小型企业的库存管理：控制成本和提高利润的完整指南

这里有一项值得每位产品型企业主关注的统计数据：美国 43% 的小微企业根本不追踪其库存。更令人担忧的是，糟糕的库存管理因缺货和库存积压导致的损失高达企业年收入的 11%。

如果你曾不得不告诉客户他们想要的商品已售罄，或者发现几箱卖不出去的商品在仓库里积灰，那么你已经亲身感受到了库存控制不足的后果。

好消息是？做好库存管理并不需要企业级的软件或物流学位。它只需要理解一些基本原则，并实施与你的业务规模和复杂程度相匹配的系统。

什么是库存管理，为什么它很重要？

库存管理是订购、存储、追踪和销售存货的过程。它涵盖了从确切了解现有产品，到理解何时补货以及保持多少储备的一切。

将库存视为业务的“缓冲器”。你保持盈余库存是为了应对突发的预测外需求增长，防范供应链延迟，并利用批量采购折扣。但这种缓冲是有代价的——资金被束缚在货架上的产品中，而不是在其他地方产生回报。

根本的挑战在于寻找平衡。持有过多库存，你的现金流会受损，同时存储成本也会增加。持有太少库存，你就会把销售机会拱手让给那些拥有客户所需商品的竞争对手。

实现这种平衡具有重大的财务意义。实施自动化库存管理系统的企业可以将缺货情况减少 30%，并将运营效率提高多达 50%。同时，采用高效库存技术的公司可以将整体库存水平降低多达 25%。

糟糕库存管理的隐藏成本

在深入研究解决方案之前，值得先了解一下其中的风险。库存失真——包括损耗、缺货和库存积压——每年给全球企业造成的损失估计达 1.6 万亿美元。

具体到小微企业，这些成本以多种方式体现：

呆滞库存和过时。 卖不出去的产品仍然需要存储成本。最终，你可能需要亏本清仓或将其完全报废。对于处理易腐品、季节性商品或快速更新换代的科技产品的企业来说，这尤其成问题。

缺货和销售流失。 当客户买不到他们想要的东西时，他们通常会去别处购买——而且可能不再回来。除了直接的销售损失，你还损害了客户关系和声誉。

过高的持有成本。 平均每个企业持有的库存比满足需求所需的库存多出 14.2 万美元。这些资金本可以在其他地方赚取回报，或用于覆盖其他业务需求。

行政负担。 如果没有合适的系统，员工会花费无数小时清点、寻找和对账库存——这些时间本可以花在产生收入的活动上。

改善库存管理的三个基本步骤

有效的库存管理归结为三个核心活动：追踪现有库存、了解补货时间和数量，以及不断优化你的方法。

第一步：组织并追踪你的库存

你无法管理你没有衡量的东西。第一步是建立一个可靠的系统，以确切了解你拥有哪些产品、它们的位置以及它们的流动情况。

选择你的追踪方法。 你的选择范围从简单到复杂：

• 手动追踪：使用电子表格或笔记本。这适用于极小规模的库存，但随着规模扩大，很容易出错。研究表明，未经核实的手动数据录入错误率高达 4%，而在零售业中，行政错误占库存损失的 21% 以上。

• 销售终端 (POS) 系统：如 Square、Shopify 或 Lightspeed。这些系统在发生销售时自动调整库存。这消除了大部分手动数据录入，并提供了实时可见性。

• 条形码扫描：增加了准确性和速度。每件产品都有一个唯一的 SKU（库存单位），扫描消除了接收、清点或销售库存时的猜测。

• 专用库存管理软件：提供最全面的功能，包括多地点追踪、采购订单管理以及与会计系统的集成。基本系统的价格通常在每月 25 至 100 美元之间，更高级的解决方案则在每月 100 至 500 美元之间。

进行定期审计。 即使有好的软件，你仍需要定期验证你的记录是否与现实相符。三种主要方法是：

• 年终实物盘点：每年清点一次每件物品。这种方法很彻底，但会中断业务，而且直到经过很长时间才能发现问题。

• 循环盘点：通过定期清点一小部分库存，将工作分摊到全年。这可以更早地发现差异，且不需要停止运营。

• 抽检：在产生怀疑时或作为日常惯例，随机验证特定项目。

组织你的存储空间。 如果你的库房一片混乱，再好的库存策略也会失败。建立逻辑化的组织系统，清晰地标记位置，并培训所有团队成员了解物品的归属以及如何维持秩序。

步骤 2：掌握补货时机与数量

了解订购什么以及何时订购是企业在竞争中脱颖而出的关键。这需要深入了解您的销售模式，并建立能够触发及时补货的系统。

分析历史销售数据。 您过去的销售记录中蕴含着预测未来需求的模式。观察季节性波动、周内变化以及长期趋势。如果您的企业已运营至少一年，您就拥有了极具价值的数据来为预测提供支持。行业研究表明，基于数据的预测显著优于凭借直觉的订购。

建立最低备货水平 (PAR levels)。 PAR（Periodic Automatic Replenishment，定期自动补货）水平定义了每种产品应保持的最低库存量。一个简单的公式是：

最低备货水平 = (每周周转量 + 安全边际) ÷ 每周到货次数

当库存降至最低备货水平时，就该重新订购了。这种方法既能防止断货，也能避免过度订购。

考虑提前期 (Lead times)。 了解从下单到收到货物所需的时间至关重要。如果您的供应商需要三周时间来履行订单，那么您需要足够的库存来覆盖这三周的销量，并加上安全缓冲。未能考虑提前期是最常见的库存管理错误之一。

坚持使用采购订单。 正式的采购订单 (Purchase Orders) 为您订购的内容、对方承诺的内容以及您收到的内容提供了文件记录。它们在纠纷中为您提供保护，并为分析供应商表现提供数据。

步骤 3：降低成本并规划增长

一旦您掌握了库存跟踪和补货，请专注于优化方法以降低成本并为规模扩张做好准备。

应用 ABC 分析法。 并非所有库存都值得同等的关注。ABC 分析法将产品分为三类：

• A 类物品是高价值产品，对您的利润有重大影响。它们可能仅占您 SKU 的 10-20%，但却占库存价值的 70-80%。这些物品值得严格控制、准确记录和频繁监控。

• B 类物品重要性中等——足以进行仔细跟踪，但不需要每日关注。

• C 类物品是低价值、高销量的产品。它们对客户满意度很重要，但不需要复杂的跟踪系统。简单的控制和最少的记录保存通常就足够了。

这种优先级排序确保您将管理精力投入到最重要的地方。

实施先进先出 (FIFO) 库存周转。 先进先出意味着在销售新到货产品之前先销售旧库存。对于易腐烂商品，这对于防止变质至关重要。对于所有产品，它降低了过时的风险，并确保您不会在发出新货的同时让陈旧库存积压。

考虑准时制 (JIT) 采购。 准时制 (Just-in-Time) 采购不是维持大量的库存缓冲，而是定时订购，使货物恰好在需要时送达。这最大限度地减少了持有成本并释放了现金，尽管它需要可靠的供应商和卓越的需求预测。

计算您的经济订货量 (EOQ)。 EOQ 是一个公式，用于确定最佳订单大小，以最大限度地降低订购成本和库存持有成本的总和。虽然数学计算可能很复杂，但原理很简单：在订购过于频繁（高订购成本）和一次订购过多（高持有成本）之间存在一个平衡点。

应避免的常见库存管理错误

吸取他人的教训可以为您节省大量的精力和金钱。

依赖单一人员掌握库存知识。 当一名员工掌握了关于您库存的所有核心知识时，一旦其生病、度假或离职，您就会陷入困境。记录流程并对团队成员进行交叉培训。

忽视供应商关系。 您的供应商是您成功的合作伙伴。强大的关系意味着在短缺期间获得优先待遇、退货的灵活性，以及提前获知价格变动或供应问题。

凭直觉而非数据做决策。 对销量的直觉往往被证明是错误的。让您的销售数据引导订购决策，而不是凭假设或希望。

未能适应增长。 当您只有 50 个 SKU 时有效的系统，在 500 个 SKU 的压力下可能会崩溃。定期评估您的流程和工具是否仍适合您的规模。

未考虑库存损耗 (Shrinkage)。 盗窃、损坏和行政错误会导致库存流失。为一定程度的损耗制定预算，并在损耗超过正常水平时进行调查。

选择适合您业务的工具

技术使库存管理变得比以往任何时候都更容易实现，但正确的选择取决于您的具体情况。

对于极小型业务： 维护良好的电子表格结合定期的实物盘点最初可能就足够了。这种方法成本极低，但需要自律，并且随着业务增长会变得难以处理。

对于成长中的小型业务： 带有内置库存功能的销售点 (POS) 系统在功能和成本之间提供了极佳的平衡。这些系统通常从免费的基础版到每月 50-100 美元不等，可以处理大多数库存需求简单的业务。

对于规模较大或更复杂的业务： 专门的库存管理软件提供高级功能，如多地点跟踪、采购订单管理、需求预测以及与其他业务系统的集成。预计每月支付 100-500 美元，这笔投资将通过提高效率和降低库存成本获得回报。

根据 Square 的研究，45% 的零售业领导者现在使用库存管理软件来自动跟踪库存水平并补充供应。70% 的人预计人工智能和自动化将在未来一年内改善其库存管理。

准确财务记录的作用

有效的库存管理和强大的记账功能是相辅相成的。库存是资产负债表上的重要资产，如何对其进行估值会影响您申报的利润和税务义务。

准确的库存追踪使您能够：

• 计算真实的销货成本，以获得合理的利润率
• 为贷款机构和投资者维持准确的财务报表
• 为库存调整申请适当的税务抵扣
• 通过差异分析识别损耗和其他问题

当您的库存记录与财务账簿不符时，您就是在根据不完整的信息做出业务决策。定期进行实物库存与财务记录之间的对账至关重要。

构建您的库存管理系统

从对现状的诚实评估开始。您现在对库存情况的了解有多准确？您多久经历一次缺货或发现库存过剩？您目前决定何时补货的方法是什么？

以此为基础，逐步实施改进：

1. 建立基础追踪。 获取当前库存的准确数量，并建立一个系统（即使是很简单的系统）来维持这种准确性。

2. 分析您的数据。 寻找销售模式：什么在卖、什么时候卖以及卖得多快。识别您的 A、B、C 类物品。

3. 设置补货点。 为您最重要的产品建立 PAR 水平，并考虑前置时间和所需的安全库存。

4. 进行定期审计。 选择一种盘点方法并坚持执行。

5. 审查并完善。 库存管理是一个持续的过程。定期评估哪些有效，哪些无效，以及哪些地方可以改进。

让您的财务数据像仓库一样井井有条

做好库存管理需要可见性——确切地知道您拥有什么、它的价值以及它是如何流动的。同样的原则也适用于您更广泛的财务状况。当您的账簿像仓库货架一样井井有条时，您就能做出更好的决策并及早发现问题。

Beancount.io 提供纯文本会计服务，让您的财务数据完全透明。每笔交易都是人类可读的、经过版本控制的，并随时可以进行有效运营业务所需的分析。免费开始使用，让您的财务像优秀的库存管理为仓库带来的那样清晰。