходим достатъчно запас, който да покрие тези три седмици, плюс предпазен буфер. Неотчитането на времето за изпълнение е една от най-честите грешки при управлението на инвентара.

Използвайте поръчки за покупка последователно. Официалните поръчки за покупка (purchase orders) създават документация за това какво сте поръчали, какво е било обещано и какво сте получили. Те ви защитават при спорове и предоставят данни за анализ на представянето на доставчиците.

Стъпка 3: Минимизирайте разходите и планирайте растеж

След като овладеете проследяването и повторното поръчване, се съсредоточете върху оптимизирането на подхода си за намаляване на разходите и подготовка за мащабиране.

Приложете метода на ABC анализа. Не целият инвентар заслужава еднакво внимание. ABC анализът категоризира продуктите в три групи:

• Артикули от група А са продукти с висока стойност, които значително влияят на крайния ви финансов резултат. Те могат да представляват само 10-20% от вашите SKU, но 70-80% от стойността на вашия инвентар. Тези артикули заслужават строг контрол, точни записи и често наблюдение.

• Артикули от група B са умерено важни — достатъчно значими, за да се проследяват внимателно, но не изискват ежедневно внимание.

• Артикули от група C са продукти с ниска стойност и голям обем. Те са важни за удовлетворението на клиентите, но не изискват сложни системи за проследяване. Простите контроли и минималното водене на записи често са достатъчни.

Това приоритизиране гарантира, че инвестирате управленски усилия там, където те са най-важни.

Внедрете FIFO ротация на инвентара. Първи влязъл, първи излязъл (First-In, First-Out) означава продажба на най-стария склад преди по-новите постъпления. За нетрайни стоки това е от съществено значение за предотвратяване на развалянето. За всички продукти това намалява риска от остаряване и гарантира, че няма да имате залежал инвентар, докато се изпращат по-нови стоки.

Обмислете покупки „точно навреме“ (just-in-time). Вместо да поддържате големи буфери от инвентар, подходите „точно навреме“ (JIT) планират поръчките така, че да пристигат точно когато са необходими. Това минимизира разходите за съхранение и освобождава паричен ресурс, въпреки че изисква надеждни доставчици и отлично прогнозиране на търсенето.

Изчислете вашето икономично количество за поръчка (EOQ). EOQ е формула, която определя оптималния размер на поръчката, за да се минимизират комбинираните разходи за поръчка и съхранение на инвентара. Въпреки че математиката може да стане сложна, принципът е прост: има оптимална точка между твърде честото поръчване (високи разходи за поръчка) и поръчването на твърде много наведнъж (високи разходи за съхранение).

Обичайни грешки при управлението на инвентара, които да избягвате

Ученето от грешките на другите може да ви спести значителни главоболия и средства.

Зависимост от един единствен човек за познанията за инвентара. Когато един служител притежава цялото институционално знание за вашия инвентар, вие сте уязвими при негово заболяване, отпуск или напускане. Документирайте процесите и обучавайте взаимно членовете на екипа.

Превнебрегване на отношенията с доставчиците. Вашите доставчици са партньори във вашия успех. Силните взаимоотношения могат да означават приоритетно отношение по време на недостиг, гъвкавост при връщане на стоки и предварително известяване за промени в цените или проблеми с доставките.

Игнориране на данните в полза на интуицията. Интуитивните усещания за това какво ще се продава често се оказват погрешни. Оставете данните за продажбите да ръководят решенията за поръчки, вместо предположенията или надеждите.

Липса на адаптация към растежа. Системите, които са работили, когато сте имали 50 SKU, могат да се сринат под тежестта на 500. Редовно оценявайте дали вашите процеси и инструменти все още отговарят на вашия мащаб.

Неотчитане на липсите. Кражбите, повредите и административните грешки водят до изчезване на инвентар. Предвидете бюджет за определено ниво на липси и проучвайте, когато те надхвърлят нормалните нива.

Избор на правилните инструменти за вашия бизнес

Технологиите направиха управлението на инвентара по-достъпно от всякога, но правилният избор зависи от вашата конкретна ситуация.

За много малки операции: Една добре поддържана електронна таблица, комбинирана с редовни физически инвентаризации, може да бъде достатъчна първоначално. Този подход има минимални разходи, но изисква дисциплина и става тромав с нарастването на бизнеса.

За развиващи се малки бизнеси: Системите за точка на продажба (POS) с вградени функции за инвентар предлагат отличен баланс между възможности и цена. Те обикновено варират от безплатни базови планове до 50-100 долара месечно и обслужват повечето нужди на бизнеси с прост инвентар.

За по-големи или по-сложни операции: Специализираният софтуер за управление на инвентара предоставя разширени функции като проследяване на множество локации, управление на поръчки за покупка, прогнозиране на търсенето и интеграция с други бизнес системи. Очаквайте да плащате 100-500 долара месечно, като инвестицията се изплаща чрез подобрена ефективност и намалени разходи за инвентар.

Според изследване на Square, 45% от лидерите в търговията на дребно вече използват софтуер за управление на инвентара за автоматично проследяване на нивата на наличностите и повторно поръчване на консумативи. А 70% очакват ИИ и автоматизацията да подобрят управлението на техния инвентар през следващата година.

Ролята на точната финансова отчетност

Ефективното управление на инвентара и стабилното счетоводство вървят ръка за ръка. Вашите стокови наличности са значим актив във вашия счетоводен баланс, а начинът, по който ги оценявате, влияе върху отчетените от вас печалби и данъчни задължения.

Точното проследяване на инвентара ви позволява да:

• Изчислявате реалната себестойност на продадените стоки за правилни маржове на печалбата
• Поддържате точни финансови отчети за кредитори и инвеститори
• Предявявате подходящи данъчни облекчения за корекции на инвентара
• Идентифицирате липси и други проблеми чрез анализ на отклоненията

Когато записите за вашия инвентар не съвпадат с вашите финансови книги, вие вземате бизнес решения въз основа на непълна информация. Редовното равнение между физическия инвентар и финансовите записи е от съществено значение.

Изграждане на вашата система за управление на инвентара

Започнете с честна оценка на текущото си състояние. Колко точно знаете какво има на склад в момента? Колко често изпитвате недостиг или откривате излишен инвентар? Какъв е текущият ви метод за вземане на решение кога да поръчате отново?

Оттам нататък внедрявайте подобренията постепенно:

1. Установете базово проследяване. Направете точно преброяване на текущия инвентар и създайте система — дори и проста — за поддържане на тази точност.

2. Анализирайте вашите данни. Потърсете модели в това какво се продава, кога се продава и колко бързо. Идентифицирайте вашите артикули от групи А, B и C.

3. Задайте точки на повторна поръчка. Установете PAR нива за най-важните си продукти, като вземете предвид времето за доставка и желания застрахован запас.

4. Провеждайте редовни одити. Изберете методология за броене и я следвайте последователно.

5. Преглеждайте и усъвършенствайте. Управлението на инвентара е постоянен процес. Редовно оценявайте какво работи, какво не и къде можете да се подобрите.

Поддържайте финансовите си данни толкова организирани, колкото и вашия склад

Правилното управление на инвентара изисква видимост — да знаете точно какво имате, колко струва и как се движи. Същият принцип важи и за по-широката ви финансова картина. Когато счетоводните ви книги са толкова организирани, колкото и рафтовете в склада ви, вие вземате по-добри решения и улавяте проблемите навреме.

Beancount.io предоставя текстово базирано счетоводство (plain-text accounting), което ви дава пълна прозрачност върху вашите финансови данни. Всяка трансакция е четима от човек, с контрол на версиите и готова за анализа, от който се нуждаете, за да управлявате бизнеса си ефективно. Започнете безплатно и внесете във финансите си същата яснота, която доброто управление на инвентара внася във вашия склад.