Ремонт чи покращення: тест BAR, який вирішує, чи застосовувати відрахування, чи капіталізацію

Ваш даховий блок HVAC виходить з ладу в липні. Заміна коштує $18,000, і ваш інстинкт підказує відняти всю суму як ремонт — зрештою, будівля працює точно так само, як і раніше. Але якщо цей новий блок є основним компонентом системи HVAC будівлі, IRS називає це покращенням, і ваше відрахування в $18,000 перетворюється на амортизацію, розподілену на 39 років. За ставки податку 24% це різниця між $4,320, повернутими цього квітня, і приблизно $110 на рік протягом наступних чотирьох десятиліть.

Це най дорожче питання класифікації в оподаткуванні малого бізнесу: коли витрачені кошти на ремонт матеріального майна є відрахуванням за статтею 162, а коли це капітальне покращення за статтею 263(a), яке ви зобов'язані амортизувати. Остаточні правила щодо матеріального майна — видані у вересні 2013 року як Treasury Decision 9636 — об'єднали десятиліття суперечливої судової практики в одну структуру. Ось як це працює, і три безпечні гавані, які дозволяють більшості малих підприємств оминути складні частини.

Чому це розрізнення коштує реальних грошей​

Стаття 162 дозволяє вам відраховувати звичайні та необхідні ділові витрати, включаючи ремонт і обслуговування, у рік їх оплати. Стаття 263(a) вимагає від вас капіталізувати витрати на придбання, створення та покращення матеріального майна — незалежно від того, наскільки мала сума — і відшкодовувати їх через амортизацію протягом років або десятиліть.

Саме часовий розрив завдає шкоди. Ремонт на $12,000, відрахований цього року за граничної ставки 24%, заощаджує $2,880 зараз. Капіталізований як покращення нежитлової нерухомості, ті самі $12,000 повертають близько $74 на рік протягом 39 років. Навіть до дисконтування за часовою вартістю грошей ви чекаєте десятиліттями, щоб повернути те, що ремонт дає вам негайно.

Помилка працює в обидва боки. Відрахування того, що мало бути капіталізовано, занижує ваш дохід і провокує коригування під час перевірки, а також відсотки і, можливо, штрафи. Капіталізація того, що ви могли відрахувати, завищує ваш дохід і передає уряду безвідсоткову позику. Ці правила існують, щоб вирішити питання за допомогою повторюваного двоетапного аналізу.

Крок 1: Визначте одиницю майна​

Перш ніж запитувати, чи є робота покращенням, ви повинні знати, що саме вона покращує. Правила називають це одиницею майна, і відповідь вужча, ніж очікує більшість власників — особливо для будівель.

Для будівель одиницею майна зазвичай є вся будівля, включаючи її структурні компоненти. Але лише для аналізу покращення ви тестуєте структуру будівлі та кожну з восьми ключових систем будівлі окремо:

• Система водопостачання
• Електрична система
• Система HVAC
• Система ліфтів
• Система ескалаторів
• Система пожежогасіння та сигналізації
• Система газопостачання
• Система безпеки

Це і є пастка в прикладі з HVAC вище. Ви не запитуєте «чи покращило це будівлю?» Ви запитуєте «чи покращило це систему HVAC?» Заміна всіх дахових блоків може залишити будівлю функціонуючою, як і раніше, але це все одно може бути відновленням системи HVAC — а покращення будь-якої однієї системи вважається покращенням будівлі. Орендарі застосовують той самий аналіз до частини структури та систем, охоплених їхнім договором оренди.

Для майна, відмінного від будівель, одиницею майна є всі компоненти, які функціонально взаємозалежні — тобто ви не можете ввести один компонент в експлуатацію без введення іншого. Вантажівка та її двигун — одна одиниця; вантажівка та знімний причіп можуть не бути.

Для заводського майна, наприклад виробничого або генеруючого заводу, кожен компонент або група компонентів, що виконує дискретну та основну функцію, є окремою одиницею.

Два правила відповідності амортизації можуть розділити одиницю далі. Якщо ви належним чином ввели компонент до іншого класу MACRS або застосували до нього інший метод амортизації, коли одиниця вперше вводилася в експлуатацію, цей компонент є окремою одиницею майна. І якщо ви або IRS згодом перекласифікуєте майно — наприклад, після дослідження розділення витрат — визначення одиниці майна має відповідати новій класифікації.

Крок 2: Застосуйте тест BAR​

Одиниця майна вважається покращеною лише якщо сплачені суми створюють покращення, відновлення або адаптацію до нового чи іншого використання — тест BAR. Перевірте витрати за всіма трьома критеріями. Невідповідність одному не виправдовує інші: робота, яка не є покращенням, все одно може бути відновленням або адаптацією.

B означає покращення (Betterment)​

Капіталізуйте сплачені суми, які роблять будь-що з наступного:

1. Виправляють суттєвий стан або дефект, що існував до придбання майна або виник під час його виробництва. Купівля землі з підземним резервуаром, що протікає, залишеним попереднім власником, і оплата очищення є покращенням — ви виправляєте попередньо існуючий дефект, а не обслуговуєте майно.
2. Створюють суттєве доповнення, наприклад фізичне розширення, збільшення, продовження або великий новий компонент — або суттєве збільшення потужності, включаючи додатковий кубічний або лінійний простір. Додавання сходів і мезоніну до торгової будівлі для збільшення торговельної площі є хрестоматійним прикладом.
3. Суттєво підвищують продуктивність, ефективність, міцність, якість або випуск. Анкерування каркасу будівлі до фундаменту сейсмічними розширювальними болтами є покращенням, оскільки це збільшує міцність конструкції.

«Суттєвий» навмисно не визначений — правила кажуть використовувати здоровий глузд і розумне судження щодо ваших фактів. Відсоткові показники в прикладах правил є ілюстраціями, а не порогами.

R означає відновлення (Restoration)​

Капіталізуйте сплачені суми для відновлення одиниці майна, що охоплює п'ять ситуацій:

1. Заміна основного компонента або значної структурної частини. Це робоча конячка критерію відновлення і саме те, що ловить системи HVAC, дахи та електричні панелі. Заміна всіх вікон будівлі, наприклад, замінює основний компонент структури будівлі.
2. Заміна компонента після врахування його базису — ви відрахували збиток за ним (крім збитку від нещасного випадку) або врахували його базис у продажу чи обміні.
3. Відновлення пошкоджень від нещасного випадку, для яких ви взяли коригування базису за статтею 165, обмежене вашим базисом у майні. Пошкодження від урагану, яке ви списали як збиток від нещасного випадку, а потім відремонтували за рахунок страхових виплат, створює капіталізоване відновлення — а не друге відрахування за той самий економічний збиток.
4. Повернення майна в експлуатацію після того, як воно занепало до стану непридатності, коли воно більше не функціонувало за призначенням. Приклад з правил: фермерська господарська будівля, залишена без обслуговування, доки нею не можна було користуватися, потім підкріплена та обшита заново. Рутинне обслуговування, яке ви відкладали роками, не залишається рутинним назавжди.
5. Перебудова до стану як нового після закінчення терміну служби класу, наприклад розбирання парку транспортних засобів і перебудова їх до заводських специфікацій після закінчення терміну служби класу.

A означає адаптацію (Adaptation)​

Капіталізуйте сплачені суми для адаптації одиниці майна до використання, несумісного з вашим звичайним використанням, коли ви спочатку ввели його в експлуатацію. Перетворення виробничої будівлі на шоу-рум або рибальського човна на прогулянковий човен є адаптацією — навіть якщо окремі будівельні кроки виглядають як звичайний ремонт. Косметична підготовка до продажу, як фарбування стін і шліфування підлог, не є новим чи іншим використанням.

Три безпечні гавані, що обходять аналіз​

Тест на основі фактів і обставин, наведений вище, є вимогливим, тому правила пропонують спрощувальні альтернативи. Більшість малих підприємств житимуть в одній із них.

1. Безпечна гавань de minimis​

Виберіть це щорічно, і ви можете відраховувати суми, сплачені за матеріальне майно, яке ви також відраховуєте у своїх книгах, до $5,000 за рахунком-фактурою або одиницею, якщо у вас є відповідна фінансова звітність (зазвичай аудитована звітність, подана до SEC або подібна засвідчена звітність), або $2,500 за одиницю, якщо у вас її немає. Показник $2,500 застосовувався до податкових років, що починаються 1 січня 2016 року або пізніше, згідно з Notice 2015-82; до цього він становив $500.

Ключові моменти, які власники пропускають:

• Це щорічний вибір, а не зміна облікового методу. Додайте заяву під назвою «Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election» до своєї вчасно поданої оригінальної декларації. Не подавайте Form 3115, щоб почати або припинити його використання.
• Без аудитованої звітності вам потрібна письмова облікова політика, чинна на початок року, що витрачає статті нижче вказаної грошової суми.
• Це не охоплює запаси або землю, і суми, що перевищують поріг, автоматично не капіталізуються — вони просто повертаються до звичайних правил «ремонт проти покращення».

2. Безпечна гавань для малих платників податків​

Якщо ваш середній річний валовий дохід становить $10 мільйонів або менше, ви можете щороку вибирати поточне відрахування всіх ремонтів, обслуговування, покращень і подібних робіт на прийнятній будівлі — навіть робіт, які інакше були б покращенням — за умови:

• Незкоригований базис будівлі становить $1 мільйон або менше, і
• Загальні витрати року на цю будівлю не перевищують меншого з 2% її нескорегованого базису або $10,000.

Для будівлі вартістю $400,000 це означає до $8,000 робіт на будівлі, відрахованих повністю без жодного аналізу BAR. Як і вибір de minimis, він здійснюється заявою, доданою до декларації — без Form 3115. Стежте за краєм обриву: $10,001 витрат на кваліфіковану будівлю дискваліфікує всю суму, а не лише надлишковий долар.

3. Безпечна гавань рутинного обслуговування​

Відраховуйте повторювані роботи, які ви виконуєте через ваше використання майна, щоб підтримувати його в звичайному ефективному робочому стані, якщо ви обґрунтовано очікували під час введення в експлуатацію виконувати їх більше ніж один раз протягом:

• 10 років, для структур будівель і систем будівель, або
• Терміну служби класу одиниці, для іншого майна (див. Appendix B публікації IRS Publication 946 для термінів служби класів).

Дві асиметрії мають значення. Безпечна гавань рутинного обслуговування ніколи не охоплює покращення — повторюване вдосконалення все одно залишається вдосконаленням. Але вона охоплює деякі відновлення, включаючи заміну основного компонента або значної структурної частини, коли сама заміна є рутинним обслуговуванням. Компресор HVAC, який ви очікуєте замінювати кожні вісім років, можна відрахувати, навіть якщо заміна компресора окремо виглядає як відновлення.

Існує також вибір просто капіталізувати витрати на ремонт і обслуговування відповідно до ваших книг і записів, якому підприємства з аудитованою фінансовою звітністю іноді віддають перевагу для відповідності. Він діє протилежно до інших — капіталізація за вибором — тож використовуйте його свідомо, а не випадково.

Бонусний хід: списання того, що ви замінили​

Ось положення, яке власники залишають на столі найчастіше. Коли тест BAR змушує вас капіталізувати заміну — скажімо, новий дах — ви можете амортизувати як новий дах, так і привид старого, все ще похований у базисі будівлі. Вибір часткового вибуття за Regulation Section 1.168(i)-8 дозволяє вам визнати збиток за залишковим базисом виведеної частини в рік заміни, зупиняючи амортизацію старого компонента.

Підступ — оцінка: ви повинні визначити базис виведеного компонента, часто шляхом дисконтування вартості заміни назад або використання дослідження розділення витрат. Але на середині терміну служби даху списання невідшкодованого базису старого даху може зрівнятися з першими роками амортизації нового. Зробіть вибір у вчасно поданій декларації за рік заміни та розгляньте можливість відрахування пов'язаних витрат на демонтаж разом із ним, а не капіталізації їх у покращення.

Шість помилок, що провокують коригування​

1. Тестування будівлі замість системи. «Будівля працює так само, як і раніше» — це не тест. Запитайте, чи система HVAC, електрична, водопостачання або інша система була покращена, відновлена чи адаптована.
2. Припущення, що малі суми означають відрахування. Стаття 263(a) не має мінімуму — без вибору de minimis навіть стаття за $400 тестується за загальними правилами.
3. Пропуск обриву в $10,000 у безпечній гавані для малих платників податків. Відстежуйте сукупні витрати на будівлю протягом року; один рахунок-фактура може перевищити весь ліміт.
4. Забуття щорічних заяв про вибір. Безпечні гавані de minimis і для малих платників податків обидві вимагають доданої заяви про вибір кожного року, коли ви їх використовуєте. Немає заяви — немає безпечної гавані.
5. Дозвіл майну гнити, а потім називання порятунку ремонтом. Щойно одиниця занепадає до стану непридатності й перестає функціонувати, робота, що її оживляє, за визначенням є відновленням.
6. Амортизація старого даху і нового. Якщо ви капіталізували заміну, перевірте вибір часткового вибуття, перш ніж закривати рік.

Тримайте витрати на майно готовими до перевірки​

Кожне з цих правил залежить від записів: якою була одиниця майна, коли вона введена в експлуатацію, що ви очікували обслуговувати і коли, що охоплював кожен рахунок-фактура та які вибори ви додали до якої декларації. Відрахування ремонту без паперового сліду — це лише історія, яку ви розповідаєте перевіряючому. Позначення кожного рахунку-фактури на майно його одиницею, системою та висновком BAR під час проведення займає секунди і є різницею між чистою перевіркою та реконструйованою.

Beancount.io дає вам цей слід безкоштовно: бухгалтерія у простому тексті, де кожна витрата на майно несе власні явні проведення, меморандуми та посилання на документи — під контролем версій, з можливістю пошуку та готові до ШІ, тож аналіз BAR наступного року починається з доказів цього року, а не з коробки з-під взуття. Почніть безкоштовно і плануйте свій наступний ремонт так, ніби його перевірятимуть.