Ваша вільна спальня може коштувати $1 500 податкового вирахування за якихось п'ять хвилин розрахунків — або кілька тисяч доларів, якщо ви готові витратити день на рахунки за комунальні послуги та Форму 8829. Оберіть неправильний метод — і ви або щороку у квітні залишаєте гроші на столі, або заводите собі папери з амортизації, які тягнуться за вами аж до столу для підписання угоди, коли ви продаєте будинок.
IRS пропонує самозайнятим людям два законні способи оцінити той самий домашній офіс: спрощений метод і метод фактичних витрат. Ви можете перемикатися між ними щороку, тож справжнє вміння — знати, який з них перемагає саме для вашого будинку, вашої оренди чи іпотеки та ваших планів. Цей посібник розбирає обидва методи, розрахунок точки беззбитковості та помилки, які позбавляють людей вирахування повністю.
Спочатку переконайтеся, що ви відповідаєте умовам: три брами
Перш ніж порівнювати методи, підтвердьте, що вам взагалі дозволено увійти в двері. Усі три з наведених нижче умов мають виконуватися.
Брама 1: ви працюєте на себе. Вирахування за домашній офіс призначене для самозайнятих — фрилансерів, консультантів, одноосібних власників, власників підробітків та незалежних підрядників, які подають Schedule C. Якщо ви отримуєте W-2, ви не можете його заявити. Конгрес призупинив вирахування для невідшкодованих витрат працівників починаючи з 2018 року, а згодом зробив цю зміну постійною, тож віддалені працівники відсічені, навіть коли роботодавець вимагає працювати з дому.
Брама 2: регулярне та виключне використання. Приміщення має використовуватися регулярно для бізнесу та виключно для бізнесу. Виключно означає виключно: гостьове ліжко в кутку, дитячий стіл для домашніх завдань у тій самій кімнаті або вечірні ігри за тим самим столом — усе це не проходить перевірку. IRS тут сувора, і це найпоширеніша причина, чому вирахування розсипаються під час перевірки. Існують два вузькі винятки — зберігання бізнес-запасів і ведення дитячого садка мають полегшені версії правила.
Брама 3: відповідний зв'язок із бізнесом. Приміщення має бути вашим основним місцем ведення бізнесу, місцем, де ви регулярно зустрічаєтеся з клієнтами, або окремою спорудою (переобладнаний гараж чи студія), що використовується для бізнесу. Людина, яка більшість роботи виконує на майданчиках клієнтів, усе одно може відповідати умовам, якщо саме з домашнього офісу ведеться адміністрування бізнесу.
Одна пастка чатує на гібридних працівників: якщо ви використовуєте ту саму кімнату і для фриланс-бізнесу, і для віддаленої роботи за W-2, використання як працівника може поставити під загрозу бізнес-вирахування для всього приміщення. Тримайте кімнату, що відповідає умовам, виключно для самозайнятого бізнесу.
Як працює спрощений метод (безпечна гавань)
Спрощений метод обмінює точність на простоту. Замість підсумовування того, скільки насправді коштує ваш будинок, ви множите:
Площа офісу × $5, до 300 квадратних футів = максимальне вирахування $1 500.
Офіс у спальні площею 120 квадратних футів дає $600. Приміщення на 300 квадратних футів дає повні $1 500. Усе, що понад 300 квадратних футів, не враховується. Якщо ви облаштували офіс посеред року, робочий аркуш усереднює вашу місячну площу замість того, щоб дати вам суму за повний рік.
Паперова робота мінімальна: жодної Форми 8829. Ви заповнюєте аркуш Simplified Method Worksheet в інструкціях до Schedule C і звітуєте результат напряму. Ще п'ять особливостей визначають умови:
- Відсотки за іпотекою та податки на нерухомість залишаються на місці. Ви, як і раніше, вираховуєте повні суми у Schedule A як платник, що деталізує відрахування. Нічого не розподіляється на бізнес.
- Жодної амортизації, ніколи. Ви не заявляєте амортизацію будинку за роки застосування спрощеного методу, а отже, нема чого повертати при продажу.
- Жодного подвійного врахування. Ви не можете взяти спрощену суму і водночас вирахувати фактичні витрати на житло за те саме ділове використання в тому самому році.
- Використай або втрать. Вирахування не може перевищувати чистий дохід від бізнесу, і, на відміну від фактичного методу, невикористаний надлишок не переноситься на наступний рік. Він просто зникає.
- Ви можете перемикатися щороку. Ніщо вас не фіксує. Візьміть безпечну гавань цього року, а фактичні витрати — наступного, або навпаки.
Як працює метод фактичних витрат
Метод фактичних витрат обчислює, скільки офіс насправді вам коштує. Почніть із відсотка ділового використання:
Площа офісу ÷ загальна площа будинку = відсоток ділового використання.
Офіс на 200 квадратних футів у будинку площею 2 000 квадратних футів дає 10 відсотків. Цей відсоток потім застосовується до кожної непрямої витрати на утримання будинку: оренди або відсотків за іпотекою, податків на нерухомість, комунальних послуг, страхування будинку чи орендаря, ремонту, технічного обслуговування, охорони та вивезення сміття. Прямі витрати — пофарбувати лише офіс, відремонтувати лише офісне вікно — вираховуються на 100 відсотків без застосування відсоткового зниження.
Ще три механізми мають значення:
- Форма 8829 та обмеження за доходом. Фактичні витрати обчислюються у Формі 8829, і вирахування не може перевищувати чистий дохід бізнесу. Добра новина: на відміну від спрощеного методу, недозволений надлишок переноситься на майбутні роки, а не зникає.
- Власники зобов'язані нараховувати амортизацію. Якщо ви володієте будинком, ділова частина його базової вартості амортизується протягом 27,5 років — періоду відшкодування для житлової нерухомості. Це додає реальні долари до вирахування.
- Амортизація повертається при продажу. Амортизація, яку ви заявили — або мали право заявити, незалежно від того, чи справді це зробили — повертається як оподатковуваний прибуток при продажу, оподатковується за ставкою до 25 відсотків, і виключення для продажу житла його не захищає. Спроба пропустити амортизацію, щоб уникнути цього, не спрацьовує: IRS повертає суму, яку вам було дозволено, а не лише ту, яку ви взяли.
Розрахунок точки беззбитковості: правило $5, яке вирішує більшість випадків
Ось порівняння, яке більшість посібників пропускає, і воно визначає відповідь для більшості читачів. Нижче границі у 300 квадратних футів спрощений метод платить рівно $5 за квадратний фут офісу. Фактичний метод платить приблизно вашу сукупну вартість житла за квадратний фут усього будинку. Отже:
Якщо ваші загальні річні витрати на житло, поділені на загальну площу, виходять меншими за $5, зазвичай перемагає безпечна гавань. Якщо вони виходять значно більшими за $5, зазвичай перемагають фактичні витрати.
Пройдіться двома домогосподарствами, щоб побачити це в дії.
Домогосподарство A: перемагає безпечна гавань. Консультантка володіє кондомініумом площею 1 500 квадратних футів з повністю виплаченою іпотекою. Річний податок на нерухомість — $2 400, страхування — $900, комунальні послуги — $2 700, разом $6 000, або $4 за квадратний фут. Її офіс на 150 квадратних футів становить 10 відсотків будинку, тож фактичні витрати дають близько $600 плюс невелика сума амортизації. Спрощений метод дає 150 × $5 = $750, без Форми 8829, без графіка амортизації та без нічого, що потрібно повертати при продажу. Вона обирає безпечну гавань і кладе до кишені додаткові $150 плюс свій день.
Домогосподарство B: фактичні витрати перемагають із великим відривом. Дизайнер орендує квартиру площею 1 200 квадратних футів за $2 400 на місяць із $4 800 на рік за комунальні послуги та страхування орендаря — разом $33 600, або $28 за квадратний фут. Його офіс на 200 квадратних футів становить близько 17 відсотків будинку, тож фактичні витрати дають приблизно $5 600. Спрощений метод дав би лише 200 × $5 = $1 000. Розрахунок реальних цифр вартий для нього понад $4 500.
Три ситуації ще більше схиляють шальки терезів:
- Великі офіси на користь фактичних витрат. Безпечна гавань обмежена 300 квадратними футами. Переобладнана студія на 450 квадратних футів дає $1 500 за спрощеним методом проти повного відсотка за фактичним.
- Великі разові витрати на користь фактичних витрат. Ремонт офісу за $3 000, що стосується лише офісу, повністю вираховується як пряма витрата — безпечна гавань не дає за нього нічого додатково.
- Роки з низьким прибутком — це суміш. Фактичні витрати зберігають невикористаний надлишок як перенесення; спрощений надлишок випаровується. Але якщо бізнес узагалі рідко показує чистий дохід, жоден метод не платить багато, і безпечна гавань принаймні нічого не коштує для заявлення.
Шість помилок, які позбавляють людей вирахування
1. Недотримання виключного використання. Гостьове ліжко, бігова доріжка, дитячий столик для творчості — будь-яке регулярне особисте використання кімнати дискваліфікує приміщення. Задокументуйте кімнату датованими фотографіями та простим схематичним планом із виміряними розмірами і не допускайте особистої активності.
2. Дозвіл роботі за W-2 ділити кімнату. Використання офісу, що відповідає умовам, для віддаленої роботи як працівник, навіть кілька днів на тиждень, дає перевіряючому привід поставити під сумнів усе вирахування. Якщо ви маєте і роботу, і бізнес, працюйте за роботою в іншому місці будинку.
3. Заявлення як працівник. Працівники за W-2 іноді заявляють домашній офіс, бо роботодавець закрив офіс. Вирахування для працівників недоступне, і крапка. Натомість запитайте, чи відшкодує роботодавець витрати за підзвітним планом, що зберігає відшкодування неоподатковуваним.
4. Змішування методів в одному році. Ви можете змінювати методи між роками, але не можете взяти безпечну гавань у $5 за фут і водночас вирахувати фактичні витрати за те саме кваліфіковане ділове використання в одному році. Оберіть одну смугу на рік.
5. Подвійне врахування відсотків за іпотекою та податків. За фактичним методом діловий відсоток від іпотечних відсотків і податку на нерухомість переходить до Форми 8829 — не вираховуйте ту саму частку ще й у Schedule A. (За спрощеним методом усе навпаки: усе залишається в Schedule A.)
6. Пропуск амортизації, а потім усе одно сплата повернення. Деякі власники застосовують фактичні витрати, але відмовляються від амортизації, сподіваючись уникнути повернення при продажу. Податковий кодекс повертає амортизацію, дозволену або таку, що підлягала нарахуванню, тож рахунок надходить незалежно від того, чи ви взяли вирахування. Якщо ви застосовуєте фактичний метод як власник, беріть амортизацію, на яку маєте право.
Контрольний список для рішення за десять хвилин
Пройдіться ним раз на рік, бажано до кінця року, поки ви ще можете виправити прогалини в обліку:
- Міряйте двічі. Виміряйте офіс усередині стін і загальну завершену площу будинку. Обчисліть відсоток ділового використання та спрощену суму (квадратні фути офісу × $5, з обмеженням $1 500).
- Підсумуйте витрати на житло. Додайте оренду або відсотки за іпотекою, податки, страхування, комунальні послуги, ремонт і технічне обслуговування за рік. Поділіть на загальну площу та порівняйте з точкою беззбитковості $5.
- Врахуйте свою житлову ситуацію. Орендарі з високою орендою майже завжди виграють за фактичними витратами. Власники з виплаченою іпотекою та власники, які планують незабаром продавати, схиляються до безпечної гавані та її простоти з нульовим поверненням.
- Порахуйте обидві цифри. Робочий аркуш і Форма 8829 разом займають менше години, коли записи вже є. Візьміть більший результат, знижений на те, наскільки ви цінуєте свій час.
- Зберігайте докази. Тримайте схематичний план, фотографії, дванадцять місяців рахунків за комунальні послуги, договір оренди або виписки за іпотекою, чеки за ремонт і копію поданої Форми 8829 чи робочого аркуша. Ваше майбутнє «я», яке через три роки отримає запит на інформацію, буде вдячне.
Який би метод ви не обрали, вирахування настільки міцне, наскільки міцні записи за ним. Рахунки за комунальні послуги вицвітають, договори оренди замінюються, а пам'ять про те, який ремонт торкнувся офісу, швидко розмивається. Відстеження витрат на житло в окремих бухгалтерських рахунках у міру їх виникнення — а не реконструкція їх наступного квітня — це те, що перетворює оцінку на обґрунтовану цифру. Якщо ви ведете книги у простому текстовому форматі, документація показує, як структурувати рахунки витрат, щоб подібні категорії залишалися розділеними протягом усього року.
Тримайте книги домашнього офісу готовими до перевірки
Зважуючи безпечну гавань проти фактичних витрат, пам'ятайте, що будь-яке вирахування тримається або падає на чітких фінансових записах, які ведуться протягом року. Beancount.io забезпечує бухгалтерію у простому текстовому форматі, що дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і побачте, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію у простому текстовому форматі.
