你上个月雇了人。你检查了他们的驾照和社会保障卡，在三个工作日内填写了第 2 部分，然后像往常一样提交了 I-9 表格。这本来是很常规的操作——直到你发现，你的电子入职系统中那份表格将在 2026 年 7 月 31 日到期，而在那之后，任何使用旧有效期创建的新 I-9 都将被视为实质性违规。这不是以后可以修正的笔误，而是每张表单都会带来的罚款。
这是目前所有美国雇主都面临的现实。美国公民及移民服务局更新了 I-9 表格，将其有效期延长至 2027 年 5 月 31 日，并为使用电子系统的雇主设定了一个硬性截止日期：最迟在 2026 年 7 月 31 日前更新至新的有效期。使用纸质表格的用户有更多灵活性，但核心信息是相同的——确保你使用的是正确的版本、正确的有效日期和正确的流程，否则将在下次审计时付出代价。
本指南将解释哪些内容发生了变化，谁需要采取行动，以及如何在不将入职流程变成合规噩梦的情况下让你的 I-9 流程为审计做好准备。
为什么 I-9 再次变更
I-9 表格（就业资格验证）是每位雇主都必须为 1986 年 11 月 6 日之后雇用的每位员工填写的表格，无论公司规模或行业如何。你无需将其提交给 USCIS，只需保存好，并在移民和海关执法局或国土安全部要求时按要求出示，并在员工离职后保留数年。
目前的变动主要是因为有效期和版本日期，而不是全面重写。
两个有效版本，一个过渡期
USCIS 将版本日期为 2023 年 8 月 1 日的 I-9 表格的有效期从 2026 年 7 月 31 日延长至 2027 年 5 月 31 日，并单独发布了版本日期为 2025 年 1 月 20 日的 I-9 表格修订版，有效期同样至 2027 年 5 月 31 日。目前，所有三个版本在各自的有效期前都是有效的：
- 版本日期 2023 年 8 月 1 日，有效期 2026 年 7 月 31 日 — 仅有效至 2026 年 7 月 31 日。如果你的 HR 软件生成的是此版本，则必须在该日期前更新至 2027 年 5 月 31 日版本。
- 版本日期 2023 年 8 月 1 日，有效期 2027 年 5 月 31 日 — 有效至 2027 年 5 月 31 日。这是相同的版次，更新了有效期。
- 版本日期 2025 年 1 月 20 日，有效期 2027 年 5 月 31 日 — USCIS 官方提供的最新版本，有效至 2027 年 5 月 31 日。
从 2026 年 8 月 1 日开始，所有雇主都应使用带有 2027 年 5 月 31 日有效期的表格。官方 I-9 表格页面的下载现在只有该日期，因此任何系统直接拉取的新表格都已合规。风险在于某些系统缓存了旧 PDF 或将旧有效期硬编码到模板中。
2025 年 1 月 20 日版究竟改了什么
这些更新虽然是次要的但很重要：
- 法规语言对齐。 USCIS 修改了文本以符合现行移民法规，包括更新了文件标题和收据规则。
- DHS 隐私声明更新。 隐私声明已根据当前 DHS 实践进行了修订。
- E-Verify 协调。 澄清了使用 DHS 授权的远程文件检查替代程序的雇主的指引，并更新了就业授权自动延期的指导。
- 说明简化。 早期的重新设计已将说明从 15 页减少到 8 页，增加了 DHS 授权替代程序下远程检查的复选框，并将补充 B 作为重新验证和重新雇用的处理位置。
这些都没有改变核心义务——第 1 部分必须在雇佣首日结束前完成，第 2 部分必须在三个工作日内完成——但这确实改变了你的系统必须显示的内容以及审计员期望看到的内容。
谁必须在 2026 年 7 月 31 日前采取行动
这个截止日期对所有人的影响并不相同。
如果你使用纸质表格
你可以继续使用任何有效版本，直到其印刷的有效期为止。如果你有一批 2023 年 8 月 1 日版本且到期日为 2026 年 7 月 31 日的表格，请在 7 月 31 日之前使用。之后，请改用 2025 年 1 月 20 日版本或更新了日期为 2027 年 5 月 31 日的 2023 年 8 月 1 日版本。在七月订购或打印新表格是廉价的保险措施。
如果你使用电子 I-9 软件、HRIS 或内置 I-9 的 ATS
这是强制更新的核心所在。USCIS 明确表示：使用电子版 I-9 表格的雇主必须最迟在 2026 年 7 月 31 日之前，将其系统更新为带有 2027 年 5 月 31 日有效期的版本。
这意味着：
- 与你的供应商确认更新已推送。不要想当然。某些平台要求你接受补丁或切换设置。
- 检查屏幕上的表单以及打印或生成的 PDF 副本是否在页眉显示正确的有效期，并在页脚显示正确的版本日期。
- 验证电子签名、审计跟踪和保留控制是否仍符合 8 C.F.R. § 274a.2(e)-(h) 的标准。修复日期但破坏电子签名捕获的供应商更新会造成另一种实质性违规。
如果你使用 E-Verify 或替代远程程序
你必须注册 E-Verify 才能使用允许通过实时视频检查文件而非实体检查的替代程序。在 2026 年，ICE 将未积极参与 E-Verify 或未在特定 DHS 非 E-Verify 远程计划中注册的雇主的远程验证视为实质性违规。在使用远程验证时，你还必须在补充 B 中勾选替代程序框。如果你进行了远程考试但未选中该框，则本身就是可罚款的。
小型雇主的合规清单
你无需聘请律师事务所即可做好这件事。你只需要一个上午、一份清单和一条日历提醒。
1. 清点现有内容
- 拉出所有在职员工以及终止雇用但 I-9 保留期尚未届满的员工名单。
- 对于每个人，确认你有一份完整的 I-9。查找缺少签名、日期和空白字段的地方。根据 ICE 新指南，第 1 部分未签名或第 2 部分缺少雇主签名属于实质性违规。
- 记录每张表格的版本和有效期。如果你完全使用纸质文件，并且所有文件都显示为 2027 年 5 月 31 日，那你就走在了前面。
- 如果你使用电子系统，请以新员工身份登录并启动一个测试 I-9。截取页眉和页脚的屏幕截图。这就是系统更新后审计员会看到的每位新员工的内容。
2. 更新电子系统
- 以书面形式联系你的供应商并询问：“我们的 I-9 模板是否已更新为 2027 年 5 月 31 日的有效期？在 2026 年 8 月 1 日或之后启动的所有新表格是否会使用该日期？” 保存回复。
- 如果你使用自定义表格或可填写的 PDF，请从官方 USCIS 来源替换文件。不要编辑旧 PDF 来更改日期行。
- 测试 E-Verify 集成。如果你的供应商允许，请创建测试用例，并确认可接受文件清单、收据指南和自动延期语言与当前说明一致。
3. 修复分发和培训
- 重新培训任何处理 I-9 的人员：负责完成第 2 部分的经理、负责归档的办公室经理、处理补充 B 重新验证的人员。M-274 雇主手册仍然是 USCIS 提供的通俗易懂的英文参考。
- 如果远程员工无法亲自会面且你未使用替代程序，请明确谁可以担任授权代表。该人必须亲自检查文件并签署第 2 部分。朋友或邻居可以担任，但他们必须了解他们将因作伪证而受到处罚。
- 在完成第 2 部分的地方张贴当前的可接受文件清单，并删除旧打印输出。员工选择出示哪些文件。你不能指定。
4. 建立保留日历
- 保留规则：每份 I-9 表格应保留雇佣日期后三年或雇佣关系终止后一年（以较晚者为准）。这一点没有改变。
- 例如：你在 2024 年 6 月 1 日雇佣某人，他们在 2025 年 6 月 1 日离开。你需将 I-9 表格保留至 2027 年 6 月 1 日（雇佣后三年），而不是 2026 年 6 月 1 日（终止后一年）。
- 一名短期员工于 2023 年 1 月 10 日入职，2023 年 3 月 10 日离职，其记录保留至 2026 年 1 月 10 日。
- 切勿根据”所有内容保留七年”的旧习惯进行清理。这会破坏你需要保留的证据或保留本应清除的杂物——这两种情况都会给审计带来麻烦。
- 将 I-9 表格与人事档案分开存放，以便在 ICE 发出检查通知后三个工作日内提交。有序、编制索引的存储（纸质或电子）是冷静合规和疯狂寻找文件之间的区别。
5. 正确处理重新验证和重新雇用
- 使用补充 B。对于重新验证，请在前一授权到期前输入新文件的标题、编号和有效期，并打印、签署和填写补充文件上的日期。
- 如果在原始 I-9 日期后三年内重新雇用，你可以填写补充 B 而不是新表格。三年后，需要填写新的 I-9。
- 如果就业授权被自动延长（某些就业授权文件常见的情况），请遵循当前说明和 USCIS 自动延期页面中的收据和延期指南。正确记录延期可以防止不必要的重新验证错误。
2026 年出错可能付出的代价
ICE 修改了对技术性与实质性违规的处理方式，影响是直接的。
以前，如果你保留了所提供文件的副本并犯了一些文书错误，ICE 通常会允许在不罚款的情况下纠正或将问题视为技术性错误。但这种宽容已大大收窄。
以下情况现在属于实质性违规——意味着没有纠正期，直接罚款：
- 未能及时填写或签署第 1 部分、第 2 部分或补充 B，包括缺少员工或雇主签名和日期。
- 未能在初始验证或重新验证期间正确记录文件标题、编号和有效期。
- 使用 DHS 授权的远程检查时未能勾选替代程序框，或者在未积极注册 E-Verify 的情况下使用远程检查。
- 未能满足 8 C.F.R. § 274a.2 中规定的电子完成、保留、文件记录、安全、复制或电子签名标准。如果你的软件在审计跟踪或签名归属方面偷工减料，那么即使数据看起来正确，生成的表格也存在实质性缺陷。
- 在使用替代远程程序时未能保留文件副本。该程序要求你保留远程检查的文件副本。
罚款是按表格计算的，并且会累积。公开的分析表明这很快就会累积起来：以前被认为存在技术错误的 200 份 I-9 表格的雇主，现在仅文书违规就可能面临约 57,000 至 570,000 美元以上的罚款，这还不包括“明知雇用”的处罚。如有“明知雇用”或继续雇佣的违规行为，将面临单独的、高得多的罚款。
关键是要沉着应对。你必须明白，“如果被发现了再修改”的回旋余地已经消失。现在进行内部审计比日后接受政府审计要便宜得多。
保留、存储和审计准备：簿记纪律带来回报的地方
如果你觉得 I-9 合规性与那些经历过销售税或工资审计的人感觉类似，那是因为这需要相同的能力：完整的记录、一致的流程和快速检索。
像管理账簿一样管理 I-9
那些将 I-9 视为 HR 事后的想法的小企业——文件柜里散落的纸片、原版文件与人事评估混在一起、没有索引——正是那些在检查通知到达后三个工作日的截止日期前手忙脚乱的企业。
借鉴你管理财务记录的纪律：
- 一个权威位置。 无论是带索引的锁柜还是电子 I-9 系统中的安全文件夹，每份 I-9 都保存在一个地方，可按雇用日期和终止日期搜索。
- 版本控制。 就像你不会保留两套相互矛盾的总账一样，也不应为 I-9 保留两个真相来源。如果你从纸质迁移到电子，请记录哪些表格是遗留的纸质表格以及存放位置。
- 访问控制和审计跟踪。 电子系统必须记录谁在何时创建、查看和修改了每个表格。这不是官僚主义的额外要求。这是电子 I-9 的监管标准，ICE 现在明确将未能达到该标准视为实质性问题。
- 定时清除。 每季度运行一次保留报告。识别已超过“雇佣后三年”和“解雇后一年”中较晚者的表格，确认没有相关程序要求更长的保留时间，然后根据你的文件销毁政策安全地清除。这可以保持存储精简并展示良好的治理能力。
将 I-9 与工资单对账
你的工资登记册和 I-9 文件应讲述相同的故事。工资单上的每位在职员工都应有一份 I-9。每份 I-9 都应追溯到工资单中的雇佣记录。每季度进行一次对账（工资单人数与 I-9 数量对比），以发现“未进行 I-9 验证的员工”或“旺季招聘但 I-9 未完成”等问题。这需要 20 分钟，并避免出现经典的审计发现：“员工在工资单上，但没有 I-9 表格”。
记录你的流程
审计员不仅评估表格，还会评估诚信。一页纸的标准操作程序（SOP），说明谁完成哪个部分、何时完成、如何处理远程招聘、如何安排重新验证以及记录保留多长时间，这证明错误是孤立的而非系统性的。将 SOP 与你的 I-9 放在一起，并在因 7 月 31 日截止日期而更新系统时进行更新。
现在会被视为实质性的常见错误
这些是 ICE 特别指出的错误，也是小型雇主最常犯的错误：
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第 1 部分未在第一天结束时完成。员工必须在实习生的第一天工作结束前完成并签署第 1 部分。允许新员工开始工作，并“等到有空时再补办”实际上已经太晚了。
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雇主在查看文件之前就完成了第 2 部分。你必须亲自检查——或者在授权的情况下通过实时视频进行远程检查——实际的文件。以后通过短信发送的文本、口头保证或下周邮寄的复印件都不符合现场或替代程序检查要求。
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接受错误的文件或过多的文件。出示清单 A 文件（如美国护照）的员工只需一份即可。出示清单 B 和清单 C 的员工则需要每种一份。你不能要求指定文件，也不能要求超出所需数量的文件。“为了保险起见，请带上你的护照和社会保障卡”是过度归档，可能会带来歧视风险。
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错过重新验证。当提交了带有未来有效期的清单 A 或清单 C 文件时，需要安排重新验证的日历，并在到期日或之前完成补充 B，并包含新的文件信息。等到下周为时已晚。
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补充 B 缺少姓名、签名或日期。打印了文件信息但忘记打印授权代表的姓名、签名和日期，导致重新验证不完整。
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忽略远程检查复选框。你正确执行了远程检查——实时视频、保留副本、注册 E-Verify——但未勾选替代程序框。根据现行指南，仅此遗漏就属于实质性的。
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没有归属的电子签名。允许经理点击“签名”但不能将签名唯一地归属于该个人并且不捕获日期和时间的电子系统不符合电子签名标准。
在完成时使用简短的检查表可以防止这些错误发生。将该检查表构建到表单或工作流程中，而不要在高峰时段依赖记忆。
E-Verify 和 I-9：小型企业容易混淆的地方
E-Verify 不会取代 I-9，而是补充。
- I-9 根据你检查的文件验证身份和就业授权。你需保留它。
- E-Verify 是一个免费的基于互联网的系统，可将 I-9 中的信息与 DHS 和社会保障局记录的信息进行比较。对于大多数私营雇主来说，联邦层面的注册是自愿的，尽管某些州、联邦承包商或特定行业要求这样做。
如果你已注册，请记住：
- 在第 2 部分完成后及时输入 E-Verify 案件，并在公布的时间范围内。
- 不要使用 E-Verify 来预先筛选申请人。仅在offer被接受且 I-9 完成后才能启动案件。
- 完全遵循暂定不确认流程，包括通知员工、提供进一步行动通知，以及在案件处理期间不采取不利行动。
- 替代远程程序仅适用于信誉良好的 E-Verify 雇主。如果你的 E-Verify 注册失效，你使用远程检查的资格也会随之失效。
如果你未注册，你仍然可以完全通过纸质进行 I-9 表格验证并进行物理检查。这仍然完全合规。不要仅仅因为更方便就试图即兴开展远程程序。
如果发现错误怎么办
在自我审计中发现错误是好事。以正确的方式纠正它们可以保护你。
- 不要回溯。输入你进行更正的实际日期，并附上姓名缩写和简短的更正说明。
- 不要隐藏原始错误。在错误信息上划一条线，以便原始信息仍然可读，输入正确的信息，然后草签并注明日期。
- 如果某个表格存在严重缺陷而无法更正——例如，员工没有签字且员工已离职——请准备一份新的 I-9，将其附在原件上，并在整个保留期内保留两者。添加说明情况的备忘录。
- 不要仅仅为了使新表格看起来更整洁而要求员工重新出示他们已经正确提交的文件。这可能会引发新的错误。
- 优先处理保留期内且尚未清除的记录。根据保留规则你有权清除的表单无需更正。
如果你发现某种模式——例如，你的系统在过去三个月中一直生成 2026 年 7 月 31 日的有效日期，并且你有 40 份表格受到影响——记录根本原因、更新系统的日期以及涉及的表格数量。这些同期记录对于未来是否被检查很重要。
保持简单，保持最新
2026 年 7 月 31 日的截止日期不是政策辩论。这是一个带有日历日期的系统更新。无论你是经营一家有 8 名员工的咖啡店，还是一家有 80 名员工的建筑公司，步骤都是相同的：确认你使用的版本，将电子系统更新为 2027 年 5 月 31 日的有效期，培训完成第 2 部分和补充 B 的人员，并组织你的保留记录，以便任何审计都是文件导出，而不是大规模搜索。
更广泛的转变——ICE 将更多文书工作失败视为实质性违规——提醒我们，就业资格验证已从后台的形式流程变为执法重点。真诚努力仍然很重要，但它不再能为不符合明文要求的表格开脱。
你已经需要在截止日期前处理工资税、销售税证明和保险备案。把这件事也加入同一份清单。今天只需 10 分钟验证你的模板，就能避免将来逐表罚款的争斗。
简化你的财务管理
就像你需要有组织的 I-9 保留以通过审计一样，你也需要清晰的财务记录来经营这些员工所支持的业务。I-9、工资单和总账分录都依赖于同一个习惯：一致、可搜索、版本控制、可随需提供的记录。
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