如何在 Excel 中创建损益表：小企业主分步指南

你的会计师刚向你索要年终利润表。你打开 Excel，盯着空白的电子表格，纳闷该从哪里开始。收入填在哪？毛利和净利润有什么区别？为什么这份财务报表如此重要？

如果你曾对财务报表感到力不从心，你并不孤单。大多数小企业主创业是因为热爱自己的产品或服务，而不是因为热爱会计。然而，理解并创建利润表是你为业务财务健康所能培养的最重要技能之一。

利润表（也称为损益表或 P&L）讲述了你的业务在特定时期内的财务表现。它显示了你是在盈利还是亏损，收入来源以及资金去向。更重要的是，它能帮助你在定价、支出和增长策略方面做出明智的决策。

好消息是，在 Excel 中创建一份专业的利润表不需要会计学位。有了正确的模板和分步指导，你可以在不到一小时的时间内建立这份核心财务报表。以下是你需要了解的一切。

什么是利润表？

利润表是一份财务文件，总结了公司在特定时期内（通常是月份、季度或年度）的收入、支出和利润（或亏损）。它是每家企业都应维护的三大核心财务报表之一，另外两份是资产负债表和现金流量表。

利润表背后的基本等式非常简单：

净利润 = (总收入 + 利得) - (总支出 + 损失)

这个计算揭示了你的底线：在报告期内你的业务是盈利还是亏损。但利润表的真正价值在于细节——准确分解收入来源和支出去向。

利润表 vs. 损益表

你可能会听到这些文件的不同称呼，但利润表 (Income Statement) 和损益表 (Profit and Loss Statement, P&L) 其实是同一回事。术语的选择通常取决于正式程度和语境：

• 利润表 (Income Statement) 是用于审计财务、监管申报和专业会计语境的正式术语。
• 损益表 (P&L) 在小企业环境、内部报告和日常运营中很常见。

无论你称之为利润表还是损益表，其结构和组成部分都是相同的。两者都使用相同的格式追踪收入、支出和净利润或亏损。

为什么你的业务需要利润表

除了满足会计师或报税员的要求外，利润表还具备几个关键的业务功能：

追踪一段时间内的财务表现

利润表记录了业务盈利能力的历史记录。通过比较不同时期的利润表，你可以识别趋势、季节性模式和增长轨迹。销售额在增加吗？支出的增长速度是否快于收入？只有当你持续追踪表现时，这些洞察才会显现。

做出知情的业务决策

你应该再雇佣一名员工吗？你负担得起向新市场扩张的费用吗？你的定价策略有效吗？利润表提供了你自信地回答这些问题所需的财务数据。它们显示了哪些产品或服务产生的利润最多，以及哪些支出可能需要削减。

吸引投资者并获得融资

银行、投资者和贷款机构需要利润表来评估你业务的财务健康状况和可行性。一份维护良好的损益表展示了专业的财务管理，并为贷款申请、投资路演和合伙谈判提供了必要的文档。

确保税务合规

准确的利润表可以简化报税准备工作，并确保符合税务法规。它们提供了会计师正确申报企业所得税所需的收入和支出数据，并可能识别出你原本可能错过的税收抵扣项。

尽早发现财务问题

定期审查利润表可以帮助你在财务问题演变成危机之前发现它们。利润率下降、不可持续的支出增长或收入缺口在损益表中会变得清晰可见，从而给你预留纠正航向的时间。

利润表的关键组成部分

在创建 Excel 模板之前，请了解每个利润表都应包含的主要部分：

1. 收入（销售额）

也称为“顶线”，此部分显示了你主要业务活动（销售产品或服务）产生的所有收入。收入排在首位，代表扣除任何费用前的总销售额。

对于以产品为主的企业，尽可能分开追踪不同的产品线。服务型企业则可以按服务类型或客户类别对收入进行分类。

2. 营业成本 (COGS)

营业成本（COGS）代表生产所售产品或提供服务所产生的直接成本。这包括：

• 原材料和库存
• 直接人工（生产工人工资）
• 制造耗材
• 运输和运费
• 仓储和仓库费用

服务型企业可能只有极少或没有营业成本，而零售和制造公司通常拥有大额营业成本，会显著影响盈利能力。

3. 毛利

毛利的计算方法是收入减去营业成本，它显示了在支付直接生产成本后剩余的资金。该指标揭示了在扣除运营费用之前，产品或服务的核心盈利能力。

毛利 = 收入 - 营业成本

毛利率（毛利除以收入）反映了定价效率和生产成本管理水平。

4. 运营费用

运营费用是维持业务运行的间接成本。与营业成本不同，这些费用与特定产品的生产没有直接关联。常见类别包括：

• 工资和薪金（行政、销售和支持人员）
• 租金和水电费
• 市场营销和广告
• 专业服务（法律、会计、咨询）
• 保险
• 软件和技术
• 办公用品
• 折旧和摊销
• 差旅和招待费

将费用整理成清晰的类别，有助于分析支出模式并识别成本节约机会。

5. 营业利润 (EBIT)

营业利润，也称为息税前利润（EBIT），显示了核心业务运营的盈利能力。

营业利润 = 毛利 - 运营费用

该指标将运营表现与融资决策及税务义务分开，便于在不同企业间进行比较或跟踪长期表现。

6. 其他收入和支出

这一部分记录了正常运营之外的财务活动：

• 投资或储蓄的利息收入
• 贷款和信用的利息支出
• 资产出售的收益或损失
• 汇兑损益
• 一次性费用或异常项目

7. 税前利润

在营业利润的基础上加上其他收入并减去其他支出，即可得出税前利润。

税前利润 = 营业利润 + 其他收入 - 其他支出

8. 所得税费用

根据税前利润记录预估或实际的所得税负债。该金额取决于业务结构、所在地以及适用税率。

9. 净利润

这一“底线”数字显示了扣除所有收入、费用和税款后的最终利润或亏损。

净利润 = 税前利润 - 所得税费用

净利润为正意味着你的业务在报告期内是盈利的。净利润为负则表示亏损。这个数字通常是大多数利益相关者在评估财务表现时首先关注的。

利润表格式：单步式与多步式

组织利润表有两种标准格式：

单步式利润表

单步式格式使用一个简单的等式：

净利润 = (总收入 + 收益) - (总费用 + 损失)

所有收入和收益归为一类，所有费用和损失归为另一类，通过一个步骤计算出净利润。这种简化方法非常适合业务简单、类别较少的初创小型企业。

优点：

• 简单易制
• 易于快速理解
• 足以满足大多数小型企业的需求
• 对详细记录的要求较低

多步式利润表

多步式格式将计算分解为几个阶段，分别显示毛利、营业利润和净利润。这提供了更详细的财务见解，常见于中大型企业。

优点：

• 揭示毛利率
• 区分运营活动与非运营活动
• 提供更多分析细节
• 投资者和贷款人更青睐

对于大多数小型企业，单步式格式在易于管理的同时提供了足够的细节。随着业务增长，你可以转向多步式格式以进行更深入的财务分析。

如何在 Excel 中制作利润表：分步指南

现在，让我们在 Excel 中从头开始构建一个专业的利润表模板。本教程将创建一个适用于大多数小型企业的单步式格式，但同样的原则也适用于多步式报表。

第 1 步：设置表格标题

打开一个新的 Excel 文件并创建标题部分：

1. 点击 A1 单元格，输入公司名称
2. 在 A2 单元格中输入“利润表”
3. 在 A3 单元格中输入报告期（例如，“截至 2026 年 12 月 31 日止年度”）

设置标题格式：

• 选中 A1:B3 单元格
• 将字体大小增加到 14-16 磅
• 加粗文本
• 考虑跨列居中对齐文本

第 2 步：创建收入部分

从第 5 行开始，构建收入部分：

• A5 单元格：“收入”
• A6 单元格：“产品销售”（或你的具体收入类别）
• A7 单元格：“服务收入”（如果适用）
• A8 单元格：根据需要添加更多收入类别
• A9 单元格：“总收入”

在 B 列中，在每个收入类别旁边输入相应的金额。在 B9 单元格中，使用 SUM 公式计算总收入：

=SUM(B6:B8)

设置此部分的格式：

• 将第 5 行加粗（部分标题）
• 将第 9 行加粗（小计）
• 考虑为小计行设置浅灰色背景

第 3 步：添加销售成本 (COGS)

在收入部分下方：

• 单元格 A11：“销售成本”
• 单元格 A12：“原材料”
• 单元格 A13：“直接人工”
• 单元格 A14：“运输成本”
• 单元格 A15：添加其他销售成本类别
• 单元格 A16：“销售成本总计”

在 B 列中输入金额，并在 B16 中创建一个 SUM 公式：

=SUM(B12:B15)

第 4 步：计算毛利

• 单元格 A18：“毛利”
• 单元格 B18：=B9-B16

此公式从总收入中减去销售成本总计。对该行应用加粗文本，或者使用浅色背景色来突出显示这个重要的中间合计。

第 5 步：列出营业费用

创建营业费用部分：

• 单元格 A20：“营业费用”
• 单元格 A21：“工资和薪金”
• 单元格 A22：“租金”
• 单元格 A23：“公用事业费”
• 单元格 A24：“营销与广告”
• 单元格 A25：“专业服务”
• 单元格 A26：“保险”
• 单元格 A27：“软件与技术”
• 单元格 A28：“办公用品”
• 单元格 A29：“折旧”
• 单元格 A30：“差旅与娱乐”
• 单元格 A31：根据需要添加其他费用类别
• 单元格 A32：“营业费用总额”

在 B 列中输入费用金额（作为正数），并在 B32 中对其求和：

=SUM(B21:B31)

第 6 步：计算营业收入

• 单元格 A34：“营业收入”
• 单元格 B34：=B18-B32

这显示了在计算其他收入/费用和税收之前，核心业务运营产生的利润。

第 7 步：添加其他收入和费用

• 单元格 A36：“其他收入和费用”
• 单元格 A37：“利息收入”
• 单元格 A38：“利息支出”
• 单元格 A39：“其他收入”
• 单元格 A40：“其他收入（支出）总额”

在单元格 B40 中，计算其他项目的净值：

=B37-B38+B39

（加利息收入和其他收入，减利息支出）

第 8 步：计算税前利润

• 单元格 A42：“税前利润”
• 单元格 B42：=B34+B40

第 9 步：扣除所得税

• 单元格 A44：“所得税费用”
• 单元格 B44：输入你的估计或实际所得税金额

第 10 步：计算净利润

最后的计算：

• 单元格 A46：“净利润”
• 单元格 B46：=B42-B44

通过加粗文本、较大的字体以及边框或背景色显著地格式化该行。这是你的底线——损益表上唯一最重要的数字。

第 11 步：进行专业格式化

增强可读性：

• 应用数字格式：选择所有金额，并将其格式化为带有两位小数的货币格式
• 添加边框：在各部分之间创建线条
• 使用背景色：交替行阴影或突出显示小计
• 对齐文本：标签左对齐，数字右对齐
• 调整列宽：使 A 列足够宽以容纳标签，B 列容纳数字

第 12 步：添加百分比公式（可选）

在 C 列中，计算每个项目占总收入的百分比：

例如，在 C6（第一个收入项目旁边）： =B6/$B$9

将 C 列格式化为百分比。美元符号 ($) 创建了对总收入的绝对引用，允许你向下复制公式。

这种百分比分析揭示了哪些费用消耗了最多的收入，并有助于识别改进领域。

应避免的常见损益表错误

即使有完善的模板，几个陷阱也可能损害准确性：

数据输入错误

数字易位、遗漏小数点和打字错误会扭曲财务报表。根据原始凭证复核所有输入的金额。在定稿之前，考虑请他人审核你的数据。

收入与费用分类错误

将项目放在错误的类别中会产生误导性的财务状况。常见错误包括：

• 将资本购买记录为营业费用
• 混淆销售成本与营业费用
• 混合个人和业务费用
• 将贷款本金偿还分类为费用（只有利息是费用）

学习正确的会计分类或咨询会计师以确保准确性。

遗漏折旧与摊销

设备、车辆和建筑物等长期资产会随时间贬值。折旧将这些资产的成本分摊到其使用寿命内，这种非现金费用必须出现在你的损益表中。同样地，也要摊销无形资产，如专利和商誉。

省略折旧和摊销会低估费用并高估净利润，从而产生人为的美化财务状况。

报告周期不一致

通过保持一致的时间周期来进行同类比较。如果你创建月度损益表，请确保每份报表恰好涵盖一个日历月。在比较同比业绩时，请使用相同的日期范围。

遗漏收入或费用

记录不完整会导致报表不准确。确保捕获所有收入和费用，包括：

• 现金和信用卡销售
• 在线支付处理器交易
• 发票付款
• 所有业务费用收据
• 订阅和经常性费用

缺乏证明文件

损益表上的每个数字都应能追溯到原始凭证——收据、发票、银行对账单或会计系统报告。如果没有文档，你将无法验证准确性，也无法在审计期间为你的数据辩护。

不包含对比数据

只显示当前期间数据的单列利润表会错失洞察机会。应包含前期对比（上个月、上季度、去年）或预算与实际对比，以识别趋势和差异。

增加第三列显示去年的业绩，以便轻松计算同比（Year-over-Year）增长或下降。

有效利用利润表

制作报表只是成功的一半。真正的价值在于分析并根据报表揭示的信息采取行动：

计算关键财务比率

从你的利润表中得出重要的指标：

• 毛利率 = (毛利 / 收入) × 100 反映定价能力和生产效率

• 营业利润率 = (营业利润 / 收入) × 100 显示运营效率

• 净利率 = (净利润 / 收入) × 100 揭示整体盈利能力

将这些比率与行业基准进行比较，并进行长期跟踪。

识别趋势和模式

寻找跨多个期间的模式：

• 收入是在增长、持平还是下降？
• 哪些支出类别的增长最快？
• 季节性波动如何影响盈利能力？
• 利润率是在改善还是在恶化？

与竞争对手进行基准比较

虽然你无法获得竞争对手的准确财务数据，但行业协会和贸易团体通常会发布不同业务类型的平均财务比率。将你的指标与行业标准进行比较，以识别优势和劣势。

做出数据驱动的决策

利用利润表的见解来指导策略：

• 如果某些产品的利润率更高，请在营销中重点宣传
• 如果某些特定支出增长过快，请调查减支措施
• 如果季节性低谷是可以预测的，请相应地规划现金储备
• 如果收入无法覆盖支出，请调整定价或降低成本

定期审查计划

不要等到年底才制作利润表。建立定期的审查计划：

• 每月：用于积极监控和快速修正
• 每季度：用于深入分析和趋势识别
• 每年：用于全面审查和税务筹备

持续的监控让你能够尽早发现问题并迅速抓住机遇。

优化利润表的 Excel 技巧

使用命名区域

不要通过坐标（B9、B16 等）引用单元格，而是为重要单元格分配有意义的名称：

• 选中单元格 B9
• 点击名称框（位于编辑栏左侧）
• 输入“TotalRevenue”并按 Enter 键

现在公式可以使用 =GrossProfit-OperatingExpenses 而不是 =B18-B32，使其更易于理解和审计。

创建数据验证

通过限制某些单元格中可以输入的内容来防止录入错误：

• 选择应仅包含数字的单元格
• 转到“数据” > “数据验证”
• 设置标准（例如，0 到 1,000,000 之间的十进制数字）

这可以防止意外在数字字段中输入文本或输入不切实际的值。

保护你的公式

模板正常工作后，请保护公式单元格免受意外更改：

• 选择包含公式的单元格
• 右键单击并选择“设置单元格格式”
• 转到“保护”选项卡并勾选“锁定”
• 转到“审阅” > “保护工作表”
• 保持勾选“选择未锁定单元格”

现在你只能编辑数据输入单元格，而不能编辑公式。

构建可重用的模板

创建好格式良好的利润表后，将其保存为模板：

• 删除所有具体的金额，保留 $0 或空白单元格
• 将文件保存为“利润表模板.xlsx”
• 每个月或每个季度打开模板，输入新数据，并以特定的期间名称保存。

链接到你的会计系统

许多会计软件程序可以将数据导出到 Excel。不要手动输入每笔交易，而是导出报表并使用公式将你的 Excel 利润表链接到导出的数据。这可以减少录入时间和错误。

使用条件格式

自动突出显示重要指标：

• 选择你的净利润单元格
• 转到“开始” > “条件格式”
• 选择“突出显示单元格规则” > “小于”
• 设置为如果净利润小于 0（表示亏损）则突出显示

视觉线索使你更容易一眼发现重要信息。

何时需要超越 Excel

Excel 对许多小型企业都很有效，但在以下情况下，请考虑升级到专用会计软件：

业务变得更加复杂

多个收入来源、众多的支出类别、多个地点或复杂的库存管理会使 Excel 变得笨重。会计软件能更高效地处理复杂性。

你需要实时报告

Excel 需要手动更新。连接到银行账户和销售点（POS）系统的会计软件无需手动录入即可提供实时财务数据。

你想要自动化的工作流

现代会计平台可以自动处理经常性交易，使用人工智能对支出进行分类，自动生成报告，并与 CRM 系统和工资单服务等其他业务工具集成。

准确性变得至关重要

随着业务的增长，错误的成本也会增加。专业的会计软件包含错误检查、审计追踪和各种控制机制，能够减少失误。

你需要多用户访问权限

当多人需要访问时，Excel 文件就会变得难以处理。会计软件提供安全的多用户访问，并具备相应的权限级别。

简化你的财务管理

制作准确的损益表是了解业务财务状况的基础。无论你是使用 Excel 模板还是更先进的工具，关键在于保持一致且准确的记录，以提供具有参考价值的见解。

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结语

损益表不仅仅是一项会计要求，它还是一个强大的商业智能工具。通过了解资金的来源和去向，你可以做出明智的决策，从而推动盈利和增长。

从简单的 Excel 模板开始，持续维护并定期审查。随着你对损益表的熟悉，你将培养出区分成功企业家与奋斗者的财务素养。你在了解财务表现上投入的时间，将在更好的业务成果中获得回报。

记住：你的损益表讲述了你企业的财务故事。请确保这是一个你了如指掌的故事，因为它提供的洞察力可能决定了你的企业是蓬勃发展还是仅仅维持生存。