一个拥有 200 份有效 Form I-9 且每份都包含一个常见错误的雇主，过去面临的文书作业问题虽然恼人但修复成本低廉。该机构通常会发出“技术性或程序性错误通知”，给人力资源部门（HR）十个工作日进行更正，事情通常到此为止。根据美国移民及海关执法局（ICE）于 2026 年 3 月 16 日发布的修订版审查事实清单，同样的雇主现在可能因完全相同的错误面临 57,600 美元至 572,200 美元的文书作业罚金——且没有补救期，没有第二次机会，也没有在罚款生效前进行修复的机会。新员工核查的合规门槛已经提高，而大多数 HR 团队尚未调整其流程。
近四十年来，Form I-9 一直是 HR 合规领域中一个安静的角落。它很少产生引人注目的头条新闻，不需要员工领取工资单，而且通常被存入文件柜（或 HRIS 模块）后再也不会被取出——直到美国移民及海关执法局 (ICE) 的审计员敲门。一旦发生这种情况，每张表格都可能成为五位数的潜在法律责任。本指南将介绍雇主在 2026 年必须做什么以保持合规、3 月份发生了哪些变化，以及如何在外部审计员到来之前进行自审。
Form I-9 的实际作用
Form I-9（就业资格核查）是联邦记录，用于记录雇主在美国雇用的每个人的两项事实：该人是其声称的身份，且他们在法律上获准在该国工作。《1986 年移民改革与控制法案》规定，明知而雇用或继续雇用缺乏工作授权的人员属于违法行为，而 I-9 表格是国会选择用来执行该禁令的文书机制。
无论规模大小，每位雇主都必须为 1986 年 11 月 6 日之后在美国雇用工作的每个人填写 Form I-9。这包括美国公民、合法永久居民、难民、避难者、临时签证持有者，以及任何因在美国境内工作而获得报酬的人。志愿者、无薪实习生和独立承包商被排除在外——但将员工错误分类为承包商并不能免除雇主对 I-9 的要求，这在移民问题之上又增加了分类错误的问题。
该表格本身有两个主要部分以及两个补充表。第 1 部分由员工填写。第 2 部分由雇主（或代表雇主行事的授权代表）填写。补充表 A 适用于准备者或翻译人员协助员工填写第 1 部分的情况，而补充表 B 处理工作授权文件到期时的重新核查以及三年内的重新雇用。
难住大多数雇主的时间规则
两个截止日期控制着 I-9 的完成，在新的 ICE 框架下，错过任何一个都属于实质性违规。
第 1 部分必须由员工在带薪就业的第一天或之前完成。 员工在接受录取通知书的那一刻就可以填写，但如果没有完成第 1 部分，他们就不能开始从事带薪工作。
第 2 部分必须由雇主在员工带薪就业开始后的三个工作日内完成。 请注意，计时是从带薪工作的第一天开始的，而不是录取日期、入职培训日期或开始前的任何文件签署日期。如果员工在周一开始工作，第 2 部分必须在周四下班前完成。
三天规则有一个例外：如果雇用期少于三个工作日（例如为期一天的临时任务），第 2 部分必须在员工第一个工作日结束前完成。对于远程员工、繁忙的 HR 经理、丢失的文件或入职软件故障，没有任何例外。
可接受的文件：A、B 和 C 类清单
当员工出现在第 2 部分核查现场时——无论是亲身、在替代程序下进行虚拟核查，还是通过授权代表——他们可以选择出示什么文件。雇主不能要求出示特定文件或拒绝接受有效文件。这样做属于文件滥用，这是由司法部移民与员工权利部门强制执行的另一项违规行为。
员工必须出示 一份 A 类清单文件，或者各一份来自 B 类清单和 C 类清单的文件。共有 25 种可接受的文件。
A 类清单文件同时证明身份和工作授权。最常见的是美国护照或护照卡、永久居民卡（Form I-551，通常称为绿卡）、带有照片的工作授权文件（Form I-766），以及某些带有有效 I-551 印章的外国护照。
B 类清单文件仅证明身份。带有照片的州驾驶执照或身份证件是最常见的，但带有照片的学生证、选民登记卡和其他几种文件也符合条件。
C 类清单文件仅证明工作授权。最常见的是不受限制的社会保障卡、经认证的出生证明、美洲原住民部落文件，以及国土安全部为某些非移民提供的 Form I-94。
文件检查应该是“理性人测试”。如果文件在合理情况下看起来是真实的，并且与出示该文件的人有关联，雇主就必须接受它。雇主不是文件专家，不被要求检测复杂的伪造行为。然而，他们被要求不得接受过期的文件，或显然与面前的人不符的文件。
保留期限：三年或一年，以较晚者为准
I-9 表格的保留规则看似简单，实则具有欺骗性，常让雇主在审计中猝不及防。你必须将每份 I-9 表格保留至入职之日起三年，或雇佣关系结束之日起一年，以较晚者为准。
在实际操作中，这意味着：
- 工作两个月的员工：在入职日期后保留三年。
- 工作两年的员工：在离职日期后保留一年（入职三年即入职两周年；离职后一年则更晚）。
- 工作二十年的员工：在离职日期后保留一年。
表格必须在收到检查请求后的三个工作日内提供。这意味着将 I-9 存储在已故高管锁着的文件夹中，或者存储在当前员工没人会操作查询的 HRIS 系统中，都无法满足要求。
最佳实践是将 I-9 表格与人事档案分开存放。将 I-9 与纪律处分记录、医疗信息或绩效评估混在一起，如果外部机构审查档案，会产生证据开示（discovery）问题，并增加无意中泄露受保护信息的风险。建立一个单独的“在职 I-9”文件夹或 HRIS 文件夹，以及一个按符合清理日期排序的“已离职待清理 I-9”文件夹，可以使保留规则变得易于管理。
允许电子存储，但电子 I-9 系统必须在每次访问、创建、修改或更正表格时生成安全、永久的审计追踪（audit trail）。系统必须限制授权人员访问，并维持可靠的备份。缺乏审计追踪的基于电子表格的“跟踪日志”不是合规的电子 I-9 系统。
E-Verify：何时强制，何时可选
E-Verify 是由美国公民及移民服务局（USCIS）运行的一个免费的、基于网络的系统，它将 I-9 信息与 USCIS 和社会保障局（SSA）持有的记录进行比对。它会返回“雇佣授权”（Employment Authorized）结果、“初步不符”（Tentative Nonconfirmation，需解决）或“最终不符”（Final Nonconfirmation）。
在联邦层面，E-Verify 对两类群体是强制性的：合同中包含 FAR E-Verify 条款的联邦承包商和分包商，以及位于强制要求该系统的州内的任何雇主。联邦承包商必须在获得合同后的 30 天内加入 E-Verify，并必须在加入后的 90 天内验证受保障的员工。
截至 2026 年，有 11 个州要求所有或大多数私营雇主使用 E-Verify：阿拉巴马州、亚利桑那州、佛罗里达州、乔治亚州、路易斯安那州、密西西比州、蒙大拿州、北卡罗来纳州、南卡罗来纳州、田纳西州和犹他州。其他几个州要求公共雇主和公共承包商使用 E-Verify。州级处罚各不相同——例如，在北卡罗来纳州，重复违规可能导致每次违规超过 10,000 美元的民事处罚，此外还需承担任何潜在 I-9 错误的联邦罚款。
在多个州运营的雇主通常会选择自愿在所有地方加入 E-Verify，既是为了保持一致性，也是为了开启远程文件检查的替代程序（alternative procedure）。
远程核查的替代程序
2023 年，美国国土安全部（DHS）将长期以来期待的远程核查选项（正式名称为“替代程序”）永久化。根据该程序，雇主或授权代表可以在实时视频交互中检查员工的文件，而不是亲身实地检查，前提是满足四个条件：
- 雇主已加入 E-Verify 且信誉良好。
- 员工在视频审查前将所有文件（如适用）的正反面副本传送给雇主。
- 进行实时视频审查，在此期间雇主可以同时看到文件和员工本人。
- 雇主为员工创建 E-Verify 案件并保留文件副本。
至关重要的是，必须勾选 I-9 表格第 2 部分（以及用于重新验证的附表 B）上的“替代程序”（alternative procedure）复选框。根据 2026 年 3 月的 ICE 更新，未能勾选该框属于实质性违规。视频审查本身也必须妥善记录；与远程核查相关的程序性失效——包括未能保留副本、未能进行真实的实时审查或未能正确标注表格——现在都被视为实质性违规。
未加入 E-Verify 的雇主仍可以核查远程员工，但只能通过使用授权代表。授权代表是雇主指定的代表其亲自完成第 2 部分的任何人——通常是公证人、律师、UPS 商店员工，或者是新员工的朋友或家人。雇主对代表所犯的任何错误承担全部责任。
2026 年 3 月 ICE 政策转变
2026 年 I-9 执法中最大的变化不是法规或规章，而是事实清单（fact sheet）的更新。2026 年 3 月 16 日，ICE 悄然发布了修订版的《根据移民和国籍法 § 274A 进行 I-9 表格检查》，这是审计员用于对违规行为进行分类的机构文件。旧版本将许多常见错误视为技术性或程序性疏失，允许有十个工作日的纠正期，而新版本则将它们分类为实质性违规，需立即面临逐表罚款。
现在属于实质性的错误包括：
- 第 1 部分缺失员工出生日期
- 第 2 部分缺失入职日期
- 第 2 部分缺失雇主或授权代表的姓名或职务
- 第 2 部分中的清单 A、B 或 C 文件数据缺失或不正确——无论是否保留了文件副本
- 使用远程核查时，未能勾选第 2 部分或附表 B 中的替代程序复选框
- 大多数与远程核查相关的程序性失效
根据当前《联邦公报》调整后的文书作业违规罚款范围为每份表格 288 美元至 2,861 美元。罚款范围取决于有错误的表格比例以及雇主的历史记录。明知故犯地雇用或继续雇用未经授权的劳工将面临高得多的罚款——对于惯犯，每次违规罚款高达 28,619 美元。
财务计算是严酷的。一家拥有 500 名员工且错误率为 40% 的公司（这在从未进行过自审的雇主自审中很常见）将面临 200 份有问题的表格。按新罚款范围的中点计算，大约有 31.5 万美元的风险敞口。在最高点，则超过 50 万美元。在收到检查通知（Notice of Inspection）后，任何这些罚款都无法通过快速修复来减免。
检查流程
ICE I-9 审计始于代理人送达检查通知 (NOI)。该通知通常要求雇主在三个工作日内提供其 I-9 表格及辅助证明文件，如薪酬记录、现任员工名单、公司章程和营业执照。三个工作日不是三周。这段时间不足以查漏补缺、填写从未完成的表格或进行有效的自审。相关工作必须提前完成。
ICE 审查表格后将发布一份或多份通知。“可疑文件通知”确定了该机构认为其工作授权无效的员工；雇主在解雇这些员工之前必须给予其答辩机会。“技术或程序性缺陷通知”列出了可以在 10 个工作日内补救的技术错误——尽管这一类别现在的范围已大大缩小。“拟罚款通知”列出了针对实质性违规和明知故犯雇用违规的拟议处罚。雇主有 30 天的时间向行政法法官申请听证。
必须使用过期日期为 2027 年 5 月 31 日的新版 I-9 表格，且电子 I-9 系统必须在 2026 年 7 月 31 日之前更新以支持该版本。在此日期之后继续使用旧版本本身即属于文书违规。
在 ICE 审计之前进行自审
每个雇主的防御姿态都应该是假设 NOI 可能在下个季度送达，并据此进行内部自审。一个完善的自审包括四个步骤。
1. 盘点。 将 I-9 档案与当前的薪酬名册进行比对。1986 年 11 月 6 日之后雇用的每位在职员工都必须有 I-9 表格。所有保存期限尚未届满的已离职员工也必须有一份。遗漏表格是最严重的发现，因为无法追溯创建符合规范的 I-9——表格必须在完成时署名日期，而明显的倒填日期表格本身就是一项单独的违规。
2. 审查。 仔细阅读每份表格，查找上述实质性违规行为。记录错误，但不要擦掉或在原始分录上覆盖书写。更正时必须在错误信息上划一条单线，填入正确信息，并署名日期及更正人首字母缩写。如果可能，更正人应为最初填写该部分的人员，如果是第 1 部分的分录，则应由员工本人更正。
3. 重新验证。 提取一份工作授权文件即将到期的员工名单（不包括美国公民、合法永久居民和某些其他无法重新验证的类别）。在过期日或之前使用补充表 B (Supplement B) 进行重新验证。延迟重新验证是 ICE 审计中处罚最重的发现之一，因为它强烈暗示雇主在授权失效后仍继续雇用某人。
4. 记录审计过程。 保留一份描述审计日期、范围、方法、发现和纠正措施的备忘录。记录在案的诚信自审可以在 ICE 随后施加处罚时支持减轻处罚的辩解，并证明雇主维持着持续的合规计划，而非仅在审计压力下才发现错误。
固定的自审时间表——人员稳定的企业每年一次，人员流动率高的行业每季度一次——将 I-9 合规工作从紧急的突击项目转变为可管理的 HR 运营任务。
簿记与 I-9 合规的联系
I-9 合规与薪酬簿记紧密相连。ICE 审计员并非孤立地审查 I-9 表格；他们会将其与薪酬记录进行对比。如果一名员工出现在季度 941 表格申报、州失业报告或总账的工资支出中，但没有相应的 I-9 表格，这就是一个触发进一步审查的危险信号。相反，薪酬记录、总账和 I-9 档案之间的清晰对账能大幅缩短审计时间。
独立承包商的分类也是如此。如果你的账簿中包含向某人支付的款项，而该人的表现（工作时间、受监管程度、排他性聘用）完全像一名员工，但你却将其视为没有 I-9 的 1099 承包商，那么你就在误分类问题之上叠加了移民合规问题。这两个机构是互通信息的。一个能够一致跟踪员工与承包商关系、将工资与特定员工 ID 关联并维护状态变更审计线索的清晰簿记系统，是防范复合合规失败的最佳防御手段之一。
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