Між поновленням державної ліцензії, 75 одиницями безперервної освіти кожні п'ять років, професійними членськими внесками та понад сотнею доларів на місяць на програмне забезпечення для практики, ведення бізнесу як фахівець з харчування коштує тисячі доларів, перш ніж ви побачите першого клієнта за рік. Гарна новина: майже всі ці витрати можна відрахувати з доходу від самозайнятості. Погана новина: більшість практикуючих наодинці втрачають сотні доларів просто тому, що ніхто не сказав їм, що саме підлягає відрахуванню.
Цей посібник розглядає 27 відрахувань, які варто відстежувати, організованих так, як ваша практика насправді витрачає гроші. Спершу одна важлива межа: ці відрахування стосуються вашого доходу від самозайнятості, що декларується у Schedule C. Якщо ви також працюєте за наймом (W-2) у лікарні чи клініці, невідшкодовані витрати працівника з цієї роботи не підлягають відрахуванню — цю пільгу призупинено з 2018 року. Усе нижче передбачає, що ви отримуєте принаймні якийсь дохід як незалежний практик.
Підтримання кваліфікації та актуальності
Кваліфікація — це ціна входу в дієтологічну допомогу, і IRS розглядає її підтримання як звичайну та необхідну ділову витрату. Курси, які підтримують або вдосконалюють навички для роботи, яку ви вже виконуєте, підлягають відрахуванню; курси, які готують вас до цілком нової професії, — ні.
1. Збори за подання та поновлення державної ліцензії
Більшість штатів регулюють дієтологічну практику, і кожен збір за подання заяви, поновлення та відновлення ліцензії підлягає відрахуванню. Зазначайте їх разом з іншими ліцензійними витратами у Schedule C.
2. Річний збір за підтримання реєстрації CDR
Зареєстровані дієтологи сплачують Комісії з реєстрації дієтологів (CDR) річний збір для підтримання чинності кваліфікації RD або RDN. Він повністю підлягає відрахуванню в тому році, в якому ви його сплачуєте.
3. Курси безперервної освіти
CDR вимагає щонайменше 75 затверджених одиниць безперервної професійної освіти (CPEU) кожні п'ять років, включно з однією одиницею з етики. Кожен реєстраційний збір, який ви сплачуєте за кваліфікаційні курси, вебінари та модулі самостійного навчання, підлягає відрахуванню — як і витрати на проїзд до очних заходів, про які йдеться нижче.
4. Реєстрація на конференції та семінари
Реєстрація на FNCE, зустріч вашого штатного відділення, заходи дієтологічних практичних груп і клінічні семінари враховується, включно з тарифом раннього бронювання, який ви сплатили минулої осені за конференцію цієї весни. Відраховуйте його в році сплати, а не в році відвідування, якщо ви подаєте звітність за касовим методом.
5. Довідкова література та навчальні матеріали
Підручники, матеріали для підготовки до іспитів на спеціалізовані сертифікації (наприклад, зі спортивної дієтології чи педіатричного харчування) та клінічні довідники, які ви купуєте для вдосконалення практики, підлягають відрахуванню. Якщо одна покупка коштує понад приблизно $2 500, замість негайного відрахування застосовуються правила амортизації — рідкість для книжок, але варто знати.
6. Підписки на професійні журнали
Підписки на такі видання, як Journal of the Academy of Nutrition and Dietetics, та інші рецензовані журнали з харчування підлягають відрахуванню. Підписки на журнали загальної тематики — ні, навіть якщо ви читаєте їх у власній приймальні.
7. Членські внески професійних організацій
Внески до Academy of Nutrition and Dietetics (приблизно $180 на рік для активних членів), а також внески до штатних відділень і дієтологічних практичних груп підлягають відрахуванню. Один виняток: та частина ваших внесків, яку ваша організація витрачає на лобіювання, не підлягає відрахуванню — організація щороку повідомляє членам цей відсоток.
Ведення практики
8. Оренда офісу
Якщо ви орендуєте кабінет для консультацій або ділите приміщення в оздоровчому центрі, оренда підлягає відрахуванню. Якщо ви суборендуєте кімнату два дні на тиждень, відраховуйте те, що фактично сплачуєте. Тримайте договір оренди та підтвердження оплати разом; оренда — один із перших рядків, про який запитує перевіряльник.
9. Офісне приладдя та поштові витрати
Ручки, папір для принтера та чорнило, папки для клієнтів, друк бланків для первинного прийому, марки та витрати на доставку наборів для аналізів чи протоколів добавок — усе враховується. Дрібні позиції швидко накопичуються — окрема бізнес-картка для закупівель робить підсумок наприкінці року тривіальним.
10. Інструменти оцінювання та клінічне обладнання
Ваги, ростометри, каліпери для вимірювання шкірних складок, портативні пристрої для аналізу складу тіла, тонометри та демонстраційні моделі продуктів підлягають відрахуванню як приладдя. Дорожче клінічне обладнання амортизується протягом кількох років, хоча Section 179 часто дозволяє одразу списати кваліфікаційне обладнання як витрати. Зберігайте чеки на покупки із серійними номерами.
11. Страхування професійної відповідальності та бізнесу
Покриття професійної відповідальності, адаптоване до дієтологічного консультування, загальна бізнес-відповідальність, комерційне майнове страхування вашого офісу та навіть додатки про перерву в бізнесі — усе підлягає відрахуванню. Якщо ви також сплачуєте внески за покриття працівників, ці внески підлягають відрахуванню як витрати на пільги працівникам.
12. Бізнес-телефон та інтернет
Частка бізнес-використання вашого рахунку за мобільний телефон та домашній інтернет підлягає відрахуванню. Якщо ви маєте другу лінію чи телефон, який використовується лише для практики, відраховуйте його повністю. Для спільної лінії виберіть обґрунтований відсоток бізнес-використання, запишіть, як ви його оцінили, і застосовуйте послідовно.
13. Бухгалтерія, ведення обліку та підготовка податкової звітності
Збори, сплачені вашому бухгалтеру, CPA чи зареєстрованому агенту, підлягають відрахуванню — включно з витратами на підготовку звітності вашого бізнесу та вартістю програмного забезпечення для податкової звітності, використаного для бізнесу. Частина підготовки звітності, що стосується вашої особистої декларації, — ні, тож попросіть свого підготовника розділити рахунок.
14. Юридичні збори, бізнес-ліцензії та дозволи
Витрати на створення юридичної особи, перевірка договорів для ваших клієнтських угод і політик HIPAA, реєстрація торгової марки на назву вашої практики та міські чи окружні бізнес-ліцензії підлягають відрахуванню. Державні збори за поновлення вашого LLC також належать сюди.
15. Банківські збори та обробка платежів
Щомісячні збори за бізнес-рахунок, комісії за перекази та 2–3 відсотки, які ваш платіжний процесор чи EHR утримує з кожного клієнтського платежу, підлягають відрахуванню. На шестизначних сумах карткових надходжень лише комісії за обробку можуть становити відрахування понад $4 000, яке більшість практиків забувають підсумувати.
Стек програмного забезпечення
Сучасні дієтологічні практики працюють на підписках, і кожен інструмент, за який ви платите, щоб обслуговувати клієнтів, дотримуватися вимог чи отримувати оплату, підлягає відрахуванню. Перевіряйте їх щорічно — більшість практикуючих наодинці мають принаймні одну підписку, яку вони перестали використовувати місяці тому.
16. Програмне забезпечення для управління практикою та EHR
Такі платформи, як Healthie, Practice Better і SimplePractice — зазвичай від тридцяти до ста п'ятдесяти доларів на місяць залежно від тарифу — поєднують планування, ведення карток, виставлення рахунків та обмін повідомленнями з клієнтами. Повна вартість підписки підлягає відрахуванню, включно зі зборами за впровадження та налаштування.
17. Програмне забезпечення для планування харчування та аналізу поживних речовин
Інструменти для планування меню та бази даних поживних речовин, такі як Cronometer Pro, Nutrium і Foodzilla, є безпосередньо бізнес-витратами. Так само як і інструменти для аналізу рецептів, які ви використовуєте для складання клієнтських планів, та бази даних складу харчових продуктів, що стоять за ними.
18. Інструменти для телемедицини та відповідності HIPAA
Zoom for Healthcare, платні версії Doxy.me, конструктори форм, сумісні з HIPAA, сервіси зашифрованої електронної пошти та витрати на підтримання підписаних угод з діловими партнерами — усе враховується. Якщо ви платили консультанту за оцінку ризиків HIPAA, цей гонорар також підлягає відрахуванню тут.
19. Вебсайт, домен і хостинг
Поновлення домену, хостинг Squarespace або WordPress, SSL-сертифікати, стокові фотографії для сторінок ваших послуг і гонорари розробнику, який створив сайт, підлягають відрахуванню. Повний редизайн сайту також підлягає відрахуванню — для більшості малих практик це реклама, а не капітальний актив.
Залучення клієнтів
20. Маркетинг і реклама
Реклама в Google і соціальних мережах, розміщення в довідниках Psychology Today чи Zencare, друковані брошури, візитівки, збори за участь у нетворкінг-заходах та спонсорство місцевого забігу на 5 км, на якому з'являється логотип вашої практики, — усе це кваліфікується. Відстежуйте витрати на рекламу за каналами, щоб бачити, які долари приносять клієнтів, а не лише кліки.
Автомобіль, подорожі та харчування
21. Діловий пробіг або фактичні витрати на авто
Поїздки для зустрічі з клієнтами, закупівлі офісного приладдя, участі в конференції чи зустрічі з партнером із рекомендацій підлягають відрахуванню. Обирайте щороку між стандартною ставкою пробігу IRS (одне число, помножене на ваші ділові милі, плюс паркування та плата за проїзд) і методом фактичних витрат (пальне, страхування, ремонт та амортизація, помножені на відсоток бізнес-використання). Ви не можете пізніше перейти від фактичних витрат назад до стандартної ставки для того самого авто, тож обирайте свідомо в перший рік. У будь-якому разі саме поточний журнал пробігу — це те, що дозволяє відрахуванню витримати перевірку: реконструкція у квітні не зараховується.
22. Паркування та плата за проїзд
Паркування біля офісної будівлі клієнта, паркування в аеропорту для ділової поїздки та плата за проїзд під час ділових поїздок підлягають відрахуванню додатково до будь-якого з методів витрат на авто. Вносьте чеки одразу у свій бухгалтерський застосунок, поки вони не вицвіли.
23. Ділові подорожі
Коли ви подорожуєте з ночівлею у справах — FNCE в іншому місті, семінар зі спеціалізованої сертифікації, виступ — авіаквитки, збори за багаж, проживання, наземний транспорт і трансфери до конференції підлягають відрахуванню. Якщо ви продовжуєте поїздку на особисті дні, розподіляйте: витрати ділових днів залишаються відрахуванням, додаткові дні — ні.
24. Ділові обіди
Обіди з партнерами із рекомендацій, ланч із лікарем для обговорення спільної популяції пацієнтів або вечеря на конференції з колегами-практиками підлягають відрахуванню на 50 відсотків за умови, що бізнес справді обговорювався. Зберігайте чек плюс нотатку про те, хто був присутній і про що ви говорили. Ваш власний ланч у звичайний робочий день не підлягає відрахуванню, як і їжа для підготовки страв, яку ви самі їсте під час тестування рецептів для клієнтів.
Робота з дому
25. Відрахування за домашній офіс
Якщо ви консультуєте клієнтів через телемедицину з окремого домашнього офісу, ви можете мати право на відрахування за домашній офіс. Приміщення має використовуватися регулярно та виключно для бізнесу — стіл у вітальні, який ви також використовуєте для особистих потреб, не проходить перевірку. Спрощений метод дозволяє п'ять доларів за квадратний фут до 300 квадратних футів, тобто максимум $1 500, майже без ведення обліку. Звичайний метод розподіляє частку оренди чи відсотків за іпотекою, комунальних послуг, страхування та ремонту на основі частки офісу у вашому домі й зазвичай дає більше відрахування для практиків із великим окремим приміщенням. У будь-якому разі сфотографуйте облаштування та зберігайте план приміщення у своїх податкових документах.
Люди та захист
26. Зарплата працівників, пільги та виплати підрядникам
Якщо ваша практика виросла і включає білера за W-2, координатора первинного прийому чи асоційованого дієтолога, їхня зарплата та медичне покриття чи пенсійні внески, які ви надаєте, підлягають відрахуванню. Виплати фрилансерам — вашому віртуальному асистенту, службі виставлення рахунків чи вебдизайнеру — також підлягають відрахуванню, і ви зазвичай маєте подавати інформаційні звіти кваліфікаційним підрядникам після закінчення року, тож збирайте W-9, перш ніж комусь платити, а не в січні.
27. Внески на медичне страхування самозайнятих
Внески, які ви сплачуєте за медичне, стоматологічне, офтальмологічне та кваліфікаційне покриття довгострокового догляду для себе, вашого подружжя та ваших утриманців, підлягають відрахуванню — але не в Schedule C. Вони вносяться до Form 7206 як відрахування над рискою, що означає, що вони зменшують ваш прибутковий податок, але не ваш податок на самозайнятість. Ви не можете заявити це відрахування за будь-який місяць, коли ви мали право на план із субсидією роботодавця, зокрема через подружжя.
Два близькі родичі цього відрахування заслуговують на згадку, хоча вони також не є бізнес-витратами: внески до SEP IRA або Solo 401(k) зменшують ваш прибутковий податок (хоча, як і медичні внески, не податок на самозайнятість), а половина вашого податку на самозайнятість сама підлягає відрахуванню над рискою. Практик із чистим доходом $120 000, який максимізує Solo 401(k), може легко захистити п'ятизначний дохід понад усе перелічене вище.
Що не можна відрахувати
Знання меж зберігає безпеку інших 27:
- Дорога на роботу. Поїздка з дому до вашого звичайного офісу ніколи не підлягає відрахуванню, навіть якщо ви приймаєте клієнтські дзвінки в авто.
- Ваша власна їжа та добавки. Продукти для розробки рецептів, протеїновий порошок, який ви особисто вживаєте, і ваше власне членство в спортзалі є особистими витратами, хоч би як професійно доречними вони здавалися.
- Одяг. Брендовані поло з логотипом вашої практики, які ви носите для роботи, можуть кваліфікуватися, але звичайний професійний одяг — ні, навіть якщо ви купили його лише для клієнтських сесій.
- Освіта для нової професії. Ступінь з медсестринства, який дав би вам кваліфікацію для іншої сфери, не підлягає відрахуванню, навіть якщо він доповнював би вашу роботу з харчування.
- Платежі федерального прибуткового податку та штрафи. Ваші квартальні авансові платежі не є витратами, а штрафи IRS ніколи не підлягають відрахуванню.
- Частка внесків на лобіювання. Як зазначено вище, виключіть відсоток, який ваша професійна асоціація повідомляє як невідраховуваний.
Зробіть кожне відрахування автоматичним
Відрахування, які доводиться реконструювати, — це відрахування, які ви втрачаєте. Три звички охоплюють майже все з цього списку майже без клопоту наприкінці року:
- Проводьте кожен бізнес-долар через бізнес-рахунки. Окремий розрахунковий рахунок і кредитна картка перетворюють ваш перегляд наприкінці року на категоризацію, а не на археологічні розкопки. Якщо ви хочете контролю на рівні транзакцій без програмного забезпечення за підпискою, інструменти обліку у простому тексті дозволяють закодувати власний план рахунків — документація Beancount описує, як його налаштувати — а панелі, як-от Fava, візуалізують витрати за категоріями, тож сюрпризи з авансовими платежами зникають.
- Записуйте пробіг та обіди того самого дня. Застосунок для телефона, який автоматично фіксує поїздки, і однорядкова нотатка на кожному чеку за обід (хто, навіщо) задовольняють правила обґрунтування IRS, через які більшість відхилених відрахувань провалюються.
- Звіряйте щомісяця та сплачуйте аванси щоквартально. Тридцятихвилинний щомісячний огляд виявляє відсутні чеки, поки постачальники ще можуть їх перевидати, а квартальні авансові платежі, відкалібровані за фактичним прибутком, тримають штрафи подалі.
Податкове законодавство змінюється, а правила штатів додають нюансів — деякі штати обмежують федеральні положення або відокремлюються від них, а витрати на кваліфікацію дуже різняться залежно від штату. Використовуйте цей список як свій контрольний перелік для відстеження, а потім перегляньте його з податковим фахівцем, який знає практики охорони здоров'я, перш ніж подавати звітність.
Тримайте книги своєї практики такими ж здоровими, як і ваші клієнти
У міру зростання вашого списку клієнтів зростає й купа підписок на програмне забезпечення, поновлень ліцензій, журналів пробігу та виплат підрядникам, які потрібно відстежувати — і кожне пропущене з них це гроші, залишені в IRS. Beancount.io пропонує облік у простому тексті, який дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на облік у простому тексті.
