Gestió d'Inventari per a Petites Empreses: Una Guia Completa per Controlar els Costos i Augmentar els Beneficis

Aquí teniu una estadística que hauria de preocupar qualsevol propietari d'un negoci basat en productes: el 43% de les petites empreses dels Estats Units no fan cap seguiment del seu inventari. Encara més preocupant és que una mala gestió de l'inventari costa a les empreses fins a un 11% dels seus ingressos anuals a causa dels trencaments d'estoc i del sobreestocatge.

Si alguna vegada heu hagut de dir a un client que el producte que desitjava està esgotat —o heu descobert caixes de mercaderia no venuda agafant pols al vostre magatzem—, heu experimentat de primera mà les conseqüències d'un control d'inventari inadequat.

La bona notícia? Gestionar correctament l'inventari no requereix un programari de nivell empresarial ni un títol en logística. Requereix entendre uns quants principis fonamentals i implementar sistemes que s'ajustin a la mida i la complexitat del vostre negoci.

Què és la gestió d'inventaris i per què és important?

La gestió d'inventaris és el procés de comanda, emmagatzematge, seguiment i venda de les vostres existències. Inclou des de saber exactament quins productes teniu a mà fins a entendre quan cal tornar a demanar i quant cal mantenir en reserva.

Penseu en el vostre inventari com un amortidor per al vostre negoci. Manteniu un excedent d'estoc per fer front a pics inesperats de la demanda, protegir-vos contra els retards en la cadena de subministrament i aprofitar els descomptes per compras a l'engròs. Però aquest marge té un cost: capital immobilitzat en productes que es queden als prestatges en lloc de generar rendiments en altres llocs.

El repte fonamental és trobar l'equilibri. Si teniu massa inventari, el vostre flux de caixa se'n resenteix mentre els costos d'emmagatzematge augmenten. Si en teniu massa poc, perdeu vendes davant de competidors que tenen el que els clients volen.

Aconseguir aquest equilibri té implicacions financeres significatives. Les empreses que implementen sistemes automatitzats de gestió d'inventaris redueixen els trencaments d'estoc en un 30% i augmenten l'eficiència operativa fins a un 50%. Mentrestant, les empreses amb tècniques d'inventari eficients poden reduir els nivells globals d'inventari fins a un 25%.

Els costos ocults d'una mala gestió d'inventaris

Abans d'aprofundir en les solucions, val la pena entendre què hi ha en joc. La distorsió de l'inventari —que inclou la mèrma, els trencaments d'estoc i l'excés d'estoc— costa a les empreses de tot el món uns 1,6 bilions de dòlars anuals.

Per a les petites empreses específicament, els costos es manifesten de diverses maneres:

Estoc mort i obsolescència. Els productes que no es venen segueixen costant diners per emmagatzemar-los. Amb el temps, és possible que hàgiu de liquidar-los amb pèrdues o donar-los de baixa completament. Això és especialment problemàtic per a les empreses que treballen amb productes peribles, articles de temporada o productes tecnològics que es tornen obsolets ràpidament.

Trencaments d'estoc i pèrdua de vendes. Quan els clients no poden comprar el que volen, sovint se'n van a un altre lloc —i potser no tornaran. Més enllà de la pèrdua immediata de la venda, danyeu les relacions amb els clients i la vostra reputació.

Costos de manteniment excessius. L'empresa mitjana manté un inventari per valor de 142.000 dòlars per sobre del que es requereix per satisfer la demanda. Aquest capital podria estar generant rendiments en un altre lloc o cobrint altres necessitats del negoci.

Càrrega administrativa. Sense sistemes adequats, el personal passa incomptables hores comptant, buscant i conciliant l'inventari —un temps que es podria dedicar a activitats que generin ingressos.

Tres passos essencials per a una millor gestió d'inventaris

Una gestió eficaç de l'inventari es redueix a tres activitats principals: fer el seguiment del que teniu, saber quan i quant tornar a demanar i optimitzar contínuament el vostre enfocament.

Pas 1: Organitzar i fer el seguiment del vostre inventari

No es pot gestionar el que no es mesura. El primer pas és establir un sistema fiable per saber exactament quins productes teniu, on es troben i com es mouen.

Trieu el vostre mètode de seguiment. Les vostres opcions van des de les més senzilles fins a les més sofisticades:

• El seguiment manual mitjançant fulls de càlcul o llibretes funciona per a inventaris molt petits, però es torna propens a errors a mesura que creixeu. Les investigacions mostren que l'entrada manual de dades sense verificació té taxes d'error de fins al 4%, i els errors administratius representen més del 21% de la pèrdua d'inventari en el comerç al detall.

• Els sistemes de punt de venda (TPV) com Square, Shopify o Lightspeed ajusten automàticament l'inventari quan es produeixen les vendes. Això elimina bona part de l'entrada manual de dades i proporciona visibilitat en temps real.

• L'escaneig de codis de barres afegeix una altra capa de precisió i velocitat. Cada producte rep un SKU únic, i l'escaneig elimina les conjectures en rebre, comptar o vendre l'inventari.

• El programari dedicat a la gestió d'inventaris ofereix les funcions més completes, incloent-hi el seguiment de múltiples ubicacions, la gestió d'ordres de compra i la integració amb sistemes comptables. Els preus solen oscil·lar entre els 25 i els 100 dòlars mensuals per als sistemes bàsics, mentre que les solucions més avançades costen entre 100 i 500 dòlars mensuals.

Feu auditories periòdiques. Fins i tot amb un bon programari, cal verificar periòdicament que els vostres registres coincideixen amb la realitat. Els tres enfocaments principals són:

• Els recomptes físics de final d'any impliquen comptar cada article un cop l'any. Això és exhaustiu però disruptiu i no detecta problemes fins que ha passat molt de temps.

• El recompte cíclic reparteix la feina al llarg de l'any comptant seccions petites de l'inventari regularment. Això detecta les discrepàncies abans i no requereix aturar les operacions.

• Les verificacions puntuals verifiquen aleatòriament articles específics quan sorgeixen sospites o com a pràctica rutinària.

Organitzeu el vostre espai d'emmagatzematge. La millor estratègia d'inventari fallarà si el vostre magatzem és caòtic. Creeu sistemes d'organització lògics, etiqueteu les ubicacions clarament i formeu tots els membres de l'equip sobre on van els articles i com mantenir l'ordre.

Pas 2: Domineu el moment i les quantitats de les comandes

Saber què demanar i quan diferencia les empreses que tenen dificultats de les que prosperen. Això requereix entendre els vostres patrons de vendes i implementar sistemes que activin les comandes a temps.

Analitzeu les dades històriques de vendes. Les vostres vendes passades contenen patrons que prediuen la demanda futura. Busqueu fluctuacions estacionals, variacions segons el dia de la setmana i tendències al llarg del temps. Si fa almenys un any que teniu el negoci en marxa, teniu dades valuoses per fonamentar les previsions. Segons la recerca del sector, les previsions basades en dades superen significativament les comandes basades en la intuïció.

Establiu nivells PAR. Els nivells PAR (Reposició Automàtica Periòdica) defineixen la quantitat mínima que hauríeu de tenir a mà de cada producte. Una fórmula senzilla és:

Nivell PAR = (Rotació setmanal + Marge de seguretat) ÷ Lliuraments per setmana

Quan l'inventari cau al nivell PAR, és hora de tornar a demanar. Aquest enfocament evita tant la ruptura d'estoc com les comandes excessives.

Tingueu en compte els terminis de lliurament. Entendre quant de temps passa des que es fa una comanda fins que es rep és fonamental. Si el vostre proveïdor necessita tres setmanes per complir les comandes, necessiteu prou estoc per cobrir aquestes tres setmanes més un marge de seguretat. No tenir en compte els terminis de lliurament és un dels errors més comuns en la gestió d'inventaris.

Utilitzeu les ordres de compra de manera coherent. Les ordres de compra formals creen documentació sobre el que heu demanat, el que s'havia promès i el que heu rebut. Us protegeixen en cas de disputes i proporcionen dades per analitzar el rendiment dels proveïdors.

Pas 3: Minimitzar costos i planificar el creixement

Un cop tingueu el seguiment i les comandes sota control, centreu-vos a optimitzar el vostre enfocament per reduir costos i preparar-vos per a l'escalabilitat.

Apliqueu el mètode d'anàlisi ABC. No tot l'inventari mereix la mateixa atenció. L'anàlisi ABC categoritza els productes en tres grups:

• Articles A són productes d'alt valor que tenen un impacte significatiu en els vostres resultats. Poden representar només el 10-20% dels vostres SKU, però el 70-80% del valor del vostre inventari. Aquests mereixen un control estricte, registres precisos i un seguiment freqüent.

• Articles B són moderadament importants: prou significatius com per fer-ne un seguiment acurat, però no requereixen una atenció diària.

• Articles C són productes de baix valor i alt volum. Són importants per a la satisfacció del client, però no justifiquen sistemes de seguiment elaborats. Sovint n'hi ha prou amb controls senzills i un registre mínim.

Aquesta priorització garanteix que invertiu l'esforç de gestió on realment importa.

Implementeu la rotació d'inventari FIFO. FIFO (First-In, First-Out) significa vendre l'estoc més antic abans que les noves arribades. Per als productes peribles, això és essencial per evitar que es facin malbé. Per a tots els productes, redueix el risc d'obsolescència i garanteix que no tingueu inventari antic acumulat mentre surt l'estoc més nou.

Considereu la compra "just a temps". En lloc de mantenir grans marges d'inventari, els enfocaments "just a temps" (JIT) programen les comandes perquè arribin exactament quan es necessiten. Això minimitza els costos de manteniment i allibera efectiu, tot i que requereix proveïdors fiables i una excel·lent previsió de la demanda.

Calculeu la vostra Quantitat Econòmica de Comanda. La QEC (EOQ) és una fórmula que determina la mida òptima de la comanda per minimitzar els costos combinats de fer la comanda i de mantenir l'inventari. Tot i que el càlcul pot ser complex, el principi és senzill: hi ha un punt d'equilibri ideal entre demanar amb massa freqüència (costos de comanda elevats) i demanar massa de cop (costos de manteniment elevats).

Errors comuns en la gestió d'inventaris que cal evitar

Aprendre dels errors dels altres us pot estalviar molts mals de cap i diners.

Dependre d'una sola persona per al coneixement de l'inventari. Quan un sol empleat té tot el coneixement institucional sobre el vostre inventari, sou vulnerables a la seva malaltia, vacances o marxa. Documenteu els processos i formeu diversos membres de l'equip.

Descuidar les relacions amb els proveïdors. Els vostres proveïdors són socis en el vostre èxit. Unes relacions sòlides poden significar un tracte prioritari durant l'escassetat, flexibilitat en les devolucions i avís previ de canvis de preus o problemes de subministrament.

Ignorar les dades en favor de la intuïció. Les corazonades sobre el que es vendrà sovint resulten errònies. Deixeu que les vostres dades de vendes guiïn les decisions de comanda en lloc de suposicions o esperances.

No adaptar-se al creixement. Els sistemes que funcionaven quan teníeu 50 SKU poden col·lapsar sota el pes de 500. Avalueu periòdicament si els vostres processos i eines encara s'ajusten a la vostra escala.

No comptabilitzar les mermes. El robatori, els danys i els errors administratius fan que l'inventari desaparegui. Pressuposteu un cert nivell de mermes i investigueu quan superin els nivells normals.

Triar les eines adequades per al vostre negoci

La tecnologia ha fet que la gestió d'inventaris sigui més accessible que mai, però l'elecció correcta depèn de la vostra situació específica.

Per a operacions molt petites: Un full de càlcul ben mantingut combinat amb recomptes físics regulars pot ser suficient inicialment. Aquest enfocament té un cost mínim, però requereix disciplina i es torna inmanejable a mesura que creixeu.

Per a petites empreses en creixement: Els sistemes de punt de venda (TPV) amb funcions d'inventari integrades ofereixen un excel·lent equilibri entre capacitat i cost. Normalment van des de nivells bàsics gratuïts fins a 50-100 $ mensuals i cobreixen la majoria de les necessitats de les empreses amb un inventari senzill.

Per a operacions més grans o complexes: El programari de gestió d'inventaris dedicat ofereix funcions avançades com el seguiment de múltiples ubicacions, la gestió d'ordres de compra, la previsió de la demanda i la integració amb altres sistemes empresarials. Espereu pagar entre 100 i 500 $ mensuals, amb una inversió que es rendibilitza mitjançant la millora de l'eficiència i la reducció dels costos d'inventari.

Segons la recerca de Square, el 45% dels líders del comerç minorista ja utilitzen programari de gestió d'inventaris per fer un seguiment automàtic dels nivells d'estoc i tornar a demanar subministraments. I el 70% espera que la IA i l'automatització millorin la seva gestió d'inventari durant el proper any.

El paper d'uns registres financers precisos

La gestió d'inventari eficaç i una comptabilitat sòlida van de la mà. El vostre inventari és un actiu significatiu al vostre balanç de situació, i la manera com el valoreu afecta els beneficis reportats i les obligacions fiscals.

Un seguiment precís de l'inventari us permet:

• Calcular el cost real dels béns venuts per obtenir uns marges de benefici adequats
• Mantenir estats financers precisos per a prestadors i inversors
• Reclamar les deduccions fiscals escaients per ajustos d'inventari
• Identificar mermes i altres problemes mitjançant l'anàlisi de desviacions

Quan els registres d'inventari no coincideixen amb els llibres comptables, esteu prenent decisions empresarials basades en informació incompleta. La conciliació regular entre l'inventari físic i els registres financers és essencial.

Com construir el vostre sistema de gestió d'inventari

Comenceu amb una avaluació honesta de la vostra situació actual. Amb quina precisió sabeu què hi ha en estoc ara mateix? Amb quina freqüència patiu ruptures d'estoc o descobriu un excés d'inventari? Quin és el vostre mètode actual per decidir quan cal tornar a fer una comanda?

A partir d'aquí, implementeu millores de manera incremental:

1. Establir un seguiment base. Obtingueu un recompte precís de l'inventari actual i configureu un sistema —encara que sigui senzill— per mantenir aquesta precisió.

2. Analitzeu les dades. Busqueu patrons en el que es ven, quan es ven i amb quina rapidesa. Identifiqueu els vostres articles A, B i C.

3. Establiu punts de comanda. Establiu nivells PAR per als vostres productes més importants, tenint en compte els terminis de lliurament i l'estoc de seguretat desitjat.

4. Realitzeu auditories regulars. Trieu una metodologia de recompte i seguiu-la de manera constant.

5. Reviseu i perfeccioneu. La gestió d'inventari és un procés continu. Avalueu regularment què funciona, què no i on podeu millorar.

Manteniu les dades financeres tan organitzades com el vostre magatzem

Una gestió d'inventari correcta requereix visibilitat: saber exactament què teniu, quant val i com es mou. El mateix principi s'aplica al vostre panorama financer més ampli. Quan els vostres llibres estan tan organitzats com els prestatges del magatzem, preneu millors decisions i detecteu els problemes aviat.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència total de les vostres dades financeres. Cada transacció és llegible per humans, amb control de versions i preparada per a l'anàlisi que necessiteu per gestionar el vostre negoci de manera eficaç. Comenceu gratuïtament i aporteu a les vostres finances la mateixa claredat que una bona gestió d'inventari aporta al vostre magatzem.