Riadenie zásob pre malé podniky: Kompletný sprievodca kontrolou nákladov a zvyšovaním ziskov

Tu je štatistika, ktorá by mala znepokojiť každého majiteľa firmy založenej na produktoch: 43 % malých podnikov v Spojených štátoch vôbec nesleduje svoje zásoby. Ešte znepokojujúcejšie je, že zlé riadenie zásob stojí podniky až 11 % ich ročných tržieb v dôsledku vypredania zásob a nadmerného zásobovania.

Ak ste niekedy museli zákazníkovi oznámiť, že ním požadovaný produkt nie je na sklade – alebo ste v sklade objavili krabice nepredaného tovaru, na ktorý sadá prach – zažili ste dôsledky nedostatočnej kontroly zásob na vlastnej koži.

Dobrá správa? Správne riadenie zásob nevyžaduje softvér podnikovej úrovne ani diplom z logistiky. Vyžaduje si pochopenie niekoľkých základných princípov a implementáciu systémov, ktoré zodpovedajú veľkosti a zložitosti vášho podnikania.

Čo je riadenie zásob a prečo na ňom záleží?

Riadenie zásob je proces objednávania, skladovania, sledovania a predaja vašich zásob. Zahŕňa všetko od presného prehľadu o tom, aké produkty máte po ruke, až po pochopenie toho, kedy doobjednať a koľko zásob si nechať v rezerve.

Predstavte si svoje zásoby ako tlmič nárazov pre vaše podnikanie. Udržiavate nadbytočné zásoby, aby ste zvládli neočakávané nárasty dopytu, chránili sa pred oneskoreniami v dodávateľskom reťazci a využili zľavy pri hromadnom nákupe. Tento nárazník však niečo stojí – hotovosť viazanú v produktoch sediacich na policiach namiesto toho, aby generovala výnosy inde.

Základnou výzvou je nájsť rovnováhu. Ak máte príliš veľa zásob, váš cash flow trpí, zatiaľ čo náklady na skladovanie rastú. Ak ich máte príliš málo, strácate predaje v prospech konkurentov, ktorí majú to, čo zákazníci chcú.

Dosiahnutie tejto rovnováhy má významné finančné dôsledky. Podniky, ktoré implementujú automatizované systémy riadenia zásob, znižujú výpadky zásob o 30 % a zvyšujú prevádzkovú efektivitu až o 50 %. Spoločnosti s efektívnymi technikami riadenia zásob môžu zároveň znížiť celkovú úroveň zásob až o 25 %.

Skryté náklady zlého riadenia zásob

Predtým, ako sa ponoríme do riešení, stojí za to pochopiť, čo je v stávke. Skreslenie zásob – vrátane mánk, vypredania zásob a nadmerných zásob – stojí podniky na celom svete odhadom 1,6 bilióna dolárov ročne.

Konkrétne u malých podnikov sa tieto náklady prejavujú niekoľkými spôsobmi:

Mŕtve zásoby a zastarávanie. Skladovanie produktov, ktoré sa nepredávajú, stále stojí peniaze. Nakoniec ich možno budete musieť zlikvidovať so stratou alebo ich úplne odpísať. To je obzvlášť problematické pre podniky zaoberajúce sa tovarom podliehajúcim skaze, sezónnymi položkami alebo technologickými produktmi, ktoré rýchlo zastarávajú.

Vypredanie zásob a stratené predaje. Keď si zákazníci nemôžu kúpiť to, čo chcú, často odídu inam – a nemusia sa vrátiť. Okrem okamžitej straty z predaja poškodzujete vzťahy so zákazníkmi a svoju povesť.

Nadmerné náklady na držbu zásob. Priemerný podnik drží zásoby v hodnote 142 000 USD nad rámec toho, čo je potrebné na uspokojenie dopytu. Tento kapitál by mohol zarábať inde alebo pokrývať iné obchodné potreby.

Administratívna záťaž. Bez riadnych systémov trávia zamestnanci nespočetné hodiny počítaním, hľadaním a odsúhlasovaním zásob – čas, ktorý by sa dal využiť na činnosti generujúce výnosy.

Tri základné kroky k lepšiemu riadeniu zásob

Efektívne riadenie zásob sa scvrkáva na tri kľúčové činnosti: sledovanie toho, čo máte, vedieť kedy a koľko doobjednať a neustále optimalizovať svoj prístup.

Krok 1: Organizácia a sledovanie zásob

Nemôžete riadiť to, čo nemeriate. Prvým krokom je vytvorenie spoľahlivého systému, vďaka ktorému budete presne vedieť, aké produkty máte, kde sa nachádzajú a ako sa pohybujú.

Vyberte si metódu sledovania. Vaše možnosti siahajú od jednoduchých po sofistikované:

• Manuálne sledovanie pomocou tabuliek alebo zošitov funguje pri veľmi malých zásobách, ale s rastom firmy sa stáva náchylným na chyby. Výskumy ukazujú, že manuálne zadávanie údajov bez overenia má chybovosť až 4 % a administratívne chyby predstavujú viac ako 21 % strát zásob v maloobchode.

• Point-of-sale systémy (POS) ako Square, Shopify alebo Lightspeed automaticky upravujú zásoby pri predaji. To eliminuje veľkú časť manuálneho zadávania údajov a poskytuje viditeľnosť v reálnom čase.

• Skenovanie čiarových kódov pridáva ďalšiu úroveň presnosti a rýchlosti. Každý produkt dostane jedinečné SKU a skenovanie eliminuje dohady pri prijímaní, počítaní alebo predaji zásob.

• Špecializovaný softvér na správu zásob ponúka najkomplexnejšie funkcie vrátane sledovania viacerých lokalít, správy nákupných objednávok a integrácie s účtovnými systémami. Ceny sa zvyčajne pohybujú od 25 do 100 USD mesačne za základné systémy, pričom pokročilejšie riešenia stoja 100 až 500 USD mesačne.

Vykonávajte pravidelné audity. Aj s dobrým softvérom musíte periodicky overovať, či vaše záznamy zodpovedajú skutočnosti. Tri hlavné prístupy sú:

• Fyzická inventúra na konci roka zahŕňa spočítanie každej položky raz ročne. Je to dôkladné, ale narúša to prevádzku a nezachytí problémy, kým neuplynie dlhší čas.

• Cyklická inventúra rozdeľuje prácu na celý rok pravidelným počítaním malých častí zásob. To zachytáva nezrovnalosti skôr a nevyžaduje zastavenie prevádzky.

• Námatkové kontroly náhodne overujú konkrétne položky, keď vznikne podozrenie alebo ako rutinná prax.

Zorganizujte si skladovací priestor. Najlepšia stratégia zásob zlyhá, ak je váš sklad chaotický. Vytvorte logické systémy organizácie, jasne označte miesta a vyškolte všetkých členov tímu v tom, kam položky patria a ako udržiavať poriadok.

Krok 2: Ovládnite načasovanie a množstvo doobjednávok

Vedieť, čo a kedy objednať, odlišuje prosperujúce firmy od tých, ktoré bojujú o prežitie. Vyžaduje si to pochopenie vašich predajných vzorcov a implementáciu systémov, ktoré spúšťajú včasné doobjednávky.

Analyzujte historické údaje o predaji. Vaše minulé predaje obsahujú vzorce, ktoré predpovedajú budúci dopyt. Hľadajte sezónne výkyvy, rozdiely v dňoch v týždni a trendy v čase. Ak podnikáte aspoň rok, máte k dispozícii cenné údaje pre prognózovanie. Podľa prieskumov v odvetví prognózovanie založené na údajoch výrazne prekonáva objednávanie založené na intuícii.

Stanovte úrovne PAR. Úrovne PAR (Periodic Automatic Replenishment – periodické automatické doplňovanie) definujú minimálne množstvo, ktoré by ste mali mať na sklade pre každý produkt. Jednoduchý vzorec je:

Úroveň PAR = (Týždenný obrat + Bezpečnostná rezerva) ÷ Počet dodávok za týždeň

Keď zásoby klesnú na úroveň PAR, je čas na doobjednávku. Tento prístup zabraňuje výpadkom zásob aj nadmernému objednávaniu.

Zohľadnite dodacie lehoty. Pochopenie toho, ako dlho trvá proces od zadania objednávky po jej prijatie, je kľúčové. Ak váš dodávateľ potrebuje tri týždne na vybavenie objednávok, potrebujete dostatok zásob na pokrytie týchto troch týždňov plus bezpečnostnú rezervu. Nezohľadnenie dodacích lehôt je jednou z najčastejších chýb pri správe zásob.

Dôsledne používajte nákupné objednávky. Formálne nákupné objednávky vytvárajú dokumentáciu o tom, čo ste si objednali, čo bolo prisľúbené a čo ste prijali. Chránia vás pri sporoch a poskytujú údaje na analýzu výkonnosti dodávateľov.

Krok 3: Minimalizujte náklady a plánujte rast

Keď už máte sledovanie a doobjednávanie pod kontrolou, zamerajte sa na optimalizáciu prístupu s cieľom znížiť náklady a pripraviť sa na škálovanie.

Aplikujte metódu analýzy ABC. Nie všetky zásoby si zaslúžia rovnakú pozornosť. Analýza ABC kategorizuje produkty do troch skupín:

• Položky A sú produkty vysokej hodnoty, ktoré výrazne ovplyvňujú váš výsledok hospodárenia. Môžu predstavovať len 10 – 20 % vašich skladových položiek (SKU), ale 70 – 80 % hodnoty vašich zásob. Tieto si zaslúžia prísnu kontrolu, presné záznamy a časté monitorovanie.

• Položky B sú stredne dôležité – dostatočne významné na to, aby ste ich starostlivo sledovali, ale nevyžadujú si každodennú pozornosť.

• Položky C sú produkty s nízkou hodnotou a vysokým objemom. Sú dôležité pre spokojnosť zákazníkov, ale nevyžadujú si zložité systémy sledovania. Často postačujú jednoduché kontroly a minimálna evidencia.

Táto prioritizácia zabezpečuje, že manažérske úsilie investujete tam, kde na tom najviac záleží.

Zaveďte rotáciu zásob FIFO. Metóda First-In, First-Out (prvý dnu, prvý von) znamená predaj najstarších zásob pred novšími dodávkami. Pri tovare podliehajúcom skaze je to nevyhnutné na zabránenie znehodnoteniu. Pri všetkých produktoch to znižuje riziko zastarania a zabezpečuje, aby vám v sklade nestáli staré zásoby, kým sa odosielajú tie novšie.

Zvážte nákup just-in-time. Namiesto udržiavania veľkých rezerv zásob, prístup just-in-time (JIT) načasuje objednávky tak, aby dorazili presne vtedy, keď sú potrebné. To minimalizuje náklady na skladovanie a uvoľňuje hotovosť, hoci si to vyžaduje spoľahlivých dodávateľov a vynikajúce prognózovanie dopytu.

Vypočítajte svoje ekonomické množstvo objednávky. EOQ (Economic Order Quantity) je vzorec, ktorý určuje optimálnu veľkosť objednávky na minimalizáciu kombinovaných nákladov na objednávanie a držanie zásob. Hoci výpočty môžu byť zložité, princíp je jednoduchý: existuje ideálny bod medzi príliš častým objednávaním (vysoké náklady na objednávanie) a objednávaním príliš veľkého množstva naraz (vysoké náklady na držanie zásob).

Časté chyby v správe zásob, ktorým sa treba vyhnúť

Učenie sa z chýb iných vám môže ušetriť značné trápenie a peniaze.

Závislosť od vedomostí jedinej osoby o zásobách. Keď má všetky inštitucionálne znalosti o vašich zásobách jediný zamestnanec, ste zraniteľní v prípade jeho choroby, dovolenky alebo odchodu. Dokumentujte procesy a zaškoľujte členov tímu krížovo.

Zanedbávanie vzťahov s dodávateľmi. Vaši dodávatelia sú partnermi vo vašom úspechu. Silné vzťahy môžu znamenať prioritné vybavenie počas nedostatku tovaru, flexibilitu pri vrátení tovaru a včasné upozornenie na zmeny cien alebo problémy s dodávkami.

Ignorovanie údajov v prospech intuície. Inštinkty o tom, čo sa bude predávať, sa často ukážu ako nesprávne. Pri rozhodovaní o objednávkach sa nechajte viesť údajmi o predaji, nie predpokladmi alebo nádejami.

Neschopnosť prispôsobiť sa rastu. Systémy, ktoré fungovali, keď ste mali 50 skladových položiek, sa môžu zrútiť pod váhou 500 položiek. Pravidelne vyhodnocujte, či vaše procesy a nástroje stále zodpovedajú vášmu rozsahu.

Nezohľadnenie mánk a škôd. Krádeže, poškodenia a administratívne chyby spôsobujú, že zásoby miznú. Počítajte s určitou úrovňou mánk a vyšetrujte prípady, keď prekročia bežnú úroveň.

Výber správnych nástrojov pre vaše podnikanie

Technológie urobili správu zásob dostupnejšou než kedykoľvek predtým, ale správna voľba závisí od vašej konkrétnej situácie.

Pre veľmi malé prevádzky: Na začiatok môže stačiť dobre udržiavaný tabuľkový procesor v kombinácii s pravidelnými fyzickými inventúrami. Tento prístup má minimálne náklady, ale vyžaduje si disciplínu a s rastom sa stáva neovládateľným.

Pre rastúce malé podniky: Pokladničné systémy (POS) so zabudovanými funkciami pre zásoby ponúkajú vynikajúcu rovnováhu medzi schopnosťami a nákladmi. Tieto sa zvyčajne pohybujú od bezplatných základných verzií až po 50 – 100 USD mesačne a pokrývajú väčšinu potrieb firiem s jednoduchými zásobami.

Pre väčšie alebo komplexnejšie prevádzky: Špecializovaný softvér na správu zásob poskytuje pokročilé funkcie, ako je sledovanie viacerých lokalít, správa nákupných objednávok, prognózovanie dopytu a integrácia s inými podnikovými systémami. Očakávajte platbu 100 – 500 USD mesačne, pričom investícia sa vráti prostredníctvom vyššej efektivity a nižších nákladov na zásoby.

Podľa prieskumu spoločnosti Square v súčasnosti 45 % lídrov v maloobchode využíva softvér na správu zásob na automatické sledovanie stavu zásob a doobjednávanie zásob. A 70 % očakáva, že AI a automatizácia zlepšia ich správu zásob v priebehu budúceho roka.

Úloha presných finančných záznamov

Efektívna správa zásob a dôsledné vedenie účtovníctva idú ruka v ruke. Vaše zásoby sú významným aktívom vo vašej súvahe a spôsob, akým ich oceňujete, ovplyvňuje vaše vykázané zisky a daňové povinnosti.

Presné sledovanie zásob vám umožňuje:

• Vypočítať skutočné náklady na predaný tovar pre správne ziskové marže
• Udržiavať presné účtovné závierky pre veriteľov a investorov
• Uplatňovať príslušné daňové odpočty pri úpravách zásob
• Identifikovať manká a iné problémy prostredníctvom analýzy odchýlok

Keď sa vaše záznamy o zásobách nezhodujú s vašimi účtovnými knihami, robíte obchodné rozhodnutia na základe neúplných informácií. Pravidelné zosúladenie fyzických zásob s finančnými záznamami je nevyhnutné.

Budovanie vášho systému správy zásob

Začnite úprimným posúdením vášho aktuálneho stavu. Ako presne viete, čo máte práve teraz na sklade? Ako často sa stretávate s výpadkami zásob alebo objavujete nadbytočné zásoby? Aká je vaša súčasná metóda rozhodovania o tom, kedy doobjednať?

Od toho sa odrazte a zavádzajte vylepšenia postupne:

1. Stanovte si základné sledovanie. Získajte presný počet aktuálnych zásob a nastavte systém – hoci aj jednoduchý – na udržiavanie tejto presnosti.

2. Analyzujte svoje údaje. Hľadajte vzorce v tom, čo sa predáva, kedy sa to predáva a ako rýchlo. Identifikujte svoje položky kategórií A, B a C.

3. Nastavte body doobjednania. Stanovte si úrovne PAR pre vaše najdôležitejšie produkty, pričom zohľadnite dodacie lehoty a požadovanú poistnú zásobu.

4. Vykonávajte pravidelné audity. Vyberte si metodiku inventarizácie a dôsledne ju dodržiavajte.

5. Kontrolujte a zdokonaľujte. Správa zásob je nepretržitý proces. Pravidelne vyhodnocujte, čo funguje, čo nie a kde sa môžete zlepšiť.

Udržujte svoje finančné údaje rovnako usporiadané ako váš sklad

Správne riadenie zásob si vyžaduje viditeľnosť – presné vedomie o tom, čo máte, akú to má hodnotu a ako sa to hýbe. Rovnaký princíp platí aj pre váš širší finančný obraz. Keď sú vaše účtovné knihy rovnako usporiadané ako vaše skladové regály, robíte lepšie rozhodnutia a zachytíte problémy včas.

Beancount.io poskytuje účtovníctvo v čistom texte (plain-text accounting), ktoré vám dáva úplnú transparentnosť vašich finančných údajov. Každá transakcia je čitateľná pre človeka, pod kontrolou verzií a pripravená na analýzu, ktorú potrebujete na efektívne riadenie svojho podnikania. Začnite zadarmo a vneste do svojich financií rovnakú jasnosť, akú prináša dobrá správa zásob do vášho skladu.